Handboek vervanging archiefbescheiden van de gemeenten Woerden en Oudewater 2024

3.1.1 Kleur of zwart-wit scannen?

Alle te registreren documenten worden gescand of digitaal binnengehaald in het DMS.

Het scannen geschiedt in principe in kleur, tenzij hierdoor bij het scannen informatieverlies optreedt.

In de praktijk komt het er op neer dat vrijwel alles in kleur wordt gescand in 24 bits.

De beoordeling of een stuk wel of niet in kleur moet worden gescand gebeurt door de DIV-medewerker die belast is met de beoordeling ‘’registreren / niet registreren’’.

3.1.2 Inkomende post

Het team Documentaire informatievoorziening (DIV) registreert de ingekomen, door hen ontvangen analoge archiefbescheiden. Alle fysieke poststukken, ook welke op naam van een functionaris zijn gesteld, worden geopend en er wordt beoordeeld of registratie in het DMS noodzakelijk is. Indien noodzakelijk zal de registratie en scanning direct na ontvangst plaats vinden, waarbij eerst de documenten worden gescand en vervolgens de registratie in het DMS zal plaatsvinden. Hierbij wordt de scheiding van de archieven van de gemeenten gerealiseerd middels het invullen van een registratieveld (‘’Bevoegd gezag’’), waarin de naam van de betrokken gemeente wordt vermeld.

De eventuele vertrouwelijkheid van een registratie wordt toegekend bij de registratie van het

document door DIV, door dit in het veld ‘’Alleen zichtbaar voor’’ aan te geven. Overigens zijn niet alle zaaktypen door iedereen in te zien, dit is zaak-gebonden ingericht.

Door het zaakgericht werken wordt, aan de hand van de in zaaktypen.nl beheerde zaaktypen, bij de registratie van een zaak in het DMS als eerste het zaaktype gekozen.

Sinds april 2023 heeft DIV ook de mogelijkheid om een document zónder koppeling met een zaak te registreren. Aan deze soort documenten wordt automatisch een simpele workflow gekoppeld, waarmee het document alleen ter kennisname naar het gekozen team of medewerker gaat, en na één jaar voor vernietiging in aanmerking komt.

De bijlagen bij een ingekomen document worden apart geregistreerd en vervolgens “gelinkt” met dat ingekomen document, door deze in dezelfde zaak op te nemen.

Het wijzigen van of het plaatsen van aantekeningen bij documenten:

Hierbij onderscheiden we twee situaties:

1Het stuk krijgt hierdoor een andere juridische status of functie;

2De aantekeningen zijn voor intern gebruik.

Ad. 1. Het stuk krijgt hierdoor een andere juridische status of functie;

De juridische status of functie van een stuk wijzigt o.a. door het plaatsen van een handtekening. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het ondertekenen van een origineel contract of een ontwerpplan dat een definitieve status krijgt.

Deze stukken worden opnieuw gescand en als nieuwe versie opgenomen in het DMS onder hetzelfde registratienummer. Wordt er gewerkt met een digitale handtekening, dan wordt de ondertekende versie ook als nieuwe versie vastgelegd waarbij scanning uiteraard achterwege zal blijven.

Hetzelfde geldt voor geanonimiseerde stukken. Ook deze worden als nieuwe versie in de betreffende zaak opgenomen.

Ad. 2. De aantekeningen zijn voor intern gebruik:

Aantekeningen die een behandelaar tijdens de behandeling van een document bij dat document wil plaatsen kunnen in het DMS worden opgenomen in het veld ‘’Notities’’ (op zaakniveau) of het veld ‘’Uitgebreide inhoud’’ (op documentniveau). Ook wordt dit tijdens het behandelproces automatisch vastgelegd in de logging, te vinden via de knop ‘’Toon historie’’.

Fysieke documenten die ingevolge hoofdstuk 2, paragraaf 2.1 voor vervanging in aanmerking komen, gaan na scanning in een ’’dag-doos’’ die 4 weken wordt bewaard bij DIV.

