Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlaardingen houdende regels omtrent inkoopproces (Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Vlaardingen 2019)

2.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

De (Europese) wet- en regelgeving zal door de Gemeente zoveel mogelijk restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante geldende wet- en regelgeving volgt uit:

•Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de geldende Europese richtlijnen aanbesteden. Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en beperkt onder de (Europese) Drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen Aanbestedingswet.

•Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

•Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

•Gids Proportionaliteit: regels in verband met de proportionaliteitseis (zie nog hieronder) en een nadere uitwerking van deze eis.

•Gemeentewet: het wettelijke kader voor Gemeenten.

•Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2.2 Klachtenafhandeling

De Gemeente heeft vanaf 1-1-2019 een eigen klachtenmeldpunt. Klachten over of rondom een aanbesteding dan wel over inkoop in het algemeen, kunnen ingediend worden via inkoop@vlaardingen.nl. In de loop van 2019 zal de klachtenprocedure verder vorm gegeven worden.

Indien de klacht niet naar tevredenheid is opgelost, of er geen overeenstemming is bereikt dan is er de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de commissie van aanbestedingsexperts Commissie van aanbestedingsexperts.

2.3 Uniforme documenten

De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat of niet wenselijk is. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

•Het geldende Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW2016) (ook bij aanbestedingen onder de Europese Drempel) Aanbestedingsregels.

•De geldende Gids Proportionaliteit Gids-proportionaliteit.

•Algemene Inkoopvoorwaarden VS 2019, de Algemene Inkoopvoorwaarden VS dienen altijd bij de stukken toegevoegd te worden (verwijzen naar de website is niet voldoende).

•De geldende UAV voor Werken Uniforme Administratieve Voorwaarden.

•De geldende DNR voor ingenieursdiensten en architecten DNR.

•De geldende GIBIT voor IT overeenkomsten GIBIT.

•De geldende ARVODI voor het ter beschikking stellen van personeel (Algemene Rijksvoorwaarden voor Diensten, ARVODI.

2.4 Algemene beginselen bij Inkoop

A. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.

De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) Drempelwaarden, en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) Drempelwaarden, de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

•Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

•Non-discriminatie: De Gemeente behandelt Ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze.

•Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling.

•Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig in verhouding tot de opdracht zijn. De Gemeente past in de regel het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

•Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

•Objectiviteit: De Gemeente zal alle inschrijvingen objectief beoordelen aan de hand van de opgestelde eisen en criteria voor de geldende aanbesteding.

B. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van het geldende mandaat- en vertegenwoordigingsbesluit van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en rechtsgeldige bestuursrechtelijke en/of civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk in uitzonderlijke gevallen op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit. Het besluit wordt genomen, door het college van burgemeester en wethouders op basis van een APO, na advies van minimaal BI-MVS en Juridische Zaken, en voor zover het één en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

3.1 Integriteit

A. De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

De Gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor (de schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen.

B. De Gemeente contracteert enkel integere Ondernemers.

De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers met deugdelijk werkgeverschap, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’ (GVA).

C. De Gemeente werkt enkel met bonafide organisaties.

De Gemeente kan ter voorkoming van het faciliteren van criminele organisaties de wet Bibob toepassen bij nationaal openbare en Europese aanbestedingen op het gebied van bouw, ICT en milieu. Uitkomsten van dat onderzoek kunnen leiden tot uitsluiting van een Ondernemer van deelname aan de aanbesteding.

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Bij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt er gestreefd om zo duurzaam mogelijk met mens, milieu en omgeving om te gaan. Naar aanleiding van het ondertekenen van het MVI-manifest heeft de Gemeente voor de onderstaande doelstellingen gekozen. Expliciet vermelden we dat de Gemeente Werken, Leveringen en/of Diensten weert die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers en het niet-betalen van een leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

In de aanbestedingstrajecten komt MVI op de volgende wijze terug:

•In de aanbestedingsstukken (met name in het programma van eisen, de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden MVI-criteria opgenomen. De Gemeente kan de slagingskans van het toepassen van MVI-criteria vergroten door onderstaande doelstellingen te specificeren naar een aanbesteding en deze aan de markt voor te leggen door middel van:

•Een marktverkenning

•Een marktanalyse

•Een marktconsultatie

•De Gemeente kan de aangeboden duurzame oplossingen verifiëren en monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de Gemeente en haar werkwijze.

