Proces Hotspot-monitor gemeente Waalwijk

Opzet hotspot-monitor en uitgangspunten

De periodieke uitvoering van de monitor vindt eens per jaar plaats, bij voorkeur aan het begin van het jaar. Per keer wordt het voorafgaande jaar 1-1 t/m 31-12 gemonitord. In bijlage 1 is een sjabloon opgenomen waarmee jaarlijks de (concrete) namen en de planning in beeld kan worden gebracht. Team Informatiebeheer en facilitaire zaken is verantwoordelijk voor de uitvoering van de jaarlijkse monitor. Daarvoor zoekt het team nauwe samenwerking met de (adjunct)streekarchivaris en/of de archiefinspecteur van de gemeenschappelijke regeling SALHA (Streekarchief Langstraat Heusden Altena).

Er worden interne experts uitgenodigd op elk van de volgende aandachtsgebieden:

-communicatie

-juridische zaken

-Sociaal-maatschappelijk

-Ecologie, milieu en stedenbouw

-Kunst

-Multiculturaliteit

-Portefeuillehouder

De volgende externe experts worden uitgenodigd:

-Journalist Brabants Dagblad/Langstraat/Weekblad Waalwijk

-2 raadsleden

-De drie heemkundekringen

-Stadsfotograaf

-Vertegenwoordiger van streekarchief Langstraat Heusden Altena

Voor de brainstormsessie worden de interne en externe partijen gelijktijdig uitgenodigd.

Het formeel vaststellen van de lijst met hotspots draagt bij aan het benodigde draagvlak voor de daadwerkelijke uitvoering van de selectie en de acquisitie. De advisering over de hotspot lijst vindt plaats op voordracht van TIBF in het Tactisch Informatie Overleg SALHA (TIOS). Niet alle hotspots houden zich aan gemeentegrenzen. Gemeente Waalwijk kiest ervoor haar voorgestelde hotspots in het TIOS te agenderen voor overleg zodat de hotspots met elkaar gedeeld worden. Op het moment dat er hotspots worden genoemd die betrekking hebben op meerdere zorgdragers, is het van belang de betreffende bescheiden bij alle archiefvormers uit te zonderen van vernietiging.

De hotspotlijst wordt vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en wordt middels een bestuurdersbrief gecommuniceerd met de gemeenteraad.

Periodieke uitvoering

Stap 1 Research

De organisatie van de bijeenkomst wordt gedaan door gemeente Waalwijk in samenwerking met het SALHA. Ter voorbereiding op de bijeenkomsten met de experts, wordt er al nagedacht over mogelijke hotspots. Uit het geheugen van de organisatoren van de bijeenkomst zullen vast al een aantal mogelijke hotspots naar voren komen. Daarnaast dienen andere bronnen geraadpleegd te worden (kranten, jaaroverzichten, wie wat waar Waalwijk/intranet, knipselkranten). Ook kunnen gepubliceerde hotspotlijsten van aanpalende overheden bestudeerd worden. Het is van belang om de informatie goed op waarde te schatten. Aan de hand van het sjabloon (bijlage 2), kan een eerste provisorische beschrijving van mogelijke hotspots gemaakt worden. Deze lijst moet uiteraard de brainstormsessie met experts niet in de weg staan. Het resultaat van het vooronderzoek kan ook gebruikt worden om achteraf te controleren of de door de experts genoemde hotspots compleet zijn.

Stap 2 uitnodigen experts

Er worden experts uitgenodigd voor het signaleren en benoemen van de hotspots. Deze experts hebben zicht op de taken van het overheidsorgaan of weten wat er leeft en speelt in de lokale samenleving. Het gaat hierbij om interne en externe experts. De interne experts maken deel uit van de ambtelijke organisatie gemeente Waalwijk en kunnen goed aangeven wat vanuit het perspectief van de overheid belangrijke hotspots zijn. De experts van buiten de organisatie dragen hotspots aan vanuit het perspectief van de samenleving (van buiten naar binnen). De projectleider stelt een lijst met profielen van mogelijke expertises en namen van daartoe behorende personen op en nodigt de beoogde experts uit. Deelnemers wordt gevraagd vooraf al schriftelijk inbreng te leveren.

Stap 3 Expertbijeenkomst

Tijdens de bijeenkomst wordt aan de experts gevraagd terug te blikken op de gekozen tijdsperiode en de (belangrijkste) hotspots hieruit te benoemen. Hierbij vormen de criteria uit hoofdstuk 2 het uitgangspunt. De projectleider geeft uitleg over het doel van het project en de bijeenkomst. De projectleider fungeert als gespreksleider en noteert de genoemde hotspots en de gemaakte afwegingen mbv het sjabloon uit bijlage 2. Van belang is dat zowel positieve als negatieve gebeurtenissen de aandacht krijgen.

