Aanhef
Samenvatting
De regels rondom investeren (‘activeren’) liggen voor een groot deel vast in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Binnen dit kader hebben gemeenten de ruimte om het eigen beleid vorm te geven voor de wijze van autoriseren, waarderen, activeren en afschrijven van investeringen. Dit eigen beleid wordt vastgelegd in de Financiële verordening en deze nota Activabeleid.
De ‘Financiële verordening gemeente Zandvoort 2018’ (2017/10/001136, hierna: Financiële verordening) bevat de regels rondom het verlenen van kredieten, het informeren van de raad over de voortgang van investeringen en de wijze van afschrijving van vaste activa. In de verordening is ook bepaald dat het college nadere regels vaststelt betreffende de waardering en afschrijving van activa, en deze ter vaststelling voor legt aan de raad. Om te zorgen dat de regels rondom activeren actueel zijn en aansluiten op veranderende regelgeving, worden deze iedere vier jaar herzien.
De nadere regels rondom activeren, waarderen en afschrijven zijn vastgelegd in deze nota Activabeleid.
De nota Activabeleid bevat uniforme regels voor:
-De wijze van activeren;
-De waardering van activa;
-De methode van afschrijven;
-De berekening van kapitaallasten;
Daarnaast bevat de nota op enkele punten uitleg of verduidelijking van de manier waarop Zandvoort de regels rondom activeren vanuit het BBV invult. Waar gemeenten binnen de kaders van het BBV keuzes kunnen maken, worden deze expliciet benoemd als beleidslijn.
De regels zijn onderverdeeld in gedragslijnen en beleidslijnen. De gedragslijnen beschrijven de toepassing van regels die al vast liggen in het BBV of de Financiële Verordening. Op deze punten bestaat in deze nota Activabeleid geen beleidsvrijheid. De geformuleerde beleidslijnen vormen het eigen beleid van de gemeente in de nota Activabeleid. Bij vrijwel alle beleidslijnen is sprake van een voortzetting van bestaand beleid uit de vorige nota Activabeleid. Alleen beleidslijn 1 over het activeren van voorbereidingskosten is een wijziging ten opzichte van de vorige nota, maar wel al eerder door de raad besloten.
Op deze manier biedt de nota een duidelijk activabeleid. Een eenmaal gekozen benadering (bestendige gedragslijn) mag niet zonder meer gewijzigd worden. Wijzigingen in de bepalingen uit de Financiële verordening of de nota Activabeleid gelden niet met terugwerkende kracht: aan in het verleden wel of niet geactiveerde uitgaven wordt niets veranderd en gewijzigde afschrijvingstermijnen gelden alleen voor nieuwe investeringen. De regels uit deze nota Activabeleid gelden per 1 januari 2021.
3. Immateriële vaste activa
3.2 Onderzoek en ontwikkeling
3.2.1 Niet activeerbare kosten
Kosten om te onderzoeken wat de (technische) investeringsbehoefte is, bijvoorbeeld rioolinspecties of draagkracht onderzoek bij bruggen, behoren tot de normale kosten tijdens de levensduur van activa. Ook de kosten van variantenstudies, waarin nog wordt gekeken wat de onderhoudsbehoefte is, wat de beleidswensen zijn, wat de kosten per variant zijn enzovoorts behoren tot de normale kosten van de gemeente. Deze kosten zijn niet activeerbaar en komen ten laste van de exploitatie.
3.2.2 Activeerbare kosten vóór het investeringsbesluit
Als kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden bijvoorbeeld de kosten gezien van het maken van een masterplan of ontwerp op wijkniveau, op basis waarvan vervolgens verschillende straten opnieuw worden aangelegd. Omdat de ontwerpkosten op een overkoepelend niveau worden gemaakt zijn deze geen onderdeel van de uiteindelijke investering (per straat). Belangrijk criterium hierbij is dat de kosten wel direct leiden tot één of meer investeringen en dat de kosten specifiek worden gemaakt om te komen tot een investering. Een beleidsplan, algeheel beeldkwaliteitsplan of structuurvisie bijvoorbeeld voldoen niet aan deze kenmerken. In het BBV is bepaald dat de kosten voor onderzoek en ontwikkeling onder voorwaarden mogen worden geactiveerd.
