Regeling van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten houdende bepalingen over budgetbeheer (Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2019)

Artikel 1.1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

accounthouder:

de als zodanig aangewezen medewerker van de afdeling Financiën en HR.

ambtelijke organisatie:

het geheel van voor de gemeente Voorschoten als ambtenaar of externe inhuur werkzame natuurlijke personen die het bestuur van de gemeente ondersteunen bij het ontwikkelen, vaststellen en uitvoeren van beleid;

ambtenaar:

ambtenaar als bedoeld in artikel 1.1, eerste lid, van de Ambtenarenwet 2017, met als overheidswerkgever de gemeente Voorschoten;

budget:

een door het college voor een bepaald jaar op taakveldniveau beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van exploitatie-uitgaven en de daarvoor in de begroting geraamde inkomsten;

budgethouder:

de beheerder van een budget;

burgemeester:

de burgemeester van de gemeente Voorschoten;

college:

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Voorschoten;

domeinhoofd:

een voor de gemeente Voorschoten als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon, zijnde het hoofd van het domein Mens en Samenleving van de gemeente Voorschoten;

externe inhuur:

een organisatie of een natuurlijke persoon waarmee geen arbeidsrelatie bestaat, verricht tegen betaling en in opdracht van de gemeente Voorschoten werkzaamheden, die bestaan uit het inzetten van personele capaciteit of specifieke deskundigheid;

gemeenteraad:

de gemeenteraad van de gemeente Voorschoten;

gemeentesecretaris:

de gemeentesecretaris van de gemeente Voorschoten;

griffie:

de raadsgriffie van de gemeente Voorschoten;

griffier:

de raadsgriffier van de gemeente Voorschoten;

hoofdbudgethouder:

de door het college aangewezen beheerder van het totale budget van de gemeente Voorschoten;

investeringsbudget:

een door de raad beschikbaar gesteld bedrag voor het doen van een investering waarop in meerdere jaren wordt afgeschreven;

krediet:

een door de raad beschikbaar gesteld bedrag met een specifiek bestedingsdoel;

mandaat:

de bevoegdheid om namens het college besluiten te nemen;

medewerker:

een voor de gemeente als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon,

niet zijnde gemeentesecretaris, domeinhoofd, teammanager, programmamanager of projectleider;

niet beïnvloedbare kosten:

het deel van de baten en lasten waar de budgethouder géén invloed op kan uitoefenen;

PAV-er:

de medewerker die geautoriseerd is om de prestatielevering te registreren in het goedkeuringsproces van de betaalbaarstelling van facturen;

programma:

een overkoepelend geheel van projecten met een gezamenlijk einddoel;

programmamanager:

een voor de gemeente als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon, zijnde de opdrachtnemer van een overkoepelend geheel van projecten met een gezamenlijk einddoel;

project:

een verzameling van gebudgetteerde activiteiten met een definieerbaar begin en eind alsmede een beoogd concreet resultaat;

projectleider:

een voor de gemeente als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon, zijnde de opdrachtnemer van een project die leiding geeft aan het tijdelijk samenwerkingsverband waarmee het project wordt gerealiseerd;

rechtmatigheid:

het handelen in overeenstemming met de van belang zijnde wet- en regelgeving;

raad:

de gemeenteraad van de gemeente Voorschoten;

rekenkamercommissie:

de rekenkamercommissie als bedoeld in artikel 1 van de Verordening op de rekenkamercommissie Leidschendam-Voorburg, Oegstgeest, Voorschoten, en Wassenaar 2014;

teammanager:

een voor de gemeente Voorschoten als ambtenaar of door externe inhuur werkzame natuurlijke persoon, zijnde de manager van een team;

verplichting:

de financiële verplichting of op geld waardeerbare component van een bindende overeenkomst (waaronder bij een raamovereenkomst slechts een verplichting tot een afname of een boetebeding ter ondersteuning van een exclusiviteitsbeding wordt verstaan), dan wel een besluit om:

-te besluiten tot nadeelcompensatie of tegemoetkoming in planschade;

-een zuiver of onzuiver schadebesluit te nemen;

-subsidie te verlenen of vast te stellen;

-schade te vergoeden boven het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar van de gemeente vergoedt;

-een bestuursrechtelijke geldschuld kwijt te schelden of buiten invordering te stellen;

-een vordering kwijt te schelden of buiten invordering te stellen.

