Handboek Vervanging Archiefbescheiden 2026

De selectieprocedure geldt voor alle papieren inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit. Deze kunnen via diverse kanalen binnenkomen, namelijk:

•Via de analoge post: postbus, brievenbus;

•Afgegeven bij bijvoorbeeld de receptie, bij een medewerker van een vakafdeling;

•Afgegeven of geselecteerd door een interne medewerker.

Uitgaande en interne archiefbescheiden komen alleen in aanmerking indien zij zijn verrijkt met relevante aantekeningen, zoals parafen of een natte handtekening. Te allen tijde dient op basis van de in deze procedure opgenomen selectiecriteria bepaald te worden of een document geselecteerd moet worden om het vervangingsproces te doorlopen.

Alle papieren inkomende post zijn te verdelen in:

•Stukken die in aanmerkingen komen voor digitale vervanging;

•Stukken die niet in aanmerking komen voor digitale vervanging en op analoge wijze verwerkt worden;

•Stukken die niet in aanmerking komen voor vervanging omdat ze onder de uitzonderingscriteria vallen, zie bijlage F. Deze stukken worden wel gedigitaliseerd, maar de papieren versie blijft ook bewaard.

Selectieprocedure archiefbescheiden

Fasering selectieprocedure

De selectieprocedure bestaat uit twee fasen:

1Selectiecriteria archiefwaardig en niet-archiefwaardig

2Selectie onderverdelen

1) Selectie archiefwaardig en niet-archiefwaardig

De selectieprocedure voor de analoge post wordt uitgevoerd door medewerkers van de postkamer. De postkamer sorteert de poststukken volgens de werkinstructie. De medewerkers van de postkamer zijn belast met het postverwerkingsproces openen en selecteren alle ingekomen post van archiefwaardig en niet-archiefwaardig stukken. Zie bijlage F voor de volledige beschrijving van de uitzonderingen op het vervangingsproces. De onderstaande gevallen worden niet geselecteerd voor vervanging binnen de selectieprocedure. Afhankelijk van het type uitzondering kunnen deze archiefbescheiden op een later moment of via een afwijkende procedure alsnog in aanmerking komen voor vervanging.

•Documenten die nog ondertekend moeten worden (zoals overeenkomsten);

•Documenten die eerst fysiek bewerkt moeten worden voordat vervanging mogelijk is;

•Documenten die door formaat, vorm of kwaliteit niet met de eigen scanapparatuur verwerkt kunnen worden (bijvoorbeeld groter dan A3 of afwijkend materiaal);

•Documenten die door een externe partij gescand moeten worden;

•Documenten die onderdeel zijn van een hotspot (in afstemming met Informatiebeheer en de archivaris);

•Niet-archiefwaardige bescheiden, reclame, brochures, folders kranten en tijdschriften;

•Documenten met intrinsieke of cultuurhistorische waarde;

•Documenten waarbij de authenticiteit alleen fysiek vastgesteld kan worden;

•Vertrouwelijke en persoonsgebonden documenten;

•Waardepapieren en documenten met financiële waarde;

•Documenten die niet goed te digitaliseren zijn;

•Wettelijk uitgezonderde documenten.

2) Selectie onderverdelen

De postkamer maakt bij de verwerking van inkomende analoge post gebruik van een selectiemethode met stickers. Op basis van deze stickers wordt de post bij binnenkomst direct ingedeeld naar het betreffende werkproces en de verantwoordelijke afdeling. Deze indeling bepaalt op welke wijze de post wordt gescand, geregistreerd en verder verwerkt binnen de organisatie. De inkomende post wordt onderverdeeld in de volgende processen:

•Burgerzaken (BZ) -> Backoffice Burgerzaken

•Inkomende zaak (INK-Z) -> KCC

•Inkomende zaak uitval CLO - > KCC

•Sociaal Domein (WMO) - > ST Contactpunt en KCC

•Facturen (FACT) -> Financiën

•Beroep en Bezwaar (BenB) -> Juridische Zaken

Per postproces zijn de processtappen met eventuele afwijkingen van het generieke registratieproces van bijlage C vermeldt in de bijlagen Toelichting processtappen analoge post.

*Op het moment dat nieuwe processen worden toegevoegd aan vervanging of er zijn nieuwe afspraken rondom selectie, zal dit via de wijzigingsprocedure verlopen (bijlage J).

Scannen

Zie nu het vervolg bij bijlage B: de scanprocedure.

Resultaten selectieprocedure

De uitvoering van de selectieprocedure leidt tot:

Resultaten

1Alle ingekomen, interne en uitgaande archiefbescheiden worden geselecteerd op wel of niet archiefwaardig.

2Alle archiefwaardige bescheiden doorlopen de aansluitende procedures binnen het vervangingsproces.

Kwaliteitsprocedure

De borging van de kwaliteit van de selectieprocedure kent een maatregel:

Kwaliteitsmaatregelen bij selectieprocedure

1

Er vindt een jaarlijkse controle op de selectie- en sorteringsafspraken plaats en of deze nog steeds actueel zijn: uitgevoerd door de auditor kwaliteitszorg.

Risico’s

De uitvoering van de selectieprocedure kan leiden tot de risico’s:

Risico

Maatregel

1Medewerkers leveren interne originele en officiële archiefbescheiden niet aan voor de selectieprocedure.

Van de archiefbescheiden die niet aangeboden worden voor de selectieprocedure, accepteert de gemeente het risico. Het blijft de verantwoordelijkheid van medewerkers om archiefbescheiden te behandelen volgens de afspraken uit het selectieproces. Medewerkers van de postkamer moeten bewust zijn en blijvend op de geldende afspraken over de selectieprocedure, als onderdeel van het vervangingsproces, gewezen worden.

2Archiefbescheiden worden geselecteerd als archiefwaardig terwijl zij niet-archiefwaardig zijn.

Doordat deze archiefbescheiden ook in de vakapplicatie worden geregistreerd vindt hierop automatisch het vier-ogen principe plaats (door de persoon die scant en vervolgens door de persoon die registreert). Het risico dat de gemeente meer bescheiden opneemt als archiefbescheiden dan strikt genomen noodzakelijk is, is aanvaardbaar.

3Archiefbescheiden worden geselecteerd als niet-archiefwaardig terwijl zij archiefwaardig zijn.

De medewerkers in het selectieproces krijgen instructie (handleiding) en worden begeleid door team IB waar nodig. Bij twijfel kunnen zij de bescheiden voorleggen aan een medewerker IB. Bij nog grote twijfel kan opgeschaald worden naar de gemeentearchivaris.

Deze procedure is opgesteld voor het scannen van archiefbescheiden. Het heeft betrekking op alle archiefbescheiden die vanuit het selectieproces (zie bijlage A) voor vervanging in aanmerking komen en het vervangingsproces doorlopen. Het betreft hier zowel de inkomende poststukken als ook interne en uitgaande archiefbescheiden. Te allen tijde geldt dat de archiefbescheiden de hieronder beschreven processtappen doorlopen.

