Aanhef
Agendanummer: 15
Vergadering: 19 juni 2014
De raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, de heffingsambtenaar en de invorderingsambtenaar gemeente Winsum, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Winsum;
overwegende dat de bestuursorganen het wenselijk vinden het berichtenverkeer langs elektronische weg opengesteld wordt en dat hiervoor nadere eisen voor worden opgesteld;
gelet op artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht;
besluiten vast te stellen de
Artikel 1 Begripsbepalingen
In dit besluit en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:
a.elektronische berichten: informatie die in de vorm van e-mailberichten of door middel van berichten via een webformulier op de gemeentelijke website is verzonden. Overige vormen van elektronisch verkeer zijn uitgesloten met uitzondering van fax-berichten;
b.functionele berichten: elektronische berichten die een medewerker uit hoofde van zijn functie ontvangt of verzendt;
c.privé berichten: elektronische berichten die een medewerker niet uit hoofde van zijn functie ontvangt of verzendt;
d.bestuurlijke berichten: elektronische aanvragen, bezwaarschriften, klachten, zienswijzen en ingebrekestellingen die worden ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan;
e.gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Winsum, www.winsum.nl;
f.algemene postbus: de elektronische postbus van de gemeente Winsum, die niet is gekoppeld aan een specifieke medewerker van de gemeente Winsum, maar aan de organisatie als geheel, gemeente@winsum.nl;
g.webformulier: het formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg;
h.DigiD: een landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan.
i.e-Herkenning: een netwerk van betrouwbare elektronische herkenning van bedrijven beheerd door het Ministerie van Economische Zaken.
Artikel 2 Openstelling elektronische weg
1Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente Winsum worden verzonden, mits aan de bepalingen van deze verordening is voldaan.
2Berichten die door de virus- en spamfilters van de gemeente Winsum worden tegengehouden en/of berichten die door de mailserver van de gemeente Winsum niet verwerkt kunnen worden, worden geweigerd.
3Alle berichten moeten voldoen aan de nadere eisen zoals gesteld in artikel 3.
4Bestuurlijke berichten kunnen alleen elektronisch worden verzonden indien daarvoor op de gemeentelijke website een webformulier is geplaatst of op de gemeentelijke website een andere wijze van aanvragen is aangegeven.
5Het bestuursorgaan kan voor de functionele berichten op de gemeentelijke website webformulieren plaatsen.
Artikel 3 Nadere eisen
1Berichten moeten aan de volgende eisen voldoen:
a.de bijlagen van de berichten moeten geopend kunnen worden;
b.het bericht mag inclusief bijlagen bij ontvangst niet groter zijn dan 7 Mb;
c.eventuele bijlagen moeten in te lezen zijn door bij de gemeente Winsum gehanteerde pakketten zoals Word, Excel, PowerPoint. Daarnaast worden de volgende bestandsformaten gehanteerd: PDF, JEPG en TIFF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODF, ODT, ODS;
e.het bericht is voorzien van naam en adres van de afzender;
f.berichtenverkeer moet via het opgegeven e-mailadres mogelijk zijn;
g.het bericht mag evenals de bijlagen geen wachtwoorden bevatten tenzij de ontvanger hier vooraf mee in heeft gestemd;
h.indien vereist ondertekend met een elektronische handtekening.
2Bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen als het webformulier is gebruikt.
3Indien een bericht niet aan de vereisten zoals bedoeld in het eerste en/of tweede lid voldoet, krijgt de verzender van het bericht hiervan bericht.
Artikel 4 Ondertekening
Als elektronische handtekening ter ondertekening van elektronisch berichtenverkeer als bedoeld in artikel 2:16 Algemene wet bestuursrecht wordt aangemerkt de Digi-D inlogcode of e-Herkenning.
Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie
Aanvullende informatie en bijlagen behorende bij een webformulier kunnen digitaal ingevoegd worden bij het te gebruiken webformulier of per gewone post worden nagezonden voor zover dit op het webformulier wordt aangekondigd en het digitale kenmerk op de nagezonden bescheiden wordt aangegeven.
Artikel 6 Ontvangstbevestiging
Voor elektronische berichten die binnenkomen via een webformulier op de gemeentelijke website wordt een ontvangstbevestiging verstuurd.
Artikel 7 Onvoorziene omstandigheden
In gevallen waarin dit besluit niet voorziet beslist het betreffende bestuursorgaan.
Artikel 8 Inwerkingtreding
Dit besluit treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.
Artikel 9 Citeertitel
Dit besluit wordt aangehaald als ¨Verordening elektronisch berichtenverkeer¨.