Reglement van orde van voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en…

Aanhef

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Woudenberg;

Gelet op het bepaalde in artikel 52 van de Gemeentewet

B e s l u i t:

Vast te stellen het Reglement van orde van voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van de gemeente Woudenberg 2025

Artikel 1: Portefeuilleverdeling en onderlinge vervanging

1Het college regelt in de eerste vergadering na de benoeming van de/een wethouder(s) de verdeling van zijn werkzaamheden door middel van een portefeuilleverdeling.

2Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of afwezigheid van één van de wethouders.

3Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of afwezigheid.

4Het besluit inzake de verdeling en vervanging en eventuele wijzigingen hierop, worden medegedeeld aan de gemeenteraad en bekendgemaakt.

5Een collegelid dat verhinderd is zijn of haar activiteiten uit te oefenen, stelt de secretaris en de voorzitter daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte.

Artikel 2: Dag en plaats van de vergadering

1Het college vergadert eenmaal per week in de regel op dinsdag in de ochtend, en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder dat nodig acht.

2De vergaderingen worden in de regel in het gemeentehuis gehouden, tenzij het college anders beslist.

3De vergadering kan ook – na overleg met voorzitter en secretaris – digitaal of hybride plaatsvinden.

4De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden, tenzij het college vooraf anders beslist.

5Indien aan het eind van de vergadering nog niet over alle agendapunten een besluit is genomen, sluit de voorzitter de vergadering; de betreffende agendapunten worden geplaatst op de agenda voor de eerstvolgende vergadering.

6Het college kan vergaderingen houden waarin geen besluitvorming plaatsheeft, maar waar een thema wordt besproken of informatie wordt verschaft ter voorbereiding op latere besluitvorming.

7Indien een lid een extra vergadering nodig acht, verzoekt het lid - onder opgave van redenen - aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt dat de collegeleden zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren digitaal of op andere geschikte wijze voor deze vergadering worden opgeroepen, onder vermelding van het te bespreken onderwerp.

Artikel 3: Verhindering vergadering

1Wanneer een lid verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter en de secretaris.

2Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris en aan degene die hem vervangt. Vervanging geschiedt op volgorde van loco-burgemeesterschap.

3Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die hem vervangt. Vervanging geschiedt op volgorde van loco-gemeentesecretarisschap.

Artikel 4: Quorum/opening vergadering

1Na opening van de vergadering beziet de voorzitter of het wettelijk vereiste aantal leden aanwezig is om te kunnen beraadslagen of besluiten, te weten ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden.

2Is het vereiste quorum aanwezig dan stelt de voorzitter de behandeling van de op de agenda vermelde onderwerpen aan de orde.

3Digitale deelname aan de vergadering heeft geen effect op het quorum en geldt derhalve als volledige deelname.

4Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de burgemeester onder verwijzing naar artikel 56 lid 2 Gemeentewet, opnieuw een vergadering.

5Op de vergadering, bedoeld in het vierde lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 5: Agenda

1De secretaris bepaalt of een ambtelijk advies gereed is voor agendering.

2De voorzitter stelt, in afstemming met de secretaris, de agenda vast en regelt de orde van de werkzaamheden.

3De agenda met bijbehorende vergaderstukken liggen in de regel tenminste twee werkdagen voor de vergadering (digitaal) ter inzage voor de collegeleden.

4De volledige agenda voor elke collegevergadering bevat de bespreekstukken en de hamerstukken. Deze stukken vormen onderdeel van de besluitvorming in de betreffende collegevergadering.

5Over onderwerpen die niet vooraf op de agenda zijn vermeld wordt geen besluit genomen, tenzij het nemen van het besluit geen uitstel kan dulden.

6Indien een geval als bedoeld in lid 5 zich voordoet, beslist het college of het onderwerp alsnog op de agenda wordt geplaatst.

Artikel 6: Accordering

1Collegeleden geven vooraf per mail aan of zij een stuk in het college wensen te bespreken, nog nadere informatie wensen.

2Indien geen van de collegeleden bij het nemen van een besluit om een bespreking vraagt, wordt het advies geacht te zijn aangenomen.

3In geval van een hamerstuk, wordt dit als conceptbesluit door het college via de agenda van de collegevergadering omgezet in een definitief besluit.

4Indien één van de leden bespreking verlangt, wordt het stuk behandeld in de eerstvolgende vergadering van het college.

5Indien een collegelid bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt, wordt mondeling gestemd. De voorzitter stemt het laatst.

6Wanneer het college een lid van het college mandateert tot besluitvorming namens het college, worden deze adviezen door dit lid afgetekend als akkoord/niet akkoord.

7Tijdens de collegevergadering kan als volgt worden besloten op een voorliggend stuk:

a.akkoord: er hoeven geen inhoudelijke wijzigingen op een stuk te worden aangebracht;

b.akkoord met tekstuele wijzigingen: er hoeft geen nadere bespreking plaats te vinden. Het stuk wordt aangepast op gemaakte afspraken in de vergadering en voorzien van parafering door de verantwoordelijke portefeuillehouder. De gemeentesecretaris ziet toe op een correcte naleving van het collegebesluit en de andere afspraken;

c.aanhouden: ofwel het stuk is nog niet rijp voor besluitvorming en gaat retour naar de opsteller voor aanpassing, ofwel er dient nadere bespreking plaats te vinden, al dan niet op basis van gemaakte afspraken. Vervolgens wordt het stuk opnieuw geagendeerd.

d.niet akkoord: het college stemt niet in met het advies;

e.ingetrokken: het stuk wordt niet besproken en komt te vervallen.

Artikel 7: Verslaglegging en besluitenlijst

1De secretaris draagt zorg voor een lijst met de genomen besluiten met vermelding van de motivering indien afwijkend van het advies wordt besloten.

2De besluitenlijst bevat tenminste:

a.de namen van de aanwezige collegeleden en de secretaris;

b.of de besluitenlijst openbaar of niet openbaar is;

c.vermelding van de agendapunten die aan de orde zijn geweest;

d.de afdeling van waar het advies afkomstig is;

e.de formulering van de door het college genomen besluiten;

f.de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging.

3De secretaris draagt er zorg voor dat aantekening wordt gehouden van overige meldingen of opvattingen van collegeleden of de secretaris, voor zover zij daarom vragen.

4De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

5De besluitenlijst dient overeenkomstig en met inachtneming van het bepaalde in artikel 60, lid 3 van de Gemeentewet, openbaar te worden gemaakt. De besluitenlijst wordt een dag na de vaststelling ervan openbaar gemaakt.

Reglement van orde van voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van burgemeester en wethouders van de gemeente Woudenberg 2025