Fasering scanprocedure

De scanprocedure bestaat uit vier fasen:

1Voorbereiding voor scannen;

2Het scannen zelf;

3Het uitvoeren van de kwaliteitscheck;

4Eventueel her-scannen.

1) Voorbereiding voor scannen

Onderdeel van de scanprocedure is het voorbewerken van de documenten voor het scannen. Het gaat om fysiek voorbereiden als uitvouwen, verwijderen van nietjes, plakband en paperclips. Bij het scanklaar maken gaat het ook om het sorteren van de te scannen archiefbescheiden. Bij documenten die door een bijzondere afmeting of hun bijzondere eigenschappen niet de standaard scanprocedure kunnen volgen worden tijdens de voorbereidingsfase gedetecteerd. Waar mogelijk wordt gezocht naar praktische oplossingen zoals het scannen met de plotter of het opvragen van een digitaal exemplaar bij de afzender. Bij het uitblijven van dat tweede wordt het document zodanig bewerkt dat het alsnog gescand kan worden dan wel wordt hoogwaardige digitalisering elders worden uitbesteed.

2) Het scannen zelf

Na het treffen van de voorbereidingen gebeurt het daadwerkelijke scannen. De medewerker die de scanner bedient controleert op het oog op vuil. De medewerker draagt zorg voor een rechte invoer van de archiefbescheiden en controleert nogmaals de bescheiden op nietjes, paperclips, e.d. Hierdoor worden zoveel mogelijk fouten en haperingen in het scanproces voorkomen.

De medewerker die verantwoordelijk is voor de scan maakt gebruik van de standaard profiel instellingen (zie tabel resultaten op de volgende pagina voor specificaties) op de scanner. De archiefbescheiden worden standaard in kleur gescand zodat er geen informatieverlies optreedt. Deze processtap kan zowel op de doorvoerscanners uitgevoerd worden, als ook op de multifunctional-apparaten verspreid over het gemeentehuis. Zie bijlage G voor de specificaties over de scanners.

3) Uitvoeren kwaliteitscheck

De medewerker controleert op basis van een afbeelding op een beeldscherm en een vergelijking met het fysieke bescheiden of de scan kwalitatief geslaagd is. Er wordt gecontroleerd op volledigheid, volgorde van pagina’s, de aanwezigheid van lege pagina’s, kleur, strepen of vegen, leesbaarheid én scheefstand. Hier wordt gekeken of de scan van voldoende kwaliteit is. Verkeerd gescande pagina’s worden opnieuw gescand en uiteraard nadrukkelijk gecontroleerd of de her-scan wel voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Bij het scannen met de doorvoerscanners worden de blanco pagina’s in het document gedetecteerd en verwijderd (softwarematig). Eventueel kan het wel of niet verwijderen van blanco pagina’s handmatig gecorrigeerd worden (o.a. geen informatiewaarde).

4) Eventueel her-scannen

Wanneer de gescande documenten gereed zijn voor verwerking worden deze, door een medewerker van een vakafdeling, geregistreerd. Deze medewerker controleert de scan op juiste weergave op het beeldscherm. Door deze extra controle is er sprake van het vier-ogen principe. Wanneer de medewerker onjuistheden constateert op de digitale archiefbescheiden, neemt deze contact op met de medewerker die scant (bij de postkamer) en verzoekt daarbij om een her-scan. Vervolgens wordt de scan verwerkt en voorzien van registratiegegevens (metadata). Zie hiervoor het vervolg bij bijlage C: de registratieprocedure.

Conform bijlage E: Vernietigingsprocedure van vervangen archiefbescheiden worden de gescande items gedurende een periode van minstens drie maanden bewaard, de zogenoemde incubatietijd. Enkel binnen deze periode kan een verzoek om her-scannen gehonoreerd worden. Indien het digitale bestand reeds in de digitale beheeromgeving is geregistreerd, wordt de her-scan als nieuwe versie geplaatst van de al gemaakte registratie.

*Op het moment dat er nieuwe afspraken zijn rondom de scanprocedure, zal dit via de wijzigingsprocedure verlopen (bijlage J).

Resultaten scanprocedure

De uitvoering van de scanprocedure leidt tot:

Resultaten

1Alle niet uitgezonderde archiefbescheiden uit de selectieprocedure worden gescand en zijn dan vanuit de wet en het besluit vervanging bestemd als digitale archiefbescheiden. Met hoogwaardig wordt bedoeld:

•Gescand met ten minste 300dpi kleur

•Gescand naar formaat PDF/A-1a of PDF/A-2a

•Waar in het bestand mogelijk wordt Optical Character Recognition (OCR) toegepast, de kwaliteit van OCR geeft ook een indicatie van de kwaliteit van de scan aan

•Geen automatische correcties op het gescande document (kleur, positionering)

•Geen verlies aan informatiewaarde door scanning

2Alle niet uitgezonderde archiefbescheiden uit de selectieprocedure zijn geschikt als digitaal document voor de werkprocessen van de gemeente.

Kwaliteitsprocedure

De borging van de kwaliteit van de scanprocedure kent twee maatregelen:

Kwaliteitsmaatregelen bij scanprocedure

1Het Vier-ogen principe: dit wordt toegepast doordat een medewerker de post scant (verwijderen nietjes, kwaliteit scan e.d.) en vervolgens een andere medewerker de post registreert (tweede controle kwaliteit scan): uitgevoerd door medewerker die scant en desbetreffende medewerker bij de registratie.

2Er vindt een jaarlijkse controle op de scanprocedure plaats en of deze nog steeds actueel zijn: uitgevoerd door de auditor kwaliteitszorg.

Risico’s

De uitvoering van de scanprocedure kan leiden tot de risico’s:

Risico

Maatregel

1Archiefbescheiden raken beschadigd tijdens het scanproces: informatieverlies door scanning.

De medewerkers die scannen zijn zich bewust van de procedure en de voorzichtigheid die hierbij gepast is. Bij beschadiging met onleesbaarheid tot gevolg zal contact opgenomen worden met de desbetreffende afdeling om de afzender te verzoeken de aanvraag nogmaals in te dienen.

2Archiefbescheiden worden kwalitatief onvoldoende gescand.

Zowel de medewerker die verantwoordelijk is voor de scan als de desbetreffende medewerker die registreert toetst de kwaliteit. Ook wordt er een incubatietijd aangehouden, waardoor - wanneer vanuit het werkproces blijkt dat de digitale kwaliteit onvoldoende is - het bescheiden nogmaals en met betere kwaliteit gescand kan worden.

3Gescande archiefbescheiden worden niet juist in het beheersysteem geplaatst waardoor werkprocessen kunnen stagneren.

Doordat registratie in het beheersysteem losgekoppeld is van de scanprocedure worden verkeerd geplaatste digitale archiefbescheiden herkend en gecorrigeerd vanuit de registratieprocedure.