MVI onderwerpen in MVS verband:

De Gemeente heeft in het MVI actieplan vastgesteld dat MVI criteria dienen te worden toegepast op alle aanbestedingen vanaf het Drempelbedrag voor meervoudig onderhandse aanbestedingen. Deze Drempelbedragen zijn voor Werken vanaf €150.000, - en op alle aanbestedingen voor Leveringen en Diensten vanaf €70.000, -.

1Social Return on Investment (SROI)

Social Return on Investment is naast het “gewone” rendement een investering van de Opdrachtnemer. Deze investering levert een concrete sociale winst (return) op. De Gemeente wil middels SROI de arbeidsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt stimuleren. Door de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, denk aan langdurig werkzoekenden of gehandicapten bevorderen we de regionale werkgelegenheid en helpen werkzoekenden aan een werkplek, stageplaats of werkervaringsplaats.

De Gemeente heeft vastgesteld dat social return dient te worden toegepast op alle aanbestedingen vanaf het Drempelbedrag voor meervoudig onderhandse aanbestedingen. Deze Drempelbedragen zijn voor Werken vanaf €150.000 en op alle aanbestedingen voor Leveringen en Diensten vanaf €70.000.

Waaronder bijvoorbeeld: Leerwerkplekken in de bouw en infra.

De Gemeente heeft vastgesteld dat de ze bij bouw- en infraprojecten onderzoekt of het project geschikt is om leerlingen in te zetten. Daarnaast om te stimuleren en invulling te geven aan Social Return en leerlingen op te laten leiden tot vakkundig personeel, zodat bouwbedrijven in de regio ook in de toekomst voldoende gekwalificeerd personeel in dienst hebben.

Bij gebleken geschiktheid van deze projecten wordt bij de aanbesteding in de bestekdocumenten aangegeven dat de Opdrachtnemer de verplichting heeft leerlingen in te zetten door het realiseren van een leerling-bouwplaats of een leerproject.

2Klimaat bewust inkopen (het tegengaan van klimaatverandering)

De Gemeente streeft ernaar klimaatbewust in te kopen. Zij wil door haar inkoopbeleid klimaatverandering tegengaan, de uitstoot van broeikasgassen vermijden en groen creëren ter bevordering van het vastleggen van broeikasgassen en respecteert de natuurlijke en bestaande ecosystemen.

Waaronder bijvoorbeeld: de CO2-prestatieladder

In het door de raad vastgestelde Programma Duurzaamheid 2012-2015 (Gemeente Vlaardingen, 2012) wordt de ambitie uitgesproken om een substantiële bijdrage te leveren om in 2025 een reductie van 40% CO2-uitstoot te realiseren ten opzichte van 1990. Er wordt geconcludeerd dat de Gemeente fors moet (blijven) inzetten op het verminderen van CO2-uitstoot. Als concrete doelstelling wordt in het programma vermeld “Bij aanbestedingen schrijven wij het gebruik van een CO2-meetinstrument voor, bijvoorbeeld de CO2-prestatieladder”. Voor alle Werken in de sector boven een bedrag van € 500.000, - dient de CO2-prestatieladder als gunningscriterium opgenomen te worden in het aanbestedingsdocument.

3Stimuleren van hernieuwbare energieopwekking

De Gemeente streeft ernaar bij de productie, en alle aanverwante zaken, waar energie gebruikt wordt, dat 100% gebruik gemaakt wordt van hernieuwbare energie, zo lokaal mogelijk opgewekt.

