Reglement van orde collegevergaderingen Westland 2022 (gemeente Westland)

Aanhef

Het college van burgemeester en wethouders van Westland,

gelet op artikel 52 Gemeentewet,

besluit vast te stellen het Reglement van orde collegevergaderingen Westland 2022:

Artikel 1 Vergaderingen

1Het college vergadert op dinsdag, inclusief lunch, tot uiterlijk 16.00 uur.

2De burgemeester roept de vergadering bijeen.

3Indien een collegelid een vergadering van het college op een andere datum dan genoemd in het eerste lid nodig acht, verzoekt hij de burgemeester onder opgave van redenen deze bijeen te roepen.

4Tijdens recesperiodes vergadert het college in principe niet. Indien nodig besluit de burgemeester tot het bijeenroepen van de vergadering.

5De vergaderingen worden gehouden in beslotenheid.

6Een collegelid zal, indien de onafhankelijke oordeelsvorming over een onderwerp in het geding kan zijn, zich onthouden van deelname aan beraadslaging en besluitvorming over een voorliggend voorstel. Het collegelid verlaat de collegevergadering tijdens de beraadslaging en besluitvorming over dit onderwerp. Dit wordt aangetekend in de verslaglegging.

Artikel 2 Agenda

1De gemeentesecretaris stelt namens de burgemeester de agenda van de vergadering vast en stelt deze donderdagmiddag digitaal beschikbaar.

2Na vaststelling van de agenda zijn aanvullingen op de agenda uitsluitend mogelijk indien na overleg tussen de betrokken portefeuillehouder en de burgemeester vast komt te staan dat behandeling geen uitstel duldt.

3De agenda en de bijbehorende vergaderstukken zijn geheim. In de vergadering worden voorstellen tot opleggen geheimhouding bij afzonderlijke vergaderstukken al dan niet bekrachtigd.

4Alle vergaderstukken worden in eerste instantie als bespreekstuk geagendeerd. Ieder collegelid kan tot uiterlijk maandag 16.00 uur digitaal aan de gemeentesecretaris laten weten welke bespreekstukken hij wil bespreken.

5De ter bespreking gevraagde agendapunten worden als bespreekpunten behandeld. De rest wordt als hamerstukken afgedaan.

6De burgemeester stelt bij aanvang van de vergadering de agenda formeel vast.

Artikel 3 Aanlevering en verzending agenda en vergaderstukken

1Voor de vergadering zendt de gemeentesecretaris een agenda met de bijbehorende stukken aan de leden van het college.

2De agenda en vergaderstukken worden in principe digitaal verstrekt, tenzij de aard van een stuk om een andere verzendingswijze vraagt.

3Namens de portefeuillehouder worden de op dinsdag ter vergadering te behandelen stukken uiterlijk de maandag een week voorafgaand aan de vergadering, vóór 16.00 uur, digitaal aan de gemeentesecretaris aangeboden conform de door de gemeentesecretaris gestelde kwaliteitsvereisten

4Stukken die te laat zijn of niet blijken te voldoen aan t de kwaliteitsvereisten worden niet geagendeerd.

5De agenda en vergaderstukken worden naast de collegeleden ook digitaal beschikbaar gesteld aan de gemeentesecretaris, de concerndirecteuren, de woordvoerder van het college en de bestuursadviseurs, en medewerkers aan wie de gemeentesecretaris uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

6Voor een collegevergadering op dinsdag vindt digitale verzending van de agenda en de bijbehorende stukken uiterlijk op donderdagmiddag voorafgaand aan de vergadering plaats.

7Indien behandeling van een stuk geen uitstel duldt, kan conform artikel 2, tweede lid, de gemeentesecretaris op verzoek van de portefeuillehouder toestemming geven het stuk alsnog aan de agenda toe te voegen. Dit stuk wordt, in overeenstemming met de kwaliteitsvereisten uiterlijk op vrijdagmiddag 14.00 uur aangeboden aan de gemeentesecretaris ten behoeve van een tweede en tevens laatste digitale verzending van de agenda en vergaderstukken op vrijdagmiddag, uiterlijk 16.00 uur.

8Indien het in de vergadering te behandelen stuk ook de termijn van vrijdagmiddag 14.00 niet haalt of niet in overeenstemming is met de kwaliteitsvereisten , kan de portefeuillehouder het stuk, na toestemming van de burgemeester, 10 keer gekopieerd, door de portefeuillehouder onder de arm meenemen in de vergadering en de voorzitter last een leespauze in. Voordat definitief op het stuk besloten wordt, moet het stuk voldoen aan de kwaliteitsvereisten , na de vergadering toetst de gemeentesecretaris hierop.

9Voor bijeen te roepen vergaderingen anders dan de vergadering op dinsdag bepaalt de burgemeester het tijdstip voor de vaststelling van de agenda en voor de aanlevering en de verzending van de vergaderstukken.