De registratieprocedure is van toepassing op alle archiefbescheiden die door de selectieprocedure zijn geselecteerd om het vervangingsproces te doorlopen, vervolgens zijn gescand en nu worden registreert. De registratiegegevens (metadata) wordt aan de scan gekoppeld waardoor de context juist is weergegeven en het document met de gegevens bruikbaar en terugvindbaar zijn.

De registrator voert de procedure uit zoals beschreven in deze bijlage C. Ook voor deze procedure geldt dat de beschreven stappen voor zowel inkomende archiefstukken als ook voor interne en uitgaande archiefbescheiden worden uitgevoerd.

Binnen de organisatie van de gemeente Zeist wordt gewerkt met een Zaaksysteem die ingericht is met de werkprocessen van de I-navigator. Bij registratie van inkomende, uitgaande en interne archiefbescheiden wordt een relatie gelegd met het bijbehorende zaaktype (werkproces). Er zijn ook werkprocessen en daarmee inkomende post dat wordt geregistreerd in een vakspecifieke applicatie. Hieronder wordt het registratieproces globaal uitgelegd, waarna specifieke toepassingen voor het zaaksysteem of vakapplicaties los worden genoemd. Per postproces zijn de processtappen met eventuele afwijkingen van het generieke registratieproces vermeldt in de bijlagen Toelichting processtappen analoge post.

Registratieproces

In de afbeelding hieronder staat het generieke proces weergegeven. Deze procesgang is ook van toepassing op de interne en uitgaande archiefbescheiden.

Na selectie en scanning zal de behandeld medewerker de gemaakte scans in het beheersysteem op het scherm zien. Deze worden op dat moment nogmaals gecontroleerd op scheefstand, volledigheid, volgorde en leesbaarheid. Indien nodig kan het analoge document opnieuw de scanprocedure doorlopen. Wanneer de scan in orde is, start de behandelend medewerker de registratie in het beheersysteem. Hierbij wordt eerst bepaald of de scan behoort bij een bestaande zaak of -dossier in het systeem, dan wel of er een nieuwe zaak gestart moet worden. De registratie wordt vervolgens conform de hieronder uitgewerkte stappen per beheersysteem uitgevoerd. De analoge archiefbescheiden worden na registratie centraal bewaard in weekdozen conform de gemaakte afspraken, waarna de vernietigingsprocedure (bijlage E) met betrekking tot vervangen archiefbescheiden van start gaat.

*Op het moment dat er nieuwe afspraken of beheersystemen zijn rondom de registratieprocedure, zal dit via de wijzigingsprocedure verlopen (bijlage J).

Registratiegegevens (metadata) toevoegen

Welke inhoudelijke of technische metadata wordt toegevoegd, is uitgewerkt in bijlage I: metadataschema. Hieronder is aangegeven hoe er per postproces of beheersysteem wordt geregistreerd.

Registratieprocedure Inkomende zaak uitval - CLO

Stap

Activiteit

1: Ophalen scan vanaf N-schijf

De medewerker KCC opent de netwerkschijf (N:\Inkomend Zaaksysteem Uitval) en haalt de gescande documenten op.

2: Kwaliteitscheck (vier-ogen principe)

De medewerker controleert de scan op afwijkingen. En neemt contact op met de postkamer voor een her-scan bij een afwijking.

3: Registratie van document

De medewerker registreert de scan in CLO. Als nieuwe zaak of als document binnen een bestaande zaak.

4: Verwijderen scan van N-schijf

Na afronding van de registratie verplaatst de medeweker de scan naar de map verwerkt. De inhoudt wordt elke maand geleegd.

Registratieprocedure Inkomende zaak – Zaaksysteem

Stap

Activiteit

1: Ophalen scan in Kofax

De medewerker KCC opent Kofax en haalt de gescande documenten op.

2: Kwaliteitscheck (vier-ogen principe)

De medewerker controleert de scan op afwijkingen. En neemt contact op met de postkamer voor een her-scan bij een afwijking.

3: Registratie van document

De medewerker registreert de scan via Kofax in het Zaaksysteem, als nieuwe zaak of als document binnen een bestaande zaak. En vult de metadata verder aan in het Zaaksysteem.

4: Afronden en automatisch verwijderen

Na het afronden van de registratie wordt het document automatisch verwijderd in Kofax.

Registratieprocedure Burgerzaken

Stap

Activiteit

1: Ophalen scan vanaf N-schijf

De medewerker burgerzaken opent de netwerkschijf (N:\Post Inkomend Burgerzaken) en haalt de gescande documenten op, en verplaatst deze naar de map Opgepakt.

2: Kwaliteitscheck

(vier-ogen principe)

De medewerker controleert de scan op afwijkingen. En neemt contact op met de postkamer voor een her-scan bij een afwijking.

3: Registratie van document

De scan wordt hierna verwerkt in iBurgerzaken zoals dit ook gebeurt bij bv. balie aanvragen.

4: Verwijderen scan van N-schijf

Na afronding van de registratie verplaatst de medeweker de scan naar de map verwerkt. De inhoudt wordt elke maand geleegd door team burgerzaken.

Registratieprocedure Beroep en bezwaar

Stap

Activiteit

1: Ophalen scan vanaf N-schijf

De medewerker Juridische Zaken opent de netwerkschijf (N:\Post Inkomend Beroep en bezwaar) en haalt de gescande documenten op.

2: Kwaliteitscheck

(vier-ogen principe)

De medewerker controleert de scan op afwijkingen. En neemt contact op met de postkamer voor een her-scan bij een afwijking

3: Registratie van document

De medewerker registreert de scan in Octopus. Als nieuwe zaak of als document binnen een bestaande zaak.

4: Verwijderen scan van N-schijf

Na afronding van de registratie verwijdert de medewerker de scan van de N-schijf of dit gaat automatisch.

Registratieprocedure Financiën

Stap

Activiteit

1: Ophalen scan in Kofax

De medewerker Financiën opent Kofax en haalt de gescande factuur op.

2: Kwaliteitscheck

(vier-ogen principe)

De medewerker controleert de scan op afwijkingen. En neemt contact op met de postkamer voor een her-scan bij een afwijking

3: Registratie van document

De medewerker registreert de factuurgegevens (metadata) in Kofax.

4: Afronden en automatische opslag in Financials

Na het afronden van de registratie in Kofax wordt de factuur automatisch opgeslagen in Financials en verwijderd in Kofax.

Registratieprocedure WMO – ST Contactpunt

Stap

Activiteit

1: Ophalen scan vanaf N-schijf

De medewerker ST Contactpunt opent de netwerkschijf (N:\Post Inkomend WMO) en haalt de gescande Plannen van Aanpak op.

2: Kwaliteitscheck (vier-ogen principe)

De medewerker controleert de scan op afwijkingen. En neemt contact op met de postkamer voor een her-scan bij een afwijking.

3: Registratie van document

De medewerker registreert de scan in Zorgnet.

4: Verwijderen scan van N-schijf

Na afronding van de registratie verplaatst de medeweker de scan naar de map verwerkt. De inhoudt wordt elke maand geleegd.

