Organisatiebesluit gemeente Zevenaar

Artikel 1. Begripsbepaling

In dit besluit wordt verstaan onder:

a.Algemeen directeur: de eindverantwoordelijke van de ambtelijke organisatie vertegenwoordigd door de gemeentesecretaris in de rol van algemeen directeur;

b.Domein: ieder organisatieonderdeel binnen de ambtelijke organisatie dat op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft;

c.Team: ieder organisatieonderdeel binnen het domein dat op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de domeinmanager heeft;

d.Centraal Management Team: het Centraal Management Team (CMT) bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de domeinmanagers;

e.Domein Management Team: het Domein Management Team (DMT) bestaat uit de domeinmanager en de teammanagers;

f.Het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zevenaar;

g.Gemeentesecretaris: de secretaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet, tevens algemeen directeur van de ambtelijke organisatie.

h.PIOFACH: Personeel, Informatievoorziening/ICT, Financiën, algemene zaken, communicatie en huisvesting.

i.Concernniveau: Het hoogste hiërarchische niveau.

Artikel 2. Organisatie-eenheden

1Het college stelt de hoofdstructuur vast tot en met het niveau van domeinen.

2Het ambtelijk apparaat is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende domeinen en een staf:

a.Dienstverlening & Bedrijfsvoering Domein;

b.Fysiek Domein;

c.Sociaal Domein;

d.Staf.

Artikel 3. Structuur domeinen

1De algemeen directeur, gehoord het Centraal Management Team, besluit over de detailstructuur binnen de vastgestelde hoofdstructuur.

2De algemeen directeur bepaalt, in overleg met de betreffende domeinmanagers, de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan domeinen en teams en kan nadere aanwijzingen geven.

Artikel 4. Leiding dagelijks beheer

1Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de gemeentesecretaris in de rol van algemeen directeur. De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de organisatie brede beleidsontwikkeling en voor de uitvoering van het gemeentelijk beleid en kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de domeinmanagers om de kwaliteit van het gemeentelijk beleid en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.

2Onder de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur berust de dagelijkse leiding van het domein bij de domeinmanager.

3Onder de eindverantwoordelijkheid van de domeinmanager berust de dagelijkse leiding van het team bij de teammanager binnen het betreffende domein.

Artikel 5. De staf

Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt de staf zorg voor:

1het analyseren van externe en interne ontwikkelingen op strategisch niveau en het gevraagd en ongevraagd adviseren van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en het Centraal Management Team over de vertaling van deze ontwikkelingen naar opgaves;

2het gevraagd en ongevraagd adviseren van de algemeen directeur over PIOFACH concernrichtlijnen;

3het toezien op de totstandkoming en de besluitvorming van de planning & controlcyclus voor de gemeente als geheel;

4het coördineren van de totstandkoming en het faciliteren van de besluitvorming van het concernplan en de managementinformatie voor de gemeente als geheel;

5het op concernniveau financieel, juridisch en op het terrein van informatiebeveiliging en privacy ‘in control zijn’ van de ambtelijke organisatie door middel van kaderstelling en toetsing.

Artikel 6. Gemeentesecretaris

1De gemeentesecretaris is als secretaris van het college en algemeen directeur eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

2De gemeentesecretaris zorgt voor een goede voorbereiding van collegevergaderingen en voor een gedegen, tijdige en integrale advisering aan het college.

3De gemeentesecretaris is aanwezig bij de collegevergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen en een besluitenlijst.

4De gemeentesecretaris is de 1e schakel binnen de politiek bestuurlijke omgeving (burgemeester en wethouders en gemeenteraad) en de ambtelijke organisatie en toetst in die hoedanigheid de ambtelijke voorstellen op:

a.hoofdlijnen van beleid;

b.vastgestelde kaders en richtlijnen;

c.integraliteit;

d.besluitrijpheid.

5De gemeentesecretaris adviseert gevraagd en ongevraagd het college van burgemeester en wethouders, noodzakelijk voor het kunnen uitoefenen van hun functie en vertaalt politieke ambities in uitvoerbare plannen.

