Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.
Aantal per jaar
Toelichting
Auditcommissie
Minimaal twee keer
De raad is opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. In de auditcommissie zal een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de eventuele nadere invulling van de controleopdracht. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden teruggekoppeld in het overleg van de auditcommissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de interim-controle en eindejaarscontrole worden besproken in de auditcommissie.
Gemeentesecretaris, wethouder financiën en financieel controller
Periodiek
De gemeentesecretaris, wethouder financiën en financieel controller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: de bespreking van de bevindingen van interim-controle en de eindejaarscontrole.
Afdelingen
P.M.
Binnen de afdelingen zal, in het kader van onze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de afdelingsmanagers en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.
College en raad
Op uitnodiging
Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en desbetreffende raadscommissie.
De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend:
Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Gericht aan
Management-letter (verslag van bevindingen van de interim-controle)
Na afronding van de interim-controle.
Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen.
College (en terugkoppeling aan de raad )
Verslag van bevindingen
Na afronding van de controle van de jaarrekening.
Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties.
Raad (en afschrift aan het college)
Controle-verklaring
Na afronding van de controle van de jaarrekening.
Het oordeel van de accountant over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft in overeenstemming met de verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.
Raad