Registratieprocedure WMO – KCC

Stap

Activiteit

1: Ophalen scan vanaf N-schijf

De medewerker KCC opent de netwerkschijf (N:\Post Inkomend WMO) en haalt de gescande documenten op.

2: Kwaliteitscheck (vier-ogen principe)

De medewerker controleert de scan op afwijkingen. En neemt contact op met de postkamer voor een her-scan bij een afwijking.

3: Registratie van document

De medewerker registreert de scan in Zorgnet. Als nieuwe zaak of als document binnen een bestaande zaak.

4: Verwijderen scan van N-schijf

Na afronding van de registratie verplaatst de medeweker de scan naar de map verwerkt. De inhoudt wordt elke maand geleegd.

Vervolg: kwaliteitscontrole registratie

De kwaliteitscontroles die door de medewerkers worden uitgevoerd bij stap 2 staan uitgebreid beschreven in bijlage D: de kwaliteitsprocedure en audits.

Resultaten registratieprocedure

De uitvoering van de registratieprocedure leidt tot:

Resultaten

1Alle geselecteerde archiefbescheiden doorlopen de registratieprocedure en zijn geregistreerd.

2Aan de gescande bestanden wordt metadata toegevoegd.

3Alle geselecteerde archiefbescheiden zijn opgenomen in het de beheersystemen en zijn toegankelijk, raadpleegbaar, herbruikbaar en kunnen beheerd worden.

Kwaliteitsprocedure

De borging van de kwaliteit van de registratieprocedure kent twee maatregelen:

Kwaliteitsmaatregelen bij registratieprocedure

1Periodiek (eens per drie maanden) voert een team controles uit door middel van een steekproef op de scans en uitgevoerde registraties, waarbij initiële registraties indien nodig kunnen worden hersteld. IB legt de bevindingen vast in een rapportage kwaliteitsborging. Voor de uitvoering van de controle, zie bijlage D. De controle wordt uitgevoerd door een medewerker van Informatiebeheer of door een medewerker van een vakafdeling.

2Er vindt een jaarlijkse controle op de registratieprocedure plaats en of deze nog steeds actueel zijn: uitgevoerd door de auditor kwaliteitszorg.

Risico’s

De uitvoering van de registratieprocedure kan leiden tot de risico’s:

Risico

Maatregel

1Archiefbescheiden worden niet aan het juiste zaaktype gekoppeld.

Het digitale informatiebeheer is belegd bij de behandelend medewerkers. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor goede dossiervorming, waarbij team IB kan adviseren. Wanneer aan een nieuwe zaak wordt begonnen controleert de medewerker zelf of het juiste zaaktype gekozen is.

2Archiefbescheiden worden als nieuwe zaak geregistreerd in plaats van bij een bestaande zaak, of andersom.

De medewerkers kunnen dit constateren na ontvangst en conform geldende werkafspraken passende acties ondernemen (bijvoorbeeld archiefbescheiden verplaatsen naar de juiste zaak en daarna de foutief aangemaakte zaak voortijdig beëindigen).

3Archiefbescheiden worden niet met de juiste metadata, anders dan zaaktype geregistreerd.

Periodiek vinden controles plaats door middel van een steekproef op de gedane scans en registraties door team IB of de vakafdeling. Aanpassingen en aanvullingen kunnen altijd gedaan worden.

Concrete eisen voor de kwaliteitsprocedures en audits

De gemeente Zeist heeft een Kwaliteitssysteem Informatiebeheer dat gebaseerd is op wet- en regelgeving ten aanzien van digitaal informatiebeheer. In dit kwaliteitssysteem zijn normen vertaald in doelstellingen en maatregelen. Het kwaliteitssysteem is een verbetermethodiek aan de hand van de plan-do-check-act-cyclus en hiermee wordt gemonitord of het informatiebeheer afdoende is geborgd. Het Handboek vervanging en de bijbehorend kwaliteitscontroles maken onderdeel uit van het kwaliteitssysteem en worden periodiek getoetst.

Kwaliteitsprocedure door de vakafdeling

Kwaliteitscontroles vinden plaats net na de registratieprocedure (bijlage C). De kwaliteitscontroles worden periodiek (ten minste eens per drie maanden) uitgevoerd door middel van een steekproef op de scans en uitgevoerde registraties. De controle wordt beschreven in deze bijlage D. De uitvoerende medewerkers leggen de bevindingen vast in een rapportage kwaliteitsborging. Het doel van de kwaliteitscontrole is dat er is geen verlies is aan informatiewaarde door scannen en registratie, waarbij initiële registraties indien nodig kunnen worden hersteld.

Stappen uitvoeren kwaliteitscontrole

1Pas bij de kwaliteitscontrole het document omvang steekproef AQL-norm als hulpmiddel toe om de steekproef op AQL van de afgelopen 3 maanden te berekenen. De AQL-methode is een Internationale ISO steekproefnorm.

2Vervolgens selecteert de medewerker willekeurig een vaststaand aantal documenten per week aan de hand van de eerder berekenende AQL. Er is gekozen voor een geaccepteerd kwaliteitsniveau van 2,5%.

3De medewerker controleert de scans en de registratie. De bevindingen worden genoteerd in de rapportage kwaliteitsborging van het desbetreffende beheersysteem. Is een document of registratie niet correct, vindt er een herstelactie plaats. Het document wordt dan opnieuw gescand en/of de registratie wordt verrijkt met de juiste informatie.

4Zodra alle zaken zijn gecontroleerd, wordt periodiek gekeken hoeveel fouten in de batch zitten per beheersysteem. Als er te veel fouten in de te contoleren batch zitten, wordt de batch afgekeurd en wordt dit genoteerd in de rapportage.

5Periodiek kijkt team informatiebeheer mee in de rapportage kwaliteitsborging van het desbetreffende beheersysteem, waarbij conclusies worden getrokken uit de kwaliteitscontrole. Zijn er vaker dan één per maand afgekeurde batches, wordt het kwaliteitsniveau van de controle verscherpt. Wordt er in drie maanden hooguit één batch afgekeurd, wordt het controleniveau versoepeld. Ook wordt gekeken naar de frequentie van fouten om deze structureel aan te pakken met de afdelingen. Jaarlijks controleert de auditor of de kwaliteitscontroles worden uitgevoerd en rapporteert richting het management (proceseigenaren) over de bevindingen.

Kwaliteitsprocedure door auditor kwaliteitszorg

In elke bijlage van A tot en met J zijn verschillende kwaliteitsprocedure opgenomen, hierin worden de kwaliteitsmaartegelen beschreven die uitgevoerd moeten worden. In de jaarlijkse audit zal de auditor kijken of deze maatregelen daadwerkelijk worden uitgevoerd zoals beschreven. Daarbij controleert de auditor of de kwaliteitscontroles periodiek wordt uitgevoerd. Tijdens de jaarlijkse audit wordt gekeken of de werkwijze zoals in het handboek vervanging met alle bijlagen is beschreven wordt toegepast. Hierbij wordt gekeken naar opzet, bestaan en werking. Alle bevindingen worden gebundeld en gerapporteerd aan het management.