6De gemeentesecretaris voorziet de burgemeester van alle informatie die noodzakelijk is om diens functie van voorzitter van het college goed te kunnen vervullen. De gemeentesecretaris ondersteunt de burgemeester bij de bevordering van een goede samenwerking tussen de bestuursorganen, evenals de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur. De gemeentesecretaris werkt hierbij zo nodig samen met de griffier.

7De gemeentesecretaris is de schakel tussen de ambities van het bestuur en de inzet van de ambtelijke organisatie.

8De gemeentesecretaris legt verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders en is 3e escalatielijn voor de ambtelijke organisatie.

9Het college kan ten aanzien van de taken van de gemeentesecretaris nadere regels stellen.

Artikel 7. De algemeen directeur

1De algemeen directeur heeft de dagelijkse leiding conform artikel 4.

2De hoofdtaken van de algemeen directeur zijn:

a.het college adviseren over de strategische koers van de ambtelijke organisatie en/of van de gemeente;

b.de strategische koers vertalen naar het realiseren van maatschappelijke prestaties en het coalitieakkoord;

c.leidinggeven aan de domeinmanagers en de staf;

d.zorg dragen voor een adequate planning & control op de middelenfuncties;

e.zorg dragen voor een juiste en tijdige rechtmatigheidsverantwoording;

f.transparant maken van het presteren van de ambtelijke organisatie, de domeinen en de teams;

g.zorg dragen voor coördinatie en/of samenwerking met andere gemeenten op algemeen directieniveau;

h.zorg dragen voor effectieve, efficiënte en integrale samenwerking, coördinatie en besluitvorming tussen de domeinen en de teams;

i.zorg dragen voor management- en sturingsinformatie;

j.inspirator voor de gehele ambtelijke organisatie.

3De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de, op basis van de vigerende budgetregeling, toegewezen budgetten.

4De algemeen directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden en als zodanig aanspreekpunt voor de ondernemingsraad.

Artikel 8. Domeinmanager

1De domeinmanager geeft leiding aan de teammanagers van het domein.

2De domeinmanager geeft de teammanagers verantwoordelijkheid en faciliteert hen om hun werk uit te kunnen voeren.

3De domeinmanager is inspirator van het domein.

4De domeinmanager vertaalt de externe ontwikkelingen en de bestuurlijke ambities naar strategische plannen.

5De domeinmanager is verantwoordelijk voor onderwerpen op strategisch niveau en stuurt vooral op (complexe) veranderopgaven, organisatieontwikkeling en -doelen en bepaalt de strategie van het domein en ziet toe op de naleving van wet- en regelgeving en lokale regelingen.

6De domeinmanager is verantwoordelijk voor de, op basis van de vigerende budgetregeling, toegewezen budgetten.

7De domeinmanager is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van het domein en rapporteert hierover in de managementrapportages.

8De domeinmanager is eindverantwoordelijk voor de planning en controlcyclus van zijn domein.

9De domeinmanager voert overleg met de portefeuillehouder over complexe en strategische dossiers en over politiek gevoelige dossiers.

10De domeinmanager is ambtelijk opdrachtgever van programma’s.

11De domeinmanager is lid van het Centraal Management Team.

12De domeinmanager heeft in het Centraal Management Team een adviserende rol naar zijn collega-domeinmanagers en naar de gemeentesecretaris/algemeen directeur en gezamenlijk dragen zij verantwoordelijkheid voor het concern.

13De domeinmanager is de 2e escalatielijn.

14De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld in het Algemeen mandaatbesluit gemeente Zevenaar.

Artikel 9. Teammanager

1De teammanager geeft tactisch en/of operationeel leiding aan een team en houdt zich bezig met processen, coaching op processen en competenties, met de inhoudelijke verantwoordelijkheid bij medewerkers.

2De teammanager stuurt op team- en individuele resultaten, hoeveelheid werkvoorraad en werkdruk, beslissing over prioritering (eventueel in afstemming met domeinmanager), kwaliteit, talenten en houding en gedrag.

3De teammanagers is inspirator van het team.

4De teammanager heeft een coördinerende functie op het gebied van de planning en controlcyclus, managementinformatie en adviseert de domeinmanager over de strategie van het domein.

5De teammanager is de 1e escalatielijn.