In het Investeringsplan zijn budgetten opgenomen voor de vervangingen en herinrichtingen van straten. Omdat de ontwerpen voor de straten worden gemaakt op wijkniveau, in de vorm van masterplannen, vallen deze kosten niet onder de bijkomende kosten die als onderdeel van de investering worden geactiveerd. Omdat de kosten wel voldoen aan de voorwaarden zoals die in het BBV worden gesteld en de budgetten voor deze kosten in het Investeringsplan zijn opgenomen, kiest de gemeente er voor om deze kosten apart te activeren.
3.2.3 Kosten ná het investeringsbesluit: bijkomende kosten
Ook nadat is besloten om te investeren in bijvoorbeeld het vervangen van een riolering en de herinrichting van een straat, of een grootschalige renovatie van een gebouw, worden kosten gemaakt ter voorbereiding van de feitelijke investering. Het gaat dan bijvoorbeeld om onderzoek naar de grondwaterstand of de aanwezigheid van beschermede diersoorten. Er worden ontwerpkosten gemaakt en kosten voor participatie en inspraak, mogelijk ook voor varianten die uiteindelijk niet worden uitgevoerd. Deze kosten, ná het besluit om te investeren, gelden als bijkomende kosten en moeten verplicht als onderdeel van de uiteindelijke investering worden geactiveerd.
Bijlage: kaders Financiële verordening
Gemeentelijke (basis)regels met betrekking tot de activa zijn opgenomen in de Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet). Deze nota Activabeleid vloeit voort uit artikel 8 van de Financiële verordening waarin is bepaald dat het College periodiek nadere regels vaststelt betreffende de waardering en afschrijving van activa en deze ter vaststelling voorlegt aan de Raad.
De basisregels voor kredietverlening, informeren van de raad, waardering en afschrijving zijn opgenomen in de financiële verordening. Het betreft de artikelen 5, 6 en 8:
Artikel 5, lid 2
De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringen van het
desbetreffende begrotingsjaar die in de Voorjaarsnota zijn voorgesteld. Het benodigde
kapitaallastenbudget voortvloeiend uit de nog vast te stellen investeringen wordt in de begroting geraamd.
Artikel 5, lid 3
Investeringen die in het vastgestelde investeringsplan zoals opgenomen in de Voorjaarsnota zijn opgenomen, maar waarvan is aangegeven dat de raad daarvoor een afzonderlijk besluit zal worden aangeboden worden later geautoriseerd op basis van een afzonderlijk raadsbesluit
Artikel 5, lid 5
Het college informeert de raad vooraf als een investeringskrediet met minimaal 5% van het
krediet, met een minimum van € 25.000, dreigt te worden overschreden in de eerstvolgende
tussenrapportage of via een afzonderlijk voorstel aan de raad. De raad wordt altijd geïnformeerd als een overschrijding van € 50.000 of meer wordt voorzien, ook al is dit minder dan 5% van het investeringskrediet. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het krediet en de (meerjaren)begroting of een voorstel voor bijstelling van het beleid.
Artikel 5, lid 7
Nieuwe bestedingsvoorstellen en investeringen die nog niet zijn geautoriseerd worden
behandeld bij de integrale financiële afwegingsmomenten zoals de Voorjaarsnota, begroting en Najaarsnota. Bij nieuwe investeringen, die niet opgenomen zijn in het investeringsplan, groter dan €500.000, informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente.
Artikel 6, lid 2
De tussentijdse rapportages bevatten een overzicht met de bijgestelde raming van:
(…)
f.het verloop overzicht van de uitvoering van verleende kredieten.
Artikel 6, lid 3
De tussentijdse rapportage (Voorjaarsnota) die voor de begrotingsbehandeling wordt uitgebracht, bevat tevens een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.
Artikel 8 Waardering en afschrijving van activa
Het college stelt periodiek nadere regels vast betreffende de waardering en afschrijving van activa en legt deze ter vaststelling aan de raad voor.
