Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Artikel 1

1Een raadslid richt zich tot een ambtenaar met een verzoek om toelichtende technische informatie van geringe omvang.

2Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

a.feitelijke informatie van geringe omvang voor zover te maken hebbende met de agendastukken, die vervolgens zonodig zullen worden voorgelegd aan de verantwoordelijke beleids/beheermedewerker;

b.inzage in of afschrift van documenten die relevant zijn voor een volledige en goede beoordeling en voorzover niet vertrouwelijk;

c.bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

3De informatie, bedoeld in het tweede lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffie, door een ambtenaar gegeven.

4Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid of tweede lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

5De bijstand, bedoeld in het tweede lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

1Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier,na overleg met de secretaris, ambtelijke bijstand tenzij:

a.het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

b.dit het belang van de gemeente kan schaden;

c.het bijstand, bedoeld in artikel 1, tweede lid, onderdeel c, betreft en het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het hem (of de fractie) op grond van artikel 5, eerste lid, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand.

2De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

3Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

1Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

2Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

1Elk raadslid heeft per jaar recht op 30 uren uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, tweede lid, onderdeel c. Daar waar de fractie besluit om de uren samen te voegen heeft de fractie recht op ondersteuning van 30 x n (het aantal fractieleden)

2De secretaris richt een register in, dat wordt beheerd zowel door de assistent griffier als vanuit de ambtelijke organisatie voor de registratie van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, tweede lid, onderdeel c, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:

a.welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

b.over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

c.welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

d.hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

e.de reden waarom een verzoek is geweigerd.

Artikel 6

1De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.

2De secretaris zal in de periodieke rapportages een overzicht bieden van het aantal gestelde vragen en de daartoe benodigde tijd.

Artikel 7

1Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van een gegeven advies geheim wordt gehouden voor zover het gaat om bijstand voor het opstellen van een motie, amendement of indien er sprake is van privacy gevoelige informatie.

2Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 8

1De fracties zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks € 500 als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

2De vergoeding als bedoeld in lid 1 wordt verhoogd met een bedrag van maximaal € 624 per jaar (€ 52 per maand) ingeval door de fractie een fractie-assistent is aangesteld overeenkomstig het bepaalde in de Verordening Fractie-assistenten gemeente Winsum 2015.

3De extra bijdrage als bedoeld in lid 2 mag uitsluitend worden ingezet ten behoeve van betaling van een fractie-assistent. Verantwoording over de besteding van de extra middelen vindt plaats met toepassing van het bepaalde in artikel 11 van deze verordening.

4De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan de de fractie - als bedoeld in lid 1 - ter besteding door die fractie voor de komende jaren.

5De totale reserve - gerelateerd aan de bijdrage als bedoeld in lid 1 - voor één fractie is niet groter dan € 500.

6Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve als bedoeld in lid 5, komt tot uitdrukking in de afrekening zoals bedoeld in artikel 11 lid 1.

Artikel 9

1Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

2De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

a.uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen waaronder uitgaven die betaald dienen te worden uit de vergoedingen die de leden ingevolge de gemeentewet ontvangen;

b.giften;

c.betalingen aan politieke partijen, aan politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten en/of goederen) geleverd ten behoeve van de groepering op basis van een gespecificeerde, reële declaratie

d.opleidingen voor individuele raads- en commissieleden

e.kosten ter bevordering van de (her)verkiezing van raadsleden

Artikel 10

1De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 1 maart van een kalender-jaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt, mits de betreffende fractie heeft voldaan aan het gestelde in artikel 11 lid 1;

2In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden.

3In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

4Indien een fractie na de verkiezingen geen vertegenwoordigers meer heeft in de raad, is de opgebouwde reserve, alsmede het reeds uitgekeerde, maar niet gebruikte gedeelte van het voorschot voor het betreffende jaar, terstond opeisbaar.

5Bij splitsing van een fractie wordt de bijdrage voor het betreffende kalender-jaar verdeeld over de nieuwe fracties

6In het volgende kalenderjaar hebben beide fracties recht op de bijdrage zoals bedoeld in artikel 8

Artikel 11

1Elke fractie legt, binnen één maand na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een financieel verslag;

2Controle van het verslag vindt plaats door de griffier, eventueel bijgestaan door de accountant die belast is met de controle van de jaarrekening;

3De controle bestaat uit het toesten van de uitgaven aan de bepalingen in deze verordening en de gemeentewet en aanverwante regelingen;

4De raad stelt op voorstel van de griffier de bedragen vast van:

a.de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar binnen de daarvoor geldende regels uit de bijdrage bekostigd zijn

b.de wijziging van de reserve

c.de resterende reserve

d.de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 12

1De fracties in de raad kunnen zich bij hun werkzaamheden laten bijstaan door één of meer steunfractieleden;

2de fractievoorzitter draagt één of meerdere personen voor bij de griffier voor de functie van steunfractielid;

3Aan steunfractieleden wordt een exemplaar van de raadsstukken toegezonden;

4Het maximaal aantal te verstrekken exemplaren van raadsstukken aan steunfractieleden bedraagt 5.

Artikel 13

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag nadat ze is vastgesteld op welk moment de op 14 maart 2006 vastgestelde regeling inzake het verstrekken van ambtelijke bijstand aan de leden van de gemeenteraad komt te vervallen.