BIJLAGE A Privacy principes
De privacyprincipes volgen uit de thema’s die de privacywetgeving heeft neergelegd voor de bescherming van persoonsgegevens. De AVG geeft in artikel 5 deze principes duidelijk aan. Deze principes worden ook toegepast door de gemeente.
De gemeente verwerkt persoonsgegevens legitiem (‘rechtmatig, behoorlijk, transparant’)
Gemeente Wageningen verwerkt alleen persoonsgegevens wanneer dat legitiem is. Legitiem gebruik van persoonsgegevens voldoet aan 3 voorwaarden, namelijk:
•Rechtmatigheid: er is een wettelijke basis voor de verwerking, die past bij het doel van de verwerking. Dit heet ‘grondslag voor de verwerking’ en is de onderbouwing waarom de gemeente vindt dat zij bepaalde persoonsgegevens mag verwerken.
Er zijn 6 grondslagen, waarvan de belangrijkste zijn: ‘wettelijke verplichting’, ‘algemeen belang’ en ‘gerechtvaardigd belang van de gemeente Wageningen’.
•Behoorlijk: de persoonsgegevens worden op een manier verwerkt die past bij het verwerkingsdoel. De inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van individuen moet in verhouding staan tot de verwerkingsdoeleinden én de doeleinden moeten niet op een andere, voor individuen minder nadelige wijze, bereikt kunnen worden. De wetgever wil hiermee voorkomen dat voor kleine verwerkingsdoelen juist grote inbreuken op de privacy van individuen maken.
•Transparant: de betrokkene weet welke persoonsgegevens over hem verzameld worden en voor welk doel. Daarnaast wordt hem uitgelegd welke privacyrechten hij heeft en hoe hij die rechten bij de gemeente kan uitoefenen. Er zijn een zevental privacyrechten. De belangrijkste zijn: recht op inzage, recht op wijziging, recht op verwijdering, recht op verzet (tegen de verwerking).
Gemeente Wageningen verwerkt alleen persoonsgegevens met een duidelijk doel (‘doelbinding’)
Gemeente Wageningen verzamelt en gebruikt alleen persoonsgegevens voor vastomlijnde en beschreven doelen. Als persoonsgegevens worden hergebruikt voor een nieuw of ander werkproces, dan moet het doel hiervan liggen in het verlengde van het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk verzameld zijn (‘verenigbaar’).
Gemeente Wageningen verwerkt alleen noodzakelijke persoonsgegevens (‘dataminimalisatie’)
Gemeente Wageningen gebruikt alleen de persoonsgegevens die van belang zijn voor het doel van de verwerking. De gemeente wil voorkomen dat medewerkers persoonsgegevens verzamelen, die ‘handig zijn’ of ‘straks wellicht nodig zijn’. Vaak worden die gegevens niet gebruikt of is op het moment van gebruik niet meer actueel.
Gemeente Wageningen houdt persoonsgegevens actueel (‘juistheid’)
Gemeente Wageningen zorgt ervoor dat persoonsgegevens die zij verzamelt gecontroleerd worden, zodat ze actueel zijn. Wanneer gegevens worden bewaard, zorgt de gemeente ervoor dat persoonsgegevens actueel blijven. Dit vraagt om onderhoud. Als dat niet mogelijk is, worden de gegevens vernietigd.
Gemeente Wageningen bewaart alleen noodzakelijke persoonsgegevens (‘opslagbeperking’)
Gemeente Wageningen hanteert voor alle verwerkingen bewaartermijnen. Persoonsgegevens die niet meer nodig zijn, worden verwijderd. Dit betekent dat verwijdering plaatsvindt zodra de wettelijke bewaartermijn is verlopen of - bij afwezigheid van een wettelijke bewaartermijn - nadat het doel van de verwerking is bereikt. Praktisch zal dat vaak betekenen dat slechts een deel van het dossier wordt geschoond, omdat bepaalde gegevens nog langer nodig zijn.
Gemeente Wageningen beschermt haar persoonsgegevens (‘beveiliging’,‘privacyby default’ en ‘privacy by design’)
Gemeente Wageningen beschermt haar persoonsgegevens. Dit doet zij met behulp van de principes van informatiebeveiliging en door gebruik te maken van:
o Technische maatregelen, bijvoorbeeld door de toegang tot informatiesystemen te beperken en te scannen op inbreuken (virussen/malware) en technische kwetsbaarheden.
o Organisatorische maatregelen, bijvoorbeeld met beleid, procedures, opleidingen en het bevorderen van de bewustwording van de medewerkers.
Gemeente Wageningen verwacht van alle medewerkers een actieve bijdrage aan beveiliging, door bewust en veilig om te gaan met (persoons)gegevens en door incidenten en verbeterpunten te melden. En daarmee bij te dragen aan een hoog niveau van beveiliging en continue verbetering.
Als gemeente Wageningen zelf applicaties of websites ontwerpt en beheert, zorgt zij ervoor dat de standaard instellingen zo privacyvriendelijk mogelijk staan ingesteld. Door het toepassen van dit principe van ‘privacy by default’ voorkomt de gemeente dat zij haar gebruikers onbewust meer persoonsinformatie laat prijsgeven dan nodig is voor het gebruik van de functionaliteit. Desgewenst kan de gebruiker zijn instellingen bijstellen en meer van zijn privacy vrijgegeven als hij dat wenst.
Als gemeente Wageningen een nieuw product of dienst ontwikkelt, dan houdt zij vanaf het begin van de ontwerpfase rekening met privacy. Dit principe heet ‘privacy by design’ en heeft tot doel de bescherming van persoonsgegevens te optimaliseren. Een data protection impact assessment (DPIA) is een geschikt instrument om in te zetten in de ontwerpfase van een nieuw proces. Een goed uitgevoerde DPIA geeft inzicht in de risico’s die de verwerking oplevert voor de betrokkenen en in de maatregelen die genomen moeten worden om de risico’s af te dekken.
Gemeente Wageningen heeft haar privacyprocessen ingericht en aantoonbaar op orde
De AVG verplicht de gemeente om een aantal processen voor privacy in te richten en wel zodanig dat zij hierover verantwoording kan afleggen aan de (interne) toezichthouder. De gemeente heeft voor AVG een verantwoordingsplicht. Daarom heeft de gemeente deze processen ingericht en wordt op de uitvoering intern toezicht gehouden door de Functionaris Gegevensbescherming.