De gemeente wil met het inkoopbeleid de volgende doelstellingen nastreven:
4. Gemeentelijke doelstellingen
4.1. Rechtmatig en doelmatig Inkopen
De gemeente houdt zich aan de vigerende wet- en regelgeving en hetgeen is vastgelegd in het inkoopbeleid. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
4.2. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkopen en aanbesteden. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel en betrouwbaar opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
4.3. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding.
Bij de beste prijs-kwaliteitsverhouding weegt de gemeente naast de prijs ook andere kwaliteitscriteria mee in de beoordeling van de inschrijvingen.
Bij het Inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging.
4.4. De gemeente stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop.
Zowel de gemeente als ondernemers verrichten administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De gemeente verlicht deze lasten door het stellen van proportionele eisen en criteria en door het inkoopproces efficiënt uit te voeren.
4.5. Het inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.
Het betreft hier met name de volgende onderwerpen:
•Het stimuleren van de lokale economie
•Het invulling geven aan het manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Dit omvat de volgende onderwerpen:
o SROI: kansen bieden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt
o Milieucriteria: het bevorderen van de duurzaamheid
o Circulair inkopen: het stimuleren van preventie, hergebruik en recycling van grondstoffen en het sluiten van kringlopen en hiermee bijdragen aan het efficiënter en duurzamer benutten van grondstoffen.
Om de bovenstaande doelstellingen te realiseren worden de volgende kaders en regels opgelegd.
5. Kaders en regels
5.1. Algemeen juridisch kader
De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. De voor het inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
•Aanbestedingswet (waaronder de Gids Proportionaliteit)
•Europese wet- en regelgeving
•Burgerlijk Wetboek
•Gemeentewet
Bij het aanvragen van offertes en het uitvoeren van aanbestedingstrajecten worden altijd algemene inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard die van toepassing zijn in aanvulling op de specifieke voorwaarden die in de documenten zijn opgenomen. Omwille van herkenbaarheid en uniformiteit gebruikt de gemeente Westland hiertoe afhankelijk van de aard van de opdracht één van de onderstaande sets van algemene (inkoop) voorwaarden:
•De algemene inkoopvoorwaarden Westland (gebaseerd op het VNG-model)
•De Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)
•De Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken (UAV)
•De Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC)
5.2. Afwijkingsbevoegdheid
Afwijkingen van dit inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het college en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
5.3. Mandaat en volmacht
Besluiten tot het aangaan van een overeenkomst worden uit naam van het college genomen. Het college heeft deze bevoegdheid gemandateerd aan de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid is opgenomen in de gemeentelijke mandaatregeling die periodiek wordt geactualiseerd. Dit mandaatbesluit is van toepassing op alle inkopen en aanbestedingen waarvoor de gemeente Westland de aanbestedende dienst is.
5.4. Rechtmatigheidscontrole
De jaarlijkse accountantscontrole ziet onder andere toe op de rechtmatigheid van de gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van de juridische inkoopkaders maakt onderdeel uit van de jaarlijkse controle van de jaarrekening door de accountant.
Aangezien diverse onderdelen van dit beleid, zoals bijvoorbeeld de ideële uitgangspunten, geen directe relatie hebben met deze controle en moeilijk te controleren zijn, wordt de controle beperkt tot de aspecten die voorgeschreven worden in de Aanbestedingswet.
5.5. Integriteit
Bestuurders en ambtenaren handelen integer en houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij stellen zich zakelijk en objectief op, waardoor belangenverstrengeling wordt voorkomen.
De gemeente wil alleen zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop en aanbesteden beperkt mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van het vereisen van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Vanwege de hieraan verbonden kosten en administratieve lasten wordt dit niet standaard toegepast, maar slechts wanneer hiertoe een directe aanleiding bestaat. In voorkomende gevallen kan dit ook worden uitgevraagd door middel van een eigen verklaring via de Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
5.6. Ideële uitgangspunten
Werken, leveringen en/of diensten die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen worden geweerd. Opdrachtnemers, die aantoonbaar gebruik maken van kinderarbeid, discrimineren naar geloof, ras of sekse of naar Nederlandse maatstaven onvoldoende arbeidsvoorwaarden bieden aan hun werknemers, worden zo mogelijk bij het selectieproces van het inkoopproces uitgesloten. Hiervoor geldt echter wel dat de mogelijkheden om dit te constateren beperkt zijn aangezien bruikbare registraties van dergelijke ongewenste zaken veelal ontbreken.
