Beleidsnota Participatie onder de Omgevingswet 2022

2.3.1. Voorbeeld stappenplan omgevingsvisie en programma

Uitvoering van participatie verschilt per traject, maar de wijze van samenwerken tussen de participanten en initiatiefnemers moet eenduidig zijn. Men moet weten wat men kan verwachten. Daarvoor geeft dit beleid handvatten die voor ieder traject toegepast kunnen worden. In de volgende figuur is een voorbeeld van een aanpak weergegeven.

*Een startdocument zoals bedoeld in artikel 4 van de Verordening participatie en uitdaagrecht.

2.4.1. Procedure omgevingsplan

Van het voornemen om (een deel van) een omgevingsplan vast te stellen wordt een kennisgeving gedaan. Dit is bepaald in artikel 16.29 van de Omgevingswet. Bij de kennisgeving van het voornemen om een omgevingsplan vast te stellen wordt aangegeven hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen (vooraf) bij de voorbereiding worden betrokken. Het omgevingsplan wordt vervolgens net als de omgevingsvisie en het omgevingsprogramma voorbereid met de uniforme openbare voorbereidingsprocedure van afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht. Dit betekent dat een ontwerp omgevingsplan zes weken ter inzage moet worden gelegd. In artikel 16.23 van de Omgevingswet is bepaald dat het voor iedereen mogelijk is om een zienswijze over het ontwerp omgevingsplan in te dienen. Bij het vaststellen van een omgevingsplan wordt vervolgens (achteraf) aangegeven hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij de voorbereiding zijn betrokken en wat de resultaten daarvan zijn. Ook moet dan worden gemotiveerd in hoeverre aan het participatiebeleid over het betrekken van burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen is voldaan. Tegen de vaststelling van het omgevingsplan staat rechtsbescherming open.

Voorafgaand aan de in de wet geregelde procedure is het, bij het opstellen van een omgevingsplan, de bedoeling dat er participatie plaatsvindt. Met betrekking tot het vaststellen van (een deel van) het omgevingsplan, is participatie niet geheel nieuw. De gemeenteraad van de gemeente Westland heeft in de afgelopen jaren bij het vaststellen van een bestemmingsplan (de voorloper van het omgevingsplan) al vaak de omgeving de mogelijkheid geboden om, voorafgaand aan de wettelijke voorbereidingsprocedure, te participeren. Denk hierbij aan omgevingsmanagement of het ter inzage leggen van een voorontwerp bestemmingsplan. Bij actualiseringsplannen vond meestal geen participatie plaats vanwege de geringe impact op de omgeving (bij actualiseringsplannen gaat het vaak om kleine aanpassingen).

Vanwege de positieve ervaring met de in Westland gehanteerde beleidslijn, wordt deze onder de Omgevingswet voortgezet.

3Deze beleidslijn is, in de vorm van procesafspraken tussen het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad, verankerd in de ‘De Verordening op de raadsinformatieavonden en raadscommissies van de Raad van de gemeente Westland 2013 inclusief het Protocol voor de agendavorming van de RIA’s en raadscommissies van de Raad van de gemeente Westland en het Protocol procesafspraken ruimtelijke procedures: bestemmingsplan en exploitatieplan 2013 ten behoeve van de werkzaamheden van de raadscommissie ruimte’. Deze verordening is op 29 mei 2018 (opnieuw) gepubliceerd.

Daarnaast zal in het licht van de Omgevingswet ook de mogelijkheid worden geboden om bij elke vaststelling van (een deel van) het omgevingsplan participatiemogelijkheden te kunnen bieden.

2.4.2. Beleidsregels participatie omgevingsplan

In deze paragraaf worden de beleidsregels gegeven over het betrekken van burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij het vaststellen van (een deel van) het omgevingsplan. Deze beleidsregels gelden bij het opstellen van (een deel van) het omgevingsplan.

Beleidsregel 1 (voorontwerp omgevingsplan)

Het college van burgemeester en wethouders geeft een voorontwerp omgevingsplan vrij voor participatie. Bij actualiseringsplannen geldt het principe dat deze plannen niet worden vrijgegeven voor participatie, tenzij het college van burgemeester en wethouders anders beslist. Bij de voorbereiding van grootschalige ontwikkelingsprojecten (meer dan 100 woningen) en projecten met politiek zwaarwegende elementen wordt altijd de mogelijkheid tot participatie geboden.

Het kan voorkomen dat het bij een initiatief, naar het oordeel van het college van burgemeester en wethouders, toch wenselijk is dat de meningen en ideeën van burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen in een vroeger stadium (dan het ter inzage leggen van een voorontwerp) ter tafel komen. In die gevallen kan ervoor worden gekozen om extra participatiemogelijkheden aan het participatietraject toe te voegen. Denk bijvoorbeeld aan een bijeenkomst met een klankbordgroep voorafgaand aan het voorbereiden van het voorontwerp omgevingsplan. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van (delen van) het voorbeeld stappenplan dat in paragraaf 2.3 (omgevingsvisie en programma) is weergegeven.

Beleidsregel 2 (omgevingsmanagement)

Voor projecten in de kern met een oppervlakte van meer dan 1.000 m² en projecten met meer dan 10 woningen wordt er aan omgevingsmanagement gedaan. Dat wil zeggen dat met de initiatiefnemer wordt afgesproken dat hij burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen uitnodigt voor bijvoorbeeld een informatieavond om het project te bespreken en te peilen wat de gevoelens van de omgeving zijn. Het staat een initiatiefnemer vrij om dit te doen voor andere projecten.