Bijlage: tabel afschrijvingstermijnen
Algemeen
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Investeringen < 50.000
Direct tlv exploitatie
Nvt
Onderzoek en ontwikkeling
5
IMVA
Voorbereiding grondexploitatie
5
IMVA
Onderwijshuisvesting
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Gebouw
40
EN
Grond
geen
EN
Renovatie
20
EN
Grote renovatie / vernieuwbouw
40
EN
Dak
20
EN
Lift
20
EN
Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging, zonnepanelen)
10
EN
Stoffering
10
EN
Buitenzonwering
10
EN
Sport (accommodaties)
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Gebouw van steen / beton (sporthal, gymzaal, zwembad e.d.)
40
EN
Grond
geen
EN
Renovatie
20
EN
Grote renovatie / vernieuwbouw
40
EN
Dak
20
EN
Lift
20
EN
Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging, zonnepanelen)
10
EN
Stoffering
10
EN
Buitenzonwering
10
EN
Sportvloer
20
EN
Stoffering
10
EN
Buitenzonwering
10
EN
Sport (complexen / buitensport)
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Aanleg gras / sportpark
30
EN
Aanleg kunstgras: onderlaag
30
EN
Aanleg kunstgras: toplaag
10
EN
Veldverlichting / armaturen (LED)
30
EN
Lichtmasten
30
EN
Kleedlokaal, tribune (steen)
40
EN
Cultuur
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Gebouw
40
EN
Grond
geen
EN
Renovatie
20
EN
Grote renovatie / vernieuwbouw
40
EN
Dak
20
EN
Lift
20
EN
Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging, zonnepanelen)
10
EN
Theater installaties (licht, geluid)
10
EN
Stoffering, meubilair
10
EN
Buitenzonwering
10
EN
Carillon, kerkorgel
40
EN
Renovatie carillon, kerkorgel
20
EN
Openbare ruimte
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Aanleg, vervanging of reconstructie weg
30
MN
Brug, viaduct
Zie ‘bruggen’
nvt
Tunnel
40
MN
Aanleg bos of park
30
MN
Renovatie bos of park
10
MN
Grootschalige renovatie bos of park (herinrichting, opnieuw aanleggen)
30
MN
Voorzieningen recreatiegebied
30
MN
Verkeersregelinstallaties
10
MN
Openbare verlichting (LED)
30
MN
Straatnaamborden
30
MN
Straatmeubilair
5
MN
Openbare ruimte: groen en recreatie
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Aanleg bos of park
30
MN
Renovatie bos of park
10
MN
Brug voor fietsers / voetgangers (hout)
20
MN
Grootschalige renovatie bos of park (herinrichting, opnieuw aanleggen)
30
MN
Voorzieningen recreatiegebied
30
MN
Speelvoorzieningen, openbare speelplaatsen
10
MN
Straatmeubilair
5
MN
Bruggen
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Brug, viaduct (beton)
40
MN
Brug voor fietsers / voetgangers (hout)
20
MN
De val (klep) van een brug
30
MN
Machine / installatie (beweegbare brug)
15
MN
Renovatie brug
20
MN
Remmingwerk bij een brug
10
MN
Water en oevers
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Watergang (aanleg)
30
MN
Walmuur (beton, staal)
40
MN
Oever. Beschoeiing (hout)
30
MN
Dukdalf
10
MN
Remmingwerk bij een brug
10
MN
Riolering
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Riolering
50
MNH
Relining (kunststof mantel)
50
MNH
Drainage
45
MNH
Rioolgemaal: gebouw
40
MNH
Rioolgemaal: pompen / machines
10
MNH
Parkeren
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Parkeergarage
40
EN
Fietsenstalling (steen / beton)
40
EN
Grond
geen
EN
Installaties parkeergarages
10
EN
Paarkeerautomaten, parkeersystemen
7
EN
Automatisering
5
EN
Aanleg parkeerterrein
30
EN
Gebouwen
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Gebouw
40
EN
Grond
geen
EN
Renovatie
20
EN
Grote renovatie / vernieuwbouw
40
EN
Dak
20
EN
Lift
20
EN
Installaties (o.a. warmte, electra, brandmelding, beveiliging, zonnepanelen)
10
EN
Stoffering, meubilair
10
EN
Buitenzonwering
10
EN
Kantoorinrichting
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Eerste inrichting (gemeentelijk eigendom)
20
EN
Vervanging inrichting, meubilair
10
EN
Stoffering, meubilair
10
EN
Buitenzonwering
10
EN
Installaties, telefooncentrale enz.
