Strategisch Informatiebeveiliging- en privacybeleid

1.4.1 Basis op orde krijgen

Voor informatiebeveiliging en privacy is het van groot belang om de fundamenten voor deze onderdelen te borgen in de organisatie. Een passende beheersing van informatiebeveiligings- en privacyrisico’s is randvoorwaardelijk voor het bereiken van de strategische organisatiedoelen. Door de komende periode verder te investeren in een stabiele fundering wordt de kans op incidenten (storingen, hacks, onderbrekingen van de dienstverlening, datalekken etc.) verkleind.

1.4.2 Voldoen aan wet- & regelgeving

Voor informatiebeveiliging zijn onder andere de volgende wet- en regelgeving belangrijk:

Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), sinds 2019

Er is een volwassenheidsmodel digitale weerbaarheid dat stelt dat we op een schaal van 0-5 een 3 moeten scoren om ‘in control’ te zijn. Het uitgangspunt voor de BIO is risicomanagement, waarbij het doen van risico-inschattingen en het bepalen van de organisatie-acceptatienorm leidend zijn.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), sinds 2018

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de Europese privacywetgeving, die sinds 25 mei 2018 in de hele Europese Unie (EU) geldt. De AVG gaat over de bescherming van persoonsgegevens. Uitgangspunt is dat mensen meer privacy rechten hebben, organisaties meer verantwoordelijkheden hebben en de toezichthouder meer bevoegdheden heeft.

Hiernaast is vanaf 2024 de volgende wetgeving van toepassing:

Network and Information Security (NIS2)

Eind 2022 is deze richtlijn in Europa vastgesteld. De lidstaten hebben tot eind 2024 de tijd om deze richtlijn op te nemen in nationale wetgeving. Hierbij ligt de nadruk op de zorgplicht waarbij elke organisatie verplicht is risicobeoordelingen uit te voeren en passende maatregelen te treffen.

1.4.3 Inzetten op digitale weerbaarheid

Digitalisering van de gemeentelijke diensten is niet meer weg te denken in de dienstverlening. Dit zorgt echter voor een afhankelijkheid van externe factoren (stroomvoorziening, leveranciers etc.). Door in te zetten op digitale weerbaarheid wordt er structureel aandacht besteed aan:

•inzicht hebben op cyberincidenten, -dreigingen en risico's en hoe hiermee om te gaan: Het is van belang om structureel te kunnen beschikken over betrouwbare informatie . Verder zijn er zogenaamde cyberdreigingen, -incidenten, -trends en kwetsbaarheden die periodiek worden bijgehouden en gedeeld met de organisatie(s), zodat we tot handelen over kunnen gaan.

•bescherming tegen digitale risico's: Het minimaliseren van negatieve effecten voor onze organisatie(s) en onze afnemers, toeleveranciers of anderen. Doel is het borgen van de bedrijfscontinuïteit en het behoud van de data.

•in staat zijn om adequaat te reageren, te herstellen en snel te leren op en van cyberincidenten en –crises: Periodieke oefeningen zijn voor de digitale weerbaarheid (net als het herhalen van brand- en BHV oefeningen) van cruciaal belang.

1.4.4 Inzetten op bewustwording (awareness)

Investeren in onze collega's is van cruciaal belang om informatiebeveiliging en privacy te kunnen borgen in onze organisatie(s). Hierop zetten we al in en we kunnen kennis en ervaring delen. Door periodiek verschillende onderdelen te trainen wordt de kans op incidenten en interrupties van de dienstverlening steeds kleiner (voorbeelden hiervan zijn naast trainingen , e-learnings, phishing testen, uitnodigen van sprekers, omgaan met nieuwe ontwikkelingen, etc.).

2.2.1 De BIO

De BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) is het normenkader voor de gehele overheid. De werkwijze van deze BIO is gericht op risicomanagement. Dat wil zeggen dat de domeinmanagers nu meer dan vroeger moeten werken volgens de aanpak van de ISO 27001 en daarbij is risicomanagement van belang. Dit houdt voor het management in, dat men op voorhand keuzes maakt en continu afwegingen maakt of informatie in bestaande en nieuwe processen adequaat beveiligd zijn in termen van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid.

2.2.2 De AVG

Nieuwe technologische ontwikkelingen, innovatieve voorzieningen, globalisering en een steeds digitaler wordende overheid maakt het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens steeds complexer en noodzakelijker. De gemeente Zevenaar is zich hiervan bewust en wil daarom met dit beleid aangeven hoe zij in algemene zin invulling geeft aan nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: AVG).

