3. Juridische uitgangspunten
3.1 Algemeen juridisch kader
De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Aanbestedingswet
De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving
Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.
EU-verdrag en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie
De overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EU-verdrag inzake de interne markt.
Burgerlijk Wetboek
Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
De Algemene Wet bestuursrecht
Met daarin opgenomen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.
Gemeentewet
Het wettelijke kader voor gemeenten.
3.2 Algemene beginstelen bij inkopen
a.Algemene beginstelen bij het aanbestedingsrecht
De gemeente neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Gelijke behandeling
Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.
Non-discriminatie
Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.
Transparantie
De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers weten waar ze aan toe zijn.
Proportionaliteit (evenredigheid)
De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Wederzijdse erkenning
Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.
b.Algemene beginstelen van behoorlijk bestuur
De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
3.3 Uniforme documenten
De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past, mits passend, bij de betreffende inkopen in ieder geval toe:
Gids Proportionaliteit
De naleving van de gids proportionaliteit is verplicht boven en onder de drempel voor Europees aanbesteden. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die de gemeente maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de betreffende opdracht.
Aanbestedingsreglement Werken (ARW)
Het ARW is een reglement voor de aanbesteding van werken en aan werken gerelateerde leveringen en diensten. In het ARW staan aanbestedingsprocedures zowel boven als onder de Europese drempel beschreven. Het toepassen van het ARW is verplicht voor opdrachten onder de Europese drempel en kan worden toegepast bij Europese aanbestedingen.
Uniform Europees Aanbestedingsdocument
Dit document vervangt het Nederlandse model Eigen Verklaring zowel boven als onder de Europese aanbestedingsdrempel. In het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart de inschrijver/gegadigde dat hij voldoet aan de gestelde eisen (uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria).
Algemene inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten
Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn gebaseerd op het VNG-model inkoopvoorwaarden.
Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)
Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn gebaseerd op het VNG model-IT-voorwaarden.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijke grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort ui het transparantiebeginsel.
3.5 Mandaat en volmacht
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmacht regeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
3.6 Afwijkingsbevoegdheid
Conform voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit zal de gemeente per opdracht bepalen welke procedure geschikt en proportioneel is. De aard van de opdracht en de specifieke omstandigheden kunnen van invloed zijn op de keuze van de aanbestedingsprocedure. Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het voorstel dient altijd voorzien te zijn van het advies van de inkoopadviseur.
3.7 Klachtenregeling
Gestimuleerd wordt dat de gemeente en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. Hiertoe maakt de gemeente gebruik van het klachtenmeldpunt van Inkoopcentrum Zuid (voor meer informatie zie www.inkoopcentrumzuid.nl).
Daarnaast staat het vrij om gebruik te maken van de klachtenregeling via de commissie van aanbestedingsexperts (voor meer informatie zie www.commissievanaanbestedingsexperts.nl).
4. Ethische en ideële uitgangspunten
4.1 Integriteit
a.De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
b.De gemeente contracteert enkel met integere ondernemers.
De gemeente wil enkel zakendoen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.
4.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen
a.Bij inkopen neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.
De gemeente heeft als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft ernaar om, waar redelijkerwijs mogelijk duurzaam in te kopen. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente en de landelijk vastgestelde duurzaamheidscriteria bieden handvatten om deze ambitie te realiseren. De landelijke criteria voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) zijn beschikbaar via een webtool: www.mvicriteria.nl. Dit betekent dat, naast de prijs van leveringen, diensten of werken ook gestuurd kan worden op de effecten van duurzaamheid: milieu, klimaat, circulariteit en/of sociale aspecten. De mvi-criteriatool bevat inkoopcriteria voor circa 45 productgroepen. In de op te stellen inkoopstrategie is duurzaam inkopen standaard als onderwerp opgenomen.
Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:
•Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke leveringen, diensten of werken op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.
•In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria welke in de inkoopstrategie zijn bepaald opgenomen.
•De gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie en haar werkwijze.
b.Bij inkopen neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.
De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom, waar mogelijk en doelmatig, de participatie van arbeidsgehandicapten, langdurig werkeloze uitkeringsgerechtigden en/of jongeren in het arbeidsproces.
Daarnaast worden leveringen, diensten en/of werken geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
5. Economische uitgangspunten
5.1 Product- en marktanalyse
a.Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De gemeente acht het belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
a.De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.
De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkopen, waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b.De gemeente kies voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
a.De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.
De gemeente vindt het stimuleren van lokale en regionale economie/ondernemers belangrijk. In gevallen waar een enkelvoudig en/of meervoudig onderhandse aanbesteding volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Er zal zoveel mogelijk worden gekozen voor het uitnodigen van (een) lokale partij(en) dan wel regionale partij(en) om een aanbieding te doen met als voorwaarde dat dit de prijs/kwaliteitverhouding niet schaadt. Hierbij geld dat een lokale partij is gevestigd binnen de gemeentegrenzen en dat een regionale partij is gevestigd in een aan de gemeente grenzende gemeente. Wanneer lokale/regionale partijen worden uitgenodigd tot het doen van een aanbieding is het de verantwoordelijkheid van de (sub)budgethouder om de marktconformiteit van de offertes te toetsen en (in geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding) te zorgen dat er voldoende concurrentie in de procedure zit om scherpte in de aanbesteding te houden.
b.De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
c.De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen
Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeids- markt als belangrijkste doel hebben.
