Nota waardering, activering en afschrijving gemeente Zeist 2024

4.1.1 Minimumwaarde en minimale gebruiksduur

Zoals bij de begrippen al is aangeduid: investeren is het vastleggen van vermogen in kapitaalgoederen waarvan het nut zich in meerdere jaren zal doen gelden.

Hierbij moet gedacht worden aan b.v.: de aankoop of (ver-)bouw van gebouwen, de aanleg of reconstructie van wegen/riolering, aankoop van computers en software, aankoop van meubilair.

Bovenvermelde investeringen verschillen nogal in prijs en gebruiksduur. De aanschaf van een computer vergt beduidend minder vermogen dan de aanleg van een weg. De gebruiksduur van een computer (zowel technisch als economisch) is veel lager dan die van een weg.

Het ligt voor de hand een minimumwaarde en een minimale gebruiksduur vast te stellen waaraan de investering moet voldoen voordat deze op de balans (activeren) wordt opgenomen.

Als redenen kunnen worden aangevoerd:

1De administratieve lasten die het activeren van kapitaalgoederen met zich meebrengt.

2Een uitgebreide staat van activa met heel veel relatief kleine investeringen leidt niet tot een verbeterde overzichtelijkheid.

3Het BBV geeft ten aanzien van deze materie een aanbeveling om ten minste één van de criteria (minimumwaarde of minimale gebruiksduur) te hanteren.

In Zeist wordt als minimumwaarde € 25.000 gehanteerd en de kapitaalgoederen dienen een minimale gebruiksduur van 3 jaren te hebben.

Door een minimumwaarde van € 25.000 te hanteren wordt het aantal kleine investeringen beperkt en worden de administratieve lasten teruggedrongen.

De minimale gebruiksduur is gesteld op 3 jaren. Het kenmerk van een investering is dat het een meerjarig nut heeft.

Uitzonderingen hierop zijn investeringen in grond en financiële vaste activa, die altijd worden geactiveerd.

Kapitaalgoederen die, afzonderlijk gezien, niet aan de minimumwaarde voldoen, maar die in bulk worden aangeschaft en dan wel aan de minimumwaarde voldoen, worden als bulk geactiveerd. Aan de voorwaarde van de minimale gebruiksduur moet altijd worden voldaan.

4.1.2 Soorten activa

Het BBV onderscheidt verschillende soorten vaste activa (BBV artikel 33), te weten:

•immateriële vaste activa

•materiële vaste activa

•financiële vaste activa

Onderstaand wordt per soort vastgesteld wanneer moet worden overgegaan tot activering.

Immateriële vaste activa

Binnen de immateriële vaste activa (BBV artikel 34) worden 3 soorten onderscheiden:

•Kosten verbonden aan het sluiten van leningen en het saldo van (dis)agio.

•Kosten van onderzoek en ontwikkeling.

•Bijdragen aan activa in eigendom van derden.

De kosten verbonden aan het sluiten van leningen en het saldo van (dis)agio mogen geactiveerd worden. (Dis)Agio is het verschil tussen het bedrag waarvoor een lening is aangegaan en het bedrag dat aan de geldnemer wordt uitgekeerd. De afschrijvingstermijn bij activeren is maximaal gelijk aan de looptijd van de onderliggende lening.

De commissie BBV doet de aanbeveling de kosten verbonden aan het sluiten van leningen en het saldo van (dis)agio niet te activeren. Het gaat in de meeste gevallen om relatief geringe bedragen.

De gemeente Zeist activeert de kosten verbonden aan het sluiten van leningen en het saldo van (dis)agio niet.

De kosten van onderzoek en ontwikkeling mogen, onder voorwaarden worden geactiveerd (BBV artikel 60).

Deze voorwaarden zijn:

•Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen.

•Het besluit dat het actief technisch gerealiseerd zal worden staat vast.

•Het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren.

