Aanhef
Burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde,
gelezen het voorstel van afdeling Publieksservice d.d. 3 november 2011;
gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Besluiten
vast te stellen het Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Zeewolde.
Artikel 1. Begripsbepalingen
Dit reglement verstaat onder:
a.wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
b.verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d 17 december 2009;
c.Besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
d.verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
e.basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Zeewolde als bedoeld in artikel 2 van de wet;
f.GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het Besluit;
g.beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
h.bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;
i.ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;
j.binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;
k.authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt.
Artikel 2. Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
1Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is het hoofd afdeling Publieksservice.
2Bewerker van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de gemeente Harderwijk
3De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
a.(te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;
b.(rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;
c.verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;
Artikel 3. Authentieke gegevens
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.
Artikel 4. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie
1Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:
a.de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de Servicebalie en de backoffice Burgerzaken;
b.de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente Zeewolde;
c.voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.
2De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
3Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.
Artikel 5. Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.
Artikel 6. Verbanden met andere gemeentelijke registraties
1Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 genoemde gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.
2De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.
Artikel 7. Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.
Artikel 8. Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Artikel 9. Terugmeldplicht
1Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, gemeentelijke basisadministraties persoonsgegevens van andere gemeenten of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder.
2De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan;
3De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het Besluit.
4In bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.
Artikel 10. Beveiliging
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Informatiebeveiligingsplan.
Artikel 11. Slotbepaling
1Dit reglement wordt aangehaald als GBA Privacyreglement gemeente Zeewolde.
2Het reglement ligt ter inzage in gemeentehuis.
3Het reglement treedt in werking op 1 december 2011.
4Het Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie Zeewolde vastgesteld op 3 augustus 2010 wordt per 1 december 2011 ingetrokken.
Bijlage
Bijlage 1
Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid
De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Zeewolde hebben rechtstreekse toegang tot de basisadministratie:
Organisatieonderdeel
Wettelijk kader
Gegevensset
Afdeling Facilitaire Diensten en Digitalisering
Publiekrechtelijke taken
Belastingwetgeving c.a.
Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen
Persoonsgegevens,
Oudergegevens
Huwelijksgegevens
(geslachtsnaam partner)
Inschrijvingsgegevens
Adresgegevens en
Kindgegevens
Afdeling Publieksservice
Wet op het primair onderwijs
Wet op de expertisecentra
Wet op het voortgezet onderwijs
Persoonsgegevens
Oudergegevens
Adresgegevens
Afdeling Ontwikkeling
Ruimtelijke Ordening zaken, Diverse projecten,
Wet kinderopvang
Persoonsgegevens, Oudergegevens, , Overlijdensgegevens en Adresgegevens
Afdeling Veiligheid
Handhaving, Integrale Veiligheid en Crisisbeheersing
Woningwet
Persoonsgegevens
Oudergegevens
Adresgegevens
Medewerkers afdeling Publiekszaken gemeente Harderwijk
Bewerkersovereenkomst GBA en de DVO houdende uitvoeringsafspraken tussen gemeente Harderwijk en backoffice Burgerzaken gemeente Zeewolde.
Alle gegevens
Uitvoering WMO, voorzover dit de taken betreffen die zijn neergelegd in de samenwerkingsovereenkomst
Persoonsgegevens
Oudergegevens
Huwelijksgegevens
Overlijdensgegevens
Inschrijvingsgegevens en
Adresgegevens
De verantwoordelijke (= het college van burgemeester en wethouders) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.
Bijlage
Bijlage 2
Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA
Organisatieonderdeel
Waarvoor
Gegevensset
Mutatieberichten omtrent:
Afdeling Publieksservice
Uitvoering Wet en Verordening WMO
Overlijden
Bijlage
Bijlage 3
Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.
Registratie
Waarvoor
Gegevensset
BRS
Diverse gemeentelijke taken
Alle gegevens van de persoonslijst
Bijlage
Bijlage 4
Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt.
Wie
Waarvoor
Welke categorie
Welke gegevens
Geheimhouding
Leges
Basis
Bibliotheek
(geen onderdeel van de gemeente)
Voor de bijhouding van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
(zeer beperkte verstrekkings mogelijkheden)
Buitenlandse EU-overheden
Ter uitvoering van de opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
(zeer beperkte verstrekkings mogelijkheden)
Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau Art. 76 WBP)
www.cbpweb.nl
Ter uitvoering van de opgedragen taken en er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!
Advies: toestemming burger vragen.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Art. 76 WBP
(zeer beperkte verstrekkings mogelijkheden)
Buitenlandse rechtspersonen (Voorbeeld: instellingen voor sociale zorg en zekerheid)
Ter uitvoering van de opgedragen taken en er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
(zeer beperkte verstrekkingsmogelijkheden)
Crematoria, begraafplaatsen
(niet-gemeentelijke)
Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Culturele organisaties
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Fondsverwervende organisaties
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Instellingen/organisaties ten behoeve van:
-Maatschappelijke dienstverlening
-Algemene/geestelijke gezondheidszorg
-Kinderopvang
-Jeugdwelzijnswerk
-Ouderenzorg
-Gehandicaptenzorg
-Werkvoorziening
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Juridisch loket (Indien de vraag komt van een advocaat van het Juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure = verplichte berde)
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Kerken
(niet zijnde de SILA)
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Kredietbank
(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)
Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Inburgeringsbureaus
(niet gemeentelijk)
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Migrantenorganisaties
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Natuurlijke personen
Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Onderwijsinstellingen
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Ouderenorganisaties
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Patiëntenverenigingen
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Pensioenfondsen
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Plaatselijke afdelingen van politieke partijen
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Reclassering/verslaafden-zorg
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Sportorganisaties en
-verenigingen
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Thuiszorgorganisaties
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Vakorganisaties
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel
Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Vrouwenorganisaties
Voor het bijhouden van de ledenadministratie
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Woningbouwverenigingen/woningcorporaties
Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Ziekenhuizen
Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorg
Vrije derde
Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA
Mogelijk
Ja
Art. 100 Wet GBA
Bijlage
Bijlage 5
Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.
Organisatieonderdeel
Gegevens
In de gemeente Zeewolde niet van toepassing
Bijlage
Bijlage 6 behorende bij artikel 4 van het Privacyreglement GBA 2011
De door de beheerder aangewezen medewerkers van de Servicebalie en de backoffice Burgerzaken:
C.F.F. Polderman, C.A.M. Verhoeve, A. van der Veen, I.C. Kruiper-Postuma, L.C.A. Visser, K. van der Veeken, A. Bras-Straaijer, H.C.M. van Dijk-Hemmelder, I. Kok, A. Vos, H.J.M. Brockhoff en J. van Rooijen.
Zeewolde,
De beheerder,
S.N. Buddingh