4Circulair inkopen

De Gemeente streeft ernaar in te kopen met inzet van zo min mogelijk verlies van primaire grondstoffen in de gehele keten. Onze inspanning is gericht op zoveel mogelijk hergebruik, gevolgd door recycling van grondstoffen.

5Internationale Sociale Voorwaarden (ISV)

De Gemeente verwacht dat bedrijven en partners waar zij direct dan wel indirect zaken mee doet met respect, sociaal en rechtvaardig met mensen, materialen en bedrijven omgaan. Leveren tegen een eerlijke prijs, rekening houdend met de veiligheid en gezondheid van mens en omgeving.

6Verduurzamen van de eigen bedrijfsvoering

De Gemeente wil dat Verduurzaming (MVI) verder geïmplementeerd wordt in de interne bedrijfsvoering en medewerkers hier actief over geïnformeerd en op getraind worden zodat er bij medewerkers bewustwording en een proactieve houding richting verdere verduurzaming ontwikkeld wordt.

Fairtrade

De Gemeente Vlaardingen is sinds 15 september 2010 Fairtrade Gemeente. Fairtrade staat voor eerlijke handel. Dat betekent dat producenten in ontwikkelingslanden een eerlijke prijs krijgen voor hun product Fairtradegemeenten.

7“Milieucriteria” verschillende productgroepen

Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door PIANOo zogenaamde ‘milieucriteria voor het maatschappelijk verantwoord inkopen’ opgesteld PIANOo Productgroepen MVI-criteria. Het CROW (een kennisorganisatie op het gebied van infrastructuur, openbare ruimte, verkeer en vervoer en werk en veiligheid) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’. Deze criteria dienen waar mogelijk toegepast te worden in de aanbestedingen (Nieuwe versie RAW-Bepalingen voor Duurzaam inkopen beschikbaar, 2016) Raw bepalingen voor duurzaam inkopen.

3.3 Innovatie

De Gemeente moedigt innovatiegericht Inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’ of functioneel Inkopen in plaats van technisch. Dit houdt in dat wordt ingekocht op basis van een probleemstelling, niet op basis van een oplossing. Daarnaast bekijkt de Gemeente (daar waar mogelijk) of in plaats van traditionele contractvormen een andere innovatieve contractvorm mogelijk is.

4.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door (indien mogelijk) een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie (het consulteren van Ondernemers) kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse en dient ertoe de mogelijkheden in de markt te verkennen.

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

A. De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers en Contractanten, zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop maar ook de (Europese) wet- en regelgeving naleven.

De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels.

De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers. Alvorens er een aankoop/aanbesteding uitgevoerd wordt dient hierover nagedacht te worden en dit meegenomen te worden in de keuze voor het te volgen aankooptraject en de contractvorming, altijd volgens de geldende wet en regelgeving.

4.3 Lokale economie

A. De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

In gevallen waar een enkelvoudig en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen.

De Gemeente streeft ernaar om bij een meervoudige onderhandse aanbesteding (dus niet bij Europese en nationale aanbestedingen) minimaal één van de uit te nodigen bedrijven buiten de Gemeente afkomstig te laten zijn. Dit houdt in dat andere partijen uit de Gemeente afkomstig kunnen zijn. Uiteraard moeten alle uit te nodigen bedrijven voldoen aan de gestelde selectie-eisen en geldende wet en-regelgeving.

B. De Gemeente heeft een doelstelling voor het inschakelen van lokale bedrijven.

Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor lokale bedrijven in het oog. Conform haar beleid streeft de Gemeente ernaar om 30% van haar onderhandse aanbestedingen aan lokale bedrijven te gunnen. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

C. Verbonden partijen.

Verbonden partijen worden gelijk gesteld met lokale bedrijven. Verbonden partijen dragen bij aan de lokale economie en werkgelegenheid, ook al is de formele vestigingsplaats niet altijd in Vlaardingen.

4.4 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere Gemeenten of aanbestedende Diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. Denk hierbij aan de DCMR, ROGplus, SOW en het SROI beleid maar ook aan aanbestedingen die in MVS-verband op de markt gezet worden.

