Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Waterland houdende regels omtrent de taak en…

Aanhef

De raad van de gemeente Waterland,

gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie griffier d.d. 29 september 2020;

overwegende dat het wenselijk is in een instructie nadere regels te stellen over de taak en de bevoegdheden van de griffier alsmede regels te stellen over de organisatie van de griffie;

gelet op de artikelen 107a, tweede lid, en 107e, eerste lid, van de Gemeentewet,

B E S L U I T:

vast te stellen de navolgende Griffieregeling gemeente Waterland 2020.

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.de ambtelijke organisatie: de ambtelijke organisatie van de gemeente Waterland, behoudens die van de griffie;

b.de burgemeester: de burgemeester van de gemeente Waterland;

c.het college: het college van de gemeente Waterland;

d.het fractievoorzittersoverleg: het overleg, genoemd in artikel 8, eerste lid, van het Reglement van orde gemeenteraad Waterland;

e.fte: fulltime-equivalent;

f.de griffie: de griffie van de gemeente Waterland;

g.de griffier: de griffier van de gemeente Waterland;

h.de raad: de raad van de gemeente Waterland;

i.de secretaris: de secretaris van de gemeente Waterland;

j.de voorbereidende vergadering: de commissie, genoemd in artikel 25, eerste lid, van het Reglement van orde gemeenteraad Waterland;

k.de werkgeverscommissie: de commissie, genoemd in artikel 1, eerste lid, van de Verordening werkgeverscommissie griffier.

Hoofdstuk 2 Instructie en organisatie

Artikel 2 Algemeen

1De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden, de voorbereidende vergadering, haar leden en alle overige door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen.

2De griffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen van de raad, de voorbereidende vergadering en alle andere door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en staat de voorzitter van de raad en de voorzitter van de voorbereidende vergadering bij.

3De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

4De griffier is verantwoordelijk voor het entameren van ideeën en ontwikkelingen die een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van het lokaal bestuur binnen de gemeente Waterland.

5De griffier is verantwoordelijk voor een goede ondersteuning van en voorlichting aan burgers die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad.

Artikel 3 Griffie

1De griffie bestaat uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren.

2De griffie kent een omvang van maximaal 2 fte.

3Inhuur ten behoeve van de griffie van niet bij de gemeente Waterland in dienst zijnde externe medewerkers geschiedt door de werkgeverscommissie.

4De werkgeverscommissie kan de griffier en de overige op de griffie werkzame medewerkers aanwijzingen geven voor de taakvervulling.

Artikel 4 Leidinggeven en management

1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de ambtenaren van de griffie, behoudens het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren.

2De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad.

3De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of de in artikel 3, derde lid, genoemde externe medewerkers die ten behoeve van de raad griffiewerkzaamheden uitvoeren.

4De griffier rapporteert jaarlijks aan de werkgeverscommissie over de uitvoering van activiteiten van de griffie. Deze rapportage wordt ook ter informatie aan de raad toegezonden.

5De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

Artikel 5 Bestuurlijk en ambtelijk overleg

1De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie.

2De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester, de secretaris en de voorzitter van de voorbereidende vergadering.

3De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

4De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de bedrijfsvoeringsaspecten van de griffie met betrekking tot de diensten die door de ambtelijke organisatie worden verleend aan de griffie en de werkgeverscommissie.

5De griffier overlegt met de door de raad aangewezen accountant over de controle van de jaarrekening.

6De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

Artikel 6 Agendering

1De griffier adviseert het fractievoorzittersoverleg bij het vaststellen van voorstellen voor de agenda van de raad en de voorbereidende vergadering.

2De griffier adviseert het fractievoorzittersoverleg of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad of de voorbereidende vergadering en controleert daartoe de voorstellen die worden voorgelegd op volledigheid.

Artikel 7 Bestuurlijke besluitvorming

1De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze en kan voorstellen doen voor verbetering van procedures.

2De griffier draagt zorg voor de documentatie van werkprocessen en legt in voorkomende gevallen voorstellen voor nieuwe of aangepaste werkprocessen voor aan de werkgeverscommissie.

3De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

4De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

Artikel 8 Communicatie en voorlichting

1De griffier adviseert de raad over het opstellen, invullen en uitvoeren van het communicatiebeleid van de raad.

2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van de agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van de raad, de voorbereidende vergadering en andere door raad ingesteld commissies, alsmede de publicatie en terinzagelegging van openbare raadsstukken.

3Op verzoek van de raad draagt de griffier zorg voor de organisatie van vormen van burgerparticipatie, anders dan belegd in de voorbereidende vergadering en de raad. Ook draagt de griffier bij aan de organisatie van andere bijeenkomsten, al dan niet met raden van andere gemeentes, die werkzaamheden van de raad kunnen dienen.

Artikel 9 Verhindering

Indien de griffier, buiten de recesperiodes van de raad, meer dan veertien dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Waterland houdende regels omtrent de taak en de bevoegdheden van de griffier alsmede de organisatie van de griffie (Griffieregeling gemeente Waterland 2020)