Artikel 1.2 Mandatering en aanwijzing hoofdbudgethouder en budgethouder

1Het college mandateert het beheer van de budgetten binnen de gemeente Voorschoten aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris wordt hierdoor aangewezen als hoofdbudgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven.

2De gemeentesecretaris mandateert voor de uitvoering van de teamoverschrijdende taken binnen het domein Mens en Samenleving het beheer van budgetten binnen de gemeente Voorschoten aan het domeinhoofd. Het domeinhoofd wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven.

3De gemeentesecretaris mandateert voor de uitvoering van de taken van een team het beheer van budgetten binnen de gemeente Voorschoten aan de teammanager. De teammanager wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven.

4De gemeentesecretaris kan voor de uitvoering van een programma of een project het beheer van budgetten binnen de gemeente Voorschoten mandateren aan het domeinhoofd, een teammanager of medewerker. Deze wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven.

5Teammanagers kunnen voor de vervulling van de functie van een medewerker binnen het team het beheer van budgetten binnen de gemeente Voorschoten mandateren aan deze medewerker. Deze wordt aangewezen als budgethouder voor het aangaan van verplichtingen tot het maximum van de door de raad vastgestelde budgetten en voor het doen van de betreffende uitgaven met een limiet van € 50.000.

6Per budget, project of programma wordt maximaal één budgethouder aangewezen.

7De hoofdbudgethouder blijft ten allen tijde eindverantwoordelijk voor de door het college toegewezen budgetten.

Artikel 1.3 Vervanging hoofdbudgethouder en budgethouders

1De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid vervangen door een plaatsvervangend gemeentesecretaris.

2Het domeinhoofd wordt vervangen door de manager van een tot het domein Mens en Samenleving behorend team.

3Teammanagers van een tot het domein Mens en Samenleving behorend team worden bij afwezigheid vervangen door de teammanager van een ander team of door het domeinhoofd.

4Teammanagers van een niet tot het domein Mens en Samenleving behorend team worden bij afwezigheid vervangen door de teammanager van een ander team.

5Medewerkers worden vervangen door de teammanager of een andere medewerker van het team.

6Projectleiders of programmamanagers worden bij afwezigheid vervangen door een budgethouder op aanwijzing van de gemeentesecretaris.

7De bijzondere budgethouders genoemd in artikel 1.4 worden bij afwezigheid vervangen door hun plaatsvervanger.

8Budgethouders dienen wijzigingen van mandaten zo spoedig mogelijk te melden bij de afdeling Financiën, Facilitair en Juridische zaken en Inkoop ten behoeve van de routing van de facturen en het vastleggen van de juiste parafen.

Artikel 1.4 Bijzondere budgethouders

1De griffier is budgethouder van de budgetten voor de griffie en de gemeenteraad en daarmee gemandateerd om verplichtingen aan te gaan door een bindende overeenkomst en om uitgaven te doen.

2De griffier legt hierover zelfstandig verantwoording af aan de gemeenteraad.

3De plaatsvervangend griffier is gemandateerd de griffier bij afwezigheid, te vervangen.

4De ambtelijk secretaris van de rekenkamercommissie wordt door het college aangewezen als budgethouder en daarmee gemandateerd tot het aangaan van verplichtingen door een bindende overeenkomst en om uitgaven te doen. Bij gebreke van een ambtelijk secretaris wijst het college de griffier aan als budgethouder voor de rekenkamercommissie.

5De rekenkamercommissie legt rechtstreeks verantwoording af aan de gemeenteraad.

Artikel 2.1 Hoofdbudgethouder

1Is ten opzichte van het college verantwoordelijk voor de uitvoering van de aan hem toegewezen budgetten en kredieten in de programmabegroting en draagt zorg voor een adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor beschikbaar gestelde middelen.

2Is eindverantwoordelijk voor de ramingen en het beheer van alle programma’s, investeringen en projecten en de rapportage hierover aan het college.

3De hoofdbudgethouder voorziet het college, in het kader van de planning en control cyclus, meermalen per jaar van informatie betreffende actuele ontwikkelingen en de invloed daarvan op beschikbare budgetten, informatie over de beschikbaar gestelde budgetten, kredieten en de bijbehorende resultaten.

4De hoofdbudgethouder zorgt voor een actieve afstemming met de afdelingen over ontwikkelingen in de budgetten.

5De hoofdbudgethouder ziet erop toe dat de budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het mandaatbesluit en van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Voorschoten.

6De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor een tijdige afhandeling van facturen en een adequate afhandeling van de verplichtingen.

