Aanhef
Overwegingen
Deze budgethouders regeling is opgesteld op basis van vertrouwen in de organisatie en haar medewerkers en de verantwoordelijkheden die daarbij horen.
Naast deze (interne) budgethouders regeling gelden regels met externe werking zoals het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente en de mandaatregeling.
De budgethouder zorgt voor een adequate, effectieve en efficiënte taakuitvoering binnen de doelstellingen van de organisatie.
Artikel 1 Begripsbepaling
In deze regeling wordt verstaan onder:
a.budget: een taakstellend beschikbaar gesteld bedrag dat op basis van de vastgestelde gemeentebegroting tot uitdrukking komt in termen van lasten, baten of investeringen ter realisatie van prestaties
b.prestatie: het beleidsdoel, omschrijving van product of dienst, de voorgenomen activiteiten en projecten.
Artikel 2 Aanwijzen budgethouder
1Burgemeester en wethouders wijzen in een bijlage bij deze regeling de functies aan waaraan het budgethouderschap is gekoppeld evenals de functies waaraan de budgethouder zijn taak en bevoegdheid kan overdragen.
2De gemeentesecretaris is na de eerste vaststelling door het college vervolgens bevoegd tot wijziging van de in het eerste lid genoemde bijlage.
3De rol van budgethouder is niet verenigbaar met die van een andere functie binnen het gehele factuur- en betaalproces. Dit in verband met de noodzakelijke functiescheiding.
4De budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar, in die zin dat het niet is toegestaan dat meer dan een budgethouder verantwoordelijk is voor eenzelfde budget.
5Aanwijzing van de rol budgethouder gaat via de verticale lijn in de organisatie. Waarmee de (portefeuille-houdende)directeur binnen zijn/haar portefeuille bepaalt wie de budgethouders zijn.
Artikel 3 Taken en bevoegdheden
1De budgethouder is verantwoordelijk voor de rechtmatige (rechtmatigheid) en doelmatige (doelmatigheid) besteding van de budgetten
2De budgethouder is verantwoordelijk voor de realisatie van de gebudgetteerde prestaties in relatie tot het beschikbaar gestelde budget inclusief over- en onderschrijdingen.
3De budgethouder kan zijn bevoegdheden overdragen aan de functionarissen die daartoe zijn aangewezen in de bijlage, bedoeld in het eerste lid van artikel 2. Deze overdracht kan hij ook weer intrekken.
4De budgethouder houdt na overdracht de eindverantwoordelijkheid.
5De budgethouder wijst een of meer functionarissen (codeerder/behandelaar en accounthouder) aan voor ondersteunende rollen ter waarborging van het vier ogen principe (functiescheiding) bij het digitaal ingerichte factuur- en betaalproces.
Artikel 4 Aangaan van verplichtingen
1Grensbedragen en voorwaarden voor het aangaan van (financiële) verplichtingen zijn in het “Algemeen Mandaatbesluit Zeist” vastgelegd.
Artikel 5 Vervanging
1Vervanging van de rol budgethouder vindt horizontaal in de organisatie plaats; dat wil zeggen dat bijvoorbeeld een teammanager een andere teammanager zal vervangen of dat een ambtelijk opdrachtgever een ambtelijk opdrachtgever zal vervangen.
2Indien horizontale vervanging niet direct mogelijk is wijst de (portefeuille-houdende)directeur binnen zijn/haar portefeuille de vervanging aan.
Artikel 6 Inwerkingtreding
1Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2025.
2Met ingang van dezelfde datum wordt de Regeling inzake budgethouders uit 2013 gelijktijdig ingetrokken.
Bijlage bij budgethouders regeling gemeente Zeist 2025
Artikel 2, lid 1.
Budgethouders aangewezen door college van B&W:
-Gemeentesecretaris
-Concerncontroller
-Raadsgriffier
-(Portefeuille-houdende)directeur
-Teammanager
-Ambtelijk opdrachtgever
Artikel 3, lid 3.
Budgetrecht over te dragen aan:
-Teamleider
-Projectleider
-Programmamanager