Resultaten kwaliteitsprocedure

De uitvoering van de kwaliteitsprocedure leidt tot:

Resultaten

1Een jaarlijkse controle op het vastgestelde handboek vervanging met bijbehorende procedures en genomen besluit(en), zodat vervanging actief wordt uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken naar opzet, bestaan en werking. Dit wordt uitgevoerd door de auditor kwaliteitszorg.

2Jaarlijkse controle op kwaliteit van het vervangingsproces door inrichting van de kwaliteitsprocedure: uitgevoerd door de auditor kwaliteitszorg.

Kwaliteitsprocedure

De kwaliteitsprocedure betreft de kwaliteitsborging van de registratie en de kwaliteitsborging van het gehele vervangingsproces:

Kwaliteitsmaatregel

1Periodiek worden controles uitgevoerd door middel van een steekproef op de scans en uitgevoerde registraties, waarbij initiële registraties indien nodig kunnen worden hersteld. De bevindingen worden in een rapportage kwaliteitsborging vastgelegd. De controle wordt uitgevoerd door een medewerker van de vakafdeling. Als de controles goed gaan, wordt de controle versoepeld.

2Er vindt een jaarlijkse controle op de kwaliteitsprocedure plaats en of deze nog steeds actueel zijn: uitgevoerd door de auditor kwaliteitszorg.

Risico’s

De uitvoering van de kwaliteitsprocedure kan leiden tot de risico’s:

Risico

Maatregel

1Jaarlijkse controles of actualisaties worden vergeten

Voor het borgen dat de jaarlijkse controles en actualisaties worden uitgevoerd, wordt een nauwe verbinding gelegd met de gemeentebrede PDCA-cyclus inclusief de verantwoording daarin. De kwaliteitsprocedure is daarmee niet een losstaand proces, maar maakt integraal deel uit van de jaarlijkse rapportage op kwaliteit.

2De ingebouwde kwaliteitsprocedures blijken niet de juiste of niet voldoende

Door de maatregel dat de kwaliteitsprocedure en andere procedures binnen het vervangingsproces regelmatig op actualiteit worden gecontroleerd, kunnen de ingebouwde kwaliteitsprocedures ook regelmatig worden aangepast.

3Onjuiste conclusies worden getrokken uit de controles.

Kwaliteitscontroles zijn gebaseerd op de AQL-norm om een representatieve steekproef uit te voeren.

Vanuit de Archiefwet 1995 artikel 7 is de vernietiging van het originele bescheiden de afronding van de feitelijke uitvoering van het vervangingsproces. Alle digitaal vervangen documenten worden na een periode van drie maanden na digitalisering vernietigd. Een format van de verklaring van vervanging staat onderaan van deze bijlage.

De bescheiden die de eerste stappen van het vervangingsproces hebben doorlopen, worden iedere dag in zogenoemde weekdozen geplaatst. De weekdozen worden in Kluis 5 bewaard. Vervangen bescheiden die op andere locaties dan de centrale postkamer zijn gescand worden bij team Informatiebeheer aangeleverd en vervolgens door een teamlid in de weekdozen geplaatst. De datum op het document is daarbij leidend voor het plaatsen in de weekdozen. Elke weekdoos wordt bewaard voor een termijn van minimaal drie maanden. Daarna wordt de inhoud van de weekdoos in een afgesloten papiercontainer gelegd. De weekdoos zelf blijft daarbij behouden, zodat deze opnieuw gebruikt kan worden; door een nieuwe weeksticker over de oude heen te plakken kan één doos meerdere malen ingezet worden.

Team informatiebeheer stelt, volgens het Archiefbesluit 1995 aritkel 8, een verklaring van vervanging op waarin is opgenomen dat bescheiden zijn vernietigd in het kader van het Besluit Vervanging en de periode die de bescheiden betreffen. De gemeente hanteert deze drie maanden (de zogenoemde incubatietijd), zodat wanneer vanuit werkprocessen en/of beroeps- en bezwaarprocedures de digitale archiefbescheiden, ondanks alle doorlopen procedures, toch onvolledig blijkt te zijn of van onvoldoende kwaliteit is, het papieren bescheiden alsnog bij de behandeling betrokken kan worden.

De verklaring wordt permanent bewaard in het zaaksytseem onder het zaaktype Archief conversie, migratie of vervanging. De inhoud van de papiercontainer wordt jaarlijks/periodiek opgehaald door een gecertificeerd bedrijf in documentenvernietiging. Dit bedrijf draagt vervolgens zorg voor de feitelijke vernietiging van de papieren bescheiden en verstrekt de gemeente hiervan een vernietigingscertificaat. Zie hiervoor de procesbeschrijving Archiefvernietiging. Zodra de gemeente Zeist dit vernietigingscertificaat heeft ontvangen, wordt deze toegevoegd aan de zaak waar de verklaring van vervaning is opgeslagen.

Resultaten vernietigingsprocedure

De uitvoering van de vernietigingsprocedure leidt tot:

Resultaten

1De vervangen analoge archiefbescheiden zijn na de afgesproken periode vernietigd.

2De vernietiging en daarmee vervanging van de analoge archiefbescheiden is vastgelegd in

een verklaring van vervanging en een vernietigingscertificaat conform de eisen uit wet- en regelgeving.

Kwaliteitsprocedure

De uitvoering van de vernietigingsprocedure bevat drie maatregelen:

Kwaliteitsmaatregelen

1De incubatietijd van minimaal 12 weken creëert ruimte voor eventueel herstel van gemaakte keuzes in eerdere procedurestappen van selectie, scanning en registratie. Ook geeft de periode ruimte de uitzonderingen te detecteren. Uitgevoerd door: medewekers postkamer, betrokken medewerkers en de informatiebeheerders.

2Het opmaken van een verklaring van vervanging inclusief vernietigingscertificaat. Uitgevoerd door de informatiebeheerders.

3Er vindt een jaarlijkse controle op de vernietigingsprocedure plaats in het kader van vervanging en of deze nog steeds actueel is: uitgevoerd door de auditor kwaliteitszorg.

Risico’s

De uitvoering van de vernietigingsprocedure kan leiden tot de risico’s:

Risico

Maatregelen

1Medewerkers in de organisatie leveren de analoge interne en verzonden archiefbescheiden niet aan voor opberging in weekdozen.

Van de archiefbescheiden die niet aangeboden worden voor de vernietigingsprocedure, accepteert de gemeente het risico. De bescheiden moeten op een later moment worden vernietigd. Creëren van bewustzijn in de organisatie moet het risico verkleinen.

2De te vervangen archiefbescheiden worden niet per 12 weken vernietigd zoals afgesproken.

Controle op de termijn van vernietiging in het kader van het vervangingsproces. Indien de termijn is verstreken, moet vernietiging op een later moment alsnog plaatsvinden.

