Organisatie- en mandaatbesluit samenwerking Meppel-Westerveld 2016
Artikel 1 Dagelijkse functionele leiding
1Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Meppel en Westerveld bij de algemeen directeur/gemeentesecretaris van de gemeente Meppel en van de gemeente Westerveld, met uitzondering van de griffie.
2Onder de eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur/gemeentesecretaris berust de dagelijkse leiding van een afdeling van één van beide gemeenten bij een afdelingsmanager van de gemeente Meppel of de gemeente Westerveld.
3Onder de eindverantwoordelijkheid van de desbetreffende afdelingsmanager berust de dagelijkse leiding aan medewerkers van één of beide gemeenten bij een teamleider van de gemeente Meppel of Westerveld.
4In de praktijk betekent dit dat een afdelingsmanager of teamleider medewerkers uit zowel Westerveld als Meppel aan kan sturen.
Artikel 2 Ondermandaat
1Het is de algemeen directeur, afdelingsmanagers en medewerkers van de gemeente Meppel en Westerveld toegestaan een gemandateerde bevoegdheid op grond van het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit van de gemeente Meppel en het Mandaat- en Volmachtbesluit 2013 van de gemeente Westerveld door te mandateren aan een teamleider of medewerkers van de gemeente Meppel of Westerveld.
2Indien een gemandateerde niet formeel werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, dat wil zeggen in het geval een medewerker van de gemeente Westerveld een besluit neemt namens het bestuursorgaan van de gemeente Meppel en andersom, behoeft de mandaatverlening de instemming van de gemandateerde.
3Op het ondermandaat zijn de bepalingen uit de afzonderlijke Mandaat-, volmacht- en machtigingbesluiten van toepassing.
Artikel 3 Beslissings- en ondertekeningsmandaat
1Tenzij in het mandaatregister behorende bij de Mandaat-, volmacht- en machtigingbesluiten van Meppel en Westerveld anders is bepaald, omvat het mandaat zowel de bevoegdheid tot het nemen van besluiten als het ondertekenen van de in mandaat genomen besluiten, alsmede van andere van de bestuursorganen uitgaande stukken zoals vermeld in de mandatenlijst.
2Het mandaat omvat tevens het verrichten van alle voorbereiding- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid horen, zoals:
a.Het verstrekken van mondelingen en/of schriftelijke informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard;
b.Het verzenden van ontvangstbevestigingen;
c.Het voeren van overige correspondentie;
d.Het vragen van adviezen en inwinnen van inlichtingen.
3Aan een verleend mandaat, volmacht of machtiging ligt tevens het uitgangspunt ten grondslag dat dit ook betrekking heeft op de bevoegdheid om te beschikken over de daarvoor benodigde financiële middelen. De budgethoudersregeling gemeente Meppel en de budgethoudersregeling gemeente Westerveld is daarvoor het aangewezen kader.
Artikel 4 Uitzonderingen
De geattribueerde bevoegdheden aan onder andere de heffingsambtenaar en commissie bezwaarschriften vallen buiten dit mandaatbesluit.
Artikel 5 Slotbepalingen
1Dit besluit blijft van kracht tot het moment dat de definitieve samenwerkingsvorm Meppel-Westerveld is vastgesteld.
2Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking.
3Het organisatiebesluit samenwerking Meppel-Westerveld, vastgesteld op 17 februari 2015, is hiermee ingetrokken.
Aldus besloten door
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Meppel
in de vergadering van 23 augustus 2016
De secretaris, de burgemeester,
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Westerveld
in de vergadering van 30 augustus 2016
De secretaris, de burgemeester,
Toelichting
De gemeenten Meppel en Westerveld hebben besloten op ambtelijk niveau te gaan samenwerken. De vorm waarin dat gebeurt wordt bepaald door de inhoud van de samenwerking. Per deelgebied kan de intensiteit daarvan verschillen en daarom is een basisscenario ontwikkeld. Een samenhangend geheel van organisatorische uitgangspunten en arbeidsvoorwaarden die in ieder geval geregeld moeten worden. Onderdeel van deze besluitvorming is het Organisatie- en mandaatbesluit.
Dit besluit is een aanvulling op de afzonderlijke Mandaat-, volmacht- en machtiging besluiten van beide gemeenten. Het regelt alleen de bevoegdheden over en weer tussen afdelingsmanagers, teamleiders en medewerkers van beide gemeenten. De beide Mandaat-, volmacht en machtiging besluiten blijven bestaan en vormen ook het uitgangspunt voor het nemen van besluiten namens het bevoegde bestuursorgaan. Daarnaast blijven zoals ook nu al het geval is de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van budgetten geregeld in afzonderlijke budgethouders regelingen voor beide gemeenten. Het kunnen beschikken over een budget betekend nl. niet automatisch ook de bevoegdheid hebben om een besluit/beschikking te nemen of te ondertekenen.
Een voorbeeld: een teamleider van Meppel neemt een besluit tot het verlenen van een subsidie aan een organisatie, waarbij een medewerker budgetverantwoordelijk is. De teamleider zal op zo’n moment contact moeten hebben met de medewerker en akkoord moeten hebben voor het nemen van het besluit om de subsidie te verlenen.
Op grond van het Organisatie- en mandaatbesluit Meppel-Westerveld is het ook mogelijk om als teamleider van Meppel een besluit voor de gemeente Westerveld te nemen en te ondertekenen. En andersom een teamleider van Westerveld kan een besluit nemen voor de gemeente Meppel en dit ondertekenen. Hiervoor zullen medewerkers instemming moeten verlenen, omdat er sprake is van mandaatverlening aan een niet-ondergeschikte. De medewerkers geven instemming door middel van een instemmingsbesluit.
Voor het kunnen beschikken over het budget blijven de afzonderlijke budgetregelingen van beide gemeentes bestaan. Dit betekent dus onderling afstemming zoeken. De gemeenten blijven immers in bestuurlijke zin volledig zelfstandig en uit dien hoofde wordt ook gewerkt met verschillende begrotingen.