Aanhef
Digitalisering met vernietiging van het papieren exemplaar
BIJLAGE 1 Technische specificaties scanners
Kodak i3400
Fujitsu:
PC Naam SDM160147
Scanner Merk Fujitsu
Scanner Type fi-6770
Scanner S/N AACAA03060
Leverancier Trouve
Leveringsdatum 12-05-2015
Onderhoudscontract Ja
Onderhoudscontract bij Trouve
PC Naam SDM160146
Scanner Merk Fujitsu
Scanner Type Fi-7280
Scanner S/N A2FA001347
Leverancier Trouve
Leveringsdatum 12-05-2015
Onderhoudscontract Ja
Onderhoudscontract bij Trouve
Multifunctionals HP Color LaserJet Managed MFP E87650du voor Stroomopwaarts:
conform settings vanuit gemeente Vlaardingen
Bij het scannen worden minimaal vereiste instellingen gehanteerd. De in te zetten scanners moeten alle technisch in staat zijn om minimaal conform deze technische vereisten te scannen. Scansoftware wordt zo ingesteld dat de instellingen als volgt zijn: indien kleur relevant is: 300dpi met bitdiepte 24; indien grijstinten volstaan: 300dpi met bitdiepte 8; Bitonaal (zwart/wit) scannen wordt afgeraden. Archiefstukken worden bij voorkeur in kleur gescand.
De toepassing van deze criteria wordt bij voorkeur geregeld door de scansoftware en wel op zo’n manier dat aan de minimaal vereiste instellingen wordt voldaan:
•een document wordt in kleur gescand als de kleuren in het document met het menselijke oog te onderscheiden zijn;
•een document wordt in kleur gescand als de kleuren relevante informatie bevatten die van belang is voor het werkproces waarin het document een rol speelt;
•een document wordt in grijstinten gescand, wanneer dit geen informatieverlies oplevert;
ten aanzien van het bestandsformaat wordt gebruik gemaakt van zogenoemde open standaarden.
Bijlage 2: Handleiding Scannen op Centrale Postkamer via de Kodak i3400:
Start de Kodak-software op door op het Bureaublad te klikken op het Kodak Capture Pro Software icoontje.
De software zal gestart worden. En opent het scherm zoals hieronder.
Leg de te scannen post per batch ➔ waar moet deze set terecht komen ➔ met de scheidingsvellen ertussen in de invoer van de Kodak-scanner.
1-Klik op de knop nieuwe batch
2-Maak een keuze bij Taaknaam uit het uitklaplijstje waar de scans voor bedoeld zijn.
•SOW-Bedrijfsbureau,
•SOW-Centraal,
•SOW-Fact,
•SOW-MSS,
•SOW-MSS-Decos-gebruikersmap,
•SOW-MSS-DecosBarC,
•SOW-SDM en
•SOW-VLD
3-KIik op OK
4-Je komt dan in dit scherm terecht en klik op de groene knop
Vervolgens zal het papier door de scanner gevoerd worden en zal de scan openen om te beoordelen.
5-Kijk hier na of alle pagina’s zijn gescand, of alles goed leesbaar is en of de juiste locatie waar de scan moet landen in beeld is. Haal hier de eventuele blanco pagina er nog open uit door de betreffende pagina te selecteren en op delete te klikken. Is dit allemaal OK klik dan op de knop met het vlaggetje. De scans zullen vervolgens verwerkt worden en verplaatst naar de betreffende bestemmingsmappen.
Ter controle ga je vervolgens naar de betreffende netwerkmap om te beoordelen of de scans daar echt zijn geplaatst.
Open de bestanden en beoordeel aan de hand van het papierendocument of alles goed leesbaar is en of alle pagina’s van de set gescand zijn.
Vervolgens moeten de scanbestanden door de ontvangers verwerkt worden in de betreffende DMS-en of andere applicaties.