Samenwerkingsverbanden zoals in MVS verband inkopen kunnen o.a. positief bijdragen aan:

•Efficiëntie, denk aan het verdelen van de taken.

•Kostenbesparing, denk aan het inhuren van een deskundige die voor alle betrokken Gemeenten werkt.

•Kennisdeling, het uitwisselen van kennis door meerdere Gemeenten.

4.5 Groslijstensystematiek

Voor cultuur- en civieltechnische Werken met een opdrachtwaarden van minder dan € 2 miljoen en daaraan gerelateerde Diensten met een waarde tot aan de Europese Drempel, kan de Gemeente voor het uitnodigen van partijen de groslijstensystematiek gebruiken. Dit om enerzijds transparant aan te tonen welke marktpartijen zijn uitgenodigd, maar ook om kwaliteit in de uitvoering te bevorderen en te bewaken. Daar deze systematiek voorziet in een selectie op vakbekwaamheid en een prestatiemeting vormt ze zelfstandig de motivering voor de uitnodiging van Ondernemers. (Leidraad Groslijstmethodiek voor meervoudig onderhandse aanbestedingen van civiel-en cultuurtechnische werken).

4.6 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal (ook op de lange termijn) bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking. De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

4.7 Contractmanagement

Bij contracten die een hoge financiële waarde vertegenwoordigen, waar kans op afbreukrisico aanwezig is, en die invloed hebben op het realiseren van de maatschappelijke doelen is het van belang dat Contractmanagement wordt uitgevoerd. Contractmanagement vormt een bron van informatie bij het starten van een nieuwe aanbesteding of het aangaan van een nieuwe overeenkomst. Door gebruik te maken van deze informatie zal elk volgend contract zowel de belangen van de Ondernemer als die van de Gemeente beter beschrijven en behartigen. Voor vragen over Contractmanagement kan er contact opgenomen worden met BI-MVS.

5.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject/ inventariseren.

(NEVI)

stap

fase

inkoopproces

toelichting

1a

Voortraject /

inventariseren

•Bepalen van inkoopbehoefte

•Bepalen van het aanbod ( bijv. product- en marktanalyse)

•Raming en bepalen van het financiële budget

•Keuze Offerteaanvraag, let op of er al een (raam)overeenkomst is

1b

Specificeren

•Opstellen van eisen en wensen

•Omschrijven van de opdracht

•Opstellen Offerteaanvraag

2

Selecteren

•Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers

•Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, of TenderNed

•Offertes evalueren

•Nader onderhandelen (indien mogelijk) op grond van de geldende wet- en regelgeving)

•Gunning aan winnende Ondernemer

•Informeren afgewezen Ondernemers

3

Contracteren

•Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant

•Registreren getekende overeenkomst

4

Bestellen

•Uitvoeren van de opdracht

•Eventueel met het doen van bestellingen

5

Bewaken

•Bewaken termijnen

•Controleren nakoming afgesproken prestaties

•Tijdige betaling facturen

6

Nazorg

•Registreren en beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd

•Evalueren overeenkomst met Contractant

•Contractmanagement en contractbeheer

5.2 Inkoop in de organisatie

BI-MVS is het regionale inkoopbureau voor de Gemeenten Maassluis, Vlaardingen, Schiedam en StroomopwaartsMVS. Stroomopwaarts voert namens de Gemeenten Maassluis, Vlaardingen en Schiedam de participatiewet uit.

BI-MVS is verantwoording verschuldigd aan de directies bedrijfsvoering en de drie gemeentesecretarissen van de Gemeenten die deelnemen aan de inkoopsamenwerkingen.

BI-MVS ontleent haar bestaansrecht aan de doelstellingen die reden voor de Gemeenten zijn geweest om deze entiteit op te richten, te weten:

A. Het door gezamenlijke inkoop realiseren van kwaliteitsvoordelen, waardoor met name de rechtmatigheid van inkopen wordt gewaarborgd.

