Evenementenbeleid Woerden 2024

Een veiligheidsplan maakt onderdeel uit van uw aanvraag voor een evenement. Deze bijlageomschrijft de richtlijnen voor het opstellen van een veiligheidsplan. Het veiligheidsplan is het plan waarin u, als organisator van een evenement, de getroffen maatregelen en afspraken voor het evenement beschrijft. Belangrijk is daarin dat rollen, taken en verantwoordelijkheden helder en eenduidig zijn beschreven.

Uitgangspunt van het veiligheidsplan

U als organisator bent tijdens het evenement verantwoordelijk voor de veiligheid van publiek, medewerkers, omstanders en publieke eigendommen. Daartoe is op de locatie de directe leiding in handen van een door u als organisator aangewezen contactpersoon (veiligheidscoördinator). Deze persoon benoemt u nadrukkelijk in het veiligheidsplan. Bij incidenten kan de organisator een beroep doen op politie, brandweer of GHOR, als er opgeschaald wordt naar GRIP neemt één van die diensten de leiding over het incident. Belangrijk is dat u in dit plan benoemt welke maatregelen u als organisator neemt om de openbare orde, gezondheid en veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe u als organisator optreedt bij incidenten. Beschrijf in dit plan alleen de eigen processen van het evenement. Het is niet de bedoeling dat u als organisator beschrijft wat de overheidspartijen gaan doen, het volstaat om aan te geven wanneer de organisator met de nood- en hulpdiensten in contact treedt. Het veiligheidsplan moet zo concreet en duidelijk mogelijk worden uitgewerkt. Vermijdt dan ook de woorden ‘kunnen , ‘waarschijnlijk’ en ‘mogelijk’. Contactgegevens, situatietekeningen etc. moeten correct zijn en worden aangepast als er zich wijzigingen voordoen. Deze gegevens worden door nooden hulpdiensten gebruikt als zij moeten gaan optreden.

Het opstellen van het veiligheidsplan

Het veiligheidsplan is een dynamisch document. Naarmate uw evenement in de loop der jaren wijzigt, verandert het veiligheidsplan mee. Met het opstellen van het veiligheidsplan maakt u inzichtelijk welke risico’s uw evenement met zich meebrengt en welke maatregelen u vooraf daar op treft.

Beschrijf in het plan onderstaande punten:

1Omschrijving van het evenement

2Overzicht organisator en onderaannemers

3Bezoekersaantallen

4Locatie en inrichting

5Programmering

6Instroom en uitstroom van bezoekers

7Risicoanalyse

8Incidentenbestrijding

9Ordehandhaving, beveiliging en publieksveiligheid

10Ontruiming in geval van calamiteit

11Brandveiligheid

12Medische zorg en hygiëne

13Verkeer en vervoer

14Milieu

Toelichting op de onderwerpen

Bij een aantal kopjes kunt u hieronder ter verduidelijking lezen wat van u wordt verwacht.

1Omschrijving evenement

Welke activiteit gaat u ondernemen? Uit welke onderdelen bestaat die activiteit?

2Organisator

Hier beschrijft u wie de organisator van het evenement is en welke mogelijke onderaannemers er bij betrokken zijn. Wie verzorgt het licht en geluid? Wie de beveiliging? In wiens handen is de EHBO, waar komen de verkeersregelaars vandaan, etc. Vermeld alle contactgegevens, namen inclusief telefoonnummers.

3Bezoekersaantallen

Geef aan hoeveel bezoekers u in totaal verwacht. Licht ook toe hoeveel bezoekers er maximaal tegelijkertijd aanwezig zijn op het evenemententerrein. Benoem het piekmoment, hoe laat is dat en waarom? Maak ook het onderscheid tussen deelnemers, crew, bezoekers etc.

4Locatie en inrichting

Hier beschrijft u waar het evenement plaatsvindt. Wat zijn de bijzonderheden van de locatie? Is er hoogteverschil, water, drukke wegen, etc.? Hoe groot is de locatie in m2? Wat ligt er in de directe omgeving? Daarnaast beschrijft u hoe het evenemententerrein wordt ingericht. Denk hierbij aan meubilair, podia, (nood)uitgangen, evenals de breedtes van de uitgangen en vluchtwegen. Voeg een plattegrond van de evenementenlocatie inclusief de calamiteitenroute en een duidelijk leesbare overzichtstekening van de inrichting op schaal bij.

5Programmering

Hier beschrijft u welke activiteiten op welk tijdstip plaatsvinden en/of welke artiesten op welk moment tijdens het evenement optreden. Welke mate van risico kan verwacht worden bij welk programma-onderdeel?

6In- en uitstroom van bezoekers

Welke maatregelen neemt u op de piekmomenten van de instroom? Hoe zorgt u dat de instroom soepel verloopt? Worden de bezoekers gecontroleerd en zo ja, waarop? Worden ze allemaal gecontroleerd? Etc. Welke maatregelen neemt u als de bezoekers het evenement verlaten? Hoe voorkomt u overlast van de vertrekkende stroom mensen? Hoe zorgt u dat het vertrek soepel verloopt? Etc.