Het kan echter voorkomen dat het bij een initiatief, naar het oordeel van het college van burgemeester en wethouders, toch wenselijk is dat de meningen en ideeën van burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen in een vroeger stadium (dan bijvoorbeeld een informatieavond waarvoor mogelijk al een vrij uitgewerkt een plan is voorbereid) ter tafel komen. In die gevallen kan ervoor worden gekozen om extra participatiemogelijkheden aan het participatietraject toe te voegen. Dit zal in samenspraak zijn met de initiatiefnemer. Denk bijvoorbeeld aan een bijeenkomst met een klankbordgroep voorafgaand aan het voorbereiden van een informatieavond. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van (delen van) het voorbeeld stappenplan dat in paragraaf 2.3 (omgevingsvisie en programma) is weergegeven.

Beleidsregel 3 (andere participatietrajecten)

Het kan voorkomen dat het bij een initiatief, dat niet onder de gevallen van beleidsregels 1 en 2 valt of niet aan de daarin genoemde ‘drempels’ voldoet, naar het oordeel van het college van burgemeester en wethouders, toch wenselijk is dat de meningen en ideeën van burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen in een vroegtijdig stadium ter tafel komen. In die gevallen kan ervoor worden gekozen om een participatietraject in te richten. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van (delen van) het voorbeeld stappenplan dat in paragraaf 2.3 (omgevingsvisie en programma) is weergegeven.

De beleidsregels die worden gehanteerd bij het opstellen van (een deel van) het omgevingsplan zijn hieronder weergegeven in de procedure van de vaststelling van het omgevingsplan. Participatie vormt de eerste stap, voorafgaand aan de wettelijke vaststellingsprocedure.

3.3.1. Beoordelingscriteria voor verplichte participatie

Om te beoordelen of de (schriftelijke) bij de aanvraag om omgevingsvergunning overgelegde participatiegegevens voldoende zijn en of de initiatiefnemer hiermee aan zijn verplichting tot het overleggen van participatiegegevens heeft voldaan, gebruiken we de volgende beoordelingscriteria.

•Welk aantal betrokkenen en welke betrokkenen zijn meegenomen in het participatie-traject? Dit criterium geeft ons inzicht in of er voldoende en/of de juiste betrokkenen hun mening over het initiatief kenbaar hebben kunnen maken. Het betreft bijvoorbeeld inwoners van het gebied waar een initiatief ontwikkeld wordt, eventuele belangenverenigingen, instellingen of andere bevoegde gezagen. Het gaat erom dat een initiatiefnemer zijn best doet om de mensen die mogelijk ideeën hebben bij de voorgenomen ontwikkeling (van klein naar groot) te betrekken.

•Welke participatiemiddelen zijn ingezet om betrokkenen uit te nodigen om hun mening kenbaar te maken? Op basis van de keuze voor een/de participatiemiddel(en) kan een beeld gevormd worden over de vraag of betrokkenen op een afdoende manier de mogelijkheden hebben gezien c.q. hebben kunnen benutten om hun meningen over een initiatief kenbaar te maken. In een omgeving met bijvoorbeeld veel niet/beperkt-zelfredzamen inwoners zal een andere participatiestrategie nodig zijn dan in een omgeving met voornamelijk jongeren.

•Wat is met welke bijdrage gedaan? Welke afwegingen zijn er op basis van de opgehaalde meningen gemaakt? Aan de hand van deze gegevens kan de gemeente beoordelen of er op onderdelen/thema’s nog nader onderzoek of nadere advisering nodig is voordat besloten wordt om een omgevingsvergunning al dan niet te verlenen.

Als er onvoldoende participatiegegevens zijn aangeleverd waarmee een goed beeld kan worden gevormd over de mening(en) van de omgeving, dan wordt de initiatiefnemer in de gelegenheid gesteld binnen een door het bestuursorgaan gestelde termijn de aanvraag aan te vullen (volgens artikel 4:5 van de Algemene wet Bestuursrecht.

3.3.2. Participatieprocedure aanvraag voor een omgevingsvergunning

Participatie in het kader van de omgevingsvergunning vindt plaats in de periode voorafgaand aan het moment dat de formele aanvraag om een omgevingsvergunning wordt ingediend. Gedurende deze informele voorfase vindt bij voorkeur ook het vooroverleg plaats tussen de gemeente, de initiatiefnemer en andere partijen (bijvoorbeeld adviseurs als het waterschap en de omgevingsdienst). Voor complexe initiatieven wordt in de gemeente Westland een breed vooroverleg georganiseerd voor inhoudelijke adviezen: de initiatieventafel genoemd. De initiatieventafel ten behoeve van advisering (geleid door de gemeente) en het participatietraject met betrokkenen (geleid door de initiatiefnemer) zijn twee separate trajecten die beiden in de informele voorfase kunnen worden gevoerd. Het kan zijn dat dit gelijktijdig gebeurt maar dat hoeft niet. De trajecten kunnen ook na elkaar worden gevoerd.

In het volgende figuur en in het voorbeeld stappenplan op pagina 25 wordt een voorbeeld gegeven van hoe het participatietraject en de initiatieventafel in deze voorfase plaats kunnen hebben.

○ Bij het eerste contact over een initiatief wordt de initiatiefnemer geïnformeerd over de noodzaak/wenselijkheid van participatie, aansluitend bij het proces van de initiatieventafel Westland.

○ De initiatiefnemer wordt verwezen naar de website voor meer informatie over participatie.

○ Complexe initiatieven komen ter sprake op de initiatieven/-omgevingstafel (in aanwezigheid van de initiatiefnemer).

○ Het is de bedoeling dat uiterlijk vóór het indienen van een aanvraag, het participatietraject is afgerond.

○ Voor eventuele vragen tijdens het participatietraject kan de initiatiefnemer terecht bij het Klant Contact Centrum.

Figuur: Procedure overzicht participatietraject en initiatieventafel Westland