2.2.3 De WPG

De gemeente heeft BOA’s in dienst en zij verwerken gegevens die niet onder de AVG vallen maar onder de wet Politiegegevens (WPG). Hiervoor moet de gemeente beleid en samenhangende procedures hebben ingeregeld die betrekking hebben op toegangsrechten, autorisaties, data classificatie, risico-inschatting, registratie en logging, meldplicht en documentatieplicht

2.2.4 De 10 principes voor informatiebeveiliging4https://vng.nl/files/vng/de-10-bestuurlijke-principes-voor_20190109.pdf

De 10 principes voor informatiebeveiliging zijn een bestuurlijke aanvulling op de BIO en gaan over de waarden die de bestuurder zichzelf oplegt. De principes zijn als volgt:

1Bestuurders bevorderen een veilige cultuur.

2Informatiebeveiliging is van iedereen.

3Informatiebeveiliging is risicomanagement.

4Risicomanagement is onderdeel van de besluitvorming.

5Informatiebeveiliging behoeft ook aandacht in (keten)samenwerking.

6Informatiebeveiliging is een proces.

7Informatiebeveiliging kost geld.

8Onzekerheid dient te worden ingecalculeerd.

9Verbetering komt voort uit leren en ervaring.

10Het bestuur controleert en evalueert.

De principes gaan vooral over de rol van het bestuur bij het borgen van informatiebeveiliging in de gemeentelijke organisatie. Deze principes ondersteunen de bestuurder bij het uitvoeren van goed risicomanagement. Als er iets verkeerd gaat met betrekking tot het beveiligen van de informatie binnen de gemeentelijke processen, dan kan dit directe gevolgen hebben voor inwoners, ondernemers en partners van de gemeente. Daarmee is informatiebeveiliging ook een onderwerp voor op de bestuurstafel.

2.2.5 Dreigingsbeeld Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten

Het Dreigingsbeeld Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten geeft een actueel zicht op incidenten en factoren uit het verleden, aangevuld met een verwachting voor het heden en de nabije toekomst. Dit dreigingsbeeld is daarmee het ideale document om focus aan te brengen in het actualiseren van beleid en plannen voor informatiebeveiliging.

2.2.6 Informatie uit incidenten en inbreuken op de beveiliging

De gemeente kent naast het hierboven genoemde dreigingsbeeld natuurlijk een eigen systeem waarin incidenten worden vastgelegd

5Beveiligingsincidenten worden vastgelegd in Topdesk (RID) en gerapporteerd in de kwartaalrapportage

. Dit systeem geeft ook waardevolle informatie om van te leren en dus zijn incidenten uit het verleden ook nadrukkelijk input bij het actualiseren van het beleid.

2.6.1 Belangrijkste elementen van informatiebeveiliging

De strategische doelen van het IB&P beleid zijn:

•Het managen van de informatiebeveiliging.

•Adequate bescherming van bedrijfsmiddelen en persoonsgegevens.

•Het toepassen van dataminimalisatie.

•Het minimaliseren van risico’s van menselijk gedrag.

•Het voorkomen van ongeautoriseerde toegang.

•Het garanderen van correcte en veilige informatievoorzieningen.

•Het beheersen van de toegang tot informatiesystemen.

•Het waarborgen van veilige informatiesystemen.

•Het adequaat reageren op incidenten.

•Het beschermen van (kritieke) bedrijfsprocessen.

•Het beschermen en correct verwerken van persoonsgegevens van burgers en medewerkers.

•Voldoen aan de wettelijke verplichtingen voortvloeiend uit de AVG en dit op ieder moment met bewijs kunnen aantonen.

•Het waarborgen van de naleving van dit beleid.

2.6.2 Belangrijkste uitgangspunten

De belangrijkste uitgangspunten van het beleid zijn:

•De uitvoering van de informatiebeveiliging en privacybescherming is een verantwoordelijkheid van het lijnmanagement. Alle informatiebronnen en -systemen die gebruikt worden door de Zevenaar hebben een interne eigenaar die de vertrouwelijkheid, privacyeisen en/of waarde bepaalt van de informatie die ze bevatten. De primaire verantwoordelijkheid voor de bescherming van informatie ligt dan ook bij de eigenaar van de informatie.

•Door periodieke controle, organisatiebrede planning én coördinatie wordt de kwaliteit van de informatievoorziening en privacy verankerd binnen de organisatie. Het IB&P beleid vormt samen met het IB&P plan het fundament onder een betrouwbare informatievoorziening en privacy bescherming. In het IB&P plan wordt de betrouwbaarheid van de informatievoorziening en privacy organisatiebreed benaderd. Het plan wordt periodiek bijgesteld op basis van nieuwe ontwikkelingen, registraties in het incidentenregister en risicoanalyses voor informatiebeveiliging en privacy.

•Informatiebeveiliging en privacybescherming is een continu verbeterproces. ‘Plan, do, check en act’ vormen samen het managementsysteem van informatiebeveiliging en privacybescherming.