7Risicoanalyse

Wat zijn de risico’s die aan uw evenement kleven? U begint met het vaststellen van de volgende drie

profielen:

1Publieksprofiel: Is het publiek bekend of anoniem? Hoe lang blijven ze op een bepaalde plek? Om hoeveel mensen gaat het? Welke eigenschappen hebben ze (leeftijd, cultuur, gezondheid etc.)? Is er sprake van groepsgedrag? Piekbezoekers? Wat is de doelgroep en wat zijn de risico’s hierbij?

2Activiteitenprofiel: Om wat voor soort activiteiten gaat het? Kunnen die op zichzelf risico’s met zich meebrengen (kermis, vuurwerk etc.)? Hoe lang duren de activiteiten? Is het publiek deelnemer of toeschouwer? Bijvoorbeeld een evenemententerrein aan het water of aan een drukke weg. Neem uw maatregelen hier op.

3Ruimtelijk profiel: Hoe is de bereikbaarheid en toegankelijkheid van de locatie? Is het een binnen- of buitenlocatie? Zijn er meerdere activiteiten tegelijk? Is de locatie ingericht voor het organiseren van evenementen? Vergeet de calamiteitenroute voor de hulpdiensten niet. Beschrijf ook of de locatie een risico kan vormen. Op basis van het bovenstaande profiel benoemt u de mogelijke risico’s om te komen tot een aantal scenario’s die specifiek van toepassing zijn op uw evenement. Het is van belang om per risico de vraag te stellen of het zich kan voordoen en wat de mogelijke gevolgen zijn. Hierbij kunt u gebruik maken van de volgende zes stappen:

1Benoem de gevaren die samenhangen met de activiteiten die plaatsvinden tijdens het Evenement

2Benoem de personen die gevaar lopen en het gevolg/effect van het gevaar

3Benoem de genomen voorzorgsmaatregelen

4Analyseer op basis van de voorgaande drie stappen de risico’s en beschrijf de scenario’s

5Besluit wat voor nadere maatregelen noodzakelijk zijn

6Bepaal het restrisico

1Dit zijn de risico’s die ondanks de genomen maatregelen blijven bestaan.

8Incidentenbestrijding

Hier werkt u de genoemde relevante risico’s uit in scenario’s. Wie heeft er welke rol, als zo’n scenario zich daadwerkelijk voordoet? Beschrijft stapsgewijs en concreet hoe zo’n scenario wordt opgepakt en wie daarbij betrokken zijn.

9Ordehandhaving, beveiliging en publieksveiligheid

Welke vorm van en hoeveel beveiliging wordt er ingezet voor, tijdens en na het evenement? Wanneer u gebruik maakt van een particuliere beveiligingsorganisatie dient u zorg te dragen voor het aanleveren van een beveiligingsplan. Verder beschrijft u welke maatregelen u treft rondom openbare orde en veiligheid voor uw evenement.

Denk hier bijvoorbeeld aan:

1Crowd management: is er vooral op gericht publieksstromen in veilige banen te leiden en te hoge publieksdichtheid te voorkomen. Het omvat onder meer de planning van de bewegwijzering, het plannen van de hoeveelheid en plaats van de sanitaire installaties of de volgorde en locatie van optredens op verschillende podia.

2Crowd control: zijn de fysieke maatregelen om gebieden af te bakenen, de publieksstromen te reguleren met hekken en bewegwijzering, en het compartimenteren van publiek door middel van barrières.

10Ontruiming in geval van calamiteit

Wie doet wat, waar, hoe en wanneer in het geval van een ontruiming? Vergeet daarbij niet in te gaan op de onderlinge communicatie: welke communicatiemiddelen worden gebruikt , hoe loopt de hiërarchie, wie heeft het eerste initiatief, etc.

11Brandveiligheid

Welke maatregelen treft u om te voldoen aan de brandveiligheidseisen? Denk aan gebruikte materialen, zeker bij gebruik van tenten (incl. ‘overkappingen’ en de aankleding daarvan) en eventuele brandblus- en brandveiligheidsvoorzieningen.

12Medische zorg en hygiëne

Welke maatregelen treft u ten behoeve van de medische zorg en hygiëne? Denk hierbij aan HBOvoorzieningen, aantal hulpverleners, sanitaire voorzieningen, stromend water, maatregelen bij diverse weersomstandigheden etc. Hoeveel EHBO-ers worden ingezet? Hoeveel hulpverleners zitten er op een vaste locatie en hoeveel zijn onderdeel van een mobiel team? Beschrijf de Eerste Hulpaanbieder. Wie verleent de Eerste Hulp en wie is de coördinator? Hoe is de communicatie tussen de Eerste Hulp? En tussen de Eerste Hulp en de organisatie? Wat is het niveau van de Eerste Hulpverleners? (BLS? ALS?). Wat voor een materialen heeft de Eerste Hulpaanbieder bij zich? Waar bevindt zich de EHBO- post en hoe is deze ingericht? Hoeveel toiletten worden ingezet? Is er stromend water aanwezig? Hoe is het toilet aangesloten, op het riool bijvoorbeeld? Wordt er iets met water gedaan? Sproeiers, verneveling, zwembaden o.i.d.? Wordt er iets met dieren gedaan? Geitjes aaien of het berijden van paarden o.i.d.? Wordt er eten verkocht en hoe is de horeca ingericht? Professionele aanbieder of vrijwilligers? Wat voor eten, etc.