B. Het reduceren van risico’s tijdens het aanbesteden en contracteren, door bundeling van expertise, ook op juridisch terrein.

C. Het verminderen van de kwetsbaarheid op personeel niveau door meer uitwisseling en schaalvergroting, waarmee continuïteit van de dienstverlening kan worden gewaarborgd.

D. Het door bundeling van krachten realiseren van een groter inkoopvolume waardoor prijs- en of kwaliteitsvoordelen ontstaan.

E. Het door samenwerking vergroten van expertise op het gebied van gezamenlijke inkoop bij partijen, waardoor minder een beroep gedaan hoeft te worden op externe deskundigheid.

BI-MVS werkt volgens de inkooporganisatievorm van gecoördineerde inkoop en heeft een controlerende en adviserende rol bij Nationale en Europese openbare en niet openbare aanbestedingen. Vragen die betrekking hebben op een onderhandse (meervoudig en enkelvoudige) aanbesteding zullen middels een startformulier of via het spreekuur van het Inkoopadviesteam verlopen. Komt het Inkoopadviesteam er niet uit of hebben ze twijfel dan zullen ze contact opnemen met BI-MVS en/of juridische zaken. Voor vragen over afwijken of interpretatie van het inkoopbeleid, MVI, Contractmanagement en innovatieve aanbestedingen/inkooptrajecten kan BI-MVS rechtstreeks worden geraadpleegd.

Het Inkoopadviesteam

Vanaf 1 april 2018 is het Inkoopadviesteam actief. Het Inkoopadviesteam bestaat uit medewerkers van de Gemeente Vlaardingen die in hun dagelijkse werk direct of indirect met Inkoop te maken hebben. Zij zijn het eerste aanspreekpunt op hun afdeling.

Alle enkelvoudig en meervoudig onderhandse inkopen vanaf € 40.000, - worden ingediend door een ingevuld startformulier bij het Inkoopadviesteam. De indiener vermeldt de inkoopwaarde, welke inkoopprocedure hij/zij wil volgen en waarom. Het Inkoopadviesteam beoordeelt de gegevens op het formulier, geeft hierop akkoord of een aanvullend dan wel gewijzigd advies.

Administratieve verplichting

De administratieve verplichting houdt in dat er van elke aankoop een compleet dossier is. Door het nalezen van het inkoopdossier moeten alle stappen in het inkoopproces en de beslissingen die eraan vooraf zijn gegaan te herleiden en te begrijpen zijn.

5.3 Raming en financiële budget

De start van elke inkoopactiviteit is het opstellen van een deugdelijke en objectieve schriftelijke raming van de totale opdrachtwaarde en inventarisatie van het beschikbare budget. De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Ter bepaling van de toe te passen aanbestedingsvorm dient de waarde van de aan te besteden opdracht te worden geraamd met inachtneming van de navolgende uitgangspunten:

•Een opdracht mag niet worden gesplitst/opgeknipt in kleinere opdrachten om een bepaalde aanbestedingsvorm te vermijden.

•De waarde van een opdracht omvat de totale (meerjarige) vergoeding aan een opdrachtnemer.

•Voor een opdracht die een combinatie is van Levering, Dienst en/of Werk is bepalend wat het grootste aandeel is, of het hier een Werk, Dienst of Levering betreft.

•Bij het bepalen van de waarde wordt de volgende tabel toegepast.

Looptijd

Waardebepaling

Bepaalde looptijd (gelijk is aan of korter is dan 48 maanden):

Totale geraamde waarde voor de gehele looptijd

Onbepaalde looptijd, of een looptijd langer dan 48 maanden:

maandelijks bedrag vermenigvuldigd met 48 (max 48 maanden). *

De methode van raming mag niet worden gekozen met het doel de toepassing van een richtlijn of aanbestedingsvorm te vermijden.

*Voor de waarde van een doorlopende of langlopende opdracht dient zowel vier jaar (48 maanden) terug als vier jaar (48 maanden) vooruit gekeken te worden. Dit omdat sommige langlopende opdrachten het ene jaar hogere kosten met zich meebrengen dan het andere jaar, bijvoorbeeld door terugkerend onderhoud of investeringen. Bovenstaande geldt voor alles wat aangekocht wordt.

