Aanhef
Inleiding
Reserves en voorzieningen zijn voor de financiële stabiliteit van de gemeente en voor het financiële inzicht van groot belang. De reserves en voorzieningen vormen een belangrijk onderdeel van de vermogenspositie van de gemeente Wijk bij Duurstede. Zowel vanuit bestuurlijk als bedrijfseconomisch oogpunt is het belangrijk het beleid ten aanzien van de reserves en voorzieningen te beschrijven en periodiek te actualiseren. De ‘Financiële verordening Wijk bij Duurstede 2020’ bepaalt in artikel 11, dat het college de raad eens in de 4 jaar een geactualiseerde nota reserves en voorzieningen ter besluitvorming aanbiedt, bij voorkeur aan het begin van een nieuwe raadsperiode en collegeperiode. Op 25 januari 2022 heeft de raad besloten om de nota Reserves & voorzieningen en weerstandscapaciteit 2022 vast te stellen. Deze nota is een beperkte actualisatie geweest van de nota Reserves & Voorzieningen 2012 en de nota Weerstandsvermogen 2006.
De Nota reserves en voorzieningen is bedoeld als instrument voor de kader stellende rol van de raad en vormt het raamwerk waarbinnen het college van B&W en de ambtelijke organisatie met reserves en voorzieningen dienen om te gaan. In deze herziene nota willen we verder beschrijven hoe we binnen de gemeente Wijk bij Duurstede om gaan met de verschillende soorten reserves en voorzieningen.
Leeswijzer
In deze nota wordt het geldende juridisch kader uiteen gezet in hoofdstuk 1. Daarbij zijn de geldende verslaggevingsvoorschriften, opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV), en de geldende “Financiële verordening Wijk bij Duurstede 2020” betrokken. In hoofdstuk 2 en 3 wordt dit uitgewerkt en in hoofdstuk 4 staat een overzicht van de belangrijkste kenmerken en verschillen tussen bestemmingsreserve en voorziening. Het beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen wordt aansluitend in hoofdstuk 5 uiteen gezet. In bijlage 1 worden wijzigingen voorgesteld en is verdere toelichting per individuele reserve en voorziening opgenomen. De reserves en voorzieningen, zoals opgenomen in de begroting 2023-2026 zijn het uitgangspunt voor deze nota.
5. Beleid reserves en voorzieningen
5.2 Instellen, wijzigen en opheffen van reserves en voorzieningen
5.2.1 Instellen
Reserves worden alleen ingesteld:
•Voor concrete, binnen vooraf bepaalde tijd te realiseren, door de raad vast te stellen doelen;
•Als eenmalig dekkingsmiddel en zijn niet in te zetten als structureel dekkingsmiddel;
•Als (gedeeltelijke) dekking van kapitaallasten van specifieke investeringen;
•Voor het afdekken van kosten voortvloeiende uit redelijkerwijs niet in te schatten (omvangrijke) financiële risico’s.
Voorzieningen worden alleen ingesteld:
•Bij concrete verplichtingen en verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten;
•Bij bestaande risico’s voor bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen, waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten;
•Voor kosten die in een volgend begrotingsjaar gemaakt gaan worden, maar al eerder veroorzaakt worden;
•Voor ontvangen bijdragen aan toekomstige vervangingsinvestering;
•Voor het veiligstellen van object- of doelsubsidies/bijdragen van derden of niet benutte delen daarvan, waarvan de verplichting tot het doen van uitgaven zich pas in latere jaren voordoet en waarvan de aanwending is gebonden c.q. waarop een terugbetalingsverplichting rust (uitzondering hierop betreffen de voorschotbedragen van Europese/Nederlandse overheden).
Het instellen (instant houden of opheffen) van een reserve is een raadsbevoegdheid. Bij een raadsvoorstel hiervoor, dienen de volgende zaken te worden aangegeven:
a.Doel / onderbouwing;
b.(Gewenste) maximale omvang van de risico’s;
c.De verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt.
d.Toepassing jaarlijkse indexatie (niet zijnde rentetoerekening);
e.Voeding van de te storten bedragen: omvang, dekking, aard (structureel/ incidenteel);
f.(Maximale) looptijd;
Het creëren, instant houden of opheffen van voorzieningen is een bevoegdheid van de raad. Het college kan reserves en voorzieningen aanwenden voor de bedrijfsvoering als dit in lijn is met de aard van de reserve en conform afspraak met de raad. Daarbij controleert de door uw Raad aangestelde accountant wel de handelingen van het college ten aanzien van de reserves en voorzieningen.
