Artikel 1: Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.informatie: feitelijke informatie van geringe omvang of inzage in of afschrift van openbare documenten;
b.advies: een mondeling of schriftelijk objectief inhoudelijk oordeel;
c.ambtelijke bijstand: ondersteuning door of via de griffie of, op verzoek van de grif-fier, door de ambtelijke organisatie, bij werkzaamheden van de raad, raadsfracties of raadsleden;
d.fractieondersteuning: de financiële bijdrage aan fracties ter ondersteuning van hun functioneren in de raad.
Artikel 2: Verzoek om informatie, advies of bijstand
1Een raadslid wendt zich tot de griffier of een medewerker van de griffie met een verzoek om:
a.feitelijke informatie van geringe omvang;
b.inzage in of afschrift van documenten;
c.bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
2De griffier of een medewerker van de griffie verstrekt de gevraagde ondersteuning, informatie, het advies of de bijstand zo spoedig mogelijk.
3Als de gevraagde informatie, het advies of de bijstand niet of niet volledig door de griffie kan worden verstrekt, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris om één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde ondersteuning verlenen.
4De griffie(r) bewaakt de voortgang van de afhandeling van het verzoek.
Artikel 3. Weigeringsgronden
1Ambtelijke bijstand wordt verleend, tenzij:
a.niet aannemelijk is dat het verzoek betrekking heeft op werkzaamheden
b.van de raad, een raadsfractie of een raadslid;
c.het verlenen van de bijstand het belang van de gemeente kan schaden; het verzoek een onevenredig beslag legt op de ambtelijke capaciteit en het verzoek niet in overleg met de verzoeker tot aanvaardbare proporties kan worden teruggebracht.
2De gemeentesecretaris beoordeelt, na overleg met de griffier, of een verzoek op grond van het eerste lid wordt geweigerd.
3Een weigering wordt schriftelijk gemotiveerd medegedeeld aan de griffier, burgemeester en aan de verzoeker.
Artikel 4: Geschil over verleende ambtelijke bijstand
1Als de verzoeker niet tevreden is over de verleende ambtelijke bijstand, dan doet hij hiervan gemotiveerd melding aan de griffier, die het vervolgens bespreekt met de gemeentesecretaris.
2Indien overleg met betrokkenen niet leidt tot een bevredigende oplossing, legt de griffier of de verzoeker de kwestie voor aan de burgemeester.
3De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen, na overleg met de griffier, de gemeentesecretaris en zo nodig de verzoeker.
Artikel 5: Objectiviteit verleende ambtelijke bijstand
1Een ambtenaar verleent ambtelijke bijstand objectief, zorgvuldig en op basis van zijn deskundigheid.
2De gemeentesecretaris kan de betrokken portefeuillehouder informeren dát ambtelijke bijstand is gevraagd of verleend, voor zover dit nodig is met het oog op planning, capaciteit of organisatorische verantwoordelijkheid.
Artikel 6: Burgerleden
De in voorgaande artikelen geregelde ambtelijke bijstand geldt ook voor burgerleden.
Artikel 7: Recht op financiële bijdrage
1De raad verstrekt aan iedere in de raad vertegenwoordigde fractie jaarlijks een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van de fractie.
2De financiële bijdrage bestaat uit:
a.een vast bedrag van € 1.000,- per fractie per kalenderjaar; en
b.een variabel bedrag van € 200,- per raadszetel per kalenderjaar.
3De bedragen worden jaarlijks in de gemeentebegroting opgenomen.
4De financiële bijdrage wordt uitsluitend verstrekt voor zover de raad daarvoor middelen beschikbaar heeft gesteld.
Artikel 8: Doel van de financiële bijdrage
1De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan kosten die rechtstreeks verband houden met het functioneren van de fractie in de gemeenteraad.
2De bijdrage strekt tot versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie.
Artikel 9: Besteding financiële bijdrage
1De financiële bijdrage mag in ieder geval worden besteed aan:
a.inhoudelijke ondersteuning van het raadswerk;
b.administratieve, organisatorische of secretariële ondersteuning van de fractie;
c.externe advisering, onderzoek of expertise ten behoeve van het raadswerk;
d.scholing, training of coaching van fractie, fractie- of burgerleden, voor zover deze rechtstreeks verband houdt met het functioneren van de fractie in de raad en niet partijpolitiek van aard is;
e.bijeenkomsten, werkbezoeken of consultaties die rechtstreeks verband houden met het functioneren van de fractie in de gemeenteraad;
f.communicatie van en door de fractie, zoals het presenteren van standpunten en contact maken met inwoners;
g.kosten voor een website, nieuwsbrief of andere informatievoorziening van de fractie, voor zover deze gericht is op het raadswerk.
2De griffier kan een fractie verzoeken vooraf een toelichting of begroting te verstrekken om te beoordelen of een voorgenomen uitgave binnen het doel van deze verordening past.
Artikel 10: Niet-toegestane bestedingen
1De financiële bijdrage mag in ieder geval niet worden besteed aan:
a.verkiezingscampagnes, verkiezingsmateriaal, kandidaatstelling, stemoproepen of andere activiteiten gericht op verkiezing of herverkiezing;
b.partijpolitieke activiteiten, partijbijeenkomsten, ledenwerving of algemene promotie van een politieke partij;
c.contributies, afdrachten of andere betalingen aan politieke partijen of daaraan verbonden instellingen, tenzij sprake is van een reële en gespecificeerde levering van goederen of diensten aan de fractie tegen marktconforme voorwaarden;
d.giften (inclusief fooien), donaties, sponsoring, leningen, beleggingen of voorschotten;
e.persoonlijke uitgaven van raadsleden, burgerleden, fractieleden of derden;
f.kosten die op grond van de Gemeentewet, het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, een rechtspositieverordening of een andere regeling voor vergoeding in aanmerking komen;
g.uitgaven voor privégebruik, representatie zonder aantoonbare relatie met het raadswerk, attenties, relatiegeschenken of lief-en-leedkosten;
h.boetes, aanmaningskosten, rente wegens te late betaling of andere kosten dievoortvloeien uit nalatigheid;
i.uitgaven die in strijd zijn met wet- en regelgeving, integriteitsregels of de openbare orde.