Na 4 weken volgt de daadwerkelijke vernietiging.

3.1.3 Uitgaande post

De behandelende medewerkers (stellers) creëren vanuit de zaak in Join, via Xential, een uitgaand document. Het uitgaande document wordt opgeslagen in het DMS en automatisch voorzien van een registratienummer. De steller geeft een inhoudsomschrijving mee en vult overige metagegevens in ter ontsluiting van het document. Doordat het uitgaande document vanuit de zaak wordt gemaakt, wordt het ‘’Bevoegd gezag’’ in de documentregistratie al automatisch vastgelegd.

Als de uitgaande brief voor verzending geaccordeerd moet worden, dan wordt deze door een workflow binnen het DMS digitaal doorgezet naar diegene die akkoord moet geven aan het betreffende stuk, of het stuk moet(en) ondertekenen. Standaard wordt een document niet meer voorzien van een ondertekening, maar wordt gebruik gemaakt van een disclaimer.

Eventuele ondertekening vindt plaats door het plaatsen van de digitale handtekening(en) onder het document. Ook is het mogelijk dat er fysiek nog (een) handtekening(en) onder het document moet(en) worden geplaatst. In dat geval wordt het uitgaande stuk opnieuw gescand en als nieuwe versie opgeslagen, waarna de papieren versie wordt verzonden.

Na digitale ondertekening gaat het stuk via de workflow in het DMS naar de postkamer, waar de uitgaande brief en de aangegeven bijlagen worden uitprint en verzonden. Hierbij wordt de verzenddatum in de registratiegegevens van het uitgaande document in het DMS geplaatst, waardoor deze de status ‘’verzonden’’ krijgt.

Het is mogelijk dat een digitale beschikking via de e-mail naar de aanvrager wordt verzonden.

De toegekende metadata en de korte inhoudsomschrijving worden door team DIV gecontroleerd c.q. gecorrigeerd in het DMS.

3.1.4 Overige postsoorten; e-mails, interne stukken, facturen en faxen

E-mails

Deze komen digitaal binnen en worden full-text digitaal ingelezen in het DMS, als ze een onderwerp betreffen dat conform het DSP voor registratie in aanmerking komt.

Doordat e-mails digitaal binnenkomen en digitaal worden gearchiveerd hoeft geen vervanging toegepast te worden. Relevante e-mails die in persoonlijke e-mailboxen binnenkomen moeten door de ontvanger zelf worden geregistreerd in het DMS.

Intern opgemaakte stukken, zoals memo’s, adviezen, college- en raadsstukken

In principe is hierop dezelfde procedure van toepassing als genoemd bij de uitgaande stukken zoals beschreven onder 3.1.3.

Het verschil is dat er uiteindelijk geen verzending hoeft plaats te vinden waardoor er niets hoeft te worden uitgeprint en verzonden.

De stukken worden digitaal gecreëerd en digitaal opgeslagen in het DMS bij de betreffende zaak of zijn een eerste stuk van een nieuwe zaak. Er wordt gestuurd op het bewustzijn bij collega’s om documenten digitaal aan te bieden ter archivering.

Worden documenten onverhoopt toch nog fysiek ter archivering aangeboden (bijvoorbeeld ter hand gestelde documenten), dan zullen ze worden gescand, geregistreerd en gearchiveerd.

3.1.5 Wanneer wordt vervanging toegepast?

Met ingang van 1 april 2016 werkt de organisatie papierloos.

Vanaf dat moment worden alle papieren documenten, die geregistreerd en gearchiveerd dienen te worden, vervangen.

Niet alle archiefbescheiden komen in aanmerking voor vervanging. Sommige onderdelen zijn uitgezonderd van vervanging omdat er een juridische verplichting is om deze documenten in de originele papieren vorm beschikbaar te hebben, of omdat deze documenten vanwege hun vorm niet gedigitaliseerd kunnen worden.

