Aanhef
De raad van de gemeente West Betuwe;
gelezen het voorstel van het presidium van 19 januari 2026,
gelet op gelet op 212 van de Gemeentewet en de financiële verordening West Betuwe 2025
besluit:
Vast te stellen regeling budgetbeheer griffie
Regeling budgetbeheer griffie gemeente West Betuwe
Artikel 1: Doel van de regeling
De regeling legt verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkwijzen vast rondom het beheer van de budgetten van de griffie.
Artikel 2 Begripsbepalingen
Deze regeling verstaat onder:
1Budget: een deel van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting dat beschikbaar is voor activiteiten van de griffie.
2Budgethouder: degene die verantwoordelijk is voor de toegekende budgetten; binnen de gemeente is dit de griffier en bij langdurige afwezigheid kan deze vervangen worden door een medewerker van de griffie.
3Budgetbeheerder: de medewerker die door de budgethouder is aangewezen om namens de budgethouder uitvoerende taken te verrichten.
Artikel 3 Aanwijzing budgetbeheerders
1De budgethouder wijst budgetbeheerders schriftelijk aan voor de aan hen toegewezen budgetten.
2Budgetbeheerders zijn in dienst van de gemeente of werkzaam onder verantwoordelijkheid van de griffier.
3Bij langdurige afwezigheid van een budgetbeheerder wijst de budgethouder een plaatsvervangend budgetbeheerder aan.
4De namen van de aangewezen budgetbeheerders worden met de aan hen toegewezen budgetten vastgelegd in de financiële administratie.
5De budgethouder draagt er zorg voor dat de registratie als bedoeld in het vorige lid actueel is.
Artikel 4 Verantwoordelijkheden budgethouder
1De budgethouder is binnen het hem toegekende mandaat verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen, prestaties en resultaten van de aan hem toegewezen budgetten.
2De budgethouder is eindverantwoordelijk voor het budget van de door hem aangewezen budgetbeheerders.
3De budgethouder is verantwoordelijk de aangeleverde gegevens aan team financieel advies ten behoeve van de documenten van de planning- en controlcyclus en tussentijdse wijzigingen van het budget.
Artikel 5 Verantwoordelijkheden budgetbeheerder
1De budgetbeheerder is, onder verantwoordelijkheid van de budgethouder, belast met de realisering van de doelstellingen, prestaties en resultaten verbonden aan de aan hem toegewezen budgetten.
2De budgetbeheerder is onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder belast met bewaking en verantwoording van de besteding van het budget.
3De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de door hem/haar aangeleverde gegevens ten behoeve van de financiële administratie.
Artikel 6 Bevoegdheden budgethouder en budgetbeheerder
1De budgethouder/-beheerder is bevoegd tot het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten met betrekking tot de aan hem/haar toegewezen budgetten.
2Voor het aangaan van contractuele verplichtingen worden de regels gehanteerd zoals vastgelegd in het inkoopbeleid.
3Het aangaan van contractuele verplichtingen is slechts mogelijk, als er voldoende budgetruimte is.
Artikel 7 Taken budgethouder en budgetbeheerder
1De budgetbeheerder controleert of de gefactureerde prestatie is geleverd en codeert de factuur.
2De budgethouder fiatteert de gecodeerde factuur.
Artikel 8 Geldigheid budget
1De na afloop van het boekjaar resterende budgetten vallen in het rekeningresultaat, met uitzondering van de van derden verkregen gelden met een bestedingsplicht en/of verantwoordingsplicht.
2Een reservering van incidentele budgetten is mogelijk onder de voorwaarde dat de bestuurlijke en maatschappelijke noodzaak tot uitvoering vooralsnog aanwezig blijft.
Artikel 9 Beperkingen en condities
1Een budgethouder en/of budgetbeheerder mag inkoopfacturen waarbij belangenverstrengeling aan de orde is of kan zijn, accorderen na instemming van de voorzitter van de werkgeverscommissie.