3De medewerker selecteert niet alle archiefstukken met cultuurhistorische waarde voor bewaring.

Documenten waarbij de vervangingswaardigheid in twijfel getrokken wordt, worden voorgelegd aan de informatiebeheerder. Dit kan bij grote twijfel opgeschaald worden naar de gemeentearchivaris.

Voorbeeldtekst: Verklaring van vervanging

Ondergetekende, beheerder van de archieven van de gemeente Zeist verklaart ingevolge artikel 8 van het Archiefbesluit en op grond van het vervangingsbesluit [zaaknummer/dossiernummer van vervangingsbesluit] van de gemeente Zeist d.d. [datum besluit] de in dat besluit genoemde en hieronder gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.

De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering of verbranding door [bedrijf] op [datum].

Plaats: Zeist

Datum: [datum]

Ondertekening:

[ondertekening hier]

Bijlage vervangen en vernietigde archiefbescheiden

De analoge archiefbescheiden die in aanmerking komen voor vervanging en zijn vernietigd. Overzicht van archiefbescheiden:

Proces [hier procesnaam]:

[Hier zaaktype naam]: zaken/dossiers van [dd-mm-jjjj] t/m [dd-mm-jjjj].

[Hier zaaktype naam]: zaken/dossiers van [dd-mm-jjjj] t/m [dd-mm-jjjj].

Proces [hier procesnaam]:

[Hier zaaktype naam]: zaken/dossiers van [dd-mm-jjjj] t/m [dd-mm-jjjj].

[Hier zaaktype naam]: zaken/dossiers van [dd-mm-jjjj] t/m [dd-mm-jjjj].

Op basis van de selectieprocedure (bijlage A in dit handboek) worden archiefbescheiden geselecteerd om het vervangingsproces te doorlopen. De laatste stap van het vervangingsproces betreft het vernietigen van de vervangen, originele archiefbescheiden. Dit dient te gebeuren vanuit het wettelijk kader en effectueert concreet het Besluit Vervanging. De procedure uitzonderingen op vervangingsproces heeft betrekking op zowel de inkomende, uitgaande als ook op de interne analoge bescheiden. Er zijn echter uitzonderingen op het vervangingsproces. In deze gevallen blijft het analoge exemplaar, het origineel, bewaard ook na het digitaliseren. Deze bijlage F beschrijft de uitzonderingen.

Bij de minste twijfel over de uitzonderingen rondom vervanging, eerst overleggen met team informatiebeheerder. Deze collega beoordeelt de uitzonderingsvraag. Waar nodig wordt de aanvoerder informatiebeheer en/of gemeentearchivaris betrokken.

Verschillende soorten uitzonderingen

1Archiefbescheiden die later of via een afwijkende procedure worden vervangen

In onderstaande gevallen worden archiefbescheiden uiteindelijk wel vervangen, maar niet volgens het standaardproces:

•Documenten die nog ondertekend moeten worden (zoals overeenkomsten)

•Documenten die eerst fysiek bewerkt moeten worden voordat vervanging mogelijk is

•Documenten die door formaat, vorm of kwaliteit niet met de eigen scanapparatuur verwerkt kunnen worden (bijvoorbeeld groter dan A3 of afwijkend materiaal)

•Documenten die door een externe partij gescand moeten worden

•Documenten die onderdeel zijn van een hotspot (in afstemming met Informatiebeheer en de archivaris)

2Archiefbescheiden die niet worden vervangen (blijvend fysiek bewaren)

De volgende archiefbescheiden worden niet vervangen en mogelijk gedigitaliseerd. Het originele, analoge document blijft bewaard.

2.1 Documenten met intrinsieke of cultuurhistorische waarde

•Documenten met bijzondere uiterlijke kenmerken (zoals zegels, watermerken, bindwijzen of hologrammen)

•Documenten waarbij kleurgebruik inhoudelijk van betekenis is

•Documenten met esthetische of artistieke waarde

•Documenten die van belang zijn voor technologische ontwikkeling

•Zeer oude of zeldzame documenten

•Documenten met tentoonstellingswaarde

•Documenten met betrekking tot historisch belangrijke personen, gebeurtenissen of objecten

2.2 Documenten waarbij de authenticiteit alleen fysiek vastgesteld kan worden

•Documenten waarbij twijfel bestaat over de echtheid

•Anonieme brieven, dreigbrieven of verdachte post

•Documenten waarbij ook de envelop onderdeel is van het bewijs

2.3 Vertrouwelijke en persoonsgebonden documenten

•Post gericht aan een specifieke persoon (persoonlijk te overhandigen)

•Documenten voor het Meldpunt Integriteit

•Vertrouwelijke personeelsgerelateerde post (bijvoorbeeld van UWV of Wmo)

2.4 Waardepapieren en documenten met financiële waarde

•Geld, cadeaubonnen, obligaties, aandelen

•Certificaten, garantstellingen en polissen

2.5 Documenten die niet goed te digitaliseren zijn

•Documenten waarbij digitalisering leidt tot informatie- of kwaliteitsverlies

•Objecten zoals maquettes of kunstvoorwerpen

2.6 Wettelijk uitgezonderde documenten

•(Internationale) verdragen en oorkonden

•Documenten die op grond van wet- en regelgeving fysiek bewaard moeten blijven

3Niet-archiefwaardige bescheiden

De volgende stukken worden niet vervangen, niet gedigitaliseerd en niet geregistreerd:

•Reclame en ongeadresseerd drukwerk

•Brochures, folders en tijdschriften

•Kranten

•Overige niet-archiefwaardige poststukken

Deze stukken worden direct doorgestuurd naar de geadresseerde of afgevoerd als oud papier.

Registratie van uitgezonderde archiefbescheiden

Archiefbescheiden die wel voor vervanging zijn geselecteerd, maar hiervan zoals hierboven beschreven worden uitgezonderd, worden indien fysiek mogelijk wel gedigitaliseerd en geregistreerd in een beheersysteem. De medewerker informatiebeheer draagt tijdens bovenstaand proces zorg voor bewaring van de archiefbescheiden in de archiefruimte van het gemeentehuis.

De uitzonderingsstatus wordt in het beheersysteem in de registratie aangegeven met een specificatie dat de archiefbescheiden fysiek aanwezig zijn, zodat er geen onduidelijkheid bestaat over in welke vorm het origineel bestaat. Deze archiefbescheiden blijven analoog bewaard in een apart hiervoor bestemde doos. Vervolgens wordt de doos bewaard in een daarvoor goedgekeurde archiefruimte van de gemeente Zeist tot het moment dat ze vernietigd kunnen worden of overgedragen kunnen worden aan het Gemeentearchief.

Resultaten procedure uitzonderingen

De uitvoering van de procedure op uitzonderingen leidt tot het volgende resultaat:

Resultaat

1Analoge archiefbescheiden die niet of niet kwalitatief voldoende goed gescand kunnen worden, worden uitgesloten van het vervangingsproces en in originele staat gearchiveerd.

