Subsidieregels Energie en Duurzaamheid

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze subsidieregeling wordt verstaan onder:

1ASV: Algemene subsidieverordening gemeente Zeist.

2Awb: Algemene wet bestuursrecht.

3Beleidsregels: Beleidsregels Samen werken aan Energie en Duurzaamheid. Hierin zijn de vier duurzaamheidsthema’s (Energie, Circulaire Samenleving, Duurzame Leefomgeving en Duurzame Initiatieven Ondersteunen & Verbinden) inhoudelijk uitgewerkt als een richtinggevend document voor subsidieaanvragen met regels en voorwaarden. Ook de subsidieplafonds zijn hierin verwerkt.

4College: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeist.

5Duurzaamheid: Binnen dit subsidiekader valt onder Duurzaamheid het op een verantwoorde manier omgaan met de leefomgeving. Duurzaamheid wordt in deze subsidieregeling uiteengezet in de thema’s Circulaire Samenleving en Duurzame Leefomgeving (biodiversiteit en klimaatadaptatie).

6Duurzame partners: Organisaties die werken aan de doelen zoals in de beleidsregels omschreven.

7Energie: Binnen deze subsidieregeling valt onder Energie het nemen van (energie-)maatregelen om energie te besparen, duurzame energie op te wekken en/of op te slaan, of panden aardgasvrij te maken.

8Inhoudelijke subsidie: Een subsidieaanvraag die inhoudelijk wordt beoordeeld. Deze subsidieaanvraag wordt na de indieningsdeadline beoordeeld tegelijkertijd met andere aanvragen op hetzelfde thema. Deze subsidie kan zowel eenmalig zijn als meerjarig, afhankelijk van het thema.

9Criteria subsidie: Een subsidieaanvraag die alleen wordt getoetst of deze voldoet aan criteria in de beleidsregels. Deze subsidieaanvraag wordt op volgorde van binnenkomst behandeld.

10Incidentele subsidie: Subsidie die wordt aangevraagd voor incidentele, nieuwe activiteiten die van tijdelijke duur zijn en die niet onderdeel zijn van de jaarlijkse activiteiten van de subsidieaanvrager. De activiteiten dragen bij aan één van de vier thema's uit de beleidsregels.

11Subsidieplafond: Het bedrag dat gedurende een jaar ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies, zoals opgenomen in de beleidsregels. Bij criteriasubsidies worden subsidies verstrekt op volgorde van binnenkomst, totdat het plafond is bereikt. Bij inhoudelijke subsidies worden subsidies op basis van kwaliteit (hoogste score, zie beoordelingscriteria) gegund, totdat het plafond is bereikt. Dit is met uitzondering van incidentele subsidies, die worden per aanvraag afgewogen of er voldoende budget is.

Artikel 2 Toepasselijkheid ASV

De ASV is van toepassing, tenzij daarvan in deze subsidieregeling nadrukkelijk wordt afgeweken.

Artikel 3 Doel subsidieregeling

Deze subsidieregeling heeft als doel om organisaties, ondernemers, individuele inwoners, groepen inwoners en/of huis- en pandeigenaren te stimuleren om activiteiten en projecten uit te voeren die bijdragen aan de beleidsdoelen van de gemeente Zeist, zoals omschreven in de beleidsregels. Dit gaat over de onderwerpen Energie, Circulaire Samenleving, Duurzame Leefomgeving en Duurzame Initiatieven Ondersteunen & Verbinden ondersteunen. We willen met deze subsidieregeling impactgericht subsidiëren, dat betekent dat we het belangrijk vinden dat de activiteiten die deze subsidie ondersteunt, leiden tot de hoogste mogelijke impact die we wensen.

Artikel 4 Subsidiabele activiteiten

Subsidie wordt uitsluitend verstrekt als wordt voldaan aan het volgende:

1Inhoudelijke subsidieaanvraag: Dit kan zowel een meerjarige subsidie zijn, als een eenmalige subsidie. De subsidie draagt bij aan de gewenste verandering die genoemd is bij één van de vier thema’s in de beleidsregels.

In de beleidsregels zijn de volgende subsidies inhoudelijke subsidieaanvragen: 1.1, 1.2, 2, 3.1, 3.2 en 4.

Voor de inhoudelijke subsidieaanvragen gelden de artikelen 10 tot en met 17.

2Criteria subsidieaanvraag: Een eenmalige subsidie die voldoet aan de criteria in de beleidsregels. De subsidie draagt bij aan de gewenste verandering die genoemd is bij één van de vier thema’s in de beleidsregels.

In de beleidsregels zijn de volgende subsidies criteria subsidieaanvragen: 1.3, 1.4, 3.3 en 3.4

Voor de criteria subsidieaanvragen gelden artikelen 6 tot en met 9 en artikel 15 tot en met 17.

3Incidentele subsidies: Een eenmalige subsidie die wel bijdraagt aan één van de thema's in de beleidsregels (uit artikel 4, lid 1), maar onvoorzien is.

Voor incidentele subsidies gelden dezelfde artikelen als voor de inhoudelijke subsidieaanvraag, de artikelen 10 tot en met 17.