6De teammanager is verantwoordelijk voor de, op basis van de vigerende budgetregeling, toegewezen budgetten.

7De teammanager heeft een (gevraagd en ongevraagd) adviserende en spiegelende rol naar de domeinmanager en de strategische keuzes die voorliggen.

8De teammanager heeft inhoudelijke affiniteit met zijn/haar team en heeft verstand van zaken, waardoor hij/zij inhoudelijk betrokken is bij wat zich afspeelt binnen het team.

9De teammanager zorgt voor een integrale afstemming met andere domeinen en teams en vertaalt de inhoudelijke consequenties naar strategische aspecten van besluitvorming.

10De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld in het Algemeen mandaatbesluit gemeente Zevenaar.

Artikel 10. Concerncontroller

1De concerncontroller toetst en geeft onafhankelijk advies aan het college, gemeentesecretaris en domeinmanagers. Bij een afwijkend standpunt ten opzichte van de gemeentesecretaris/algemeen directeur mag hij, na de gemeentesecretaris/algemeen directeur hierover vooraf te hebben ingelicht, hiervan mededeling doen aan het college.

2De concerncontroller heeft adviesrecht in de Centraal Management Teamvergadering en rapporteert indien nodig aan bestuur, gemeentesecretaris en domeinmanagers.

3De concerncontroller is verantwoordelijk voor de bevordering van de doelgerichtheid, doelmatigheid, rechtmatigheid en effectiviteit van het gevoerde beleid.

4De concerncontroller draagt zorg voor het ontwikkelen van instrumentaria, voor een adequaat beheersingsstelsel en heeft de zorg voor het inzichtelijk maken en beheersen van risico’s.

5Aan de concerncontroller kan een coördinerende rol worden opgelegd.

Artikel 11. Functionaris gegevensbescherming

1De functionaris gegevensbescherming toetst en geeft onafhankelijk advies aan bestuur, gemeentesecretaris en domeinmanagers ten aanzien van gegevensverwerking.

2De functionaris gegevensbescherming geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het Centraal Management Team en rapporteert indien nodig aan bestuur, gemeentesecretaris en domeinmanagers.

3De functionaris gegevensbescherming houdt toezicht op het naleven van de privacywetgeving door middel van toetsing en advisering.

4De functionaris gegevensbescherming is verantwoordelijk voor het bevorderen van de naleving van de privacywetgeving.

5De functionaris gegevensbescherming heeft een onafhankelijke positie binnen de organisatie.

Artikel 12. Chief Information Security Officer (CISO)

1De Chief Information Security Officer geeft gevraagd en ongevraagd advies op het gebeid van informatiebeveiliging.

2De Chief Information Security Officer definieert en onderhoudt het informatiebeveiligingsbeleid, gebaseerd op een risicomanagement benadering en rekening houdend met het informatiebeveiligingsdreigingsbeeld, trends en behoeftes.

3De Chief Information Security Officer initieert en adviseert over de inrichting van de informatiebeveiligingsorganisatie, de benodigde middelen en de inzet hiervan op concrete beveiligingsmaatregelen.

4De Chief Information Security Officer heeft een onafhankelijke positie binnen de organisatie.

5De Chief Information Security Officer draagt zorg voor het (jaarlijks) opstellen, bijstellen, en herzien van het jaar- en meerjarenplan informatiebeveiliging en monitort en evalueert de uitvoering hiervan.

6De Chief Information Security Officer treedt op als deskundige op het gebied van informatiebeveiliging voor interne en externe stakeholders.

Artikel 13. Privacy Officer (PO)

1De Privacy Officer geeft gevraagd en ongevraagd advies op het gebied van de uitvoering en naleving van het privacy beleid.

2De Privacy Officer ondersteunt verwerkingsverantwoordelijken bij toepassing, opvolging en uitvoering van het privacy beleid en bij het registreren in het verwerkingsregister.

3De Privacy Officer monitort de toepassing, opvolging en uitvoering van het privacy beleid en de registratie en onderhoud in het verwerkingsregister.

4De Privacy Officer adviseert de verwerkingsverantwoordelijke bij het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) en de daaruit voortvloeiende risico’s alsmede de organisatorische en technische maatregelen om deze te mitigeren.