Daarnaast zijn er archiefbescheiden die een fysieke afhandeling behoeven. Het afhandelingsproces vraagt dan om een papieren vorm en kan niet worden afgedaan met alleen een digitale versie van het document.

De volgende documenten (archiefbescheiden) worden uitgezonderd van vervanging:

•Documenten die wel voor vervanging in aanmerking zouden kunnen komen, maar door hun afwijkende vorm niet gescand kunnen worden.

•Documenten die voorzien moeten te worden van een natte handtekening en daarna retour moeten te worden gezonden aan de afzender (bijvoorbeeld contracten, overeenkomsten, volmachten en machtigingen).

•Originele akten, brondocumenten en oorkonden.

•Waardepapieren die een grote (financiële) waarde vertegenwoordigen

•(bankgaranties, polissen, etc. m.b.t. de gemeentelijke organisatie zelf).

•Documenten die een intrinsieke waarde hebben juist omdat papier de drager is.

•Het gaat hierbij meestal om documenten met een cultuurhistorische waarde.

•Documenten waarbij alleen onderzoek van originelen uitsluitsel kan geven over de herkomst en authenticiteit (bijvoorbeeld anonieme brieven/bedreigingen).

•Archiefbescheiden met betrekking tot subsidies die de gemeente onttrekt uit Europese Structuur en investeringsfondsen:

–Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO)

–Europees Sociaal Fonds (ESF)

–Cohesiefonds (CF)

–Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO)

–Europees Fonds voor Maritieme Zaken en Visserij (EFMZV)

–(Internationale) Verdragen en Oorkonden

–Getekende overeenkomsten met andere overheden.

Documenten die niet voor registratie in aanmerking komen zoals uitnodigingen, folder materiaal, ongevraagde offertes e.d. worden niet geregistreerd en hoeven dus ook niet vervangen te worden.

Papieren documenten van historisch belang worden niet vervangen, zulks ter beoordeling van de DIV-medewerker.

3.7.1 Archiefwettelijke toets;

Dit handboek is conform artikel 4 van de Beheerregeling informatiebeheer 2017 om advies voorgelegd aan het Strategisch informatieoverleg van de gemeenten Woerden en Oudewater.

Jaarlijks zal het handboek vervanging worden getoetst door het SIO (zie ook 3.6, auditing).

3.7.2 Juridische aansprakelijkheid;

Om het belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, rechten van bewijszoekenden en historisch onderzoek te onderstrepen garandeert de gemeente dat burgers en organisaties geen nadelige (juridische) gevolgen zullen ondervinden als gevolg van de

vervanging van fysieke documenten

4.4.1 Periodieke controles

Back-ups worden door team ICT gecontroleerd op juistheid en periodiek gecontroleerd door middel van een volledige restore procedure vanaf back-up disc.

Als dat nodig is, worden de gegevensdragers vervangen en de informatie naar de nieuwe drager overgezet. De gegevensdragers zijn tegenwoordig (middels zogenaamde SAN-systemen) dubbel uitgevoerd, zodat de gegevens altijd op meerdere fysieke locaties opgeslagen zijn.

De gemeente Woerden gebruikt voor de back-ups Disk storage.

4.4.2 Dagelijks back-ups

Dagelijks (maandag tot en met vrijdag) wordt online een back-up gemaakt van het gehele netwerk.

Dit gebeurt na 20:00 uur. Middels een speciale procedure wordt een back-up gemaakt op een fysiek gescheiden back-up systeem. In het geval dat een back-up wordt teruggeplaatst (als gevolg van een systeemcrash of calamiteit) kan het gebeuren dat al vernietigde digitale documenten (en bijbehorende registraties) vanaf de back-upmedia worden teruggeplaatst. Back-ups worden periodiek verwijderd.

