Treasurystatuut gemeente Westerkwartier

Artikel 1.

In dit statuut wordt verstaan onder:

-Derivaten: Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;

-Financiering: Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;

-Geldstromenbeheer: Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);

-Intern liquiditeitsrisico: De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

-Kasgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar;

-Koersrisico : Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

-Kredietrisico: De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;

-Liquiditeitenbeheer: Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;

-Liquiditeitenplanning: Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;

-Publieke taak Publieke taak: de taak van de gemeente tot het dienen van het openbare belang, zoals gedefinieerd in de taakomschrijving van de gemeente in de gemeentewet.

-Rating: De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

-Renterisicobeheer: Renterisicobeheer is het beheersen van de risico’s die voortvloeien uit de mogelijkheid dat in de toekomst de rentelasten van het vreemd vermogen hoger, respectievelijk dat de renteopbrengsten lager zullen zijn, dan een bepaald wenselijk geacht niveau;

-Renterisiconorm: Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van de totale lasten van de begroting dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;

-Rentetypische looptijd: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

-Rentevisie: Toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling;

-Saldobeheer: Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;

-Schatkistbankieren: Het verplicht aanhouden van overtollige financiele middelen bij de Nederlandse staat.

-Solvabiliteitsratio van 0%: Status die door een bancaire toezichthouder in de Europese Economische Ruimte (lidstaten van de Europese Unie uitgebreid met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend;

-Treasurybeheer: Het treasurybeheer is de (beleids)uitvoering van de treasuryfunctie, binnen het kader van het treasurystatuut. De beleidsuitvoering vindt zijn weerslag in specifieke beleidsplannen. Deze, en de realisaties daarvan voor een referentieperiode, komen aan de orde in de treasuryparagraaf van achtereenvolgens de begroting en het jaarverslag;

-Treasurybeleid: Het treasurybeleid bestaat uit de beleidsmatige uitgangspunten en doelstellingen met de daaruit voortvloeiende richtlijnen en limieten, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie ter uitvoering van de treasuryfunctie;

-Treasuryfunctie: De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer;

-Uitzetting: Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

Artikel 2 Doelstellingen van de treasuryfunctie

De treasuryfunctie van de gemeente dient tot:

1Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

2Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

3Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

4Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit treasurystatuut.

Artikel 3 Uitgangspunten risicobeheer

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

1De gemeente mag leningen of garanties uitsluitend verstrekken uit hoofde van de “publieke taak”. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties;

2De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;

3Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

Artikel 4 Renterisicobeheer

1De kasgeldlimiet wordt niet structureel overschreden conform de Wet fido;

2Bij het afsluiten van leningen en of renteafspraken wordt gezorgd dat de renterisiconorm in de toekomst niet wordt overschreden;

3Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

4De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie;

5Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente tevens naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen en uitzettingen.

Artikel 5 Koersrisicobeheer

1Overtollige liquide middelen worden uitsluitend uitgezet bij de Nederlandse Staat (Schatkistbankieren) of lagere Nederlandse overheden en overheidsinstanties, zoals gemeenschappelijke regelingen en gemeentelijke diensten.

2Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door conform artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.

Artikel 6 Kredietrisicobeheer

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury gelden de volgende uitgangspunten:

-Overtollige middelen worden conform de wet Schatkistbankieren uitsluitend uitgezet bij de Nederlandse Staat of bij medeoverheden

-Bij het verstrekken van leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist.

Artikel 7 Intern liquiditeitsrisicobeheer

De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s doordat de medewerker treasury de verhouding vlottende (korte) schuld en vlottende middelen toetst en daarmee berekent of de vastgestelde kasgeldlimiet niet overschreden wordt

Artikel 8 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de Europese geldeenheid: de Euro

Artikel 9 Financiering

Bij het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar gelden de volgende uitgangspunten:

1Financieringen worden uitsluitend aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

2Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde de renterisico’s te minimaliseren en het renteresultaat te optimaliseren;

3Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen.

Artikel 10 Langlopende uitzettingen

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

1Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5 en 6 genoemde voorwaarden;

2De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. Deze offertes worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd.

Artikel 11 Relatiebeheer

De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

1Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de 5 jaar beoordeeld;

2Bankrelaties dienen ten minste een AA-rating te hebben van één van de volgende ratingbureaus: Moody’s, Standard & Poors of Fitch IBCA;

3Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer;

4Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Artikel 12 Geldstromenbeheer

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

1Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig worden nagekomen;

2Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

Artikel 13 Saldo- en liquiditeitenbeheer

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

1De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;

2Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat, kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt – conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet structureel overschreden;

3Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld leningen, kasgeldleningen en rekening courantkredieten;

4Toegestane instrumenten bij het extern uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar moeten voldoen aan de eisen van artikel 5;

5Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan.

Artikel 14 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.

1De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;

2De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:

a.de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

b.de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

c.de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn;

3Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd;

4Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

a.iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);

b.de uitvoering en de controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

c.de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

5Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

6Een transactie wordt onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door een functionaris die belast is met de interne controle (4-ogen principe);

Artikel 15 Verantwoordelijkheden

De taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Functie

Verantwoordelijkheden

De gemeenteraad

•Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten, middels de financiële verordening;

•Het vaststellen van de paragraaf financiering in begroting en jaarrekening;

•Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan;

•Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid.

