Aanhef
De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Oostzaan en Wormerland en de voorzitter van het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
overwegende dat:
het opstellen van een budgethoudersregeling noodzakelijk is om verder invulling te geven aan de verantwoordelijkheden van de budgethouders zoals die voortvloeien uit de Financiële verordeningen van de gemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling, nader vorm te geven;
gelet op:
de Financiële verordeningen van de gemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling;
het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten
besluiten vast te stellen:
Budgethoudersregeling gemeenten Oostzaan, Wormerland, en Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten 2026
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
Bestuurlijke organen
raad
de gemeenteraad van de gemeente Oostzaan respectievelijk de gemeente Wormerland;
college
het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oostzaan respectievelijk de gemeente Wormerland;
gemeentesecretaris
de gemeentesecretaris van de gemeente Oostzaan of Wormerland, adviseur tussen het college en de directeur;
griffier
de griffier van de gemeenteraad van de gemeente Oostzaan respectievelijk de gemeente Wormerland;
directeur
de directeur van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten;
algemeen bestuur (AB)
het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten;
dagelijks bestuur (DB)
het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten;
portefeuillehouder
diegene die bestuurlijk belast is met de voorbereiding en uitvoering van besluiten. Dit kan de wethouder, maar ook de burgemeester dan wel een lid van het dagelijks bestuur zijn;
mandaat
de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan publiekrechtelijke rechtshandelingen te verrichten
Functionarissen
hoofdbudgethouder
de functionaris die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de financiële middelen van de gemeenten Oostzaan en Wormerland en de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten;
sub-gemandateerd hoofdbudgethouder
een door de hoofdbudgethouder aangewezen functionaris aan wie taken en bevoegdheden zijn gemandateerd;
budgethouder
een door de (sub-gemandateerd) hoofdbudgethouder aangewezen functionaris die binnen het toegekende budget bevoegd is verplichtingen aan te gaan en verantwoordelijk is voor het financieel beheer en de rechtmatige besteding daarvan;
budgetbeheerder
een door de budgethouder aangewezen functionaris die onder verantwoordelijkheid van de budgethouder administratieve en beheertaken uitvoert, zonder bevoegdheid tot het aangaan of verlengen van contracten;
Financiële structuur
budget
het door het college, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur vooraf vastgestelde bedrag voor een taak, activiteit, product, programma of kostensoort;
krediet
een door de raad of het algemeen bestuur vooraf beschikbaar gesteld investeringsbudget;
programma
een samenhangend geheel van producten zoals opgenomen in de programmabegroting;
product
een samenhangend geheel van activiteiten binnen een programma;
Proces- en juridische begrippen
verplichting
een juridisch afdwingbare verplichting die leidt tot een toekomstige uitgave of ontvangst, waaronder in ieder geval begrepen het aangaan van overeenkomsten, het verstrekken van subsidies en het erkennen van aansprakelijkheid;
contract
een overeenkomst tussen twee of meer partijen waaruit juridisch afdwingbare verplichtingen voortvloeien die kunnen leiden tot een (toekomstige) uitgave of ontvangst;
prestatielevering
het aantoonbaar leveren van goederen, diensten of werken waarvoor een financiële verplichting is aangegaan;
vier-ogenprincipe
het uitgangspunt dat financiële handelingen, waaronder factuurcontrole en autorisatie, door minimaal twee verschillende functionarissen worden gecontroleerd en goedgekeurd;
politiek gevoelige onderwerpen
een onderwerp of besluit waarvan redelijkerwijs kan worden voorzien dat dit bestuurlijke, maatschappelijke of politieke consequenties heeft, en dat aanleiding kan geven tot afstemming met de portefeuillehouder;
Overige
financiële verordening
de financiële verordening van de gemeente Oostzaan, de gemeente Wormerland of de Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten;
inkoop- en aanbestedingsbeleid
het door het college, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid;
Artikel 2 Rollen
1De hoofdbudgethouder is de directeur van OVER-gemeenten.
2Sub-gemandateerde hoofdbudgethouders zijn de afdelingshoofden van OVER-gemeenten.
3Budgethouders zijn in de regel teamleiders, maar kunnen ook projectleiders of afdelingshoofden zijn.
4Budgetbeheerders zijn vakambtenaren van OVER-gemeenten, Wormerland of Oostzaan.
Artikel 3 Rol gemeentesecretaris en griffier
1De gemeentesecretaris is adviseur tussen het college en de directeur van OVER-gemeenten.
2De gemeentesecretaris is budgethouder van de budgetten van het college.
3De griffier is de budgethouder van de budgetten van de raden.
Artikel 4 Mandatering
1De gemeenteraad kan taken mandateren aan het college.
2Het algemeen bestuur kan taken mandateren aan het dagelijks bestuur.
3Het college en het dagelijks bestuur kan taken mandateren aan de directeur.
4De hoofdbudgethouder kan taken mandateren aan afdelingshoofden.
5Budgethouders kunnen uitvoering en beheer van budgetten mandateren aan budgetbeheerders.
6Het aangaan of verlengen van contracten kan niet worden gemandateerd aan budgetbeheerders.
Artikel 5 Vervanging
1Hoofdbudgethouders kunnen elkaar bij afwezigheid horizontaal vervangen.
2Budgethouders kunnen elkaar bij afwezigheid horizontaal vervangen.
