Artikel 1: Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
1Seniorenconvent: de door de raad ingestelde commissie ex. artikel 84 Gemeentewet als overleg platform bestaande uit fractievoorzitters, ter bespreking van zaken met een vertrouwelijk, politiek gevoelig en urgent karakter;
2Voorzitter: de voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger;
3Fractievoorzitter: de voorzitter van een politieke groepering uit de gemeenteraad of diens plaatsvervanger;
4Griffier: de griffier van de raad, tevens griffier van het Seniorenconvent, of diens vervanger.
5Secretaris: de gemeentesecretaris, als bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet.
Artikel 2: Rol & Taken
1Het Seniorenconvent fungeert als overlegplatform namens de raad voor politiek gevoelige, vertrouwelijke en spoedeisende kwesties.
2Het Seniorenconvent kan aanbevelingen doen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissies voor zover het niet betreft de taken van het presidium.
Artikel 3: Samenstelling
1Het Seniorenconvent bestaat uit de voorzitter van de raad en de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. De voorzitter van de raad is tevens voorzitter van het Seniorenconvent.
2De voorzitter kan voorstellen de secretaris uit te nodigen voor het Seniorenconvent.
a.Elke fractievoorzitter kan zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander raadslid van zijn fractie, dan wel zich laten vertegenwoordigen door een andere aanwezige fractievoorzitter.
b.Het Seniorenconvent wordt bijgestaan door de griffier.
c.Het Seniorenconvent kan zich laten bijstaan door adviseurs.
Artikel 4: Vergaderfrequentie en –plaats
1Het Seniorenconvent vergadert telkens wanneer de voorzitter of ten minste 3 leden dit wensen.
2De vergaderingen van het Seniorenconvent worden in het gemeentehuis gehouden, tenzij de leden van het Seniorenconvent besluiten elders te vergaderen.
Artikel 5: Beslotenheid van vergaderingen
1De vergaderingen van het Seniorenconvent zijn besloten.
2Informatie die in beslotenheid mondeling wordt gedeeld in deze commissie, kan niet worden gedeeld met niet-aanwezigen.
3Schriftelijke informatie wordt gedeeld met raadsleden; burgerraadsleden behoren niet tot de kring van geheimhouders.
4Het Seniorenconvent kan besluiten dat een vergadering of een deel daarvan in de openbaarheid plaatsvindt.
Artikel 6: Oproep
De voorzitter stuurt ten minste 5 dagen voor een bijeenkomst de leden een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de bijeenkomst.
Artikel 7: Agenda en besluitenlijst
1Aan het begin van de bespreking van het Seniorenconvent wordt het onderwerp (en) van de bespreking toegelicht.
2In beginsel wordt er geen agenda opgesteld voor het seniorenconvent en geen verslag gemaakt van de bijeenkomsten van het seniorenconvent.
3Van een openbare vergadering of een openbaar deel van de vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt die na vaststelling zo spoedig mogelijk openbaar wordt gemaakt.
Artikel 8: Quorum en advisering buiten de vergadering
1Een vergadering van het Seniorenconvent kan alleen doorgaan als meer dan de helft van het aantal leden of hun plaatsvervangers aanwezig is.
2Als het quorum niet aanwezig is, verzoekt de voorzitter de leden in geval van een vraag of adviesverzoek binnen 24 uur per e-mail te reageren.
Artikel 9: Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist het Seniorenconvent op voorstel van de voorzitter.
Artikel 10: Inwerkingtreding
1Deze Verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van publicatie.
2Over deze verordening kan geen referendum worden gehouden aangezien het een organisatorische aangelegenheid van de raad betreft.
Artikel 11: Citeertitel
Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Verordening Seniorenconvent Wormerland 2025’.