VERORDENING OP HET INSTELLEN VAN EEN COMMISSIE VOOR DE PLANNING EN CONTROL GEMEENTE…

Aanhef

De raad der gemeente Voorschoten;

gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;

besluit:

Vast te stellen de hierna volgende Verordening op het instellen van een Commissie voor de Planning en Control.

VERORDENING OP HET INSTELLEN VAN EEN COMMISSIE VOOR DE PLANNING EN CONTROL GEMEENTE VOORSCHOTEN 2017

Artikel 1 Instelling commissie

Er is een commissie voor advies aan de raad onder de naam Commissie voor de planning en control, hierna te noemen “de commissie”.

Artikel 2 Taken

1De commissie adviseert – gevraagd en ongevraagd - over de wijze waarop de raad invulling geeft aan:

a.de beleids- en agendaplanning, waaronder ook te rekenen de financiële planning;

b.het financieel beheer en:

c.de controlerende functie, waaronder ook rekenen het toezicht zoals bedoeld in de Wet revitalisering generiek toezicht.

2De commissie adviseert de raad in het bijzonder over de inrichting van de cyclus voor planning en control en de aard en opzet van de documenten die in deze cyclus worden ingebracht, waaronder de perspectiefnota/kadernota, de begroting, de bestuursrapportages en de jaarverantwoording.

3De commissie onderzoekt de jaarrekening en het jaarverslag en brengt daarover verslag uit aan de raad.

4De aanwijzing, opdrachtverlening dan wel beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole, behoort primair tot het aandachtspunt van de commissie. De commissie adviseert de raad hierover.

5De commissie is eerste aanspreekpunt voor de accountant en volgt op vooraf afgesproken momenten de stand van zaken van de werkzaamheden van de accountant.

6De commissie zorgt voor de aansturing van en is eerste aanspreekpunt voor de accountant.

7De commissie is gesprekspartner van de Rekenkamercommissie en adviseert bij de prioritering van de onderzoeken.

Artikel 3 Samenstelling

1Elke in de gemeenteraad vertegenwoordigde fractie heeft een zetel in de commissie.

2De leden worden aangewezen door en uit de fractie die zij vertegenwoordigen, waaronder voor de toepassing van deze verordening ook worden begrepen de leden die door de fractie zijn aangewezen als lid van een raadscommissie en niet tevens raadslid zijn. De fractievoorzitter stelt de gemeenteraad hiervan schriftelijk in kennis.

3De volgens voorgaande bepalingen aangewezen leden worden geacht door de raad te zijn benoemd.

4De leden kunnen zich bij vergaderingen laten vervangen door alle raadsleden uit de fracties die hen hebben voorgedragen voor benoeming in de betreffende commissie.

5De raad benoemt een voorzitter. De plaatsvervangend voorzitter wordt door de commissie uit haar midden aangewezen.

Artikel 4 Secretaris

1De secretaris van de commissie is een door de raadsgriffier aan te wijzen medewerker van de raadsgriffie.

2De raadsgriffier zorgt voor vervanging wanneer de aangewezen medewerker verhinderd is.

3Eventueel wordt vervanging in overleg met de gemeentesecretaris geregeld binnen de ambtelijke organisatie.

Artikel 5 Zittingsduur

1De voorzitter en de leden van de commissie worden benoemd voor het tijdvak, samenvallend met de zittingsduur van de gemeenteraad.

2Degene die ter vervulling van een tussentijds opengevallen plaats tot lid wordt benoemd treedt af op het tijdstip waarop degene moest aftreden in wiens plaats hij/zij is benoemd.

3Het lidmaatschap eindigt door:

a.het overlijden van het lid;

b.ontslag op eigen verzoek;

c.het beëindigen van het raads- of commissielidmaatschap.

4In tussentijdse vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

Artikel 6 Werkwijze

1De commissie vergadert zo vaak de voorzitter dat nodig oordeelt of door tenminste twee leden schriftelijk en met opgave van redenen aan de voorzitter wordt gevraagd. Bedoelde vergadering wordt zo spoedig mogelijk na het verzoek, doch uiterlijk binnen drie weken door de voorzitter belegd.

2De voorzitter bepaalt plaats, datum en tijdstip van de vergaderingen en roept de leden schriftelijk tot de vergadering op.

3De voorzitter draagt er zorg voor dat de agenda en de bijbehorende stukken tenminste 7 dagen voor de vergadering aan de leden worden toegezonden.

Artikel 7 Bevoegdheden

1De commissie is bevoegd aan de raad als uitoefening van de in artikel 2 vermelde taken, voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten. Deze bevoegdheid wordt alleen uitgeoefend voor zover dat past binnen de onder artikel 2 bedoelde taken.

2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke rekenkamercommissie en de accountant.

3De commissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

4De commissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder 4.

5De commissie is bevoegd om leden van het college, de gemeentesecretaris, leden van de gemeentelijke rekenkamercommissie, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder 4, medewerkers van de gemeente Voorschoten en de Werkorganisatie Duivenvoorde, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen en/of het deelnemen aan beraadslagingen.

6Indien de commissie medewerkers uitnodigt informeert zij het dagelijks bestuur van de Werkorganisatie Duivenvoorde hierover.

Artikel 8 Vergaderquorum

Voor het houden van een vergadering is vereist dat de meerderheid van het aantal leden, waaronder in ieder geval de voorzitter of zijn plaatsvervanger, aanwezig is.

Artikel 9 Verslaglegging

1Van de vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt.

2De besluitenlijst wordt in de volgende vergadering ter vaststelling aangeboden.

Artikel 10 Besluitvorming

1Over een uit te brengen advies beslist de commissie bij meerderheid van stemmen.

2Indien de stemmen staken komt geen advies tot stand en wordt de raad geïnformeerd over de minderheidstandpunten in de commissie.

3Van een minderheidstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt, indien de minderheid dit verlangt.

4Het advies is gemotiveerd.

Artikel 11 Algemeen

De commissie vergadert in beslotenheid.

Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken

Indien omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de raad inzage.

Bron: lokaleregelgeving.overheid.nl