Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders gemeente Waterland 2015

Artikel 1 Procedure bij nieuwe collegesamenstelling

1Het college vergadert op de eerste werkdag na de raadsvergadering, bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet, mits in die raadsvergadering conform de artikelen 35 en 37 van de Gemeentewet de wethouders zijn benoemd, en kan besluiten eveneens te vergaderen nadat de gemeenteraad conform artikel39 van de Gemeentewet heeft voorzien in de benoeming van één of meer wethouders in (een) tussentijds open gevallen wethoudersplaats(en).

2In deze vergadering worden in ieder geval besluiten genomen over:

a.de verdeling van de portefeuilles tussen de collegeleden;

b.de omschrijving van de portefeuilles (inclusief (eventueel) een verkorte benaming van de portefeuille voor onder andere communicatiedoeleinden);

c.de volgarde van de plaatsvervanging van de burgemeester;

d.de plaatsvervanging van de wethouders.

Artikel 2 Bijzondere omstandigheden portefeuilleverdeling

1Bij langdurige verhindering van een van de wethouders kunnen zijn werkzaamheden, in afwijking van wat is afgesproken volgens artikel 1, tweede lid, onder a., door een of meer van de overige wethouders worden verricht op de wijze zoals burgemeester en wethouders te bepalen.

2Zo nodig kunnen in afwijking van de verdeling van de werkzaamheden krachtens artikel 1, tweede lid, onder a., burgemeester en wethouders de voorbereiding van bepaalde zaken opdragen aan één of meer door hen aan te wijzen collegeleden.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen

1De reguliere vergaderingen worden gehouden op de dinsdagen van 9.30 -13.30 uur, met een uitloopreservering tot 14.00 uur, op de plaats die op de agenda voor de betreffende vergadering staat vermeld, en vo or zover deze dag geen algemeen erkende feestdag is als bedoeld in de Algemene termijnenwet.

2Het college kan besluiten een vergadering geen doorgang te laten vinden,

Artikel 4 Incidentele vergaderingen

1Incidentele vergaderingen worden gehouden zo dikwijls de voorzitter of één van de wethouders dit nodig oordeelt.

2De voorzitter roept de in het eerste lid bedoelde vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen - zo spoedig mogelijk (zo mogelijk vierentwintig uren van tevoren) bijeen. De uitnodiging wordt op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college toegezonden.

Artikel 5 Aard van de vergaderingen

1De vergaderingen van het college worden met gesloten deuren gehouden (art. 54, eerste lid Gemeentewet).

2Voor de agenda met alle bijlagen, die aan het college wordt overgelegd tijdens de vergadering, wordt geheimhouding opgelegd tenzij en totdat het college besluit dat de inhoud van de agendapunten openbaar is. Deze oplegging van geheimhouding wordt geacht bij aanvang van iedere vergadering te geschieden.

Deze geheimhouding geldt tevens voor de ingebrachte rondvraagpunten tenzij bij de bespreking anders wordt besloten.

Artikel 6 Verhindering

1Wanneer een wethouder verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter.

2Wanneer de voorzitter verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan degene, die hem op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet vervangt.

3Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter of diens vervanger, alsmede aan een loco-gemeentesecretaris, die hem vervangt in de vergadering.

4De gemeentesecretaris houdt aantekening van de aanwezige collegeleden bij de vergadering van het college. Hij draagt er zorg voor, dat de aanwezigen worden vermeld op de besluitenlijst die in de volgende vergadering wordt vastgesteld.

Artikel 7 Mandatering en machtiging

1Indien er onvoldoende quorum is ex artikel 56 van de Gemeentewet, én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, is een collegelid, dan wel zijn de aanwezige collegeleden, bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit dient zoveel mogelijk passend te zijn in het bestaande beleid.

2De burgemeester verleent het desbetreffende collegelid of collegeleden zo nodig volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen uitvoeren.

3In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan.

4In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is, worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting te geven over de uitoefening van het mandaat, de machtiging of de volmacht.

Artikel 8 Agenda

1Voor elke vergadering stelt de secretaris een agenda samen, die digitaal met notificatie aan de leden ter beschikking wordt gesteld op de aan de vergadering voorafgaande vrijdag.

2Op de daaropvolgende maandag wordt er (voor zover noodzakelijk) met notificatie een bijgestelde agenda ter beschikking gesteld (voor eventuele aanvullende rondvraagpunten en memo's). Ook de bijgestelde agenda alsmede de bijbehorende documenten worden digitaal ter beschikking gesteld.

3De agenda vermeldt de te behandelen onderwerpen.

4Een voorstel wordt op de agenda geplaatst indien:

a.de portefeuillehouder het voorstel (digitaal) heeft geparafeerd, en

b.door of namens de gemeentesecretaris is getoetst of het voorstel gelet op de kwaliteit, de compleetheid van de stukken en de gevolgde procedure gereed is voor behandeling in de collegevergadering.

5In bijzondere gevallen kan het college besluiten een voorstel of onderwerp ook zonder de in het vierde lid bedoelde toetsing en paraaf(parafen) op de agenda te plaatsen.

6In spoedeisende gevallen kunnen, met instemming van de burgemeester (voorzitter), onderwerpen ter behandeling aan de agenda worden toegevoegd.

Artikel 9 Aanwezigheid andere personen

1Een medewerker Communicatie kan ten behoeve van de perscommunicatie in de vergadering aanwezig zijn.

2Het college kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van het college en de in het eerste lid genoemde persoon tijdens een vergadering aanwezig zijn en deelnemen aan de beraadslaging.