7Wanneer er sprake is van opbrengsten, dient de hoofdbudgethouder een getekende en gecodeerde opdracht te geven aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

Artikel 2.2 De teammanager

1De teammanager stelt voor het team een jaarplan op dat volledig aansluit bij de in de programmabegroting aangegeven beleidsdoelstellingen en de door het college benoemde activiteiten in de diverse taakvelden.

2De teammanager is verantwoordelijk voor de ramingen van het investeringsbudget, het beheer daarvan en de rapportage aan de gemeentesecretaris.

3De teammanager is verantwoordelijk voor het beheer van het totale budget, inclusief de kosten uit artikel 3.5.

4Met het beheer van het totale budget zoals bedoeld in het tweede lid, wordt bedoeld, verplichtingen, betalingen, ontvangsten en vorderingen.

5De teammanager zorgt voor een actieve afstemming met het team over ontwikkelingen in de budgetten.

6De teammanager let erop toe dat budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het Mandaatbesluit gemeente Voorschoten 2019 en het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Voorschoten.

7De teammanager is verantwoordelijk voor een tijdige behandeling van facturen en een adequate behandeling van de verplichtingen.

8Wanneer er sprake is van opbrengsten, dient de teammanager een ondertekende en gecodeerde opdracht te geven aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

Artikel 2.3 De medewerker

1De medewerker is verantwoordelijk voor de ramingen van het investeringsbudget het beheer daarvan en de rapportage aan de teammanager.

2De medewerker is verantwoordelijk voor het beheer van het totale budget, inclusief de kosten uit artikel 3.5.

3Met het beheer van het totale budget zoals bedoeld in het tweede lid, wordt bedoeld, verplichtingen, betalingen, ontvangsten en vorderingen.

4De medewerker ziet erop toe dat budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het Mandaatbesluit gemeente Voorschoten 2019 en het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Voorschoten.

5De medewerker is verantwoordelijk voor een tijdige behandeling van facturen en een adequate behandeling van de verplichtingen.

6Wanneer er sprake is van opbrengsten, dient de medewerker een ondertekende en gecodeerde opdracht te geven aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

Artikel 2.4 De projectleider of programmamanager

1De projectleider of programmamanager stelt een projectplan of programmaplan op en draagt zorg voor tussentijdse rapportages met betrekking tot de voortgang van het project.

2De projectleider of programmamanager is verantwoordelijk voor de ramingen van het investeringsbudget, het beheer daarvan en de rapportage hierover aan de gemeentesecretaris.

3De projectleider of programmamanager is verantwoordelijk voor het beheer van het totale budget, inclusief de kosten uit artikel 3.5.

4Met het beheer van het totale budget zoals bedoeld in het derde lid, wordt bedoeld, verplichtingen, betalingen, ontvangsten en vorderingen.

5De projectleider of programmamanager ziet erop toe dat budgetverantwoordelijkheden worden uitgevoerd met inachtneming van het Mandaatbesluit gemeente Voorschoten 2019 en het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Voorschoten.

6De projectleider of programmamanager is verantwoordelijk voor een tijdige nacalculatie en een rechtmatige afsluiting van het project.

7De projectleider of programmamanager is verantwoordelijk voor een tijdige afhandeling van facturen en een adequate afhandeling van de verplichtingen.

8Wanneer er sprake is van opbrengsten, dient de projectleider of programmamanager een ondertekende en gecodeerde opdracht te geven aan de financiële administratie tot het versturen van verkoopfacturen.

Artikel 2.5 Prestatie akkoord verklaarders (PAV-ers)

1De PAV-er stelt vast dat de gefactureerde dienst of het product is geleverd en draagt zorg voor een juiste en tijdige registratie van de factuur.

2Na deze goedkeuring kan de budgethouder goedkeuring verlenen voor de prijs en daarmee de factuur betaalbaar stellen.

3De budgethouder kan ook vaststellen dat een prestatie is geleverd, waardoor de rol van PAV-er komt te vervallen.

4Voor een tijdige betaling van de factuur dient de factuur binnen een termijn van 14 dagen te worden afgehandeld.

Artikel 3.1 Budgetbesteding

1Onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris zijn budgethouders binnen het kader van de begroting, ter realisering van de daarbij vastgestelde prestaties en met in achtneming van de geldende regelgeving, bevoegd tot het fiatteren van uitgaven en inkomsten in verband met verplichtingen en vorderingen ten laste respectievelijk ten bate van de vastgestelde budgetten.