•De kosten die aan het actief kunnen worden toegerekend kunnen betrouwbaar worden vastgesteld.

De commissie BBV geeft de aanbeveling de kosten van onderzoek en ontwikkeling niet te activeren.

De gemeente Zeist activeert de kosten van onderzoek en ontwikkeling niet.

Indien sprake is van onderzoek en ontwikkeling dan zal dat vaak in een algemene context zijn. Onderzocht wordt of een bepaalde investering nuttig, noodzakelijk of wenselijk is. Het voornemen om de investering inderdaad te gaan uitvoeren is nog niet gemaakt.

Onderzoek en ontwikkeling verschilt daarmee van voorbereiding (zie 4.1.4).

Zodra het college heeft besloten om de investering uit te voeren, is er sprake van voorbereidingskosten.

Of de voorbereidingskosten vervolgens tot het investeringsbedrag kunnen worden gerekend (en dus afgeschreven worden), is afhankelijk van of de voorbereidingskosten voldoen aan de voorwaarden vastgelegd in paragraaf 4.1.4

Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd (BBV artikel 61), indien:

•er sprake is van een investering door een derde (BBV artikel 61a)

•de investering bijdraagt aan de publieke taak (BBV artikel 61b)

•de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en (BBV artikel 61c)

•de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft, of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering (BBV artikel 61d).

De gemeente Zeist activeert activa in eigendom van derden niet.

De redenen voor niet activeren zijn:

•De gemeente haalt uit activa in eigendom van derden geen baten.

•De gemeente kan niet beschikken over de investering.

•Het activeren van activa in eigendom van derden draagt niet bij tot een correct inzicht in de vermogenspositie van de gemeente.

Materiële vaste activa

Het BBV onderscheidt enerzijds investeringen met een economisch nut en anderzijds investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut (artikel 35).

Het BBV stelt tevens dat alle investeringen (dus zowel met economisch als maatschappelijk nut) geactiveerd moeten worden (BBV artikel 59.1).

Een investering met een economisch nut:

•is verhandelbaar

•kan bijdragen aan het genereren van middelen

•moet geactiveerd worden (BBV artikel 59.1), met uitzondering van kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde tenzij de kunstvoorwerpen zijn aangeschaft met de intentie deze weer te verkopen (BBV artikel 59.2).

Een investering in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut:

•vervult een publieke taak

•genereert geen middelen

•moet geactiveerd worden (BBV artikel 59.1).

De termen maatschappelijk nut en maatschappelijke functie zijn niet synoniem. Het overgrote deel van het gemeentelijk bezit heeft een maatschappelijke functie. Gebouwen bijvoorbeeld hebben veelal een maatschappelijke functie (gemeentehuis, gemeentewerf, scholen e.d.), maar wel een economisch nut.

Bovenvermelde soorten investeringen kunnen worden onderverdeeld in:

•nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen

•vervangingsinvesteringen

•levensduur verlengende investeringen (geen onderhoud).

Een uitzonderlijk geval vormt software of de gebruiksrechten van software (licenties). Software zou normaal gesproken onder de immateriële vaste activa gecategoriseerd worden. Het BBV kent echter een limitatieve lijst van immateriële vaste activa, waarop software niet voorkomt.

Software wordt daarom gecategoriseerd onder de materiële vaste activa als investering met een economisch nut.

Het activeren van software is verplicht.

Indien de gemeente niet de software verwerft maar de gebruiksrechten (licenties), dan kunnen die geactiveerd worden. De voorwaarden voor activeren zijn:

•de gebruiksrechten worden voor een aantal jaren ineens in rekening gebracht

•de gebruiksrechten zijn voor onbepaalde duur.

De gemeente Zeist activeert de gebruiksrechten voor software niet.