5.7. Stimuleren lokale economie
De gemeente wil de lokale economie stimuleren, voor zover de wet- en regelgeving hiervoor ruimte biedt. Hiertoe wil zij aan geschikte lokale ondernemers meer kansen bieden om passende aanbiedingen te doen.
Dit wordt als volgt vormgegeven:
Aan lokale ondernemers wordt de mogelijkheid geboden zich in te schrijven in een zogenaamde “database lokale ondernemers”.
“Lokale ondernemer” wordt in dit verband als volgt gedefinieerd:
Een ondernemer die een hoofd- of nevenvestiging heeft, die als zodanig is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, in het Westland of in één van de volgende postcodegebieden: 2548 (Wateringse veld), 2635 (Den Hoorn), 2635/2636 (Schipluiden), 3155 (Maasland), 3140 t/m 3147 (Maassluis) en 3150/3151 (Hoek van Holland).
Wanneer een enkel- en/of een meervoudig onderhandse aanbesteding wordt uitgevoerd worden offertes aangevraagd bij lokale ondernemers die zich hebben ingeschreven in de ‘database lokale ondernemers’ mits zij geschikt zijn voor de voorliggende opdracht.
Wanneer er onvoldoende (geschikte) ondernemers zijn ingeschreven kunnen andere geschikte lokale ondernemers worden uitgenodigd mits die bekend zijn. Anders worden niet lokale ondernemers uitgenodigd.
De gemeente moet daarbij niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Dit betekent dat in voorkomende gevallen niet lokale ondernemers kunnen worden uitgenodigd ook als er voldoende lokale ondernemers zijn maar dit omwille van een goede concurrentiewerking gewenst is.
Er wordt strak toegezien op het juist hanteren van het beleid met betrekking tot het omgaan met lokale ondernemers.
5.8. Social Return on Investment (SROI)
De doelstelling van SROI is het realiseren van leer- en/of werkplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, ter versterking van hun sociale, maatschappelijke en economische ontwikkeling.
Bij tenminste alle aanbestedingen van diensten met een waarde groter dan € 100.000 en van werken met een waarde groter dan € 500.000 wordt SROI toegepast als gunningscriterium bij de aanbesteding.
Bij het toepassen van SROI bij aanbestedingen met een lagere waarde dient er aandacht voor te zijn dat de opbrengst van de SROI zich goed verhoudt tot de overheadkosten die gemaakt worden om de SROI te realiseren.
Bij het toepassen van SROI wordt de ondernemer uitgenodigd zich te onderscheiden van andere inschrijvers door zich te verplichten een zo hoog mogelijke waarde aan SROI in een opdracht te realiseren. De inschrijver die de hoogste waarde aanbiedt verdient hiermee 20% van het totaal aantal te behalen punten. Inschrijvers die een lagere waarde bieden krijgen daarvoor naar rato punten toegekend.
Om overheadkosten te voorkomen, geldt er een per aanbesteding te bepalen minimum bedrag wanneer de ondernemer een SROI-verplichting aanbiedt.
Voor een uitleg van het toekennen van waarde aan de diverse vormen van SROI-inzet en de verdere spelregels is een zogenaamd SROI-protocol opgesteld dat als onderdeel van de aanbestedingsdocumenten wordt gebruikt.
Na gunning van de opdracht wordt het realiseren van de SROI-verplichting van de ondernemer gemonitord door het werkgeversservicepunt.
5.9. Milieucriteria
Bij het uitvoeren van meervoudig onderhandse, Nationale en Europese aanbestedingen worden de minimale eisen toegepast zoals die te vinden zijn in de milieucriteria documenten van de betreffende productgroep op de website van Pianoo, het expertisecentrum Aanbesteden van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.