Conform de regelgeving wordt bij het vernietigen van documenten een vernietigingslijst opgesteld waarin is beschreven op welk moment welke (elektronische) documenten zijn vernietigd.

Aan de hand van deze vernietigingslijst(en) zullen deze handelingen opnieuw uitgevoerd worden. Dit wordt vastgelegd als addendum op de betreffende vernietigingslijst(en).

4.4.3 Veiligheid

De database wordt bewaard en draait op een eigen server in het stadhuis van Woerden.

Er is hardware beheer zodat zo veel mogelijk proactief hardware storingen kunnen worden voorkomen. De servers zijn geplaatst in een afgesloten serverruimte. De server is uitsluitend toegankelijk voor hiertoe geautoriseerde medewerkers van de gemeenten Woerden en Oudewater.

Fysiek door de gebouwbeheerder en de systeembeheerders team ICT, via het netwerk uitsluitend door systeembeheerders die voor deze servers geautoriseerd zijn.

4.4.4 Beschikbaarheid

De gemeente heeft bij het ontwerp van het netwerk zaken zoveel mogelijk dubbel uitgevoerd en aanvullende maatregelen getroffen.

De volgende maatregelen zijn in het ontwerp van het netwerk opgenomen:

1UPS noodstroomvoorziening;

2Brandblusapparatuur;

3Afgesloten serverruimte;

4Dubbele stroom aansluitingen, verdeeld over verschillende groepen;

5Dubbele voedingen op de systemen;

6Dubbele netwerk aansluitingen.

4.4.5 Capaciteitsplanning en bewaking

Het back-up-systeem kan vrij eenvoudig beschikken over meer opslagruimte door schijfruimte aan een systeem toe te wijzen.

4.4.6 Technische metadata

Van alle gebruikte hard- en software worden basale technische metadata vastgelegd, inclusief de gebruikte versies en eventuele door het team ICT aangebrachte wijzigingen ten opzichte van de standaardinstellingen. Daarnaast wordt van alle hard- en software de benodigde documentatie bewaard bij het team ICT. Hierbij wordt voldaan aan de TMLO-lijst met verplichte metadata.

4.4.7 Duurzaamheid

Om de leesbaarheid (vorm, structuur en inhoud) te garanderen zijn er een aantal technische, organisatorische en procedurele maatregelen genomen, die tevens van belang zijn voor de latere overbrenging van blijvend te bewaren digitale documenten naar een digitaal depot. Daarbij is uitgegaan van o.a. de “Eisen Duurzaam Digitaal Depot. Toetsingskader voor de beheeromgeving van blijvend te bewaren digitale informatie” en het “Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer”.

1De formaten waarin de bestanden worden gecreëerd en opgeslagen behoren tot de vastgestelde voorkeursformatenlijst. Dit waarborgt in voldoende mate de levensduur van de formaten en de interoperabiliteit daarvan;

2Bij de aanschaf van nieuwe applicaties worden hoge eisen gesteld aan de ondersteuning van de aanwezige formaten c.q. documentversies, eventueel door middel van een conversie, na goedkeuring van de streekarchivaris/directeur van het RHC Rijnstreek en Lopikerwaard, van de bestaande documentformaten waarbij eisen gesteld worden aan vorm, structuur en inhoud;

Zie in dit verband ook artikel 4 van de Beheerregeling informatiebeheer 2017.

3De implementatie van nieuwe (versies) van applicaties voert het team ICT uit aan de hand van beschreven OTAP-procedures. In het kort betekent dit dat:

a.nieuwe (versies van) applicaties in een testomgeving op de juiste werking worden getest, inclusief de relaties c.q. koppelingen met andere systemen, in dit geval dus met het DMS;

b.nieuwe (versies van) applicaties worden getest op het kunnen openen van de bestaande (geconverteerde) documenten.

4De Archiefverordening 2017 en de Beheerregeling Informatiebeheer 2017 zijn onverkort van toepassing.