Bijlage 3: Inrichting scanproces op multifunctional Centraal Postadres/Digitale postkamer:
Zie hierboven via de multifunctionals van Stroomopwaarts: Graag afbeelding toevoegen van de display keuzes
Nadat je hierop geklikt hebt krijg je het volgen het scherm met de volgende opties:
De benaming van de scanknoppen en het aantal kan enigszins afwijken voor de afbeelding hierboven. Op dit moment is voorzien in de volgende scanknoppen en bestemmingen:
Naam Scanknop
Locatie op netwerk
Scansettings
SOW-CENTRAAL
\\rbd.local\sow\Post\Centrale digitale postkamer SOW
300dpi; kleur; dubbelzijdig; pdf/a; OCR
SOW-MSS
\\rbd.local\sow\Post\MSS
300dpi; kleur; dubbelzijdig; pdf/a; OCR
SOW-VLD
\\rbd.local\sow\Post\VLD
300dpi; kleur; dubbelzijdig; pdf/a; OCR
SOW-SDM
\\rbd.local\sow\Post\SDM
300dpi; kleur; dubbelzijdig; pdf/a; OCR
SOW-SHV
\\rbd.local\sow\Post\Stratech
300dpi; kleur; dubbelzijdig; pdf/a; OCR
SOW-BEDR.BUR
\\rbd.local\sow\Post\Bedrijfsbureau
300dpi; kleur; dubbelzijdig; pdf/a; OCR
SOW-FACT
facturen@stroomopwaarts.nl of \\rbd.local\sow\Post\FacturenSOW
300dpi; kleur; dubbelzijdig; pdf/a; OCR
SOW-MSS-DECOSBARC
\\app-prd-004\scansource\BARCODE
300dpi; kleur; dubbelzijdig; pdf/a; OCR
SOW-MSS-DECOS gebruikersmap
\\app-prd-004\scansource\user
300dpi; kleur; dubbelzijdig; pdf/a; OCR
Op basis van de gekozen scanknop komen de scans in de daarvoor aangemaakte mappen in de betreffende RBD-domein terecht die voor dit specifieke doel zijn aangemaakt. \\rbd.local\sow\Post en de onderliggende mappen.
SOW-SHV is voor de cliëntdocumenten voor Schuldhulpverlening. Deze bestanden moeten terecht komen in de map \\rbd.local\sow\Post\Stratech
Vervolgens zal je zien dat de scan ook getoond zal worden in de doelmap: Als voorbeeldweergave aanstaat dan zie je ook gelijk of het de juiste scan betreft:
De ontvanger, in bovenstaand voorbeeld is dat de afdeling schuldhulpverlening, zal vervolgens de scan openen en beoordelen wat er met het gescande bestand moet gebeuren en verwerken in het SHV-klantdossier in Zaaksysteem. Na verwerking van de scan zal het origineel van de scan verplaatst worden naar de map “Verwerkt 3 maanden bewaren!
Bijlage 4 –Scansettings Kodak i3400:
Algemene scansettings:
Inrichting scanbatch SOW-Centraal als voorbeeld voor alle andere pdf/a batches:
Tabblad Uitvoer:
De scans komen naar aanleiding van een aantal tests terecht in de juiste netwerk domein mappen. In de bestandsnaam komt de plaats waar gescand is terug. Op welk type machine de scan is gemaakt en op welke datum en tijdstip. Zie onderstaande afbeeldingen. Hieruit blijkt dat dit ook nu in Vlaardingen en Schiedam als zodanig is ingesteld.
Bijlage 5: Auditlijst scankwaliteit en metadata:
Kwaliteit scan
Ja/nee
Ja/nee
Ja/nee
Ja/nee
Ja/nee
Ja/nee
Alle pagina’s
Alle documenten
Recht gescand
Leesbaarheid
Kleurkwaliteit
Vlekken e.d.
Metadata:
Document soort
Reg.kenmerk (nr)
Reg. Datum
Status
Afdeling
Vertrouwelijk
Ontvangstbev.
Datum document
Kenmerken
Onderwerp
Verkorte inhoud
NAW
Ger. Producten
Kopiehouder
Proces(audit)
Gek. Doc./Not.
Archief/verg.:
Hoofddomein
Subdomein
Kernomschrijving
Bewaartermijn
Datum vernietiging
Datum overdracht
Trefwoorden
PDF/A
Dossier
Bijlage 6: Verwerking door DIV medewerker in Zaaksysteem.