De signaalfunctie van experts blijft uiteraard niet beperkt tot de bijeenkomsten. Ook na afloop van een bijeenkomst kunnen zij input blijven leveren voor het actualiseren van de hotspot-monitor (stap 8)

Bij het noemen van hotspots kunnen ook markante personen of locaties voorbij komen. Dit zijn vaak zaken die al onder de andere uitzonderingscriteria van de selectielijst vallen, zoals precedentwerking of archiefbescheiden over bijzondere personen. Dit zijn strikt genomen geen hotspots (zie ook de uitleg in hoofdstuk 2). Het is dus niet juist om deze zaken als hotspot te laten vaststellen. Toch is het wel raadzaam om de suggesties van de experts mee te nemen in de uiteindelijke selectie, door deze op te nemen in een aparte tabel bij de hotspotlijst. In die tabel moet aangegeven worden op basis van welk uitzonderingscriterium uit de selectielijst de archiefbescheiden bewaard worden, in plaats van aan te geven welk hotspotcriterium van toepassing is. Het college van BenW kan deze aparte tabel tegelijk met de hotspotlijst vaststellen.

Stap 4 voorbereiden besluitvorming

Na afloop van de bijeenkomst is duidelijk welke hotspots zijn benoemd. De volgende stap is dat de hotspots ook een officiële status krijgen door besluitvorming in het College op gezamenlijke voordracht van het SALHA en Team informatiebeheer. Ter voorbereiding van de besluitvorming controleert de projectleider de ingevulde hotspotlijst (bijlage 2) en schrijft een aanvullende oplegnotitie, waarin de resultaten van de bijeenkomsten staan beschreven, eventueel aangevuld met een belangenafweging. Daarbij worden een paar vragen beantwoord. Kan het relevante materiaal worden geacquireerd? Is het nodig om aan bepaalde hotspots prioriteit toe te kennen? Verder moet in het voorstel voor besluitvorming aandacht zijn voor de gevolgen voor de privacy van eventuele betrokkenen. Als dat aan de orde is, is het goed om direct te noteren dat bij het (op een later moment) overbrengen van de betreffende bescheiden naar de archiefbewaarplaats mogelijk beperkingen aan de openbaarheid moeten worden gesteld.

Stap 5 Vaststellen hotspots

Het voorstel tot besluitvorming over de hotspotlijst wordt geagendeerd voor de eerstvolgende collegevergadering.

Stap 6 Publicatie

De vastgestelde hotspotlijst wordt vervolgens gepubliceerd op de website. Met de website wordt bedoeld de website van de gemeente Waalwijk en er zal een lijst worden opgenomen op de website van het SALHA. In overleg ook op de websites van de heemkundekringen. Burgers kunnen kennisnemen van de lijst en kunnen ook aanvullingen inzenden, er wordt een oproep geplaatst "als u informatie heeft over deze hotspot kunt u uw informatie aanleveren bij het SALHA ovv "hotspot". Daarnaast kunnen zorgdragers binnen hetzelfde verzorgingsgebied kennis nemen van de vastgestelde hotspots en nagaan of deze hotspots ook voor hen relevant zijn.

Tevens wordt de gemeentelijke publicatie gemeld aan het Nationaal Archief (contact(Snationaalarchief.nl) zodat er een verwijzing kan worden opgenomen op www.nationaalarchief.nl.

Stap 7 uitzonderen van vernietigen

Na vaststelling en publicatie van de hotspotlijst moet de hotspotstatus op de archiefbescheiden worden toegepast. Oftewel: de daadwerkelijke selectie van de informatie. Daarbij is sprake van twee uitgangsposities:

-Het uitzonderen van vernietiging van als zodanig aangemerkte archiefbescheiden van de overheid (op basis van artikel 5 lid 1 sub e van het Archiefbesluit; en/of

-Het acquireren van particuliere archieven of archiefbescheiden daaruit voor zover deze informatie bevatten over de vastgestelde hotspots, die niet in de betreffende overheidsarchieven aanwezig zijn.

De archiefbescheiden van de zorgdrager die zijn aangewezen als hotspot, moeten worden nagelopen. Als deze bescheiden ingevolge de selectielijst in aanmerking komen voor vernietiging, worden ze uitgezonderd van vernietiging. Dit vergt een handmatige actie op de fysieke of digitale bescheiden. In het Document management systeem zal iets worden ingericht waar de notatie "hotspot" aan de zaak kan worden meegegeven en waardoor dmv automatische archivering de zaak op "te bewaren" wordt gezet. Als de bescheiden ingevolge de selectielijst al moeten worden bewaard, wordt ervoor gezorgd dat de archiefbescheiden van deze hotspot integraal worden bewaard.

Archieven of archiefbescheiden van andere archiefvormers die tot hotspot zijn verklaard zijn vaak (nog) niet in het bezit van de zorgdrager die de hotspotlijst heeft vastgesteld en moeten dus worden geacquireerd (door het SALHA). De vastgestelde lijst met hotspots geeft dus mede invulling aan het acquisitiebeleid van de archiefdienst. De archiefdienst van Waalwijk, het SALHA, stelt nog acquisitiebeleid op en zal in het beleid aandacht besteden aan acquisitie als gevolg van het benoemen van hotspots. Tevens zal het SALHA kijken naar mogelijkheden voor digitaal aanleveren zoals bij archief Eemland en archief Delft. Die werken met een portal waar burgers zelf bestanden kunnen uploaden.

Stap 8 Actualiseren

Tussen de jaarlijkse bijeenkomsten door houden de experts hun signaalfunctie: als er een hotspot wordt gesignaleerd, kan deze direct worden vastgesteld. Deze hotspot kan ook geagendeerd worden voor de volgende bijeenkomst van het expertpanel.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 23 oktober 2018.

Het College van Waalwijk,