Er wordt intensief ingezet op kwaliteitscontrole. Dit uit zich in de onderstaande structurele controle systematiek.
Bijlage 1: Verklaring van Vervanging van Archiefbescheiden
Verklaring van Vervanging van Archiefbescheiden
Ondergetekende, beheerder van de archieven van de gemeente Vlieland
Verklaart
dat op grond van het besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Vlieland d.d. [DATUM]
de in dat besluit genoemde en in de bijlage gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnieppering
Plaats: …………………………………
Datum: …………………………………
Ondertekening:
A. Idema
Gemeentesecretaris
Bijlage 2: uitzonderingenlijst
Uitzonderingenlijst vervanging:
Fysieke poststukken die niet voor vervanging in aanmerking komen:
•Indien het proces nog op papier verloopt.
•Alle processen met betrekking tot de registratie van persoonsgegevens in de Basisregistratie Personen door Burgerzaken.
•Informatie die wettelijk verplicht op papier bewaard moet worden, als zodanig aangetood door de proceseigenaar (o.a. bankgarantie).
•Informatie die technisch niet te scannen is, bijv. A0 formaat of groter.
•Informatie die speciaal ingebonden, te kwetsbaar of van slechte kwaliteit is.
•Informatie met een cultuurhistorische waarde, gekenmerkt door:
o de uiterlijke vorm is belangrijk van de kennis van de technologische ontwikkeling
o het heeft een esthetische of artistieke waarde
o het heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken zoals een zegel of watermerk
o het heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject
•Archiefbescheiden die op grond van relevante wet- en regelgeving in hun originele vorm bewaard moeten blijven. (bijv. akten burgerlijke stand)
Bijlage 3: Procedure registreren ingekomen post
1Binnenkomende post wordt gesorteerd door de bode.
2Te registreren post wordt door de bode gescand via de multifunctionals.
3Gescande post komt binnen in Mozard en wordt gecontroleerd door de DIV-medewekers.
4Na controle worden de scans aangeboden ter inboeken in Mozard en door de DIV-medewerkers ofwel geregistreerd als nieuwe zaak, ofwel toegevoegd aan een bestaande zaak
5Bij de registratie vindt een tweede controle plaats met het papieren document ter vergelijking ernaast. Er wordt daarbij gecheckt of eventuele bijlagen ook volledig zijn.
Bijlage 4 - Logboek wijzigingen vervangingsproces
Indien de procedure van vervanging aangepast wordt kan dat bijgehouden worden in een logboek.
Wat is gewijzigd
Waarom is dit gewijzigd
Door wie is dit gewijzigd
Wanneer is dit gewijzigd