Aanhef
De raad van de gemeente Woensdrecht, in vergadering bijeen op 25 juni 2020;
gelezen het voorstel van de agendacommissie van 8 juni 2020;
overwegende dat:
-als gevolg van de coronacrisis het niet mogelijk is om fysieke raads-, opinieraads- en commissiebijeenkomsten te organiseren waar iedereen bij aanwezig kan zijn;
-de wetgever het door middel van een Spoedwet digitaal vergaderen en besluiten mogelijk heeft gemaakt;
gelet op artikel 16 van de Gemeentewet dat bepaalt dat de raad haar eigen Reglement van Orde vaststelt en de artikelen 82 en 84 van de Gemeentewet inzake de regeling van commissievergaderingen;
besluit vast te stellen:
2De Aanvullende Verordening op de Opinieraden gemeenteraad Woensdrecht voor digitale vergaderingen
Hoofdstuk 1 – Algemeen
Artikel 1 Digitaal video-vergaderen
1De opinieraden Ruimte, Samenleving en Bestuur, de Financiële Commissie en de commissie Sociaal Domein vergaderen zo nodig digitaal gedurende de periode waarin de beperkingen tot samenkomen van toepassing zijn. Ook themabijeenkomsten worden wanneer dat mogelijk is digitaal gehouden of uitgesteld.
2De vergaderstukken voor de vergaderingen van de opinieraden zijn openbaar en kunnen door een ieder op de voor de gemeente Woensdrecht gebruikelijke wijze gevolgd worden.
3Er kan tijdens een openbare digitale video-vergadering geen vertrouwelijke informatie of documenten waarover geheimhouding is opgelegd, worden gedeeld. Dit kan wel bij een besloten digitale video-vergadering waarbij de beslotenheid bij iedere deelnemer aan de vergadering van toepassing is.
Artikel 2 Openbaarheid
1Een openbare video-vergaderingen kan door een ieder op afstand op de voor de gemeente Woensdrecht gebruikelijke wijze gevolgd worden.
2Voor het inspreken bij de vergaderingen van de opinieraden Ruimte, Samenleving, en Bestuur, wordt aan de inspreker de mogelijkheid aangeboden om digitaal deel te nemen aan de vergadering via een eigen voorziening of door middel van een schriftelijk ingediende tekst waarvan de voorzitter tijdens de vergadering melding maakt. Een schriftelijk ingediende tekst wordt aan het agendapunt toegevoegd.
3Insprekers dienen zich 24 uur tevoren aan te melden bij de griffier. Een gesproken inspraakreactie mag maximaal 5 minuten duren.
Hoofdstuk 2 – De vergadering
Artikel 3 Voorbereiding
1Iedere fractie geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering aan de griffie door welke raadsleden of burgerleden het woord willen voeren over een agendapunt.
2Iedere fractie geeft uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering van de agendacommissie door van welke ingekomen stukken zij het behandeladvies willen wijzigen en/of willen bespreken.
Artikel 4 Aanvang digitale vergadering
1Deelnemers (raadsleden, burgerleden, portefeuillehouders en insprekers zijn zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorzitter en de griffier de identiteit zonder twijfel kan vaststellen.
2Van hen wiens identiteit niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt verondersteld dat zij niet deelnemen aan de video-vergadering.
3De griffier stelt een presentielijst op van de deelnemers wiens identiteit is vastgesteld en ondertekent de presentielijst samen met de voorzitter. De presentielijst wordt op gebruikelijke wijze gearchiveerd.
4De vergadering kan door de voorzitter worden geopend indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties deelneemt aan de video-vergadering. Tenminste één deelnemer van iedere fractie is raadslid.
Bij aanvang van de vergadering zet de voorzitter de microfoons van alle deelnemers, met uitzondering de microfoon van zichzelf, uit.
Artikel 5 Spreekregels
1Behandeling van agenda onderwerpen vindt in twee termijnen plaats. Na iedere termijn volgt een korte schorsing voor onderling overleg.
2De voorzitter geeft het woord aan de deelnemer waarvan is aangegeven dat zij bij het betreffende agendapunt het woord zullen voeren. De voorzitter geeft hiervoor alleen de microfoon van de betreffende deelnemer vrij. De spreekvolgorde wordt bepaald door de voorzitter.