5De Privacy Officer ondersteunt en faciliteert verwerkingsverantwoordelijke bij het afhandelen van datalekken (volgens de meldprocedure).

6De Privacy Officer ontwikkelt de bewustmakingsprogramma’s en privacy trainingen voor medewerkers.

Artikel 14. Vervanging functionarissen

1Bij vervanging van een domeinmanager of teammanager wordt uitgegaan van vervanging met een tijdelijk karakter bij niet-langdurige ziekte, vakantie en ander verlof. Gehanteerd wordt het principe van ‘horizontale vervanging’: hiermee wordt bedoeld het onderling vervangen op hetzelfde niveau. In het geval van een langere afwezigheid zal de leidinggevende specifieke besluiten nemen.

2Het college wijst uit de domeinmanagers de loco-secretaris aan in de volgorde van 1e loco-secretaris, 2e loco-secretaris en 3e loco-secretaris. De loco-secretaris vervangt de algemeen directeur alleen in diens rol van secretaris.

3De gemeentesecretaris adviseert het college over de vervanging door een teammanager in het geval de vervanging op grond van het tweede lid niet mogelijk is.

4Het college regelt, in het geval van afwezigheid van de algemeen directeur, zo nodig vervanging van de rol van algemeen directeur en vraagt daarbij de ondernemingsraad om advies.

Artikel 15. Financiële bevoegdheden en verantwoordelijkheden

1De algemeen directeur draagt zorg voor de financiële bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

2De financiële bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden opgenomen in een budgethoudersregeling.

Artikel 16. Besluitvorming en tekenbevoegdheid

1De algemeen directeur draagt zorg voor passende bevoegdheden en verantwoordelijkheden structuur.

2De bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor onder andere de besluitvorming en tekenbevoegdheid, worden opgenomen in een mandaatregeling alsmede de bevoegdheden van de mandant.

Artikel 17. Toetsing van collegevoorstellen

1De domeinmanagers zijn ervoor verantwoordelijk, dat de bij het college ingediende voorstellen zijn getoetst op:

a.inhoud en integraliteit;

b.juridische en financiële rechtmatigheid;

c.tijdigheid;

d.juistheid en volledigheid van de informatie;

e.doelmatigheid;

f.juistheid van de te volgen procedure;

g.toedeling van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de besluiten waartoe het voorstel leidt;

h.de juiste interne en externe communicatie;

i.de toepassing van de participatievoorschriften.

2De gemeentesecretaris draagt zorg voor de toetsing van de verantwoordelijkheid van de domeinmanagers.

3De algemeen directeur heeft het recht bij alle ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als collectief, de inlichtingen in te winnen die nodig zijn voor de vervulling van zijn taak.

Artikel 18. Centraal Management Team (CMT)

1De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de domeinmanagers vormen het Centraal Management Team.

2De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het Centraal Management Team.

3De voorzitter van het Centraal Management Team stelt de vergaderdata en de agenda vast.

4Ieder lid van het Centraal Management Team kan agendapunten indienen.

5Het Centraal Management Team overlegt over de strategische, domein overstijgende thema’s en (interne en externe) ontwikkelingen, waaronder:

a.de planning en voortgang van het concernplan;

b.de inzet van middelen en planning van domein overstijgende thema’s;

c.het bewaken en de voortgang van de verantwoording in de vorm van de kadernota, begroting, voorgangsrapportages en rekening;

d.ontwikkelingen ten aanzien van het bedrijfsvoering instrumentarium op organisatie breed niveau alsmede het (mede) ontwikkelen van algemene beleidslijnen en richtlijnen;

e.het (mede) in stand houden van een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige gemeentelijke organisatie;

f.de inhoud en voortgang van organisatieontwikkelingen.

6De leden van het Centraal Management Team zijn ieder voor zich verantwoordelijk voor inbreng van en informatieverstrekking naar hun domein.

7Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur treedt de domeinmanager op als voorzitter van het Centraal Management Team in de volgorde van vervanging van de gemeentesecretaris.

8Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het Centraal Management Team deel te nemen.