Ad a: Om te voorkomen dat onnodig veel reserves worden ingesteld dient tevens expliciet aangegeven te worden, waarom de realisatie van het betreffende beleidsdoel beter gerealiseerd wordt door het instellen van een bestemmingsreserve dan via de reguliere meerjarenbegroting. Voorzieningen dienen altijd onderbouwd te zijn, waarmee bepaald kan worden of de middelen voldoende zijn ter dekking van de toekomstige uitgaven.
Ad b: De omvang van de reserves en voorzieningen moet worden afgestemd op het doel, de omvang van de risico’s, de verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt.
Ad c: In de beschrijving is opgenomen welke verplichtingen en/of verliezen er door ingestelde reserve moeten worden afgedekt
Ad d: Het raadsbesluit bevat een omschrijving of een jaarlijkse indexatie moet worden toegepast (niet zijnde rentetoerekening). Zie paragraaf 2.2.4.
Ad e: Voeding van de te storten bedragen dienen in omvang, dekking en aard (incidenteel/structureel) beschreven te worden. Het beheer betreft het zorg dragen voor de voeding van en onttrekking aan een reserve en de verantwoording hierover. Een onttrekking mag niet leiden tot een negatief saldo.
Ad f: Bij het instellen van elke nieuwe reserve wordt vastgelegd wat de minimale en maximale looptijd is. De periode kan worden opgenomen als looptijd van maximaal X jaar of worden vastgesteld op basis van omstandigheden (bijv. zoals corona). Om ongewenste wijzigingen van de looptijd te minimaliseren, zal bij het instellen van de reserve duidelijk moeten zijn wat de verwachte looptijd is. Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.
5.2.3 Wijzigen
De raad kan te allen tijde het doel of de bestemming van een reserve wijzigen. Voor een dergelijke wijziging is dus altijd een separaat raadsvoorstel en begrotingswijziging benodigd. Het doel van een voorziening wijzigt in principe niet, gegeven het verplichtende karakter en de harde kaders. Mocht deze wel wijzigen, dan is de vaststelling van de formele wijziging ook voorbehouden aan de raad.
5.2.3 Opheffen
Bij het besluit tot instellen van een bestemmingsreserve of voorziening is het zinvol om gelijktijdig op te nemen dat deze wordt opgeheven zodra de doelstelling waarvoor de reserve of voorziening is ingesteld, is gerealiseerd of dat de doelstelling is vervallen. Dit betekent dat de reserve in beginsel vrijvalt ten gunste van de algemene middelen (behorende bij het resultaat na bestemming). De raad kan vervolgens, via een integrale afweging, aan deze middelen een andere bestemming geven.
Jaarlijks zal tijdens het begrotingsproces door het college bezien worden of er binnen de bestaande reserves budgettaire ruimte is ontstaan. Bijvoorbeeld omdat er op deze middelen (gedeeltelijk) niet langer een concrete bestemming rust, omdat een (storting in de) reserve door de actualiteit is ingehaald, omdat (sub) doelen behaald zijn, of dat de reserve bijvoorbeeld meerdere jaren niet is (of wordt) aangewend. Indien dit het geval is dan vallen de betreffende middelen, ter integrale afweging, vrij uit de reserve. Wanneer dit leidt tot een saldo van 0 zal dit tevens leiden tot het opheffen van de betreffende reserve. Hiertoe zal op het moment dat bovenstaande zich voordoet een concreet beslispunt aan de raad voorgelegd worden.
Wanneer voorzieningen worden opgeheven moet het saldo ten gunste van de exploitatie worden gebracht, want ze zijn immers ook ten laste van de exploitatie gevormd. Op deze manier wordt het vrijgevallen bedrag in de resultaatbepaling opgenomen. Bij de bestemming van het jaarrekeningresultaat kunnen deze middelen dan opnieuw worden ingezet.