Het streven is om ook milieu-gunningscriteria toe te passen. De afweging hiertoe dient echter per aanbesteding te worden gemaakt.
5.10. Circulair inkopen
Circulair inkopen is gericht op het efficiënter en duurzamer benutten van grondstoffen door preventie, hergebruik en recycling van grondstoffen en het sluiten van kringlopen te stimuleren. Bij tenminste alle aanbestedingen van diensten met een waarde groter dan € 100.000 en van werken met een waarde groter dan € 500.000 die daarvoor geschikt zijn wordt circulair inkopen als gunningscriterium toegepast.
Ondernemers worden dan uitgenodigd zich te onderscheiden van andere inschrijvers door in hun aanbieding bij te dragen aan het doel van circulair inkopen, te beschrijven wat de bijdrage inhoudt en hiermee extra punten te behalen. De maximaal te behalen puntenscore wordt per aanbesteding bepaald.
5.11. Maatschappelijke betrokkenheid ondernemers
Als ontwikkelpunt voor de komende periode wordt benoemd het onderzoeken van de mogelijkheid om maatschappelijk betrokken ondernemers een voorrangspositie te verlenen daar waar het gaat om het bieden van kansen om een opdracht te verkrijgen. Het gaat dan om ondernemers die van meerwaarde zijn voor Westland en dit zichtbaar maken door bijvoorbeeld het ondersteunen van sociale en maatschappelijke doelen gerelateerd aan Westland, het jaarlijks aantoonbaar verrichten van vrijwilligerswerk in Westland, het inzetten, behouden en stimuleren van werkgelegenheid voor kwetsbare groepen, etc.
Dit onderzoek naar de mogelijkheid tot het invoeren van een dergelijk concept zal in 2019 worden gestart en na afronding met advies aan college en raad worden voorgelegd.
5.12. Drempelbedragen en inkoopprocedures
Aan de hand van het soort inkoop en de totale geraamde waarde (inclusief eventuele opties op verlenging en uitbreiding) van een inkoopopdracht wordt bepaald welke inkoopprocedure dient te worden gevolgd. De gemeente Westland hanteert voor de aangegeven opdrachtwaardes de onderstaande procedures waarbij wordt opgemerkt dat het, wanneer daar aanleiding voor is, is toegestaan een procedure toe te passen die normaal bij een hogere opdrachtwaarde wordt toegepast. :
soort inkoop:
inkoopprocedure
Leveringen en diensten
werken
Enkelvoudig onderhands
(1 offerteaanvraag)
Van € 0 tot € 70.000
Van € 0 tot € 150.000
Meervoudig onderhands
(3 tot 5 offerteaanvragen)
Van € 70.000 tot het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen
(in 2018 en 2019: € 221.000)
Van € 150.000 tot € 3.000.000
Nationaal openbare aanbesteding
Niet verplicht, mag wel worden toegepast
Van € 3.000.000 tot het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen
(in 2018 en 2019: € 5.548.000)
Europese aanbesteding
Vanaf het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen
(in 2018 en 2019: € 221.000)
Vanaf het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen
(in 2018 en 2019: € 5.548.000)
Bovenstaande bedragen zijn exclusief BTW.
Uitzonderingen:
•Voor Sociale en Andere specifieke diensten is er, met inachtneming van de algemene beginselen van de aanbestedingswet, een procedurele vrijheid tot € 750.000. Boven deze drempel is een Europese aanbesteding verplicht met bepaalde vormvrijheden.
•Voor concessieopdrachten is er, met inachtneming van de algemene beginselen van de aanbestedingswet een procedurele vrijheid tot het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen van werken (in 2018 en 2019 € 5.548.000). Boven deze drempel is een Europese aanbesteding verplicht.
5.13. Verlichten administratieve lasten
Bij het inrichten van inkoopprocessen en het bepalen van eisen en criteria wordt aandacht besteed aan het voorkomen van onnodige handelingen, zowel voor de opdrachtgever als de opdrachtnemer.