2Verplichtingen aangaan ten laste van een budget kan alleen plaatsvinden met goedkeuring van de budgethouder.

3Het doen van uitgaven ten laste van een budget kan alleen plaatsvinden met goedkeuring en (digitale) parafering van de budgethouder.

4Het fiatteren van meerjarenverplichtingen die vallen buiten de bedragen zoals die zijn vastgelegd in de beleidsbegroting dienen geautoriseerd te worden door de raad.

Artikel 3.2 Wijzigen van vastgestelde budgetten

1Het is de budgethouder alleen toegestaan binnen een programma neutraal budgetten aan te passen onder de voorwaarde dat:

•de wijziging geen gevolgen heeft voor het door de raad vastgestelde beleid;

•de overeengekomen prestaties juist en tijdig worden gerealiseerd;

•de toerekening van de algemene kosten genoemd onder artikel 3.5 niet wordt beïnvloed;

•personele budgetten niet structureel kunnen worden ingezet voor materiële lasten.

2De raad is bevoegd tot een wijziging van de programmabegroting zijnde een wijziging in het beleid, algemene dekkingsmiddelen, het saldo van de begroting en de baten en lasten in een programma.

3De raad is bevoegd tot een wijziging in een door de raad verstrekt investeringskrediet alsmede het overhevelen van het krediet na de maximale periode van twee jaar.

4Het college is bevoegd tot een wijziging van de programmabegroting zijnde een wijziging binnen een programma waarbij de baten en lasten gelijk blijven.

5Begrotingswijzigingen dienen te allen tijde voor financieel advies aan de financieel consulent te worden voorgelegd.

Artikel 3.3 Afwijkingen van vastgestelde budgetten in de exploitatie en investeringen

1Verplichtingen worden slechts aangegaan voor zover het resterende budget of krediet met het aangaan van de verplichting niet wordt overschreden.

2Afwijkingen of te verwachten afwijkingen groter dan € 50.000 gedurende het jaar in de exploitatie dienen door de budgethouder gerapporteerd te worden door middel van de hiertoe geëigende planning en control producten. De budgethouder stelt te allen tijde eerst de hoofdbudgethouder hiervan in kennis.

3Voor afwijkingen of te verwachten afwijkingen groter dan € 50.000 gedurende het jaar in investeringsbudgetten, dient separaat bij het college melding te worden gedaan.

4De in art 3.3, lid 1 en 2 aangegeven afwijkingen dienen te worden geautoriseerd door de raad in het betreffend boekjaar. Een afwijking die na afloop van het boekjaar wordt gepresenteerd is onrechtmatig en kan derhalve invloed hebben op strekking van de controle verklaring. Zie hiervoor bijlage 2.

5Meevallers mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.

6De financieel consulent dient ten allen tijde te worden geïnformeerd over afwijkingen of te verwachten afwijkingen.

Artikel 3.4 Verplichtingen

1Alle verplichtingen boven de € 2.500 dienen schriftelijk te worden vastgelegd.

2De hoofdbudgethouder of budgethouder dient de verplichting die is aangegaan schriftelijk in bij de financiële administratie.

Artikel 3.5 Centrale verdeling kosten

1Voor een aantal kostensoorten ontvangt de gemeente Voorschoten centraal facturen, die betrekking kunnen hebben op budgetten van verschillende taakvelden. Het gaat om kosten van energie, telecommunicatie, abonnementen, publiekrechtelijke heffingen, verzekeringen en om interne doorbelastingen van ondersteunende afdelingen. Deze lasten worden centraal berekend in de organisatie.

2De personeelslasten (salarissen en afdracht premies en belastingen), kapitaallasten, dotaties aan voorzieningen, reservemutaties en boekingen vanuit de administratie van derden worden centraal berekend in de organisatie.

3In afwijking van de bepalingen in hoofdstuk 2 van deze regeling worden de kosten uit het eerste en tweede lid door het team de Financiën en HR verdeeld en geboekt ten laste van de betreffende begrotingsposten van de budgethouders. De budgethouders worden van deze verdeling in kennis gesteld.

4De teammanager Financiën en HR is verantwoordelijk voor de verdeling en de boeking van de bedragen. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het beheer van hun totale budget, inclusief deze posten.

5De teammanager Financiën en HR is verantwoordelijk voor de verdeling van de kosten naar de in de financiële verordening en de begroting aangegeven taakvelden.