Indien gebruiksrechten voor meerdere jaren zijn verworven, dan kunnen de kosten als vooruitbetaalde kosten worden verwerkt. Hiermee wordt hetzelfde effect bereikt, namelijk spreiding van de kosten. Daarnaast is vaak niet te bepalen of het gebruiksrecht van de software voor onbepaalde tijd is.

Indien sprake is van een Saas (Software as a service) oplossing, dan wordt een softwaretoepassing via internet aangeleverd, als een service. Het beheer en de hosting van de software liggen geheel bij de leverancier. De gemeente betaalt voor het gebruik van de software en de beheerkosten van de software.

Gebruikersrechten, zoals bovenstaand al uiteengezet, en beheerkosten, die tot de normale exploitatiekosten gerekend kunnen worden, worden niet geactiveerd.

Financiële vaste activa

Het BBV onderscheidt binnen de financiële vaste activa (BBV artikel 36):

•kapitaalverstrekkingen aan

o deelnemingen

o gemeenschappelijke regelingen

o overige verbonden partijen

•leningen aan

o woningbouwcorporaties

o openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden

o deelnemingen

o overige verbonden partijen

•overige langlopende leningen

•uitzettingen met een rentetypische looptijd van > 1 jaar

Het activeren van de financiële vaste activa is verplicht.

4.1.3 Moment van activeren

Het BBV stelt dat investeringen die aan de voorwaarden van activeren voldoen uiterlijk op het moment van ingebruikname op de staat van activa worden opgenomen.

In Zeist worden activa uiterlijk aan het einde van het boekjaar opgenomen op de staat van activa.

4.1.4 Wat activeren

Welke kosten mogen geactiveerd worden?

De regel luidt dat alle vaste activa voor het bedrag van de investering worden geactiveerd (BBV artikel 62.1).

Onderstaand wordt per categorie vaste activa ingegaan op wat onder “het bedrag van de investering” wordt verstaan.

Immateriële vaste activa

Tot het bedrag van de investering wordt gerekend:

•de afsluitkosten van geldleningen en het saldo van (dis)agio

•de aanschafkosten (inkoop + bijkomende kosten)

Materiële vaste activa

Tot het bedrag van de investering wordt gerekend:

•De aanschafkosten (inkoop + bijkomende kosten) of de vervaardigingskosten (directe kosten: grond- en hulpkosten + bijkomende kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend).

Sloopkosten en saneringskosten leiden niet tot een nieuw actief, wat inhoudt dat deze kosten als last in de exploitatie moeten worden genomen. Indien op dezelfde locatie een nieuw actief wordt gerealiseerd, dan kunnen de sloopkosten en/of saneringskosten tot de vervaardigingsprijs van het nieuwe actief worden gerekend.

Als de sloopkosten en/of saneringskosten worden gemaakt om een grondexploitatie mogelijk te maken, dan kunnen de sloop-/saneringskosten tot de vervaardigingsprijs van de grondexploitatie worden gerekend.

De algemene regel luidt: de gemeente Zeist rekent sloopkosten en saneringskosten niet tot de vervaardigingsprijs van een nieuw te realiseren actief. Sloop- en saneringskosten worden dus niet geactiveerd.

Als de sloop-/saneringskosten worden gemaakt om een grondexploitatie mogelijk te maken, dan kan van bovenstaande regel afgeweken worden. De afwijking dient dan aan de raad voorgelegd te worden met een raadsvoorstel.

•De implementatie- of installatiekosten.

•Rente (indien een kapitaalgoed wordt vervaardigd mag rente worden gerekend over het tijdvak van vervaardiging).

De gemeente Zeist rekent de rente over het tijdvak van vervaardiging niet tot het investeringsbedrag.

Het toerekenen van rente aan het investeringsbedrag is niet gebruikelijk, omdat dit de overzichtelijkheid van voor- en nacalculatie beïnvloed.

•Kosten van toezicht en uitvoering.

•Kosten van voorbereiding.

Het betreft hier b.v. (interne) uren van architect of ingenieur voor het opstellen van een bestek of kostenraming.

