Aanhef
Voorwoord
De gemeente Westerwolde is eigenaar van verschillende gebouwen en objecten. Van bibliotheken en multifunctionele accommodaties tot sluiswachtershuisjes en monumentale panden, en van weekmarktterreinen tot gymlokalen.
Het beheren van vastgoed is geen taak of doel op zich voor de gemeente Westerwolde. Het vastgoed dat we beheren, ondersteunt de vele diensten die we aan onze gemeenschap bieden en helpt ons om taken uit te voeren en om onze doelstellingen te bereiken.
De gemeente Westerwolde is bezig met het op orde brengen van de vastgoedportefeuille om zo beter inzicht en overzicht te krijgen in de vastgoedportefeuille. Door het op orde brengen van de basis is het vastgoedbeheer van de gemeente Westerwolde geprofessionaliseerd. Dit is een continu proces. Een belangrijk onderdeel van dit proces is deze Nota Vastgoed.
Met deze Nota Vastgoed willen we niet alleen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, maar ook transparantie bieden over hoe en waarom we bepaalde vastgoedkeuzes maken. Dit is belangrijk, zowel voor onze eigen organisatie als voor onze inwoners. De kaders die we schetsen, zorgen ervoor dat we eerlijk en gelijkwaardig omgaan met alle gebruikers van ons vastgoed. We zetten ons in voor duurzaamheid en willen een voorbeeld zijn voor andere eigenaren.
Met deze Nota Vastgoed 2025-2028 hopen we een duidelijke richting te geven aan ons vastgoedbeleid en een solide basis te leggen voor de toekomst.
Samenvatting
In deze Nota Vastgoed worden meerdere kaders ter vaststelling benoemd:
Inleiding en achtergrond (hoofdstuk 1 )
> Door het vaststellen van de Nota Vastgoed maakt de gemeente inzichtelijk hoe invulling wordt gegeven aan de geldende wet- en regelgeving.
> De kaders die worden geschetst en waarbinnen de keuzes worden gemaakt, voorkomen dat er onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende gebruikers van het vastgoed.
De vastgoedportefeuille: inzicht, ambitie en sturing (hoofdstuk 2)
> De gemeente Westerwolde is een dienstverlenende organisatie met een toekomstbestendige vastgoedportefeuille die continu een zorgvuldige belangenafweging maakt voor het gebruik van haar vastgoed.
> Het hebben van vastgoed is voor de gemeente geen doel op zich. De beschikbaarheid is altijd facilitair en noodzakelijk om taken van de gemeente uit te voeren of om beleid te kunnen realiseren. Het hebben van vastgoed draagt bij aan de taken en doelstellingen van de gemeente.
> Er wordt in de toekomst onderscheid gemaakt tussen een kernportefeuille en niet-kernportefeuille.
> De gemeente zal een portefeuilleplan opstellen dat inzicht geeft in de financiële staat van de portefeuille, het toekomstbeeld en concrete acties op korte termijn.
Rollen en organisatie (hoofdstuk 3)
> Een beleidsafdeling legt op basis van een wens of idee een huisvestingsvraag neer bij het taakveld Vastgoed en Grondzaken. De beleidsafdeling is hierbij verantwoordelijk voor het concreet maken van deze vraag en het beschikbaar stellen van het benodigde budget.
> Het taakveld Vastgoed en Grondzaken heeft in het proces ten aanzien van vastgoed verschillende rollen. De voornaamste rol is die van eigenaar, op grond waarvan het taakveld de verantwoordelijkheid heeft over het beheer van de vastgoedportefeuille.
Het vastgoedproces (hoofdstuk 4)
> Aan de hand van een stroomschema wordt bepaald welk type vastgoed kan worden gebruikt om een huisvestingsvraag te faciliteren.
> De gemeente kan overgaan tot verwerving van een object, waarbij er voorafgaand aan de koop een onafhankelijke taxatie en een uitgebreid onderzoek plaatsvindt om de risico's ten aanzien van die koop goed in beeld te brengen (due diligence onderzoek).
> De dekking van de financiële effecten voor de gekozen vorm van huisvesting moet blijken uit de besluitvorming die wordt opgesteld door de betreffende beleidsafdeling. De beleidsafdeling is verantwoordelijk voor de dekking van zowel de investering als de exploitatielasten.
> De gemeente maakt gebruik van de meest recente model huurcontracten van de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ) met daarbij een Proces-verbaal van oplevering en een Demarcatielijst. Bestaande contracten worden op natuurlijke momenten geactualiseerd
> Een bruikleenovereenkomst wordt door de gemeente gebruikt als tijdelijke huisvestingsoplossing om een bepaalde periode te overbruggen.
> Bij verkoop vindt altijd een onafhankelijke taxatie plaats, tenzij er een prijsbepalingsmethode is vastgesteld. De gemeente voldoet daarnaast met zorg aan haar juridische mededelingsplicht.