Artikel 4.1 Controller

1De controller adviseert gevraagd en ongevraagd het college, de gemeentesecretaris, het domeinhoofd en de teammanagers.

2Indien de menig van de controller niet door de gemeentesecretaris wordt gedeeld, kan de controller zich rechtstreeks wenden tot het college onder gelijktijdige mededeling aan de gemeentesecretaris.

3De hoofdbudgethouder, de budgethouders en medewerkers verstrekken de controller tijdig alle informatie waarom deze verzoekt.

Artikel 4.2 Accounthouder

1De accounthouder levert een bijdrage aan de totstandkoming en doorontwikkeling van de planning en control cyclus en adviseert gevraagd en ongevraagd de gemeentesecretaris, het domeinhoofd en de teammanagers op het gebied van financieel beleid.

2De accounthouder toetst adviesnota’s voor het college en de raad en doet indien nodig verbetervoorstellen.

3De accounthouder is nauw betrokken bij de bestuurlijke besluitvorming en schrijft hiervoor de voorstellen voor de raad en het college.

Artikel 4.3 Financieel consulenten

1De financieel consulenten adviseren, indien aan hen toegewezen, de domeinleider, programmamanagers, projectleiders en de budgethouders van de teams en bewaken vanuit een oogpunt van financial control de uitvoering en het beheer van de aan de budgethouders toevertrouwde middelen.

2De financieel consulent is samen met de accounthouder belast met de coördinatie van de planning en control producten.

3De financieel consulent draagt zorg voor een juiste en tijdige aanlevering van de voorgenomen begrotingswijziging en na besluitvorming de verwerking van de begrotingswijziging.

4De financieel consulent adviseert over de uitvoering van de in dit besluit genoemde verantwoordelijkheden.

Artikel 4.4 Financiële administratie

1De financiële administratie is verantwoordelijk voor het beheer van de lijst van de budgethouders en hun vervangers.

2De financiële administratie bewaakt het goedkeuringsproces en het nakomen van de betaaltermijnen.

3De financiële administratie is verantwoordelijk voor actuele budgetinformatie.

4De financiële administratie is verantwoordelijk voor de toetsing en bewaking van de rechtmatige autorisaties van uitgaven en de vastlegging van verplichtingen. Boekingen dienen te allen tijde eerst goedgekeurd te zijn door de verantwoordelijke budgethouder.

5De financiële administratie toetst periodiek de rechtmatigheid van uitgaven door middel van de rechtmatigheidscontroles.

6De financiële administratie draagt zorg voor een juiste doorverdeling van de in artikel 3.5, lid 1 en 2 genoemde kosten.

Artikel 4.5 Functiescheiding

1De functie van hoofdbudgethouder en budgethouder is onverenigbaar met de registrerende functie. De verschillende taken in het proces van bestellen, betalen en verantwoorden zijn gescheiden.

2Declaraties of eigen facturen van de budgethouder dienen te worden goedgekeurd door het afdelingshoofd. Indien de budgethouder het afdelingshoofd is, dienen de declaraties of eigen facturen goedgekeurd te worden door de hoofdbudgethouder.

3Declaraties van de hoofdbudgethouder dienen te worden goedgekeurd door de burgemeester.

Artikel 5.1 Niet voorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet besluit het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 5.2 Verantwoordelijkheden en onderhoud

De budgethoudersregeling wordt tenminste vijfjaarlijks geëvalueerd in samenhang met de overige regelgeving.

Artikel 5.3 Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze regeling wordt aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten 2019”

2Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2019 en werkt terug tot deze datum als deze bekend wordt gemaakt na 31 december 2018.

3Voor wat betreft mandaat aan de griffier treedt dit besluit in werking met ingang van de dag volgend op de dag van bekendmaking van het besluit van de werkgeverscommissie van de raad om in te stemmen met de aan de griffier verleende mandaten. Dit besluit werkt in zoverre terug tot en met 1 januari 2019 als het besluit van de werkgeverscommissie bekend wordt gemaakt na 31 december 2018.

4De Budgethoudersregeling gemeente Voorschoten wordt ingetrokken, maar blijft van toepassing op de periode vóór de inwerkingtreding van deze regeling.

5Het besluit van het college van 17 november 2014 om mandaat te verlenen aan de griffier voor het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen ten behoeve van het functioneren van de raad wordt ingetrokken zonder gevolg voor besluiten die genomen zijn voor het in werking treden van dit besluit.