Artikel 5 Subsidieplafonds

1Voor de vier thema's in de beleidsregels stelt het college stelt jaarlijks de subsidieplafonds vast. Onder voorbehoud van het vaststellen van de begroting door de gemeenteraad. De subsidieregeling wordt eerder vastgesteld dan de begroting, we gaan uit van continuering van de budgetten.

2Het subsidieplafond wordt jaarlijks geïndexeerd, dit onder voorbehoud van de jaarlijkse vaststelling van de indexering in de begroting door de gemeenteraad. Het kan ook zijn dat subsidieplafonds wijzigen door veranderingen in beleid, beschikbare middelen of vanwege gewenste impact op een thema.

3Aanvragen voor incidentele subsidies worden behandeld in volgorde van binnenkomst. Als datum van binnenkomst geldt de datum waarop de aanvraag volledig en correct is ingediend.

Artikel 6 Aanvraagtermijn criteria subsidieaanvraag

1Criteria subsidieaanvragen kunnen het hele jaar door aangevraagd worden.

Artikel 7 Bij de criteria subsidieaanvraag in te dienen gegevens

1Aanvragen dienen te worden voorzien van bewijs door de aanvrager waardoor kan worden beoordeeld of aan de criteria in de beleidsregels wordt voldaan.

2Aanvragen dienen te worden voorzien van een plan van aanpak en begroting door de aanvrager.

Artikel 8 Beoordeling criteria subsidieaanvraag

1Er wordt beoordeeld op basis van de criteria zoals beschreven in de beleidsregels van de subsidie die wordt aangevraagd.

2Op basis van aangeleverde gegevens wordt beoordeeld of de aanvraag aan de criteria voldoet.

Artikel 9 Weigeringsgronden criteria subsidieaanvraag

In aanvulling op artikel 9 van de ASV kan een subsidie op grond van deze regeling geweigerd worden indien:

1Wanneer niet aan de criteria wordt voldoen zoals beschreven in de beleidsregels van het thema waarop de subsidie wordt aangevraagd.

2Als het subsidieplafond bereikt is.

3Overige weigeringsgronden die gelden bij de ASV.

Artikel 10 Aanvraagtermijn inhoudelijke subsidieaanvraag

1Aanvragen voor een inhoudelijke subsidieaanvraag van één of meerdere jaren moeten in afwijking van de ASV worden ingediend voor 1 november van het jaar voorafgaande aan de periode waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

a.Uitzondering is de subsidie voor thema Circulaire Samenleving: Deze kan twee keer per jaar worden aangevraagd, ook op 1 april.

2Incidentele subsidies kunnen het gehele jaar door worden aangevraagd.

Artikel 11 Meerjarige subsidies

1Het tijdvak waarvoor een periodieke subsidie wordt verleend is maximaal 4 jaar.

2Een meerjarige subsidie wordt verleend onder het voorbehoud dat jaarlijks voldoende financiële middelen ter beschikking worden gesteld.

3Een meerjarige subsidie wordt verleend, onder de voorwaarde dat er jaarlijks een plan van aanpak wordt aangeleverd met een actualisering voor het aankomende jaar. De eisen voor het plan van aanpak zijn te vinden in artikel 12 in deze subsidieregeling.

Artikel 12 Bij de inhoudelijke subsidieaanvraag in te dienen gegevens

In aanvulling op artikel 6, tweede lid, van de ASV, levert de aanvrager bij de subsidieaanvraag de volgende gegevens en stukken aan:

1Een beschrijving van de activiteiten en hoe deze bijdragen aan het specifieke doel vanuit de beleidsregels. De beschrijving gaat over de periode waarvoor subsidie is aangevraagd. Inclusief een financiële onderbouwing van deze activiteiten.

2De doelen en verwachte resultaten en hoe deze bijdragen aan het doel zoals omschreven in de beleidsregels waarop de aanvraag wordt gedaan wat het aan impact oplevert voor de doelgroep en/of leefomgeving.

Artikel 13 Beoordeling inhoudelijke aanvraag

De subsidieaanvragen worden beoordeeld door het invullen van een beoordelingsformulier door meerdere inhoudelijk betrokken ambtenaren en op de volgende punten beoordeeld:

1De mate van waarin de activiteiten herleidbaar leiden tot de gewenste verandering op het thema, zoals omschreven in de beleidsregels. Meer (aantoonbare) impact op het thema scoort hoger.

2De mate waarin de effecten van de activiteiten gemonitord wordt, en de mate waarin daar lessen uit worden getrokken door de aanvrager. Dit uit zich in een verbeterd aanbod en/of innovaties binnen activiteiten. Blijvende veranderingen scoren hoger.

3De mate waarin er kennis is van, en wordt gewerkt met de doelgroep waar de aanvraag voor bedoeld is. Meer kennis over en/of ervaring met de doelgroep scoort hoger.

4De mate waarin vrijwilligers uit de gemeente Zeist actief worden betrokken bij de opzet en uitvoering. Meer betrokkenheid scoort hoger.