Voor deze kosten wordt vaak een apart krediet beschikbaar gesteld, het voorbereidingskrediet.

Vaak zijn voorbereidingskosten direct te relateren aan een (te realiseren) actief. De voorbereidingskosten tot de investeringsprijs rekenen is in die gevallen gerechtvaardigd. Er kunnen zich ook situaties voordoen waarbij activering van de voorbereidingskosten niet gerechtvaardigd is b.v. als het actief niet wordt gerealiseerd of de aanvang van het realiseren van het actief is meer dan 1 jaar na afronding van de voorbereiding.

De gemeente Zeist rekent de kosten van voorbereiding onder voorwaarden tot het investeringsbedrag:

•De kosten moeten direct zijn toe te rekenen aan een investering die geactiveerd mag worden conform deze richtlijnen.

•De kosten van voorbereiding dienen in tijd aan te sluiten op de uitvoering van de investering (de tijdsspanne tussen voorbereiding en uitvoering is gering).

•De uitvoering van de investering moet zeker zijn.

•Het benodigde voorbereidingskrediet is met een raadsbesluit vastgesteld.

Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan worden de voorbereidingskosten t.l.v. de exploitatie gebracht.

Tot het bedrag van de investering wordt niet gerekend:

•De indirecte kosten (overhead).

•De opleidingskosten die noodzakelijk zijn om met het actief te kunnen werken.

•De BTW, indien deze compensabel of verrekenbaar is.

Ten aanzien van materiële vaste activa gelden de onderstaande afwijkingen op de regel:

•Bijdragen van derden die een directe relatie hebben met de investering worden in mindering gebracht worden op het investeringsbedrag (BBV artikel 62.2).

Kapitaalbijdragen van derden voor investeringen (b.v. SPUK, subsidie) worden voor 100% in mindering gebracht op het investeringsbedrag. Indien na activering van het actief blijkt dat de uitkering lager uitvalt, dan wordt dit gecorrigeerd op de boekwaarde van het actief.

•Voorzieningen die zijn gevormd voor bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen met economisch nut, waarvoor een heffing kan worden geheven (bv riolering), worden in mindering gebracht op het investeringsbedrag (BBV artikel 62.3). Zie ook 7.3.

Een reserve die gevormd is als bijdrage aan een investering mag dus niet in mindering worden gebracht op het te activeren investeringsbedrag. De gevormde reserve kan wel ingezet worden als dekkingsreserve. De hoogte van deze dekkingsreserve is dan maximaal gelijk aan het investeringsbedrag van het actief. Vervolgens valt de dekkingsreserve dan gedurende de afschrijvingstermijn van het bijbehorende actief in gelijke termijnen vrij ter dekking van de kapitaallasten van het actief.

Onttrekking van rente uit de bestemmingsreserve kapitaallasten is alleen mogelijk indien er bespaarde rente over het saldo van deze reserve wordt toegevoegd. Indien geen rente wordt toegevoegd, kunnen alleen de afschrijvingslasten aan de reserve worden onttrokken.

Voorgesteld wordt om geen rente toe te rekenen aan dekkingsreserves voor kapitaallasten. Hierdoor blijft de link tussen investeringsbedrag en hoogte van de dekkingsreserve intact.

De raad kan op voorstel van het college besluiten een dekkingsreserve in te stellen voor de gehele of gedeeltelijke dekking van de kapitaallasten van het onderliggende kapitaalgoed.

Aan deze reserve wordt geen rente toegerekend.

Bovenstaande regel geld voor nieuw te vormen dekkingsreserves voor kapitaallasten na ingang van deze nota.

Financiële vaste activa

Tot het bedrag van de investering wordt gerekend:

•het aanschafbedrag van de kapitaalverstrekking, lening of uitzetting

•de bijkomende kosten (afsluitkosten, provisie e.d.).