Vastgoed in thema’s (hoofdstuk 5)
> De gemeente handelt bij verkoop, verhuur en ingebruikgeving transparant. In beginsel vindt een openbare selectieprocedure plaats om elke gegadigde een eerlijke kans te bieden. Een 1-op-1 uitgifte wordt gemotiveerd en gepubliceerd op de website van de gemeente.
> De gemeente handelt met inachtneming van de geldende staatssteun regels.
> De gemeente handelt conform het door haar opgestelde Bibob-beleid. Bij aan- en verkooptransacties wordt een integriteitsclausule in de overeenkomst opgenomen.
> Er is een scheiding tussen de huurprijs en subsidie. De huur is verbonden aan het desbetreffende vastgoedobject. De subsidie die de gemeente eventueel verleent is een bijdrage omdat de activiteit van belang wordt gevonden.
> Er wordt minimaal een kostprijsdekkende huur in rekening gebracht tenzij er sprake is van een lagere huur op grond van een Algemeenbelang besluit.
> Een Algemeen belangbesluit moet zorgvuldig voorbereid en voldoende gemotiveerd worden. Het betrokken beleidsveld is verantwoordelijk voor de voorbereiding en motivering van het besluit.
> De MJOP wordt elke 4 jaar bijgesteld en/of geactualiseerd. Bij het opstellen hiervan wordt een planningshorizon van 15 jaar gehanteerd.
> Vanaf 2025 wordt de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen in de begroting uitgebreid met informatie over de portefeuille, de ontwikkelingen en de eventuele risico's.
> Het risicomanagement is gericht op het inschatten van risico’s en onzekerheden rondom het vastgoed. Ook is het risicomanagement gericht op het bewust maken van keuzes om deze risico’s te beheersen.
> Bij acquisitie en dispositie van vastgoed zal een eigen onderzoek en indien nodig aanvullend een technische inspectie worden uitgevoerd. Specifiek zal hierbij gekeken worden naar achterstallig onderhoud en schadelijke stoffen/materialen zoals bijvoorbeeld asbest.
Bijlage 1: De vastgoedportefeuille van de gemeente Westerwolde
FIGUUR 8 PORTEFEUILLEVERDELING O.B.V. BRUTO M2
Bijlage 2: De paragraaf kapitaalgoederen
Voor de opbouw van het onderdeel gebouwen in de ‘paragraaf onderhoud kapitaalgoederen’ wordt zoveel mogelijk onderstaand format gebruikt:
> Hoofdlijnen vastgoedbeleid (doelstellingen en uitgangspunten inclusief verwijzing naar vastgestelde beleidskaders)
> Hoofdlijnen relevant sectoraal beleid (bijvoorbeeld sport, parkeren, culturele en maatschappelijke voorzieningen, duurzaamheid) en beschrijving van de vertaling hiervan naar de vastgoedportefeuille (deelportefeuilles);
> Op deelportefeuilleniveau (geaggregeerd):
○ Het aantal panden en de bijbehorende vierkante meters
○ De baten en lasten per pand
○ De baten en lasten per deelportefeuille
○ De hoogte van de huur per pand (wel / niet kostprijsdekkend)
○ De dekking van de kosten per deelportefeuille
○ De boekwaarde en WOZ waarde per pand
○ De boekwaarde en WOZ waarde per deelportefeuille.
○ Leegstand
> Beschrijving geografische spreiding (indien relevant en zo mogelijk visueel vertaald)
> Beschrijving van belangrijke mutaties en (des)investeringen;
> Inhoudelijke en financiële toelichting op de onderhoudsvoorziening (dotatie, onttrekking, stand, werkelijk) en eventueel andere reserves en voorzieningen (sport, onderwijs);
> Inhoudelijke toelichting op ontwikkelingen, kansen en risico’s die relevant kunnen zijn voor de vastgoedportefeuille (majeure projecten, nieuwe wetgeving)
Bijlage 3: Begrippenlijst
Due diligence onderzoek
een uitgebreid onderzoek plaatsvinden om risico’s op onder meer bouwtechnisch, juridisch, fiscaal en financieel vlak in beeld te brengen.
Demarcatielijst
Lijst bij een huurovereenkomst met bouwkundige en installatietechnische zaken die tot het gehuurde behoren en waarover afspraken worden gemaakt voor wiens verantwoording het onderhoud aan die zaken wordt uitgevoerd.
De-minimissteun
Overheden, zoals provincies en gemeenten, kunnen bedrijven onder bepaalde voorwaarden steun verlenen tot € 300.000. Dit bedrag is per 1 januari 2024 van kracht. Dit maximum geldt over een periode van drie jaren. Deze steun wordt dan niet gezien als staatssteun. De steun is zo minimaal dat het weinig tot geen effect heeft op het handelsverkeer tussen de Europese lidstaten.