9Het Centraal Management Team heeft geen besluitvormende bevoegdheden. De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het Centraal Management Team en in beginsel op basis van consensus, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

10De domeinmanagers committeren zich, vanuit de medeverantwoordelijkheid, aan de besluiten van de voorzitter en dragen dit onverkort uit.

11Besluitvorming uit het Centraal Management Team wordt aan de organisatie ter kennis gebracht.

Artikel 19. Domein Management Team (DMT)

1De domeinmanager en de teammanagers vormen het Domein Management Team.

2De domeinmanager is voorzitter van het Domein Management Team.

3De voorzitter van het Domein Management Team stelt de vergaderdata en de agenda vast.

4Ieder lid van het Domein Management Team kan agendapunten indienen.

5Het Domein Management Team overlegt over:

a.de totstandkoming en uitvoering van beleid;

b.de voorbereiding van de (financiële) verantwoording in de vorm van de kadernota, de begroting, voortgangsrapportages, de jaarrekening, het concernplan en de teamplannen;

c.afstemming van de uitvoering van activiteiten op domein- en organisatieniveau en met verbonden partijen, alsmede beleidsinitiatieven die een team- of domein overstijgend karakter hebben;

d.besluiten van het Centraal Management Team, de domein overstijgende thema’s en ontwikkelingen.

6Bij afwezigheid van de domeinmanager treedt een teammanager op als voorzitter van het Domein Management Team.

7Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het Domein Management Team deel te nemen.

8De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het Domein Management Team, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

9De teammanagers committeren zich, vanuit de medeverantwoordelijkheid, aan de besluiten van de voorzitter en dragen dit onverkort uit.

10Besluitvorming van het DMT wordt aan het domein ter kennis gebracht.

Artikel 20. Strategisch beraad

1Tenminste vier keer per jaar worden werkbesprekingen georganiseerd tussen het Centraal Management Team en het college van burgemeester en wethouders. In dit gestructureerde overleg komen met name ontwikkelingen die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben aan de orde. Indien in deze besprekingen afspraken worden gemaakt, worden deze in een verslag vastgelegd.

2Aan het strategisch beraad kunnen functionarissen op thema’s worden uitgenodigd.

3De algemeen directeur bereidt het strategisch beraad voor.

4De burgemeester is voorzitter van het strategisch beraad.

Artikel 21. Overleg met de portefeuillehouder

De gemeentesecretaris draagt zorg voor een adequate inrichting van overlegvormen met de portefeuillehouders.

Artikel 22. Bestuursopdrachten

1Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college van burgemeester en wethouders bestuursopdrachten aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

2De bestuursopdrachten worden opgenomen in het concernplan.

3Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

4De gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt zorg voor uitvoering van de bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 23. Planning en controlcyclus

De gemeentelijke planning en controlcyclus omvat in ieder geval:

a.coalitieakkoord;

b.collegeprogramma;

c.kadernota;

d.meerjarenbegroting;

e.tussenrapportages;

f.jaarstukken.

Artikel 24. Ondernemingsraad

1Er is een ondernemingsraad (OR) in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

2De algemeen directeur fungeert voor de ondernemingsraad als bestuurder in de zin van de WOR.

3De bestuurder wordt vervangen conform de volgorde van vervanging van de gemeentesecretaris.

4Met de ondernemingsraad wordt een convenant vastgesteld.

Artikel 25. Lokaal Overleg

1Er is een Lokaal Overleg (LO) in de zin van de cao gemeenten.

2De algemeen directeur fungeert als vertegenwoordiger van het college.

3De algemeen directeur wordt vervangen conform de vervanging zoals opgenomen in het organisatiebesluit.

Artikel 26. Nadere regels

1Het college kan nadere regels vaststellen over de structuur en werkwijze van de ambtelijke organisatie.

2De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan nadere regels stellen binnen de kaders van dit besluit.

Artikel 27. Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het college van burgemeester en wethouders gehoord hebbende de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

Artikel 28. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit besluit wordt aangehaald als het “Organisatiebesluit gemeente Zevenaar”.

2Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 oktober 2024 onder gelijktijdige intrekking van het “Directiestatuut gemeente Zevenaar 2018”.