3Budgetbeheerders kunnen elkaar bij afwezigheid horizontaal vervangen.
Artikel 6 Functiescheiding
1Voor dezelfde grootboekrekening mogen de functies budgethouder en budgetbeheerder niet door dezelfde persoon worden vervuld.
2Functionarissen die betaalvoorstellen kunnen creëren of applicatiebeheer van financiële systemen uitvoeren, kunnen geen rol hebben binnen deze regeling.
Artikel 7 Aangaan en verlengen van verplichtingen
1Bevoegdheden (bedragen excl. btw)
-Hoofdbudgethouder en sub-gemandateerde hoofdbudgethouder: leveringen en diensten vanaf € 35.000, werken vanaf: € 100.000
-Budgethouder: leveringen en diensten tot € 35.000, werken tot: € 100.000;
-Budgetbeheerder: tot € 2.000.
2Inkoop en aanbesteding vinden plaats binnen de kaders van:
a.de vastgestelde begroting;
b.het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid.
3Voor het aangaan van verplichtingen vanaf € 2.000 vindt vier-ogencontrole plaats tussen de budgethouder en de budgetbeheerder, conform de werkafspraak.
4Het aangaan of verlengen van verplichtingen past binnen de doelstelling waarvoor het budget is toegekend.
5De hoofdbudgethouder, sub-gemandateerde hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder tekenen niet voor facturen waarbij zij zelf optreden als leverancier of opdrachtnemer.
6Bij politieke of financieel gevoelige verplichtingen vindt consultatie plaats met de portefeuillehouder en/of directeur voordat een verplichting wordt aangegaan of verlengd.
7Indien nodig vindt consultatie plaats met het afdelingshoofd door de budgethouder of budgetbeheerder voordat een verplichting wordt aangegaan of verlengd.
Artikel 8 Administratieve voorschriften
1Verplichtingen en contracten worden geregistreerd conform de administratieve voorschriften.
2Prestatieleveringen vanaf € 2.000 worden (in)direct geregistreerd conform de administratieve voorschriften
3De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de administratieve verwerking.
4De budgethouder is eindverantwoordelijk.
Artikel 9 Factuurcontrole
1Facturen tot € 2.000 worden zelfstandig gecontroleerd door de budgethouder of de budgetbeheerder.
2Facturen vanaf € 2.000 worden gecontroleerd volgens het vier-ogenprincipe door de budgethouder en budgetbeheerder.
3Facturen waarbij de budgethouder of budgetbeheerder zelf optreedt als leverancier of opdrachtnemer worden behandeld door een collega budgethouder of budgetbeheerder.
Artikel 10 Budgetverschuivingen
1Budgetverschuivingen binnen hetzelfde product en programma, die betrekking hebben op:
a.lasten binnen één product,
b.baten binnen één product, of
c.een krediet,
worden voorbereid door de budgetbeheerder en besloten door de budgethouder.
De portefeuillehouder wordt geïnformeerd indien nodig, bijvoorbeeld bij politiek gevoelige onderwerpen.
2Budgetverschuivingen binnen hetzelfde product en programma, waarbij zowel lasten als baten wijzigen, worden voorbereid door de budgetbeheerder en besloten door de budgethouder.De portefeuillehouder wordt geïnformeerd indien nodig, bijvoorbeeld bij politiek of bestuurlijk gevoelige onderwerpen. Consultatie met het afdelingshoofd vindt plaats indien nodig.
3Budgetverschuivingen tussen producten binnen een programma worden voorbereid door de budgethouder of budgetbeheerder en besloten door het college of dagelijks bestuur.
4Budgetverschuivingen tussen programma’s of nieuwe budgetten vergen een raads- of ab-besluit. Deze worden voorbereid door de budgethouder of budgetbeheerder.
5De portefeuillehouder wordt altijd vooraf geïnformeerd indien dit politiek relevant is.
Artikel 11 Budgetafwijkingen en verantwoording
1Afwijkingen of onregelmatigheden worden gesignaleerd door de budgetbeheerder en gemeld aan de budgethouder indien nodig, bijvoorbeeld bij politiek gevoelige onderwerpen.
2Bij politiek gevoelige afwijkingen wordt de portefeuillehouder geïnformeerd.
3Afwijkingen worden verantwoord in de P&C-documenten.
4De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de totale rapportage in P&C-documenten.
5De gemandateerde hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de eigen afdeling.
6De budgethouder is inhoudelijk verantwoordelijk.
7De budgetbeheerder bereidt de rapportage voor.
Artikel 12 Aanpassen van budgethouder en budgetbeheerder
1De gemandateerde hoofdbudgethouder is bevoegd om de budgethouder aan te passen.
2De budgethouder is bevoegd om de budgetbeheerder aan te passen.
3Wijzigingen in mandaat en autorisaties worden schriftelijk vastgelegd.
4De administratie verwerkt de wijzigingen in de financiële systemen.
Artikel 13 Slotbepalingen
1In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het College of het Dagelijks Bestuur.
2De “Budgethoudersregeling Gemeenschappelijke Regeling OVER 2010”, vastgesteld op 22 juni 2010 wordt ingetrokken
3Deze regeling treedt in werking met ingang van 26 juni 2026.
4De regeling wordt aangehaald als: Budgethoudersregeling gemeenten Oostzaan, Wormerland en Gemeenschappelijke Regeling OVER-gemeenten 2026.