Split incentive
De split incentive is een knelpunt dat wordt ervaren tussen huurders en verhuurders. De verhuurder investeert, terwijl de huurder daardoor minder energie gebruikt en dus profiteert. Er kan door dit knelpunt een houding van de verhuurder ontstaan om niet te investeren.
Bijlage 4: Taakverdeling beleid en vastgoed
Beleidsafdelingen (vraagkant)
> Visie op toekomstige ontwikkeling van sector
> Behoefteraming aan vastgoedvoorzieningen (geografisch, omvang, termijn)
> Relatie met huurder/gebruiker op gebied van programmering
> Relatie met huurder/gebruiker op gebied van subsidie
> Enzovoort
Vastgoedafdeling (aanbodkant)
> Vastgoedbeleid
> Coördineren van aanbod aan vastgoedvoorzieningen
> Inzicht en sturing op vastgoedportefeuille (portefeuillemanagement, strategisch)
> Beheer van vastgoed op technisch, juridisch, financieel en administratief gebied (assetmanagement, tactisch)
> Dagelijks beheer (propertymanagement, operationeel)
> Alle transacties: aan- en verkoop, verhuur, erfpacht, pacht, bruikleen (onderhandelingen, opstellen overeenkomsten, voorbereiden en uitvoeren besluitvorming)
> Vastgoedadministratie en aansturing facturering
> Enzovoort
Afstemming tussen beleid en vastgoed vindt plaats:
> Gestructureerd door periodiek vraag en aanbod te vergelijken (intern makelaar)
> Tussentijds naar behoefte
Bijlage 5 Taken, rollen en verantwoordelijkheden taakveld V&G
Team Vastgoed treedt op als eigenaar, adviseur en makelaar van vastgoed dat in eigendom van en/ of beheer is bij de gemeente, alsook gronden van de gemeente waarop privaatrechtelijke contracten zijn afgesloten of zakelijke rechten zijn gevestigd. De rol van eigenaar kunnen we verder uitdiepen naar werkzaamheden op de niveaus conform de piramide van vastgoedmanagement:
Werkzaamheden rol eigenaar
Portefeuillemanagement (strategisch – lange termijn)
•Vertalen van huisvestingsvragen vanuit beleid naar passende huisvestings- en vastgoedoplossingen.
•Stakeholdermanagement, relaties onderhouden en belang kennen van organisaties die een rol hebben in het vastgoedbeheer.
•Het adviseren van beleidsteams en bestuur over vastgoedvragen.
•Het initiëren van vastgoedprojecten.
•Financiële sturing op de vastgoedexploitatie van de totale portefeuille
Assetmanagement (tactisch – middellange termijn)
•Accountmanagement: periodiek overleg met huurders, gebruikers en andere stakeholders over het functioneren van vastgoed en ontwikkelingen die van invloed zijn op het gebruik van vastgoed.
•Het sturen op optimaal gebruik van gebouwen en gronden.
•Het afhandelen van vastgoedtransacties en het coördineren van alle taken die hiermee samenhangen, zoals zorgen dat objecten aan- en afgemeld worden m.b.t. verzekeringen en energie- , schoonmaak- of onderhoudscontracten.
•Het vastleggen van afspraken in beheer- , huur- en pachtcontracten.
•Het benutten van kansen die zich voor doen, in lijn met het gemeentelijk beleid en portefeuillemanagement en met het oog op de toekomst.
•Financiële sturing op de vastgoedexploitatie van delen van de vastgoedportefeuille of op specifieke kostensoorten
•Sturing op de verzekeringspolis en de verzekerde waarde met de afdeling Financiën door periodieke controle op de volledigheid, objectstrategie en eventueel benodigde hertaxaties. Dit ter voorkoming van onderverzekering of een verkeerde verzekering.
Property management (operationeel, dagelijks beheer)
•Eerste aanspreekpunt voor huurders/ gebruikers.
•Het beheren van huurcontracten, gebruiksovereenkomsten, pacht en andere contractuele afspraken.
•Het technisch beheer van de objecten, waaronder de coördinatie van het onderhoud
Werkzaamheden rol adviseur
Adviseert – gevraagd en ongevraagd – de teams en programma’s op het gebied van vastgoed. Deze adviezen kunnen betrekking hebben op aankoop van vastgoed, afweging van huren of kopen van vastgoed, aangaan van huurovereenkomsten met derden, optimalisatie van de bezetting van vastgoed, rol van gemeentelijk vastgoed bij ruimtelijke ordeningsvraagstukken etc.
Werkzaamheden rol makelaar
Treedt intern op als makelaar en ondersteunt de gemeentelijke organisatie bij vastgoedtransacties. Alleen taakveld Vastgoed is bevoegd om vastgoedtransacties uit te voeren.