16Verkeer en vervoer

Welke maatregelen treft u met betrekking tot verkeersregulering, parkeergelegenheid, bebording, aan- en afvoer van het publiek, openbaar vervoer etc.? In het geval van een omleiding dient u een verkeersplan aan te leveren.

17Milieu

Welke maatregelen treft u met betrekking tot het geluidsniveau, afvoervoorziening en- verwerking, afvoer van afvalwater, afvalscheiding etc.?

DIENSTEN

Omschrijving

Toelichting

Eenheid

Prijs

(Excl transport , BTW en toeslagen)

Electra

Locaties:

Westdampark

Exercitieveld

Groenendaal Woerden

Vast bedrag, zie Hoofdstuk

Lichtmasten (7 stuks)

Alleen op het Exercitieveld

per dag per stuk

€ 27,50

MATERIEEL

Omschrijving

Toelichting

Eenheid

Prijs

(Excl transport , BTW en toeslagen)

Dranghekken

Max totaal beschikbaar: 114

Materiaal: Gegalvaniseerd staal

Afmeting: 2,5 x 1,2 m

Gewicht: 22 kg

Overig: Koppelbaar

stuks per dag

€ 2,50

Bezems

Max totaal beschikbaar: 20

Materiaal: Hout met kunststof

Afmeting: 410 x 80 mm

stuks per dag

€ 1,00

Veiligheidshesjes

Materiaal: Polyester

Afmeting: diverse maten mogelijk

Kleur: Geel

Gewicht: 130 gram

Overig: met klittenbandsluiting

stuks

€ 5,00

Vlaggenmast

Materiaal: Hout

Afmeting: 8 of 10 m lengte Kleur: houtkleurig/wit

stuks per dag

€ 18,00

Vlaggen

Nederlandse en Woerdense

stuks per dag

€ 5,00

Podium

Materiaal: Staal met hout

Afmeting: 2,0 x 1,0 m

per dag

€25,00

Electrapaddestoelen en kabels

Max totaal beschikbaar: 6

stuks per dag

€ 10,00

Regels voor gebruik van deze menukaart:

-De materialen kunnen worden gebracht en gehaald door de gemeente Woerden

-De kosten voor materialen gelden niet voor evenementen georganiseerd door maatschappelijke organisaties zonder winstoogmerk.

-De kosten voor de inzet van diensten gelden voor alle evenementenorganisatoren.

Middelen worden ingepland zolang de voorraad strekt. Bij gelijktijdige interesse van meerdere evenementen, worden de middelen verdeeld.

Criteria/

Waardering

Bezoekers

Kennis van de doelgroep

De gemeente Woerden op de kaart

Samenwerking

Educatief

Uniek

Marketing

Voorwaarden

onderneemt acties om kennis van de doelgroep te vergaren

-belicht historie van gem. Woerden

-verbindt stad-platteland

werkt samen met lokale organisaties

betrekt scholen

bereikt de doelgroep via..

heeft vergunningvoor-waarden overtreden*

0punten

Nee

nee

nee

nee

Er zijn meerdere vergelijkbare evenementen in de de gemeente

Bereikt doelgroep niet

1punt

100- 500

Er is één vergelijkbaar evenement in de de gemeente

Social media (1 pt. per medium)

Op andere aantoonbare manieren (1 pt per goedgekeurde manier)

2punten

500- 1.000

3punten

Eigen website

4punten

Ja, met één lokale organisatie

5punten

1.000 - 5.000

heeft afgelopen 3 jaar enquêtes afgenomen onder bezoekers en deelnemers

per thema dat aantoonbaar wordt gemaakt (max 10 pt)

ja

Er is een vergelijkbaar evenement in de regio

Via buitenreclame

6punten

5.000 – 10.000

7punten

>10.000

8punten

Ja, met twee lokale organisaties

9punten

10punten

Ja, meerdere lokale organisaties

15punten

Dit evenement is uniek in de regio

-2 punten

1afwijking – vorige editie

-5 punten

Meerdere afwijkingen – vorige editie

-10 punten

Meerdere afwijkingen; meerdere jaren

* Onder “regio” wordt verstaan: de gemeente Nieuwkoop, Bodegraven-Reeuwijk, Ronde Venen, Montfoort en Stichtse Vecht.

* Op overtredingen wordt de organisator van het evenement gewezen, zo kort mogelijk na het constateren van de afwijkingen.