5.4 Samenwerkingsverbanden
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten.
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
Conform voorschrift 3.4A uit de Gids Proportionaliteit bepaalt de gemeente per inkoop welke aanbestedingsprocedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij inkopen vanaf €5.000 bij leveringen en diensten en vanaf €15.000 bij werken legt de gemeente dit vast in een inkoopstrategie. Door te werken met een inkoopstrategie worden bewuste keuzes gemaakt en wordt voldaan aan de motiveringsverplichtingen die vanuit de aanbestedingsregels op de gemeente rusten. In de inkoopstrategie komen een aantal zaken standaard terug, zoals bijvoorbeeld duurzaamheid en/of social return. Het inkoopstrategiedocument is ook een goede basis voor toekomstige herhalingsaanbestedingen om te zien wat destijds de beweegredenen waren om het in te kopen zoals het ingekocht is.
De gemeente hanteert twee formats; de verkorte inkoopstrategie en de uitgebreide inkoopstrategie. Beide formats dienen door de inkoopadviseur te worden beoordeeld alvorens een procedure gestart mag worden. Welke strategie toegepast wordt is mede afhankelijk van het bedrag, de soort inkoop en de markt.
Bedragen zijn exl. BTW
Verkorte inkoopstrategie
Uitgebreide inkoopstrategie
Leveringen en Diensten
Van € 5.000 tot € 40.000 (alleen toepasbaar bij enkelvoudige procedures)
Vanaf € 5.000,- bij overige procedures
Werken
Van € 15.000 tot € 150.000 (alleen toepasbaar bij enkelvoudige procedures)
Vanaf € 15.000 bij overige procedures
Voorbeeld: indien bij een geraamd bedrag van € 20.000,- voor de meervoudig onderhandse procedure wordt gekozen, dient de uitgebreide inkoopstrategie gevolgd te worden.
Enkelvoudig onderhandse aanbesteding
De gemeente vraagt aan één ondernemer een offerte.
Meervoudig onderhandse aanbesteding
De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.
Nationale aanbesteding
De gemeente plaatst een aankondiging van de opdracht op TenderNed, waardoor alle potentieel geïnteresseerden hiervan kennis kunnen nemen en mee kunnen dingen naar gunning van de opdracht.
Europese aanbesteding
De gemeente plaatst de opdracht op TenderNed en van daaruit wordt de opdracht op het Europees aanbestedingsplatform TED geplaatst, waarna alle potentieel geïnteresseerden partijen in Europa mee kunnen dingen naar gunning van de opdracht.
5.6 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten
6.1 Inkoopproces
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Onderstaande afbeelding geeft het cyclische inkoopproces weer.
Stap
Fase inkoopproces
Toelichting
1
Voortraject
•Bepalen van inkoopbehoefte
•Onderzoek naar aanwezige (raam)overeenkomst
•Raming en bepalen van het financiële budget
•Aanmaken inkoopdossier
•Opstellen inkoopstrategie
•Beoordeling van de inkoopstrategie
2
Specificeren
•Opstellen van eisen en wensen
•Omschrijven van de opdracht
•Opstellen Offerteaanvraag
3
Selecteren
•Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers
•Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed
•Offertes evalueren
•Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving)
•Gunning aan winnende Ondernemer
4
Contracteren
•Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant
•Registreren getekende overeenkomst
•Informeren afgewezen Ondernemers
5
Bestellen
•Uitvoeren van de opdracht
•Eventueel met het doen van bestellingen
6
Bewaken
•Bewaken termijnen
•Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken.
•Tijdige betaling facturen
7
Nazorg
•Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd
•Evalueren overeenkomst met Contractant
Artikel 6.2 Inkoopproces
De gemeente werkt volgens een gecoördineerd inkoopmodel. Iedere afdeling verzorgt zijn eigen inkoop binnen de aan de budgethouder verstrekte budgetten. Daar waar mogelijk wordt intern en/of extern samenwerking gezocht. Voor wat betreft de bevoegdheid tot het sluiten, verlengen, opzeggen/beëindigen van (raam)overeenkomsten wordt verwezen naar het actuele volmacht- en mandaatregister. Doordat alle inkoopstrategieën door de inkoopadviseur getoetst worden is er in een vroeg stadium centraal inzicht in alle inkopen en aanbestedingen die zullen plaatsvinden.
De in dit beleid gegeven kaders staan nader praktisch ingevuld in een digitaal inkoophandboek. Dit is enkel voor intern gebruik en te raadplegen op het intranet.
Artikel 6.3 Verantwoordelijkheden
Inkopen worden concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college van Burgemeester en Wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.
Door de vaststelling van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid komen alle voorgaande versies te vervallen.