10
EN
Lift, roltrap
20
EN
Automatisering
Activa
Afschrijvingstermijn
Categorie
Datacenter (gebouw)
40
EN
Datacenter (hardware)
5
EN
Communicatie apparatuur (telefoon, tablet)
4
EN
ICT apparatuur (PC, laptop, wifi)
5
EN
Software, applicaties, website etc.
5
EN
Dataverbinding (glasvezel)
20
EN
Toelichting op categorieën
Afkorting
Toelichting
IMVA
Immateriële vaste activa; dit zijn niet-tastbare bedrijfsmiddelen, in de gemeente zijn dit de kosten voor voorbereiding en onderzoek van een uiteindelijke investering of grondexploitatie.
MN
Investeringen met een maatschappelijk nut: deze zijn niet verhandelbaar en leveren geen inkomsten op, maar vervullen een publiek nut. Dit zijn met name investeringen in de openbare ruimte.
EN
Investeringen met een economisch nut: investeringen hebben een economisch nut indien ze verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen.
ENH
Investeringen met economisch nut waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven: in de gemeente zijn dit investeringen in bijvoorbeeld riolering en afvalinzameling, welke kunnen worden gedekt uit de riool- en afvalstoffenheffing.
Bijlage: ambtelijk proces investeringen en verantwoording
Aanmelden nieuwe investeringen
Om opgenomen te worden in het Investeringsplan moeten de investeringen in voldoende mate onderbouwd en gespecificeerd zijn. De volgende informatie is hierbij relevant:
Duidelijke omschrijving van de investering: wat wordt er gemaakt, wat is het resultaat
Onderbouwing investeringsaanvraag en –bedrag
Liquiditeitsplanning: in welke jaren wordt de investering voorzien;
Onderbouwing dat het gaat om activeerbare kosten
Onderbouwing dat eventuele niet-activeerbare kosten in beeld zijn en dat deze geen onderdeel uitmaken van het investeringsbedrag
Beschrijving van het maatschappelijk / economisch nut van de betreffende investering.
Hierbij dient ook aangegeven wat het beoogde doel van de investering is en aan welk beleidsdoel wordt bijgedragen;
Classificering investering in:
Uitbreidings- of vervangingsinvesteringen
Rendabele of niet rendabele investeringen
Onvermijdelijk of Niet-noodzakelijk
Componenten en afschrijvingstermijn
Eventueel kostprijs verhogende BTW (compensabel / niet compensabel);
Aan te vragen subsidies of andere bijdragen van derden;
Dekking;
Afwegingskader;
Eventueel resterende boekwaarde van bestaande activa (bij vervangingsinvestering)
Overig.
Liquiditeitsplanning
Bij het indienen van een investeringsvoorstel dient eveneens een liquiditeitsplanning te worden aangeleverd. In de voortgangsrapportages dient aangegeven te worden indien afgeweken gaat worden van de (meest recente) planning. Reden hiervoor is dat zodoende in een vroeg stadium afwijkingen van de Investeringsplanning en consequenties voor de treasury kunnen worden geconstateerd.
Afschrijvingstermijn
De aangegeven afschrijvingstermijn dient gebaseerd te zijn op de afschrijvingstabel, zoals vastgesteld in de bijlagen van de nota Activabeleid en de financiële verordening. Indien een afschrijvingstermijn gewijzigd dient te worden of geheel nieuw is, zal dit tussentijds via de voortgangsrapportages vastgelegd worden.
