Art. 1 Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
1Auditcommissie: de door de raad ingestelde auditcommissie.
2Voorzitter: de door de commissie uit zijn midden benoemde voorzitter.
3Secretaris: de griffier wordt aangewezen als secretaris van de Auditcommissie.
4Lid: elk door de raad benoemd lid van de auditcommissie.
Art. 2 De auditcommissie
De auditcommissie is een commissie voor overleg ter voorbereiding op en advies aan de raad over de gemeentelijke planning en control cyclus. Tot de taken van de auditcommissie behoren:
1De onderzoeken van het college, de rekenkamercommissie en de accountant coördineren en afstemmen;
2Het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant naar de raad over de opzet en de uitvoering van de accountantscontrole;
3Het adviseren van de raad over onderwerpen die naast de reguliere controle in het bijzonder zouden kunnen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole en andere aspecten van rechtmatigheid;
4Het adviseren van de raad over het controleprotocol, controleverordening en financiële verordening (college doet de voorstellen);
5Het toetsen of controles voldoen aan de opdracht door de raad;
6Het formuleren van een advies aan de wijze van behandeling van de (interim) rapportages van de accountant;
7Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
8Het voorbereiden van de selectie van de accountant voor afloop van het contract met de accountant;
9Het organiseren van expert-meeting over de relevante onderwerpen met betrekking tot de controletaak van de raad.
Art. 3 De voorzitter
1De Auditcommissie benoemt uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
De voorzitter is belast met:
1Het leiden van het werk en de vergaderingen van de auditcommissie. De voorzitter neemt deel aan de vergadering en heeft stemrecht.
2Het aansturen van de secretaris van de auditcommissie.
3Het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming van de auditcommissie.
4Het woordvoerderschap van de auditcommissie.
5De voorzitter kan één of meer van zijn taken mandateren aan de secretaris en één van de leden.
Art. 4 De secretaris
1De griffier (of een door de griffier aangewezen medewerker) voert het secretariaat van de auditcommissie.
2Adviseert de auditcommissie over zaken die het werk van de commissie betreffen.
3Adviseert de auditcommissie over de verdere ontwikkeling in taken en werkwijze van de auditcommissie.
Art. 5 De leden
1De raad benoemt, aan het begin van elke raadsperiode voor de duur van die raadsperiode, drie raadsleden op voordracht van de fracties.
2De benoemde raadsleden moeten een redelijke afspiegeling van de raad vormen; ten minste één raadslid moet komen uit een niet in het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigde partij.
3Bij tussentijdse vervanging wordt een lid dat namens een fractie zitting heeft vervangen door een lid van dezelfde fractie of een nog niet vertegenwoordigde fractie.
Art. 6 Plaatsvervanging
1Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij vervangen door de plaatsvervangend voorzitter.
2Leden kunnen zich bij afwezigheid laten vervangen door een fractiegenoot.
3Art. 7 Wijze van vergaderen
1a. Frequentie
2De auditcommissie vergadert tenminste drie keer per jaar: o.a. in januari over de managementletter die de accountant in december aan het college stuurt, in mei/juni over de jaarrekening van het afgelopen jaar en in oktober over de begroting van het aankomende jaar.
3b. Oproep
4De secretaris van de auditcommissie zorgt dat alle leden uiterlijk 10 dagen voor een vergadering een oproep vergezeld van een agenda ontvangen.
5c. Agenda
6De secretaris stelt, in overleg met de voorzitter, de agenda voor elke vergadering op.
7d. Quorum
8Om besluiten te kunnen nemen dient tweederde van de auditcommissie aanwezig te zijn in de vergadering.
9e. Stemmen
10Besluiten worden zo mogelijk unaniem genomen, maar tenminste bij meerderheid van stemmen.
11f. Presentielijst
12De secretaris is verantwoordelijk voor het administreren van de aan- en afwezigheid van voorzitter en leden van de auditcommissie.
13g. Openbaarheid
14De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. Raadsleden mogen als toehoorder aanwezig zijn. Alle raadsleden krijgen het verslag van de vergaderingen van de auditcommissie.
Art. 8 Adviseurs
1De auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs zoals de accountant, de portefeuillehouder Financiën, de ambtenaar belast met de Planning en Control cyclus en de gemeentesecretaris.
2De auditcommissie kan advies van derden inroepen.
Art. 9 Verslaglegging
1Van iedere bijeenkomst van de auditcommissie wordt een verslag op hoofdlijnen opgesteld.
2Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
3Het verslag wordt ter kennisname naar de raad gestuurd.