3Een besluit daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één van de leden van het college genomen alvorens met de behandeling van het agendapunt wordt begonnen.

4Op degene die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 10 Orde van de vergadering

De voorzitter is belast met:

a.de lei ding van de werkzaamheden;

b.de handhaving van de orde in de vergadering;

c.de formulering van de door het college te beslissen vraagpunten en/of de (samenvatting) van het genomen besluit;

d.het mededelen van de uitslag der stemmingen.

Artikel 11 Verslaglegging en besluitenlijst

1De secretaris draagt er zorg voor dat:

a.de besluiten (digitaal) op de betreffende adviezen worden vermeld;

b.een besluitenlijst wordt gemaakt waarin alle genomen besluiten zijn vermeld, welke in de vergadering zijn genomen;

c.een afsprakenlijst wordt gemaakt van alle overige in bespreking gebrachte onderwerpen en te dien aanzien genomen besluiten;

d.op de onder b. en c. vermelde lijsten de namen van de aanwezige en afwezige leden worden vermeld.

2Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

3De besluiten- en afsprakenlijst worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 12 Besluitenlijst

1Het college maakt de vastgestelde besluitenlijst, behoudens het bepaalde in het volgende lid, openbaar aan de leden van de gemeenteraad en de daarvoor in aanmerking komende personen, alsmede door plaatsing op de internetpagina van de gemeente.

2Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft waarvan op grond van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of voor zover de aard en inhoud van de besluitvorming zich daartegen verzet.

Artikel 13 Stemming onderwerp

1Nadat de beraadslaging over een onderwerp is gesloten, wordt zo nodig tot stemming overgegaan.

2Wanneer noch de voorzitter noch één van de wethouders stemming vraagt wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

3De voorzitter en iedere wethouder die zich tegen een voorstel heeft uitgesproken kan verlangen dat daarvan aantekening wordt gemaakt op de lijst van besluiten, bedoeld in artikel 11, eerste lid onder b.

4De stemming over zaken geschiedt mondeling, met de woorden "voor" of "tegen", zonder enige toevoeging.

5Indien bij een stemming over zaken de stemmen staken, wordt in een volgende vergadering opnieuw gestemd, tenzij spoedeisende besluitvorming is gewenst. De voorzitter bepaalt of er sprake is van een spoedeisend besluit.

6Staken de stemmen opnieuw over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 14 Stemming personen

1Bij het do en van aanbevelingen, voordrachten of keuzen van personen wordt bij gesloten en ongetekende briefjes gestemd (de stembriefjes dienen identiek te zijn), indien de voorzitter of een van de wethouders een schriftelijke stemming verlangt.

2Indien tot schriftelijke stemming wordt overgegaan, hebben er evenveel stemmingen plaats als er personen aan te bevelen, voor te dragen of te kiezen zijn.

3De voorzitter en een wethouder fungeren als commissie van stemopneming.

4leder in de vergadering aanwezig lid dat zich niet op grond van de Gemeentewet van stemming moet onthouden, is verplicht een stembriefje in te leveren.

Artikel 15 Herstemmingen over personen

1Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

2Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming). Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.

3Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot.

Artikel 16 Loting

1De namen van hen, tussen wie het lot moet beslissen, worden door de voorzitter op twee gelijke briefjes geschreven.

2Deze briefjes worden door de aanwezige eerste loco burgemeester nagezien en door de voorzitter op gelijke wijze gevouwen en in de bus gedaan en vervolgens geschud.

3De aanwezige laatste loco burgemeester neemt een briefje uit de bus.

4Degene wiens naam op het briefje staat vermeld, is de aanbevolene, voorgedragene of gekozene.

Artikel 17 Adviserende stem secretaris

De secretaris heeft in de vergadering van burgemeester en wethouders een adviserende stem.

Artikel 18 Nevenfuncties

1Onder nevenfunctie wordt in dit artikel verstaan een nevenfunctie van een collegelid die uit hoofde van zijn ambt en/of als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur van Waterland wordt vervuld.

2Het collegelid dat een nevenfunctie bekleedt en niet in staat is deze functie te vervullen, dan wel verhinderd is een bijeenkomst verband houdende met zijn nevenfunctie bij te wonen, draagt er zorg voor dat de vergader- en overige stukken die in verband hiermee worden ontvangen tijdig aan zijn of haar plaatsvervanger ter hand worden gesteld (zo mogelijk digitaal).

3Het collegelid, dat een nevenfunctie bekleedt, draagt er zorg voor dat verslagen van in verband met zijn nevenfunctie gehouden vergaderingen in kopie (zo mogelijk digitaal) aan zijn of haar plaatsvervanger worden verstrekt.

4Het collegelid, dat een nevenfunctie bekleedt, draagt er zorg voor dat vergader- en overige stukken, die in verband met de nevenfunctie worden ontvangen, in (zo mogelijk digitale) kopie aan de overige leden van het college worden verstrekt, voor zover deze hierom hebben verzocht en het karakter van de stukken dit toelaat.

5Het collegelid, dat een nevenfunctie bekleedt, geeft op eigen initiatief mondelinge of schriftelijke informatie en/of toelichting over relevante aangelegenheden verband houdende met zijn nevenfunctie in een vergadering van het college.

6Het bepaalde in het tweede en derde lid is slechts van toepassing indien de in deze leden genoemde plaatsvervanger door het college is aangewezen.

Artikel 19 Uitleg van het reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 20 Intrekking oude reglement

Het reglement van orde van het college 2003 wordt ingetrokken.

Artikel 21 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 22 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders gemeente Waterland 2015.