Btw (compensabel/niet compensabel)
Voor het opnemen van investeringen in het Investeringsplan zal zoveel mogelijk duidelijk moeten zijn welk Btw-regime van toepassing is. Het Investeringsplan wordt opgesteld exclusief de compensabele en/of aftrekbare Btw. Voor posten waarbij de btw niet compensabel of aftrekbaar is, moeten deze kosten onderdeel uitmaken van de geraamde investeringskosten.
Subsidies
Reeds bij de investeringsaanvraag dient te worden bezien in hoeverre er aanspraak kan worden gemaakt op bepaalde subsidies. Subsidies, die specifiek voor een bepaalde investering worden verstrekt, mogen wel direct ten laste van het investeringsbedrag worden gebracht (netto waarderingsmethode). Indien een beschikking voor een subsidie wordt ontvangen, dan dient bij de centrale financiële administratie gemeld te worden dat er een bedrag ontvangen gaat worden. Indien het voorkomt dat een niet geraamde subsidie wordt ontvangen, dan wordt dit bedrag alsnog in mindering gebracht op het betreffende investeringskrediet.
Dekking
Naast subsidies moeten ook andere bijdrages betrokken worden bij de investeringsaanvraag. Hierbij moet gedacht worden aan bijdrages van derden, aanwending beschikbare budgetten, verkoopopbrengsten etc.. Aangegeven moet worden in hoeverre de aangegeven financierings- en dekkingsbronnen haalbaar zijn, anderzijds zal ook moeten worden aangegeven wanneer de inkomsten worden gerealiseerd.
Overige
Het is niet toegestaan om tussen afzonderlijke investeringen te schuiven of reeds in het Investeringsplan opgenomen reserveringen in te zetten voor een andere investering. Het is wel mogelijk om dit als ‘dekking’ te benoemen en aan de raad voor te leggen bij de afweging van nieuwe en bestaande investeringsramingen.
Jaarlijks zal voor deze uitvraag een format worden uitgezet, waarin de gevraagde onderbouwing en toelichtingen zijn opgenomen.
Toetsing nieuwe investeringen
Voordat investeringen worden opgenomen in het Investeringsplan wordt door concerncontrol getoetst of er sprake is van een noodzakelijke of onvermijdbare of 100% rendabele investering. Voor alle investeringen geldt dat deze beleidsmatig moeten zijn verankerd (in programmabegroting / onderhoudsplannen) en dat vaststaat dat ze bedrijfseconomisch het beste alternatief zijn (sober versus levensduur). Alle nieuwe investeringen worden expliciet getoetst op het aspect duurzaamheid.
Investeringen die voldoen aan bovenstaande eisen worden door de coördinator Investeringsplan verzameld en afgezet tegen het bestaande kader. Hierbij moet naast de regels uit deze nota bijvoorbeeld gedacht worden aan de kaders die de raad heeft gesteld rondom de totale omvang of hoogte van investeringen.
Autorisatie, kredietverlening
De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten berust bij de gemeenteraad. De vaststelling van de investeringskredieten vindt plaats bij de begrotingsbehandeling of via separate raadsvoorstellen. Buiten de toegekende of verleende investeringskredieten mogen dus geen investeringsuitgaven worden gedaan.
Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan welke nieuwe investeringen op een later tijdstip apart ter autorisatie moeten worden voorgelegd. In de Financiële verordening zijn hiervoor de volgende categorieën benoemd:
A. reeds besloten door de raad
Er is reeds een raadsvoorstel vastgesteld door de raad of de investering wordt voor het begrotingsjaar met het vaststellen van de Programmabegroting als krediet verleend.
B. besluitvorming door college
Investeringen worden als B-investering aangemerkt als:
•Er sprake is van een onontkoombare vervangingsinvestering of
•Het gaat om erkende stelposten
•De investering voortvloeit uit een reeds door de raad vastgesteld plan (bijv. onderwijshuisvestingsplan, meerjaren onderhoudsplannen, ICT-plan etc.).