2Analoge archiefbescheiden die nog moeten worden voorzien van ondertekening en/of handmatige (aan)tekening of die alleen door integriteitsmedewerkers mogen worden behandeld, worden niet vervangen maar verder in procesbehandeling gebracht.

3Analoge archiefbescheiden die vanuit hun inhoud, waarde of bijzondere vorm uitgesloten moeten worden van het vervangingsproces, worden in hun fysieke vorm bewaard.

Kwaliteitsprocedure

De uitvoering van de procedure op uitzonderingen bevat de volgende kwaliteitsborging:

Kwaliteitsmaatregel

1Er vindt een jaarlijkse controle op de werking van de uitzonderingsprocedure plaats en of deze nog steeds actueel is: uitgevoerd door de auditor kwaliteitszorg.

Risico’s

De uitvoering van de procedure op uitzonderingen kan leiden tot de volgende risico’s:

#

Risico

Maatregel

1Archiefbescheiden die uitgezonderd moeten worden van het vervangingsproces worden wel vernietigd, waardoor enkel de gedigitaliseerde versie overblijft.

Alle medewerkers die werkzaamheden uitvoeren binnen het vervangingsproces krijgen instructie om mogelijke uitzonderingen te herkennen. Er wordt een incubatietijd aangehouden van minimaal 12 weken voordat vanuit de vervangingsproces documenten worden vernietigd. Zie verder vernietigingsprocedure (bijlage E).

Binnen de periode van minimaal 12 weken wordt door een medewerker een controle uitgevoerd op de vervangen archiefbescheiden. Wanneer daaruit twijfel ontstaat over het al dan niet uitzonderen van archiefbescheiden wordt de weekdoos gecontroleerd. Uiteraard is het vier ogen principe tijdens het gehele proces van toepassing, zoals in de diverse procedures ook wordt beschreven. In geval van twijfel over uitzonderingen wordt een medewerker van team Informatiebeheer gevraagd te adviseren.

In het vervangingsproces van de gemeente Zeist zijn er twee soorten scanners van belang. De doorvoerscanners waarmee dagelijks de analoge inkomende berichtenstroom wordt gedigitaliseerd op de postkamer, maar ook het type multifunctionals dat verspreid over de verschillende gemeentekantoren wordt gebruikt. Het laatste type wordt voornamelijk gebruikt voor de uitgaande analoge stroom die, na verrijking van een ‘digital born’ informatieobject met een ‘natte’ handtekening, gescand wordt weggeschreven in de digitale beheeromgeving waardoor vervanging plaatsvindt. In deze bijlage worden van beide type scanapparaten de gegevens over hard- en software, instellingen en kwaliteit opgenomen.

Doorvoerscanners postkamer

Hardware specificaties

Onderdeel

Specificatie

Model

Kodak S3120 Max scanner

Type scanner

Desktop duplex kleurenscanner

Scansnelheid

Tot 120 pagina’s per minuut (zwart-wit, 300 dpi, landscape)

Resolutie (genoemd)

300dpi

Maximaal formaat

Tot A3 via optionele flatbed accessoire

Lange documenten

Tot 36 inch (± 91,44 cm) met document extender

Scanmodus

Duplex (dubbelzijdig scannen)

Papieruitvoer

Mogelijkheid tot achterzijde-uitvoer (rear exit)

Installatie netwerk

Via Setup Wizard of EasySetup configuratie

Taalinstellingen

Instelbaar via touchscreen

Power management

Instelbare power saver en power off tijden

Papierdoorvoer

Feed adjustment instelbaar

Software

Smart Touch (scannen en terugvinden)

Software

KODAK Capture Pro LE (batch scanning)

Software specificaties

Type software

Kofax

Administration

Beheermodule

PDF Generator

PDF/A-1a

KTM

Transformation

KTM is de Kofax transformation module waarmee gegevens in het gescande document herkend en ingelezen kunnen worden.

Batch manager

Aanmaken batches

Scanmodule

Scanning

De module waarmee de scanning wordt gestart

Recognition Server

Documentscheiding

De module waarin de gescande batches worden gescheiden in documenten en documenttypes (bijvoorbeeld scheidingsvellen) worden herkend.

Validation

Validatie

Invoer, correctie en accordering van door Kofax ingelezen gegevens.

Exportmodule

Exporteren

De module waarin de export van gescande documenten uit Kofax naar een externe toepassing of koppelvlak plaatsvindt.

Quality Control

Foutverwerking

De module waarin batches die niet verwerkt konden worden, kunnen worden gecorrigeerd en opnieuw aangeboden.

Multifunctionals kantoren

Hardware specificaties

Type scanner

Formaat

A4

Scanresolutie wordt weergegeven in pixels per inch.

Resolutie

300Dpi

Papiergrootte

A4

A4 is het standaard-formaat. Andere formaten zijn ook mogelijk.

Duplex

Ja

Uitvoer

Kleur/zwart-wit/greyscale

Raw output

TIFF

Software specificaties

Type software

Betreft

PDF Generator

PDF/A-1a

KTM

Transformation

KTM is de Kofax transformation module waarmee gegevens in het gescande document herkend en ingelezen kunnen worden.

Scanmodule

Scanning

De module waarmee de scanning wordt gestart

Exportmodule

Exporteren

De module waarin de export van gescande documenten uit Kofax naar een externe toepassing of koppelvlak plaatsvindt.

Quality Control

Foutverwerking

De module waarin batches die niet verwerkt konden worden, kunnen worden gecorrigeerd en opnieuw aangeboden.

Email Connector

E-mail

Met de email connector worden de gescande bestanden vanaf de multifunctional per e-mail verzonden.

Scanners Burgerzaken

Onderdeel

Specificatie

Model

Canon imageFORMULA DR-C240

Type scanner

Desktop sheet-fed documentscanner

Scanmethode

Simplex en duplex (enkel- en dubbelzijdig)

Scansnelheid kleur

Tot 30 ppm (simplex) / 60 ipm (duplex)

Scansnelheid dubbelzijdig

Tot 90 ipm

Resolutie (optisch)

600dpi

Kleurdiepte

24‑bit color / 8‑bit grayscale

Beeldsensor

CMOS CIS (Contact Image Sensor)

Lichtbron

RGB LED ‑lichtbron & Contact Image Sensor (CIS)

Maximaal papierformaat

A4 (216 x 356 mm)

Lange documenten

Tot 3.000 mm (long document mode)

Minimale documentgrootte

ca.50,8 x 54 mm

Papiergewicht

27– 209 g/m²

ADF capaciteit

60vellen

Drivers

ISIS en TWAIN

Bestandsformaten

PDF, PDF/A, TIFF, JPEG, BMP, PNG

Scanfuncties

o.a. automatische paginagrootte detectie, tekstherkenning, dubbelinvoer detectie

Software

CaptureOnTouch, ISIS/TWAIN drivers

Bij het nemen van een besluit tot vervanging is niet alleen de kwaliteit van het scanproces voor het vervaardigen van de reproducties van belang. Ook de digitale beheeromgeving, de omgeving waarin vervolgens de digitale archiefbescheiden worden opgeslagen en beheerd, is belangrijk. Zoals er eisen zijn aan een archiefruimte en richtlijnen zijn voor de bewaarcondities voor papieren archief, zijn er ook aspecten om rekening mee te houden bij de opslag van digitaal archief. In deze bijlage wordt inzicht verschaft over de digitale beheeromgeving van de gemeente Zeist.