In 16 stappen een hoofdzaak aanmaken
Stap 1: Log in zaaksysteem in via het icoontje
Stap 2: Je komt in het dashboard
STAP 3: Ga met je muis over de groen knop. Je moet nu kiezen voor “zaak aanmaken”
Stap 4
Het scherm zaak aanmaken opent. Ga daarin staan en type Hoofdzaak klachten of kies hier een ander op het betreffende document afgestemd zaaktype
Stap 5: Meestal kies je voor persoon door dit balletje aan te vinken met je muis.
Stap 6: Maak hier een keuze: Persoon of Organisatie . Deze naam kan je vinden op de ingekomen brief of in de e-mail of formulier. Mocht de persoon of Organisatie nog niet bekend zijn dan kan deze via het vergrootglas opgezocht worden en vervolgens als nieuw gegeven aan het gegevensmagazijn van het Zaaksysteem. In zaaksysteem dan kun je hem via achternaam, adres en huisnummer opzoeken.
Stap 7: Klik op volgende om de hoofdzaak aan te gaan maken!
Stap 8: Vink Klant aan en vul bij bijzonderheden in wat de klacht is (mag samenvatting zijn). Deze vervolgschermen kunnen per zaaktype afwijken.
Stap 9: Voeg via bestand toevoegen de klacht (het bestand) die je hebt binnengekregen toe aan de zaak.
Dit kan door het bestand te slepen uit de mail of van de netwerkmap. Bestand moet wel PDF zijn!
Stap 10
Druk op volgende. Als je zeker bent dat alles is toegevoegd.
Stap 11
Laatste kans om alles te controleren of een stap terug te zetten.
Klik op versturen als je tevreden bent.
Stap 12
De zaak wordt aangemaakt (zie statusmelding onderaan)
Stap 13: In het linker menu van de schermafbeelding uit Zaaksysteem zie je:
Fasen ➔ Uit welke fases bestaat de zojuist aangemaakte zaak. Per zaaktype kan door FB in overleg met de gebruikers de vragen per fase en aantal fases ingericht worden. De laatste fase van elke zaak bevat standaard het veld Resultaat. Hierin wordt op basis van de keuze een Bewaar- of vernietigingsjaar geactiveerd.
Documenten ➔ Op dit tabblad zijn de gekoppelde bestanden in beeld en kan daar ook de eigenschappen van de gekoppelde bestanden worden verrijkt met de metadata.
Timeline ➔ hierin worden alle mutaties en handelingen gelogd door wie wanneer en wat.
Communicatie ➔ Hierin worden alle e-mails en andere vormen van communicatie vanuit gestart en opgeslagen.
Relaties ➔ Hier worden de relaties m.b.t. andere “gerelateerde zaken:, betrokkenen in beeld gebracht.
Toewijzing van een Zaak door DIV-medewerker of zaakverdeler of unitmanager aan een beschikbare Rol in Zaaksysteem of aan een specifieke behandelaar:
Klik op het bitterballen menu en kies “toewijzing wijzigen”. Bij algemene bedrijfsvoering documenten wijs toe aan betreffende Unitmanager of zaakverdeler binnen de unit. Voor zaken gericht op Civision zullen er nog nadere inrichtingsvraagstukken eerst duidelijk moeten zijn.
Stap 14: Klik op specifieke behandelaar of rol en kies
Stap 15
De toewijzing van de zaak wordt omgezet naar de gekozen of specifieke behandelaar. Die rol of behandelaar pakt de zaak verder op!
Je keert vanzelf nu terug naar het dashboard
Stap 16
Je bent weer in het dashboard om een nieuwe zaak te registreren (start met de groene knop)
Deels wel, als de netwerkmap wordt gebruikt om tussen vestigingen te communiceren. Er komen ook weer nieuwe mappen bij als we dagelijks uitgaande post via netwerkmappen verzamelen.
Ik heb hierbij gebruik gemaakt van een door Paul gemaakte handleiding gericht specifiek op de verwerking van de klachten in Zaaksysteem. Maar een groot deel van de schermen en bewerking is ook voor de bedrijfsvoeringszaken te gebruiken.
Voor de op Civision gerichte zaken zal er door de nog te maken koppeling vanuit Civison automatisch een Zaak in Zaaksysteem aangemaakt worden en dan vallen er dus een aantal stapjes weg uit deze beschrijving.