In deze gevallen heeft de raad eerder al de inhoudelijke kaders voor de investering vastgesteld of is geen sprake van beleidsvrijheid. Met de reservering van het budget in het Investeringsplan heeft de raad de investeringsraming vastgesteld. Verdere besluitvorming door de raad geen toegevoegde waarde voor het budgetrecht van de raad. Binnen de door de raad vastgestelde financiële kaders mag het college de nadere onderbouwingen accorderen.
C. raadsbesluit volgt
In het Investeringsplan is reeds rekening gehouden met de kapitaallasten voortvloeiend uit de investering. Een gedetailleerde onderbouwing en kostenraming dient nog opgesteld te worden. De definitieve raming wordt als kredietvoorstel voorgelegd aan de gemeenteraad, waarna de raad besluit over kredietverlening.
Bij het aanvragen en verlenen van een raadskrediet is belangrijk dat de raad een krediet verleent voor het volledige uit te geven bedrag, ongeacht of dat gedeeltelijk wordt gedekt door bijdragen van derden. Een investering van vier ton, waarvan drie ton wordt gedekt dosubsidies, vraagt evengoed om een krediet van vier ton.
Uitvoering investeringen
Na kredietverlening wordt de investering uitgevoerd. In de begrotingscyclus wordt de raad geïnformeerd over de besteding van verleende kredieten. In de Najaarsnota wordt op hoofdlijnen de voortgang van het gemeentelijk investeringsplan gepresenteerd. In de Jaarrekening wordt de staat van restantkredieten opgenomen. Daarin wordt per krediet aangegeven welk bedrag er is verleend, hoe veel daarvan is besteed en wat het resterende krediet is.
In de Financiële verordening is vastgelegd dat de raad vooraf wordt geïnformeerd over dreigende krediet overschrijdingen. Hoewel niet benoemd in de Financiële verordening, geldt het zelfde voor dreigende tegenvallers in bijdragen van derden die als dekking van een krediet waren voorzien. Als dit zich voordoet wordt niet méér uitgegeven dan het bedrag waar de raad krediet voor had verleend (bruto uitgaven) maar dient de gemeente wel netto een groter bedrage zelf te activeren dan eerder was besloten.
Tussentijdse wijziging van inzicht: verplicht wel of niet activeren
Investeringen worden in de gemeente veelal ruim van te voren aangekondigd en na besluitvorming van de raad opgenomen in het Investeringsplan. Vervolgens mogen na kredietverlening door de raad kosten worden gemaakt.
Het kan gebeuren dat uitgaven vooraf worden voorzien als kosten ten laste van de exploitatie, waarbij blijkt dat de uitgaven toch de aard hebben van een investering. Dit kan met name gebeuren bij onderhoud in en aan gebouwen, waar niet altijd vooraf duidelijk is of het werk beperkt blijft tot onderhoud of dat uiteindelijk sprake is van een renovatie. Ook kan het gebeuren dat bij uitgaven waarvan de verwachte kosten net onder de activeringsgrens liggen, door een toename van de kosten de uitgaven toch als investering moeten worden gezien.
In dergelijke gevallen verschuift het budgetrecht van het college naar de raad. Uitgaven ten laste van de exploitatie mogen door het college worden gedaan, maar investeringen mogen niet eerder worden gedaan dan na kredietverlening door de raad. Wanneer tijdens het doen van uitgaven blijkt dat deze toch als investering moeten worden verantwoord, is strikt gezien sprake van uitgaven die nog niet door de raad zijn geautoriseerd.
Omdat de beoogde dekking van deze kosten al was voorzien in de (door de raad goedgekeurde) begroting, volstaat in dergelijke gevallen een melding aan de raad bij de Voorjaars- of Najaarsnota. Daarbij wordt een besluitpunt opgenomen voor kredietverlening door de raad en wordt voorgesteld de begroting met een zelfde bedrag te verlagen. Wanneer dit zich voordoet op een moment in het jaar dat kredietverlening in de Voorjaars- of Najaarsnota niet meer mogelijk is, wordt de uitgave evengoed als investering verantwoord en wordt expliciet in de Jaarrekening benoemd dat deze uitgaven zijn gedaan zonder goedkeuring vooraf van de gemeenteraad. In dit geval gaan een juiste verslaglegging (de kosten moeten verplicht worden geactiveerd) vóór begrotingsrechtmatigheid (investeringen mogen pas worden gedaan na goedkeuring van de raad).