Artikel 4 Parafering

1Alle ter besluitvorming voorgelegde stukken dienen aantoonbaar voorzien te zijn van:

a.een korte doch volledige samenvatting van de inhoud;

b.een paraaf voor akkoord van de portefeuillehouder die het stuk inbrengt;

c.een paraaf voor akkoord van de concerndirecteur die ambtelijk opdrachtgever is voor het onderwerp;

d.een paraaf voor akkoord van Concerncontrol;

e.een digitale versie van het aangeleverde papieren exemplaar;

f.een overzicht van de t.b.v. besluitvorming gepleegde afstemming;

g.indien het een geheim stuk betreft: de geheimhoudingsgrond, een onderbouwing voor het opleggen van geheimhouding en eventuele expiratiedatum.

2Stukken die niet aan deze voorwaarden voldoen, worden niet ter besluitvorming aan het college voorgelegd, tenzij de burgemeester anders beslist.

Artikel 5 Besluitvorming en verslaglegging

1Tijdens een collegevergadering kan als volgt worden besloten op een voorliggend stuk:

a.conform: er hoeven geen inhoudelijke wijzigingen op de beslispunten te worden doorgevoerd.

b.gewijzigd akkoord: er dient geen nadere bespreking plaats te vinden. De beslispunten worden aangepast aan hetgeen is besloten in het college. Wijzigingen in eventuele brieven en raadsvoorstellen worden in mandaat aangepast door de portefeuillehouder in afstemming met de gemeentesecretaris.

c.aanhouden: er dient nadere bespreking plaats te vinden, al dan niet op basis van gemaakte afspraken. De portefeuillehouder is verantwoordelijk voor het opnieuw agenderen.

d.ingetrokken: het stuk wordt niet besproken en komt te vervallen.

2Het college kan van het voorgaande lid afwijken, indien maatwerk nodig is.

3Indien geen van de leden om stemming vraagt, wordt het besluit geacht met algemene stemmen te zijn aangenomen.

4Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.

5In het verslag wordt altijd melding gemaakt van een stemming en desgewenst kan een collegelid om een (dubbele) aantekening in het verslag vragen.

6Stemverhoudingen worden niet in het verslag opgenomen.

7Bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen kan stemming plaatsvinden via gesloten en ongetekende briefjes.

8De in het vorige lid bedoelde stemming verloopt als volgt:

a.wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan;

b.wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een derde stemming plaats tussen de twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen hebben gekregen;

c.hebben meer dan twee personen evenveel stemmen, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben;

d.Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist het lot.

9Het college kan een besluit nemen zonder fysiek bijeen te komen (via mailconsultatie).

10Van de in het vorige lid genoemde mogelijkheid wordt slechts in zeer incidentele gevallen gebruik gemaakt (bijv. in het geval van uiterste spoed of tijdens een recesperiode).

11Mailconsultatie vindt plaats na toestemming van de burgemeester en gemeentesecretaris.

12Het stuk waarover besloten dient te worden moet voldoen aan de kwaliteitsvereisten.

13Wanneer er in de mailconsultatie geen overeenstemming is dan wel wanneer collegeleden niet in de gelegenheid zijn tot tijdig reageren, besluit de burgemeester over het vervolg van het proces.

14Stukken waarop door middel van mailconsulatie is besloten worden ter formele bekrachtiging geagendeerd voor de eerstvolgende collegevergadering.

15De secretaris draagt zorg voor een openbare besluitenlijst en een geheim verslag.

16De besluitenlijst bevat een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest en een formulering van de door het college genomen besluiten.

17De besluitenlijst wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris.

18De verslaglegging bevat tenminste:

a.de namen van de aanwezige leden van het college en andere personen die aan de beraadslaging hebben deelgenomen c.q. daarbij aanwezig zijn geweest;

b.de namen van de afwezige leden van het college;

c.een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;

d.een formulering van de door het college genomen besluiten.

19Het college stelt het verslag en de besluitenlijst in de eerstvolgende collegevergadering vast.

Artikel 6 Proces bestuurlijke stukken rechtstreeks

1Een collegelid kan geen bestuurlijk stuk verzenden zonder formeel collegebesluit. Uitzonderingen hierop zijn:

a.Memo’s ter informatie over onderwerpen aan een raadscommissie

b.uitnodigingen;

c.aanbieden (doorzenden) stukken van derde;

d.het schriftelijk beantwoorden van technische vragen uit raadscommissies;

e.technische toelichting aan raadscommissies.

2Een dergelijke bericht moet voldoen aan een door de gemeentesecretaris opgestelde kwaliteitsvereisten .

3Een dergelijk bericht is louter informatief van aard en bevat geen besluiten, beleidswijzigingen of politiek-bestuurlijke gevoeligheden.

4Een dergelijk bericht is openbaar.

Artikel 7 Nadere regels

1Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement.

2Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 5, achttiende lid.

3Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen, die in dit reglement niet, of niet voldoende, zijn geregeld.

4Het college beslist over de geschillen omtrent de uitlegging en de toepassing van dit reglement.

Reglement van orde collegevergaderingen Westland 2022