2Kosten met een gemengd karakter komen alleen voor vergoeding in aanmerking voor zover de fractie aannemelijk maakt welk deel rechtstreeks betrekking heeft op het raadswerk.
3Bij twijfel over de toelaatbaarheid van een uitgave beslist het Presidium, gehoord de griffier.
Artikel 11: Verzoek tot betaling
1De financiële bijdrage wordt verstrekt op declaratie- of facturatiebasis na indiening van een betalingsverzoek.
2De declaratie of facturatie kan uitsluitend gedeclareerd worden in het desbetreffende boekjaar.
3De fractie dient het verzoek tot betaling in bij de griffier, aan de hand van het door de griffie aangereikte format, voorzien van een factuur of betalingsbewijs.
a.Indien sprake is van een verzoek tot facturatie, draagt de fractie de verantwoordelijkheid dat de facturerende partij de correcte factuurgegevens op de factuur vermeld.
4De griffier toetst betalingsverzoeken en verantwoordingsstukken aan deze verordening.
5Als de griffier en de fractie van mening verschillen over de toelaatbaarheid van een uitgave, wordt de kwestie voorgelegd aan het Presidium.
6De fractie verstrekt op verzoek van de griffier, het Presidium, de raad of de accountant nadere informatie en bewijsstukken.
Artikel 12: Reserve
1Een fractie mag het in een kalenderjaar niet bestede deel van de financiële bijdrage toevoegen aan een reserve:
a.Deze reserve bedraagt maximaal 40% van de jaarlijkse financiële bijdrage waarop de fractie in het voorafgaande kalenderjaar aanspraak had, conform artikel 7.
2Een negatieve reserve is niet toegestaan. Uitgaven boven het beschikbare budget en de toegestane reserve komen voor rekening van de fractie.
3De raad stelt jaarlijks bij de vaststelling van de verantwoording de omvang van de reserve vast.
4Het deel van de reserve dat het maximum overschrijdt, vloeit terug naar de Algemene Reserve.
Artikel 13: Verkiezingsjaar
1In een jaar waarin reguliere gemeenteraadsverkiezingen plaatsvinden, wordt de bijdrage voor de periode tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden berekend naar evenredigheid van het aantal maanden vóór installatie van de nieuwe raad.
2Na installatie van de nieuwe raad wordt de bijdrage voor het resterende deel van het kalenderjaar berekend naar de nieuwe samenstelling van de raad.
3Fracties die na de verkiezingen niet terugkeren in de raad leggen uiterlijk op 1 mei volgend op de verkiezingsdatum eindverantwoording af.
4Fracties leggen uiterlijk op 1 mei volgend op de verkiezingsdatum verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage en de reserve over de periode tot en met de dag voorafgaand aan de installatie van de nieuwe raad, volgens artikel 15, lid 4.
5De opgebouwde reserve van iedere fractie valt – na vaststelling door de raad – vrij ten gunste van de Algemene Reserve.
Artikel 14: Splitsing, samenvoeging en einde fractie
1Als één of meer raadsleden zich afsplitsen van een fractie of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het variabele deel van de bijdrage per zetel naar evenredigheid aangepast met ingang van de maand volgend op de maand waarin de wijziging aan de raad is gemeld.
2Het vaste deel van de bijdrage blijft bij de oorspronkelijke fractie.
3Een nieuwgevormde fractie ontvangt een bijdrage naar evenredigheid van het resterende deel van het kalenderjaar.
4Bij een splitsing van een fractie behoort de reserve toe aan de oorspronkelijke fractie.
5Als een fractie ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.
6Een resterende reserve van een fractie die ophoudt te bestaan vloeit terug naar de Algemene Reserve.
Artikel 15: Verantwoording, controle en vaststelling
1Iedere fractie legt uiterlijk op 1 februari na afloop van het kalenderjaar verantwoording af aan de raad over de besteding van de financiële bijdrage, aan de hand van het door de griffie aangereikte format.
2De griffier beoordeelt de ingediende verantwoording op volledigheid en rechtmatigheid en legt zijn bevindingen voor aan het Presidium.
3Het Presidium brengt advies uit aan de raad over de vaststelling.
4De raad stelt jaarlijks vast:
a.welke uitgaven rechtmatig uit de financiële bijdrage zijn bekostigd;
b.de wijziging van de reserve;
c.de resterende reserve;
d.het bedrag dat wordt verrekend of teruggevorderd.
5Onrechtmatig bestede middelen worden terugbetaald aan de gemeente of verrekend met een volgende bijdrage.
6Niet tijdig verantwoorden kan leiden tot opschorting van betaling van een volgende ingediende declaratie totdat alsnog volledige verantwoording is afgelegd.
Artikel 16: Intrekking oude verordening
De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Vught 2021 wordt ingetrokken.
Artikel 17: Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 april 2026, met dien verstande dat uitgaven die vóór de bekendmaking zijn gedaan en die rechtmatig waren op grond van de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Vught 2021, rechtmatig blijven.
Artikel 18: Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Vught 2026.