5De mate waarin de subsidieaanvrager inhoudelijk voldoende kennis en ervaring heeft om de opdracht succesvol uit te voeren. Meer kennis over en/of ervaring met de doelgroep scoort hoger.

6De mate waarin er sprake is van samenwerking met andere duurzame en/of maatschappelijke partners in de gemeente Zeist. Als er relevante partners zijn en hier mee wordt samengewerkt, wordt er een hogere score toegekend.

7De mate waarin de aanvraag aansluit bij andere lopende projecten. Ook dienen projecten geen overlap te hebben met andere projecten of regelingen van bijvoorbeeld de gemeente Zeist, de provincie Utrecht, het Rijk of andere maatschappelijke partners.

8De mate waarin de aanvraag gebruik maakt van cofinanciering en/of eigen inzet van middelen. Meer eigen middelen scoort hoger.

9Bij een langere subsidierelatie waarbij continuïteit in dienstverlening geboden is, is duidelijk hoe de organisatie de eigen continuïteit en robuustheid qua bedrijfsvoering garandeert.

De aanvragen die voor 1 november worden ingediend, ontvangen voor 1 december de beoordeling en eventuele toekenning van de subsidie. Subsidieaanvragen voor thema Circulaire Samenleving die voor 1 april worden ingediend, ontvangen 1 mei de beoordeling en eventuele toekenning. Voor incidentele subsidies en projectsubsidies geldt een beoordelingstermijn van 8 weken.

Artikel 14 Weigeringsgronden inhoudelijke subsidieaanvraag

In aanvulling op artikel 9 van de ASV kan een subsidie op grond van deze regeling geweigerd worden indien:

1De activiteiten van commerciële aard zijn (met uitzondering van subsidieaanvragen voor thema 2. Circulaire Samenleving) en/of in geringe mate bijdragen aan het maatschappelijk belang.

2De activiteiten reeds plaats hebben gevonden en/of de kennis al gedeeld of bekend is.

3De activiteiten niet uitvoerbaar, realiseerbaar of financieel haalbaar zijn.

4De activiteiten hebben onvoldoende verwachtte impact of een negatieve impact op de doelen uit de beleidsregels.

5Voor uitvoering van de activiteiten een hoger bedrag, hoger uurloon dan redelijk of meer ureninzet wordt gerekend dan redelijk wordt geacht. Of wanneer de kosten van de activiteiten niet in verhouding staan met de beoogde resultaten.

6De aanvrager niet of onvoldoende beschikt over kennis en/of ervaring van het vakgebied, de straat, wijk of buurt waar het initiatief betrekking op heeft.

7De aanvrager niet of onvoldoende aantoonbaar samenwerkt met duurzame en/of maatschappelijke partners.

8Als het subsidieplafond bereikt is.

9Als een partij meerdere aanvragen heeft gedaan op hetzelfde thema.

Artikel 15 Verantwoording en vaststelling subsidies

1Subsidies lager dan €5.000 worden direct na aanvraag vastgesteld. Uiterlijk 12 weken na uitvoering dient bewijsvoering aangeleverd te worden van uitvoering van de aanvraag.

2Voor een subsidieaanvraag hoger dan €5.000 dient de subsidieontvanger uiterlijk voor 1 mei na afloop van de subsidieperiode of uiterlijk 12 weken nadat de gesubsidieerde activiteiten zijn verricht een aanvraag tot vaststelling in. Deze aanvraag bestaat uit de volgende onderdelen:

a.Een inhoudelijk verslag waaruit blijkt op welke wijze de activiteiten zijn verricht, hoe de samenwerking met andere duurzame organisaties is verlopen en hoe deze hebben bijgedragen aan de doelen uit de beleidsregels.

b.Een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag).

c.Een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop en een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant wanneer de subsidie hoger dan €100.000 is.

3Tussentijdse verantwoording voor meerjarige subsidies vindt jaarlijks plaats in de vorm van een jaarverslag, bestaande uit een inhoudelijk en financieel verslag. Een balans van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop. En een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant wanneer de subsidie hoger dan €100.000 is.

4Indien blijkt dat de activiteiten uit de subsidieaanvraag niet of onvoldoende zijn uitgevoerd, of de subsidieverantwoording niet aan de eisen uit artikel 11 voldoet, dan kan de subsidie lager worden vastgesteld en (deels) worden teruggevorderd.

Artikel 16 Hardheidsclausule

Het college kan een of meer bepalingen van deze subsidieregeling in individuele gevallen buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover de toepassing van die bepalingen voor de subsidieaanvrager of -ontvanger gevolgen zou hebben die onevenredig zijn in verhouding tot de met de betrokken bepaling te dienen doelen.

Artikel 17 Slotbepalingen

1Deze regeling treedt in werking op de genoemde datum bovenaan de regeling.

2Deze regeling treedt uit werking op de genoemde datum bovenaan de regeling.

3Deze regeling wordt aangehaald als Subsidieregeling Samen werken aan Energie en Duurzaamheid, samen met de Beleidsregels Samen werken aan Energie en Duurzaamheid