Financieel en administratief worden de beoogde uitgaven verschoven van de begroting naar het Investeringsplan. De begroting op het product of beleidsveld waar de uitgaven oorspronkelijk gedekt waren, wordt eenmalig verlaagd met het bedrag van de investering. Vervolgens wordt de investering bij de eerstvolgende actualisatie opgenomen in het Investeringsplan en worden de kapitaallasten begroot. Voor het saldo begroting geeft dit een eenmalig voordeel in wegvallende lasten, waar verspreid over de afschrijvingstermijn in latere jaren een nadeel van jaarlijkse kapitaallasten tegenover staat.
Een wijziging van inzicht is ook andersom mogelijk. Van uitgaven, die als investering waren beoogd, kan blijken dat deze (deels) niet als investering zijn aan te merken. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren in projecten waar naast een vervanging of renovatie ook meteen onderhoud wordt uitgevoerd. Het kan ook gebeuren dat bij een relatief kleine investering de kosten lager blijken te zijn dan vooraf was ingeschat waarna deze onder de activeringsgrens komt.
In deze gevallen moeten kosten direct ten laste van de exploitatie worden verantwoord. Dit kan leiden tot een nadeel ten opzichte van de vastgestelde begroting of, als begrotingswijziging niet meer mogelijk is, tot een begrotingsoverschrijding in het lopende jaar. Hoewel tegenover het nadeel van de hogere last inééns een voordeel staat van een lager te investeren bedrag en dus lagere lasten van rente en afschrijving in de toekomst, is dit toch geen wenselijke situatie. Dit wordt daarom zo veel als mogelijk voorkomen door hier voorafgaand aan de opname van een investering in het Investeringsplan en nogmaals voorafgaand aan kredietverlening op te toetsen.
Oplevering of in gebruik name investeringen
Voor het opnemen van de investering in de activa administratie wordt een opleverdocument gebruikt waarin de noodzakelijke informatie is opgenomen om tot activeren over te kunnen gaan. In dit document worden o.a. datum en bewijsstukken van oplevering / ingebruikname, motivatie van de gekozen afschrijvingstermijn, het investeringsbedrag, de activacategorie, de kostenplaats voor de kapitaallasten en de te hanteren omschrijving vermeld. Als bijlagen bij het opleverdocument worden nadere omschrijvingen en foto’s gevoegd om duidelijk vast te leggen wat de investering is geweest.
Voor het gebruik van dit document is het belangrijk om te beseffen dat het moet worden ingevuld zodra een investering in gebruik wordt genomen, niet pas na de (financiële) afronding van de investering. In de regel is dit het moment waarop een werk wordt open gesteld voor publiek of gebruikers.
Bestaanscontrole van activa op de balans
Om een oordeel te kunnen geven over de juistheid en het getrouwe beeld van de op balans opgenomen activa is het noodzakelijk om periodiek vast te stellen of de onderliggende activa daadwerkelijk nog aanwezig zijn, nog in gemeentelijk eigendom zijn en of de boekwaardes nog representatief is voor de werkelijke waarde.
Hiervoor wordt jaarlijks een bestaanscontrole uitgevoerd. Voor een steekproef uit de activa boven de activeringsgrens wordt de juistheid met onderbouwingen aangetoond. De overige activa (boven de activeringsgrens) worden ook beoordeeld, hiervan wordt geen bewijs vastgelegd.
Bij het voornemen tot investeren wordt vooraf gecontroleerd of sprake is van de vervanging van nog niet afgeschreven activa. Bij de verkoop van gronden en opstallen wordt gecontroleerd op een resterende boekwaarde, welk wordt afgewogen tegen de verkoopopbrengst. Dit is een belangrijke waarborg om te zorgen dat activa bij verkoop of vervanging tijdig worden afgeboekt en verwijderd uit de administratie.