Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westland houdende regels voor vervanging van archiefbescheiden uit werkprocessen Besluit tot vervanging van archiefbescheiden uit werkprocessen op het domein van Inrichting en Beheer Openbare Ruimte (2016-03)

Per 1 januari 2013 is de Archiefwet 1995 gewijzigd ingevolge de inwerkingtreding van de Wet revitali-sering generiek toezicht. Vanaf dat moment kunnen zorgdragers zonder machtiging van Gedeputeerde Staten een besluit over vervanging nemen van zowel vernietigbare als te bewaren archiefbescheiden.

De wetgever stelt wel regels waaraan de zorgdrager in geval van vervanging van te bewaren archief-bescheiden moet voldoen en waar achteraf op kan worden getoetst (artikelen 26a en 26b in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling).

Met dit vervangingsbesluit worden de volgende analoge archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties:

‘Archiefbescheiden uit werkprocessen op het domein van Inrichting en Beheer Openbare Ruimte’.

Het vervangingsbesluit heeft betrekking op routinematige vervanging van informatie in de dynamische fase. Het gaat om het doorlopend vervangen van de beschreven categorieën archiefbescheiden in genoemde werkprocessen.

De inrichting van het vervangingsproces borgt dat de reproducties een juiste en volledige weergave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

Verantwoording over het proces van vervanging en waarborging van belangen

1Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, omdat de volgende voorzorgen in acht zijn genomen:

de fysieke archiefbescheiden worden gedigitaliseerd door middel van scanning en opgeslagen in PDF/A-formaat in het daarvoor aangewezen digitaal beheersysteem, het Document Management-systeem (DMS) met specifieke software, waardoor de toegankelijkheid, authenticiteit en beveiliging van archiefbescheiden gegarandeerd is.

2Reproductie van desbetreffende analoge archiefbescheiden is noodzakelijk vanuit het oogpunt van digitaal werken (uitvloeisel van Het Nieuwe Werken en nieuwe dienstverleningsconcepten, technische ontwikkelingen en digitalisering van de samenleving als geheel), een efficiënte informatievoorziening en ruimtebesparing.

3Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het op 13 maart 2012 vastgestelde en bekend gemaakte ‘Handboek vervanging gemeente Westland (Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties)’. Het handboek geeft een beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging en de resultaten van de inrichting.

In het handboek is een 'Procedure Change Management' opgenomen. Het doel van deze procedure is om de gemeente Westland de regie te laten voeren en houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en

de digitale beheeromgeving. De procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

4Het vervangingsproces voorziet in kwaliteitsbewaking om te voorkomen dat er onbedoeld en onomkeerbaar informatie verloren gaat door fouten. In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ staan kwaliteitsprocedures beschreven, opgesplitst in kwaliteitsborging op het vervangingsproces, de technische inrichting en de algemene IT-beheersmaatregelen. Ook zijn er zowel technische als procedurele kwaliteitseisen en criteria voor interne controles in het handboek opgenomen om continue kwaliteit van het vervangingsproces te borgen.

Zo worden conform het handboek de juiste archiefbescheiden geselecteerd die voor vervanging in aanmerking komen. Vervolgens worden deze op een dusdanige wijze gescand, geregistreerd en gecontroleerd zodat er geen verlies van gegevens voor komt. Er worden er steekproeven gehouden op gescande documenten en metadata in het DMS en het vervangingsproces om de kwaliteit daarvan te waarborgen. Daarnaast wordt jaarlijks getoetst op de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden aan het daarvoor vastgestelde interne Normenkader.

5Met het betrokken organisatieonderdeel of –onderdelen is met de proceseigenaar en andere benodigde betrokken medewerkers het vervangingsproces afgestemd.

6Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd:

In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ is bij de 'Procedure Selecteren archiefbescheiden voor het vervangingsproces' aangegeven dat cultureel erfgoed (indien mogelijk wel wordt gedigitaliseerd maar) niet mag worden vervangen. Daarbij wordt voor een overzicht van cultureel erfgoed verwezen naar de 'Handleiding selecteren, scannen en registreren' van de gemeente Westland.

7De vervangen analoge documenten worden periodiek vernietigd. De procedure hiervan is beschreven in het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’.