2In afwijking van artikel 7 eerste lid, worden onkostendeclaraties van de budgethouder gecodeerd en gefiatteerd door de voorzitter van de werkgeverscommissie.
3In gevallen waarin de regeling niet voorziet, overlegt de griffier met de voorzitter van de werkgeverscommissie.
Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel
1Deze regeling treedt in werking een dag na de bekendmaking.
2Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgetbeheer griffie gemeente West Betuwe”.
Toelichting regeling budgetbeheer griffie gemeente West Betuwe
Artikel 3
Eerste lid:
De budgethouder (griffier) is verplicht om budgetbeheerders voor de aan hen toegewezen budgetten aan te wijzen. Een budgethouder kan dus niet tevens budgetbeheerder zijn voor de aan hem toegekende budgetten. Zo wordt het vierogenprincipe geborgd.
De aanwijzing van budgetbeheerders zelf is een aanwijzingsbesluit en houdt geen mandaat van de budgethouder aan de betreffende budgetbeheerder in. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de budgetbeheerders worden elders in de regeling opgenomen.
Tweede lid:
In de regeling is de mogelijk opengehouden om medewerkers die niet in dienst zijn van gemeente West Betuwe als budgetbeheerder aan te wijzen. De keuze is aan de griffier.
Derde lid:
Van langdurige afwezigheid is sprake als de termijn waarbinnen een factuur betaald moet worden, niet gehaald kan worden. Bij een betaaltermijn van 30 dagen kan zich dit ook bij vakanties al voor doen. In de Regeling Budgetbeheer regelen we dat de budgethouder bij langdurige afwezigheid van budgetbeheerder, een andere budgetbeheerder aanwijst. De reden hiervoor is dat te allen tijde het vier ogen principe gehanteerd moet worden.
Vierde lid:
De namen van de budgetbeheerders worden vastgelegd in het financieel pakket. De applicatiebeheerder van het financieel pakket zorgt er voor dat de budgetbeheerders over de benodigde autorisaties beschikken om hun werkzaamheden met betrekking tot de hen toegekende budgetten te kunnen verrichten.
Vijfde lid:
De budgethouder is er voor verantwoordelijk dat de aanwijzing van de budgetbeheerders actueel is. Het aanwijzen van een budgetbeheerder wordt via Topdesk vastgelegd en geautoriseerd door de budgethouder.
Artikel 4 en 5
De budgethouder is verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen, prestaties en de resultaten. Tevens is hij eindverantwoordelijk voor de verantwoordelijkheden van de door hem aangewezen budgetbeheerders. De budgethouder dient er zorg voor te dragen dat de gegevens voor wijzigingen van het budget worden aangeleverd aan het team financieel advies zodat deze wijzigingen worden vastgelegd en erover gerapporteerd wordt binnen de P&C-cyclus.
Artikel 6
De budgethouders en -beheerders zijn bevoegd tot het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten voor de producten. Dit betreft het proces van betalen van rekeningen en het ontvangen van inkomsten.
Een budgethouder of budgetbeheerder dient zich er wel altijd van te vergewissen of hij het mandaat heeft om te besluiten tot het aangaan van overeenkomst. Daarnaast moet rekening worden gehouden met het gemeentelijke inkoopbeleid en het budget.
Artikel 7
In dit artikel is het vierogenprincipe verder uitgewerkt. De budgetbeheerder controleert de factuur en codeert deze. De budgethouder moet vervolgens goedkeuring verlenen, voordat de factuur betaalbaar gesteld kan worden. De budgetbeheerder is er voor verantwoordelijk dat hij de afdeling financiën tijdig op de hoogte stelt over de door de gemeente te ontvangen inkomsten ten behoeve van zijn budgetten.
Artikel 8
Dit artikel bevat regels over de afwikkeling van het jaar en het overhevelen van budgetten naar het volgend jaar.
Artikel 9
Dit artikel regelt ter bescherming van medewerkers om belangenverstrengeling te voorkomen.