Digitale beheeromgevingen

De vervangen digitale archiefbescheiden dienen te worden beheerd in een digitale beheeromgeving die voldoet aan de vereisten van een goede, geordende en toegankelijke staat. De digitale reproducties worden bij de gemeente Zeist opgeslagen in één van de volgende applicaties:

Naam applicatie

Leverancier

Soort applicatie

Opslag

Zaaksysteem.nl

Exxellence

Zaaksysteem

SaaS

iBurgerzaken

PinkRoccade

Burgerzaken

SaaS

CLO

Centrix

VTH-software

SaaS

Octopus

TrueLime

Juridische zaaksysteemoplossing

Lokaal RDS

Financials

Unit4

Facturen

SaaS

Zorgnet

ZorgNed Automatisering BV

Sociaal Domein

SaaS

De gemeente Zeist heeft, overeenkomstig het MDTO van Nationaal Archief, een metadataschema opgesteld dat de metadata beschrijft die minimaal moeten worden opgenomen in alle systemen die (archiefwaardige) informatie-elementen verwerken en opslaan. Metagegevens beschrijven niet alleen het informatieobject zelf, maar ook de context waarbinnen de informatieobjecten zijn ontstaan of ontvangen. Sommige metagegevens worden automatisch bijgehouden, andere moeten handmatig worden ingevoerd.

Het vastleggen van metagegevens is noodzakelijk voor de betrouwbaarheid van informatie en maakt het vinden, uitwisselen, interpreteren en duurzaam beheren van informatie mogelijk. Het vastleggen van metadata is ook vastgelegd in de archiefwet- en regelgeving (Archiefregeling art.19 lid 2). De Archiefregeling (art. 19 lid 1) verplicht elke overheidsorganisatie om een metagegevensschema, als bedoeld in NEN-ISO 23081:2006, vast te leggen. Een metagegevensschema, ookwel metadataschema genoemd, legt de structuur, betekenis en regels vast waar metagegevens aan moeten voldoen. Een metagegevensschema heeft als doel om op een uniforme manier metadata die noodzakelijk zijn voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie vast te leggen. Het metadataschema is op te vragen bij de afdeling Informatiebeheer.

Voor elk van de aggregatieniveaus is vastgesteld welke metadata minimaal (vanuit duurzaam informatiebeheer) moet worden vastgelegd. In de documenten Toelichting processtappen analoge post staat per proces welke metadata minimaal wordt ingevuld per archiefbescheiden. In bijlage C staan de registratiestappen die de medewerkers doorlopen.

Bij elk proces zijn het minimaal de volgende inhoudelijke metadata toegevoegd:

•Titel

•Dossier- zaaknummer (identificatiekenmerk)

•Juist zaaktype gebruikt

•Datum ontvangst

•Afhandel- of sluitingsdatum

•Indien het analoge stuk niet mag worden vervangen: de vindplaats vermelden

De minimale technische metadata zijn:

•Scandatum en tijdstip

•Model en type scanner

•Kleurruimte

•Resolutie

•Kleurprofiel

•Lengte en breedte in pixels

•Bitdiepte

Allerlei wijzigingen kunnen ervoor zorgen dat het handboek vervanging, dan wel de bijbehorende procedures en bijlagen aan actualisering onderhevig zijn. In het kader van routinematige vervanging is het actueel houden van het handboek van groot belang. Het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer verzorgt operationeel de jaarlijkse controles zoals deze zijn opgenomen in bijlage D kwaliteitsprocedure en audits van dit handboek.

Kleine wijzigingen op de procedures (bijlagen) binnen het vervangingsproces kunnen gaandeweg rechtstreeks doorgevoerd en aangepast worden. Team informatiebeheer draagt hier zorg voor, documenteert wijzigingen en voert het versiebeheer op en communicatie over de bijlagen bij het handboek uit. Versiebeheer van het handboek staat in het handboek en versiebeheer van de bijlagen wordt bijgehouden in de documenttitel van de bijlagen. Zo wordt gewaarborgd dat het handboek actueel blijft en bij de betrokken medewerkers bekend is.

Wijzigingsproces voor het handboek en bijlagen

•Waar nodig worden procedures en bijlagen geactualiseerd door team Informatiebeheer;

•Wijzigingen en nieuwe processen worden ter informatie gedeeld tijdens het Strategisch Informatiebeheer overleg (SIO);

•Goedkeuring van kleine wijzigingen en nieuwe processen ligt bij de teamleider Informatievoorziening samen met de archivaris en wordt geaccordeerd in het zaaksysteem;

•Wijzigingen worden gecommuniceerd naar betrokken medewerkers (denk ook aan IV met de printers en applicaties) door team informatiebeheer;

•Kwaliteitssysteem Informatiebeheer --> Jaarlijkse controle tijdens de audit op de inhoud van het handboek vervanging en de bijlagen.

Wanneer sprake is van het nemen van een nieuw processen voor vervanging zal het voorstel hiertoe, worden besproken met de teamleider Informatievoorziening in het SIO-overleg, waarin het uiteindelijke besluit wordt genomen samen met de gemeentearchivaris. Vervolgens wordt dit nieuwe proces, dat wordt toegevoegd aan het vervangingsproces, geaccordeerd in het zaaksysteem.

Bepaalde wijzigingen zullen ertoe leiden dat het handboek vervanging moet worden herzien, en daarmee opnieuw moet worden vastgesteld. Denk hierbij aan:

•Veranderingen in de wettelijke eisen die aan vervanging worden gesteld, denk aan de nieuwe Archiefwet 202X;

•Wijzigingen in de technische infrastructuur die gevolgen hebben voor het vervangingsproces en/of de kwaliteitsprocedures;

•Een radicaal gewijzigd belang van de betreffende archiefbescheiden, bijvoorbeeld bij een nieuwe versie van de selectielijst.

Deze aspecten zullen door de audit van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer aan het licht komen.Wanneer sprake is van noodzaak tot het herzien van het handboek vervanging al een nieuw handboek inclusief bijlagen en procedures opgesteld worden door het team informatiebeheer en zal het college van burgemeester en wethouders gevraagd worden het oude handboek in te trekken en op basis van het nieuwe handboek een nieuw besluit vaststellen. Een positief advies van de gemeentearchivaris op het nieuwe handboek is een vereiste. Na vaststelling van het college dient het nieuwe handboek vervanging online gepubliceerd te worden.