TOELICHTING

Per 1 januari 2013 is de Archiefwet 1995 gewijzigd ingevolge de inwerkingtreding van de Wet revitali-sering generiek toezicht. Vanaf dat moment kunnen zorgdragers zonder machtiging van Gedeputeerde Staten een besluit over vervanging nemen van zowel vernietigbare als te bewaren archiefbescheiden.

De wetgever stelt wel regels waaraan de zorgdrager in geval van vervanging van te bewaren archief-bescheiden moet voldoen en waar achteraf op kan worden getoetst (artikelen 26a en 26b in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling).

Met dit vervangingsbesluit worden de volgende analoge archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties:

‘Archiefbescheiden inzake werkprocessen op het domein van werk en inkomen (2016-02)’.

Het vervangingsbesluit heeft betrekking op routinematige vervanging van informatie in de dynamische fase. Het gaat om het doorlopend vervangen van de beschreven categorieën archiefbescheiden in genoemde werkprocessen.

De inrichting van het vervangingsproces borgt dat de reproducties een juiste en volledige weergave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

Verantwoording over het proces van vervanging en waarborging van belangen

1Reproductie is een voldoende waarborg voor het behoud van de in de archiefbescheiden vervatte gegevens en hun toegankelijkheid, omdat de volgende voorzorgen in acht zijn genomen:

de fysieke archiefbescheiden worden gedigitaliseerd door middel van scanning en opgeslagen in PDF/A-formaat in het daarvoor aangewezen digitaal beheersysteem, het Document Management-systeem (DMS) met specifieke software, waardoor de toegankelijkheid, authenticiteit en beveiliging van archiefbescheiden gegarandeerd is.

2Reproductie van desbetreffende analoge archiefbescheiden is noodzakelijk vanuit het oogpunt van digitaal werken (uitvloeisel van Het Nieuwe Werken en nieuwe dienstverleningsconcepten, technische ontwikkelingen en digitalisering van de samenleving als geheel), een efficiënte informatievoorziening en ruimtebesparing.

3Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het op 13 maart 2012 vastgestelde en bekend gemaakte ‘Handboek vervanging gemeente Westland (Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties)’. Het handboek geeft een beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging en de resultaten van de inrichting.

In het handboek is een 'Procedure Change Management' opgenomen. Het doel van deze procedure is om de gemeente Westland de regie te laten voeren en houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en

de digitale beheeromgeving. De procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden, c.q. blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

4Het vervangingsproces voorziet in kwaliteitsbewaking om te voorkomen dat er onbedoeld en onomkeerbaar informatie verloren gaat door fouten. In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ staan kwaliteitsprocedures beschreven, opgesplitst in kwaliteitsborging op het vervangingsproces, de technische inrichting en de algemene IT-beheersmaatregelen.

Ook zijn er zowel technische als procedurele kwaliteitseisen en criteria voor interne controles in het handboek opgenomen om continue kwaliteit van het vervangingsproces te borgen.

Zo worden conform het handboek de juiste archiefbescheiden geselecteerd die voor vervanging in aanmerking komen. Vervolgens worden deze op een dusdanige wijze gescand, geregistreerd en gecontroleerd zodat er geen verlies van gegevens voor komt. Er worden er steekproeven gehouden op gescande documenten en metadata in het DMS en het vervangingsproces om de kwaliteit daarvan te waarborgen. Daarnaast wordt jaarlijks getoetst op de kwaliteit van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden aan het daarvoor vastgestelde interne Normenkader.

5Met het betrokken organisatieonderdeel of –onderdelen is met de proceseigenaar en andere benodigde betrokken medewerkers het vervangingsproces afgestemd.

6Het belang van de gegevens voor de recht- of bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed is als volgt gewaarborgd:

In het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’ is bij de 'Procedure Selecteren archiefbescheiden voor het vervangingsproces' aangegeven dat cultureel erfgoed (indien mogelijk wel wordt gedigitaliseerd maar) niet mag worden vervangen. Daarbij wordt voor een overzicht van cultureel erfgoed verwezen naar de 'Handleiding selecteren, scannen en registreren' van de gemeente Westland.

7De vervangen analoge documenten worden periodiek vernietigd. De procedure hiervan is beschreven in het ‘Handboek vervanging gemeente Westland’.