Ambtsinstructie voor de griffier 2025

Artikel 1 Begripsbepalingen

a.griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet of diens plaatsvervanger;

b.plaatsvervangend griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107d lid 1 Gemeentewet. Bij afwezigheid of verhindering van de griffier treedt de plaatsvervangend griffier op en neemt de taken en bevoegdheden waar. De plaatsvervanger handelt in lijn met de aanwijzingen en werkwijze zoals opgenomen in deze instructie.

c.griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;

d.werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 juncto artikel 84 Gemeentewet ingestelde commissie die namens de raad het werkgeverschap van de griffier en de medewerkers van de griffie als bedoeld in artikel 107e lid 2 van de Gemeentewet behartigt.

Artikel 2 Algemene taken

1De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

2De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid/procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

3De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

4De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en door de gemeenteraad ingestelde werkgroepen of commissies.

5De griffier draagt zorg voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad.

6De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raadsleden en duo-commissieleden.

7De griffier begeleidt nieuw benoemde raadsleden tijdens hun inwerkperiode, informeert hen over de politiek bestuurlijke verhoudingen, organiseert desgevraagd informatieve bijeenkomsten en maakt nieuw benoemde raadsleden wegwijs in de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3 Agendering

1De griffier adviseert de gemeenteraad en door de raad ingestelde commissies en werkgroepen bij het opstellen van de agenda van de raads- commissie en werkgroep vergaderingen.

2De griffier adviseert over de planning van raad en door de raad ingestelde commissie(s) en werkgroep vergaderingen.

Artikel 4 Belangenbehartiger van de raad

1De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

2De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

3De griffier voert periodiek overleg met de voorzitter van de raad en voor zover nodig met het presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

4De griffier vertegenwoordigd de gemeenteraad bij in- en externe overlegsituaties.

5In overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris stemt de griffier verzoeken van raadsleden om ambtelijke ondersteuning af op de mogelijkheden ter zake van de ambtelijke organisatie.

Artikel 5 Bestuurlijke besluitvorming

1De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

2De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

3De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college van B&W.

4De griffier noteert de aangenomen moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, gestelde artikel 31 vragen door de gemeenteraad c.q. raadsleden en toezeggingen door het college van B&W op de voortgangslijst, welke wordt vastgesteld tijdens iedere reguliere raadsvergadering.

5De griffier ondersteunt de voorzitter van de raad en de commissie- c.q. werkgroep voorzitters bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen.

6De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad, de algemene commissie en andere door de raad ingestelde werkgroepen of commissies.

7De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad en vergaderingen van de Algemene Commissie.

8De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

Artikel 6 Hoeder van de lokale democratie

1De griffier draagt actief bij aan:

a.de lokale democratie zodat deze zo goed mogelijk functioneert met in acht neming van geldende regels;

b.het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente;

c.(de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad en medewerkers van de griffie;

d.de toegankelijkheid van de raad voor de inwoner;

2De griffier adviseert in het toepassen van (digitale) democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek.

Artikel 7 Leidinggeven en management,

1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie en bewaakt de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

2De griffier voert het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

3De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen.

4De griffier is verantwoordelijk voor het functioneren van de griffie.

5De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris.

6De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.

7De griffier stelt een griffieplan op en bespreekt deze met de werkgeverscommissie.

8De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding.

9De griffier heeft overleg met de werkgeverscommissie.

Artikel 8 Communicatie, voorlichting en initieren van nieuwe ontwikkelingen

1De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.

2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen.

3De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin en het spreekrecht.

4De griffier kan voorstellen aan het presidium doen inspelend op het (door)ontwikkelen van de dualistische verhouding tussen de raad en het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 9 Slotbepalingen

1In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgevercommissie of de voorzitter van de raad.

2Deze instructie kan worden aangehaald als 'instructie voor de griffier' van de gemeente Weststellingwerf.

3Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling, onder gelijktijdige intrekking van de 'De instructie voor de griffier van de gemeente Weststellingwerf 2009' zoals vastgesteld op 12 mei 2009.

[Artikel 9, lid 3 bevat een kennelijke verschrijving, hier wordt bedoeld: Deze instructie treedt in werking op de dag na vaststelling, onder gelijktijdige intrekking van de 'De instructie voor de griffier van de gemeente Weststellingwerf 2009' zoals vastgesteld op 11 mei 2009.]