Aanhef
Inleiding
De gemeente is verantwoordelijk voor een professionele inkoop van leveringen, diensten en werken. Een belangrijke stap hierin is het vaststellen van inkoopbeleid als basis voor het verder vormgeven en professionaliseren van het inkoopproces. In dit inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij gemeente Zevenaar plaatsvindt. De gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
Omdat inkoop van leveringen, diensten en werken plaatsvindt in een dynamische omgeving, is gemeente Zevenaar continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zoals beschreven in het Collegeprogramma zijn hierbij leidend. Als deze doelstellingen significant wijzigen, wordt het inkoopbeleid aangepast. Onder deze doelstellingen valt ook het juist en verantwoord besteden van publieke financiële middelen waaraan inkoop een belangrijke bijdrage levert.
Voor uniformiteit is bij de totstandkoming van dit beleid aansluiting gezocht bij het modelbeleid van de VNG. Waar vakjargon of termen zijn gebruikt, is voor de duidelijkheid een lijst met definities opgenomen in bijlage 1.
Aanvullend op voorliggend inkoopbeleid beschikt gemeente Zevenaar over een intern inkoopprotocol waarin de werkwijze en de rollen en taken van respectievelijk de vakteams en team Inkoop rondom diverse inkoopprocessen nader beschreven staan.
Dit beleidskader is door het College vastgesteld op 3 juni 2025.
Visie op Opdrachtgeverschap
Als opdrachtgever richting marktpartijen streeft de gemeente ernaar om een betrouwbare, kritische en aantrekkelijke opdrachtgever te zijn voor haar marktpartijen. De gemeente wenst de markt haar waarde te laten leveren door op een professionele, bewuste en zakelijke wijze om te gaan met Inkoop. Daarvoor wordt continue geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, het bijhouden van marktontwikkelingen en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt verder tot uitdrukking in slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente gelooft in een transparante en open communicatie waarbij over en weer informatie en kennis uitgewisseld wordt om het inkoopproces en de daaruit vloeiende samenwerking te bevorderen. De ambitie van de gemeente is volledig in control te zijn op haar inkopen, uitgaven en contractrelaties, waarbij zij de expertise van haar marktpartijen waardeert en benut.
De gemeente is tot slot een klantgerichte organisatie waarin de drie kernwaarden: klantgericht, resultaatgericht en samenwerken centraal staan. De gemeente vindt het belangrijk om haar inwoners service op maat te bieden, een verbindende rol te spelen en om gastvrij te zijn. Zij houdt het niveau van geleverde dienstverlening en voorzieningen graag hoog.
Om deze visie waar te maken zijn de volgende zaken van belang:
•Duidelijkheid over wat je van elkaar kan en mag verwachten. Dit vraagt in beginsel om duidelijkheid over rollen, taken en verantwoordelijkheden en helderheid in aanspreekpunten;
•Duidelijke (contract)afspraken waarbij risico’s beperkt zijn en waar monitoring op het (wederzijds) nakomen van gemaakte afspraken plaatsvindt;
•Inzicht in relevante informatie om een zakelijke dialoog met samenwerkingspartners te kunnen voeren.
4 Economische uitgangspunten
Tekst
Een inkoopproces begint met het in kaart brengen van behoeften en doelen. Het inkoopproces omvat meer dan alleen het aanbesteden van een werk, levering of dienst. Op basis van de geschatte waarde van de opdracht en het inkooprisico (is er slechts één of een zeer beperkt aantal aanbieders), wordt de inkoopstrategie bepaald. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan het inbestedingsvraagstuk; het vergeven van een opdracht aan de eigen interne organisatie. Elk inkoopproces vraagt om het maken van zorgvuldige afwegingen gericht op de specifieke situatie. In de onderstaande paragrafen wordt hier verder op in gegaan.
Bijlage 1 Definities
In dit inkoopbeleid wordt verstaan onder:
aanbestedende dienst Gemeente Zevenaar
contractant De ondernemer waarmee de Gemeente een overeenkomst heeft gesloten.
diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
gemeente De gemeente Zevenaar, zetelend te Zevenaar, Kerkstraat 27.
inkoop (Rechts)handelingen van gemeente Zevenaar, gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2014/23, 2014/24 en 2014/25.
ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.