3Indien een deelnemer het woord wenst (interruptie) , maakt hij dat kenbaar aan de voorzitter.
Artikel 6 Schorsing van de vergadering
1Op verzoek van een deelnemend raadslid/burgerlid kan de voorzitter besluiten de vergadering voor een bepaalde tijd te schorsen. De duur van de schorsing wordt voor de aanvang van de schorsing bepaald. Tijdens de schorsing worden alle microfoons en het videobeeld uitgezet.
2Gedurende de schorsing blijven de deelnemers wel digitaal aanwezig, doch niet zichtbaar, in de vergadering. Zij kunnen dan ruggenspraak houden.
3Een minuut voor het einde van de schorsing geeft de voorzitter een geluidssignaal ten teken dat de vergadering bijna wordt heropend.
4Aan het einde van de schorsing stelt de voorzitter vast dat minimaal het quorum aanwezig is zodat de vergadering heropend kan worden.
Artikel 7 Besluitvorming
1Na afronding van de beraadslaging over het agendapunt met voorstellen volgt de besluitvorming. Iedere fractie geeft op verzoek van de voorzitter aan of een voorstel een A- of B-stuk wordt zoals bedoeld in de Verordening op de Opinieraden.
Artikel 8 Storing bij stemming
1Indien door technische redenen een fractie onverhoopt niet in staat is geweest zijn stem uit te brengen, gaat de voorzitter door naar het volgende fractie.
2Indien alle overige fracties raadsleden hun stem hebben uitgebracht, controleert de voorzitter of de technische problemen bij de fractie die nog niet zijn stem heeft uitgebracht, maar wel deelnam aan de vergadering, zijn verholpen. Indien de technische problemen zijn verholpen, brengt de fractie het raadslid alsnog zijn stem uit. Indien ook op dat moment de technische problemen nog niet zijn verholpen, wordt de stemming gesloten.
3Indien de voorzitter (of griffier) , ook ná technische ondersteuning, de wilsuitdrukking van een fractie niet heeft kunnen vaststellen, wordt de fractie geacht niets te hebben uitgesproken.
Artikel 9 Moties en amendementen
1Concept moties worden uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering van de agendacommissie bij de griffie aangeleverd.
2Concept amendementen worden uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de opinieraadsvergadering bij de griffie aangeleverd.
3De griffie plaatst ontvangen moties en amendementen zo spoedig mogelijk in het openbare gedeelte van het raadsinformatiesysteem.
Hoofdstuk 3 – Slotbepalingen
Artikel 10 Uitleg
1Indien deze aanvulling ergens niet in voorziet, wordt teruggevallen op het Reglement van Orde en/of de Verordening op de Opinieraden, mits niet strijdig met de Gemeentewet.
2In gevallen waarin deze aanvulling of het vigerende Reglement van Orde en de Verordening op de Opinieraden niet voorziet of bij twijfel, beslist de opinieraadsvergadering op voorstel van de voorzitter.
3Bij twijfelgevallen waarin dit Reglement van Orde en deze aanvulling in bijeenkomsten van commissies zoals beschreven in artikel 1.1 niet voorziet, beslist de voorzitter.
Artikel 11 Inwerkingtreding
De in deze aanvulling opgenomen bepalingen zijn met onmiddellijke ingang van kracht, na de vaststelling door de gemeenteraad.
Deze aanvulling blijft van kracht gedurende de periode waarop de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming provincies, gemeenten, waterschappen en openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba van kracht is of wordt.
Toelichting
Artikel 1
Voor het digitaal vergaderen wordt gebruik gemaakt van een daarvoor geschikte software
applicatie die voor de raads-, burger- en commissieleden toegankelijk is. Mocht een van hen niet beschikken over een digitale voorziening die geschikt is voor deelname aan digitale vergaderingen dan kan een geschikte voorziening in bruikleen gegeven worden.
Artikel 7 Besluitvorming
Door het bij de hoofdelijke uitspreken ligt het fractiestandpunt in het videoverslag vast en is voor iedereen controleerbaar.