•De gemeente stelt de benodigde mensen en middelen beschikbaar om haar eigendommen en werkprocessen te kunnen beveiligen en te voldoen aan de privacy eisen volgens de wijze zoals gesteld in dit beleid.

•Regels en verantwoordelijkheden voor het IB&P beleid dienen te worden vastgelegd en vastgesteld.

•Iedere medewerker, zowel vast als tijdelijk, intern of extern, is verplicht waar nodig (persoons)gegevens en informatiesystemen te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verandering, openbaring, vernietiging, verlies of overdracht en bij vermeende inbreuken hiervan melding te maken.

•Het borgen van privacy in de uitvoering van gemeentelijke processen vindt risicogestuurd plaats. De verantwoordelijken in de organisatie maken afwegingen ter naleving van privacyregels en op basis van een risico-inschatting.

2.6.3 IB&P governance

Praktisch wordt als volgt invulling gegeven aan de uitgangspunten:

•Het college van B en W stelt als eindverantwoordelijke het strategisch IB&P beleid vast.

•De directie stelt jaarlijks het IB&P plan vast.

•De directie is verantwoordelijk voor vaststellen en het (laten) uitwerken en uitvoeren van onderwerp specifieke tactische beleidsregels die aanvullend zijn op dit strategisch beleid.

•Vastgestelde beleidsstukken en uitwerkingen daarvan (bijv. procedures, standaarden en werkinstructies) worden centraal beheerd in het door de gemeente aangewezen syste(e)m(en)

•De directie is verantwoordelijk voor het vragen om informatie bij de domeinmanagers en ziet erop toe dat de domeinmanagers adequate maatregelen genomen hebben voor de bescherming van de (persoons)gegevens, informatiesystemen en procesautomatiseringsystemen die onder hun verantwoordelijkheid valt.

•De Chief Information Security Officer (CISO) ondersteunt vanuit een onafhankelijke positie de organisatie bij het bewaken en verhogen van de betrouwbaarheid van de informatievoorziening en rapporteert hierover rechtstreeks aan de directie, voorafgaand aan de P&C-gesprekken.

•De Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) is verantwoordelijk voor het intern onafhankelijk toezien op en adviseren van het college van B&W over de juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens zoals de AVG voorschrijft. De FG brengt een jaarverslag uit waarin hij zijn bevindingen en aanbevelingen vastlegt.

•De directie en de domeinmanagers stellen proactief informatie over de bescherming van persoonsgegevens ter beschikking aan de functionaris gegevensbescherming. Desgevraagd verstrekken zij aanvullende informatie aan de functionaris gegevensbescherming.

•Tijdens Planning & Control-gesprekken dient er aandacht te zijn voor de informatiebeveiliging en privacy n.a.v. de rapportage van de CISO en of de FG. De onderwerpen, die als risicovol worden gezien, moeten tevens worden opgenomen in de auditplannen.

•De domein- en teammanagers zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de informatiebeveiliging voor de processen waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

•De domein- en teammanagers zijn verantwoordelijk voor de borging van de AVG binnen de processen waarvoor zij verantwoordelijk zijn en het bijbehorende verwerkingsregister.

•De domeinmanagers zijn verantwoordelijk voor het oefenen met informatiebeveiligings- en privacy incidenten en bedrijfscontinuïteit.

•Hoewel de basiskernregistraties (zoals BRP, PUN/PNIK, SUWI, BAG, BGT) en toekomstige basisregistraties belangrijk zijn in het kader van informatiebeveiliging, krijgen zij niet meer of minder voorrang dan andere (primaire) processen binnen de gemeente. Het samenspel van alle processen binnen de bedrijfsvoering is belangrijk voor de missie en de visie van de gemeente en het behalen van de doelen die zijn gesteld.

•Alle medewerkers van de gemeente worden getraind in het gebruik van beveiligingsprocedures.

•Alle medewerkers hebben een minimale basiskennis van de privacywetgeving en weten deze bewust toe te passen in hun dagelijks werk.

•Medewerkers dienen verantwoord om te gaan met persoonsgegevens en andere informatie. Een bewustwordingsprogramma draagt eraan bij dat medewerkers hiertoe in staat zijn.

•Domein- en teammanagers dienen erop toe te zien dat de controle op het verwerken van persoonsgegevens regelmatig wordt uitgevoerd, zodat zij kunnen vaststellen dat alleen rechthebbende ambtenaren de juiste persoonsgegevens ingezien en verwerkt hebben.

•De beveiligingsmaatregelen worden bepaald op basis van risicomanagement. Domein- en teammanagers (laten) quickscans informatiebeveiliging uitvoeren op basis van de BIO en bij verwerken van persoonsgegevens tevens (Pre-)DPIA’s op basis van de AVG om deze risico-afwegingen te kunnen maken.

•Informatiebeveiliging en privacybescherming maakt deel uit van de beoordelingssystematiek en wordt besproken tussen de manager en de medewerker.