Auditcommissie

•Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan de Gemeenteraad.

Het college van burgemeester en wethouders

•Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);

•Het rapporteren aan de Gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid;

•Het vaststellen van de treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, beleidskadersglobale richtlijnen en limieten in het treasurystatuut.

Wethouder financiën

•Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid).

(Concern)controller

•Het beoordelen van de opzet en effectiviteit van de treasuryprocessen en hierover rapporteren aan het college van burgemeester en wethouders.

Teamleider/coach Financiën en belastingen

•Het uitvoeren van de aan haar/hem gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de treasuryparagraaf;

•Het zorgdragen voor juiste verantwoording van de uitvoering van de door hem/haar gemandateerde treasuryactiviteiten.

Financieel adviseurs (team Financiën)

•Het opstellen van kaders en richtlijnen op het gebied van treasury;

•Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die de teams aanleveren aan de teams Financiën en Financiële administratie met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten.

•Toetsen in hoeverre acties/besluiten van de teams passen binnen de afgesproken kaders.

•Adviseren over mogelijke verbeteringen.

Budgethouders

•Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de medewerker treasury;

•Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten;

Medewerker van de afdeling Financiën belast met treasury / Treasurer

•Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform dit treasurystatuut en de treasuryparagraaf worden uitgevoerd;

•Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer;

•Het beheren van de geldstromen;

•Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;

•Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties;

•Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de kassier;

•Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied;

•Het adviseren van de afdelingen/sectoren over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten;

•Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;

•Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan de Gemeenteraad;

•Het afleggen van verantwoording over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.

De kassier

•Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen;

•Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer;

•Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie;

•Het rapporteren over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten.

Financiële administratie

•Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie.

Interne controleur

•Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties en hierover periodiek rapporteren aan de (concern)controller.

Externe accountant

•Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren omtrent de feitelijke naleving van het treasurystatuut.

Artikel 16 Bevoegdheden

In onderstaande tabel staan bevoegdheden, na besluitvorming door het college, met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde autorisatie.

Bevoegd functionaris

(Voorbereiding)

Bevoegd functionaris

(autorisatie)

Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer

1Afromen gemeentelijke liquide middelen naar de bij de Staat aangehouden rekening in verband met Schatkistbankieren

Medewerker Treasusy

Teamleider/coach Financiën en belastingen

2Het uitzetten van geld via callgeld, deposito en spaarrekening

Medewerker Treasury

Teamleider/coach Financiën en belastingen

3Het aantrekken van geld via callgeld of kasgeld

Medewerker Treasury

Teamleider/coach Financiën en belastingen

4Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen

Kassier

Medewerker Treasury

Bankrelatiebeheer

5Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen

Medewerker Treasury

Burgermeester

6Bankcondities en tarieven afspreken

Medewerker Treasury

Teamleider/coach Financiën en belastingen

Financiering en uitzetting

7Het afsluiten van kredietfaciliteiten

Medewerker Treasury

Teamleider/coach Financiën en belastingen

8Het aantrekken van gelden via onderhandse leningen en MTN’s zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf

Medewerker Treasury

Teamleider/coach Financiën en belastingen

9Het uitzetten van gelden via (staats)obligaties, MTN’s, CP’s, CD’s, onderhandse geldleningen zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf

Medewerker Treasury

Teamleider/coach Financiën en belastingen

10Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak

Teamleider/coach Financiën en belastingen

Raad (conform financiële verordening, vanaf € 150.000)

College van B&W (conform financiële verordening tot € 150.000)

11Het garanderen van gelden uit hoofd van de publieke taak

Teamleider/coach Financiën en belastingen

Raad (conform financiële verordening, vanaf € 150.000)

College van B&W (conform financiële verordening tot € 150.000)

Artikel 17 Informatievoorziening

Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient ten minste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:

Informatie

Frequentie

Informatie-verstrekker

Informatie-ontvanger

1Intern Liquiditeitsrisicobeheer;

Maandelijks

Medewerker treasury

Teamleider/coach Financiën en belastingen

2Opstellen van de paragraaf Financiering bij de begroting

Jaarlijks

Medewerker Treasury

Financiën

Gemeenteraad

3Evaluatie treasuryactiviteiten in paragraaf Financiering van jaarrekening;

Jaarlijks

Medewerker Treasury

Financiën

Gemeenteraad

4Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fido;

Kwartaal

Financiële administratie

Derden

5Lenings- / uitzettings-/ garantiebesluiten.

binnen 14 dagen na besluit

College van B&W

Provincie

Artikel 18.

1Dit Treasurystatuut treedt in werking op de eerste dag na de bekendmaking ervan.

2Dit Treasurystatuut werkt terug tot en met 1 januari 2019.

3Gelijktijdig met het in werking treden van dit Treasurystatuut worden de volgende Treasurystatuten vervallen verklaard:

a.Treasurystatuut van de gemeente Grootegast 2009;

b.Treasurystatuut van de gemeente Leek 2015;

c.Treasurystatuut van de gemeente Marum 2016;

d.Treasurystatuut van de gemeente Winsum 2015;

e.Treasurystatuut van de gemeente Zuidhorn.