2.6.4 Randvoorwaarden

Belangrijke randvoorwaarden zijn:

•De informatiebeveiliging en privacy eisen maken deel uit van afspraken met ketenpartners, leveranciers en gemeenschappelijke regelingen en worden periodiek geëvalueerd/gecontroleerd.

•Kennis en bewustzijn van informatiebeveiliging en privacybescherming en omgaan met persoonsgegevens binnen de organisatie dienen actief bevorderd en geborgd te worden.

•Jaarlijks wordt een IB&P plan opgesteld, gebaseerd op:

•Dit IB&P beleid;

•De uitkomsten van de jaarlijkse Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA);

•Andere audit resultaten;

•het dreigingsbeeld gemeenten van de IBD;

•Uitkomsten risico-analyses en DPIA’s

•De door de domeinmanagers ingebrachte onderwerpen voor de informatievoorziening waarvoor zij verantwoordelijk zijn, bijvoorbeeld als uitkomst van een risicoanalyse of een privacy analyse (DPIA).

•Om uitvoering te kunnen geven aan dit strategisch beleid en het IB&P plan worden voldoende financiële middelen en uitvoeringscapaciteit ter beschikking gesteld.

3.2.1 Ondersteuning: Stuurgroep-Informatie, RID de Liemers, RID contactpersonen en Informatiebeveiligingsoverleg

De Stuurgroep Informatie adviseert de algemeen directeur over de strategische ontwikkeling van de bedrijfsinformatievoorziening en de inzet van de middelen daarvoor. Ze geeft namens de algemeen directeur invulling aan de sturende rol door besluitvorming voor te bereiden en toe te zien op de uitvoering hiervan. De informatiebeveiligingstaken die hieruit voortvloeien, kunnen door de algemeen directeur worden gedelegeerd naar de verantwoordelijk proceseigenaar, de CISO adviseert hierin.

RID de Liemers

9RID: Regionaal ICT en inkoop Dienstencentrum

is verantwoordelijk voor het dagelijks beheer van technische informatiebeveiligingsaspecten zoals beschreven in de SLA en de Productiedienst Catalogus ( PDC ). De RID is net als de aangesloten gemeenten ook zelf verantwoordelijk om haar eigen informatiebeveiligingsbeleid in lijn met de BIO uit te voeren.

In het ‘RID contactenpersonen overleg’ wordt de coördinatie van het projectportfolio van de Liemerse gemeenten, RID en RSD

10RSD: Regionale Sociale Dienst de Liemers

Afgestemd. Activiteiten van Portfoliomanagement zijn het identificeren, prioriteren en accorderen van (beveiligings)projecten en het bijsturen binnen het projectportfolio

In het ‘Informatiebeveiligingsoverleg SDL’ zitten de CISO’s van de Liemerse gemeenten, RID, RSD en MGR

11MGR; Modulair Gemeenschappelijke Regeling

. In dit overleg worden de (gezamenlijk) beveiliging onderwerpen afgestemd zoals bijvoorbeeld lopende projecten, rapportages, incidentmeldingen of beleidsdocumenten.

Schematisch overzicht van rollen en verantwoordelijkheden

3.3.1 ENSIA

De gemeente verantwoordt zich over informatiebeveiliging middels de ENSIA-systematiek. Dat betekent dat jaarlijks een ENSIA-coördinator wordt aangewezen. Deze zorgt ervoor dat de informatie die nodig is voor het beantwoorden van vragen binnen ENSIA wordt opgehaald bij de verantwoordelijke afdeling/domeinmanagers. De domeinmanagers leveren alle informatie die nodig is voor het invullen van de jaarlijkse ENSIA-vragenlijsten.

De verantwoording over de informatiebeveiliging en privacybescherming komt in het jaarverslag tot uitdrukking in de collegeverklaring Informatiebeveiliging en privacy. Met deze verklaring geeft het college van B en W aan in hoeverre de gemeente voldoet aan de afspraken die gemaakt zijn voor de ENSIA-verantwoording Informatiebeveiliging en wettelijke eisen zoals uit de AVG. Ook worden de eventuele verbetermaatregelen vermeld die de gemeente gaat treffen. De ingevulde zelfevaluatievragenlijst vormt de basis voor het opstellen van de collegeverklaring aan de raad.

Via ENSIA verantwoordt de gemeente zich ook aan de stelselhouders voor DIGID/BAG/BGT/BRO/BRP/PUN en SUWI.

Middels deze verantwoording worden het bestuur van de gemeente Zevenaar en de raad geïnformeerd. De betrokkenheid van het bestuur is essentieel, en laat zien dat de gemeente Zevenaar informatiebeveiliging en privacybescherming serieus neemt en het een onderdeel laat zijn van de ambities om informatie van haar inwoners adequaat te beschermen.