5.4 Bepalen van de inkoopprocedure

Het is van belang per opdracht te onderzoeken welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Het kiezen van de procedure moet voorzien zijn van een goede motivatie. Deze dient opgenomen te worden in het inkoopdossier. Bij die afweging spelen onder meer de volgende zaken een rol:

•Omvang van de opdracht

•Transactiekosten aanbestedende dienst en inschrijvers

•Aantal potentiële inschrijvers/concurrentie

•Gewenst eindresultaat

•Complexiteit van de opdracht

•Type opdracht en opdrachtgever/betrokken sector

•Doorlooptijd van de procedure

•Marktsituatie

•Beleidsdoelen

•Type product, Routine/Hefboom/Strategisch of een Knelpuntproduct Kraljic matrix

De onderstaande bedragen zijn de maximale bedragen tot wanneer deze procedure gevolgd mag worden. De drempels voor enkelvoudige en meervoudige aanbestedingen zijn in MVS-verband vastgesteld. Deze zullen jaarlijks door de CPI’s geëvalueerd worden. Eventuele wijzigingen zullen door middel van een APO aan het college voorgelegd worden.

(Bedragen zin exclusief BTW

Werken

Leveringen

Diensten

Enkelvoudig

Tot € 150.000

Tot € 70.000

Tot € 70.000

Meervoudig

tot € 2.000.000

Tot Europees Drempelbedrag

tot Europees Drempelbedrag

Nationaal

Tot Europees Drempelbedrag

Europees

Vanaf Europees Drempelbedrag

Vanaf Europees Drempelbedrag

Vanaf Europees Drempelbedrag

De actuele Europese Drempelbedragen kunnen middels de onderstaande hyperlink gevonden worden Drempelbedragen europese aanbestedingen 2018-2019.

De Gemeente moet bij een opdracht kunnen motiveren:

•Op welk objectieve gronden welke type aanbestedingsprocedure gebruikt wordt.

•Op welke objectieve gronden welke Ondernemers toegelaten worden tot de procedure.

•Waarom opdrachten worden samengevoegd.

•Waarom de opdracht niet is opgedeeld in meerdere percelen.

•Waarom het gunningcriterium laagste prijs wordt toegepast in plaats van te gunnen op criterium Beste Prijs Kwaliteit Verhouding (BPKV) Beste prijs kwaliteitverhouding BPKV.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente nodigt minimaal één Ondernemer uit een schriftelijke Offerte digitaal uit te brengen. De Gemeente motiveert en documenteert waarom deze Ondernemer is uitgenodigd en waarom één Ondernemer is gekozen.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente nodigt ten minste drie en ten hoogste vijf Ondernemers uit een schriftelijke Offerte digitaal uit te brengen. De Gemeente motiveert en documenteert waarom deze Ondernemers zijn uitgenodigd en waarom er voor dit aantal Ondernemers is gekozen.

Nationaal aanbesteden

Bij nationaal aanbesteden zal de Gemeente de publicatie van deze aanbestedingen aankondigen op TenderNed. Het staat iedere Ondernemer die aan de gestelde eisen voldoet vrij zich via TenderNed in te schrijven.

Europees aanbesteden

Boven de Europese Drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. De Gemeente zal de publicatie van deze aanbestedingen aankondigen op TenderNed. Het staat iedere Ondernemer die aan de gestelde eisen voldoet vrij zich via TenderNed in te schrijven.

Sociale en andere specifieke Diensten (verlicht regime)

Per 18 april 2016 is het verlichte regime voor de 2B-Diensten vervallen. Deze Diensten volgen vanaf die datum het gewone aanbestedingsregime, met uitzondering van sociale en andere specifieke Diensten. Hiervoor is in de aanbestedingswet een vereenvoudigde procedure opgenomen voor opdrachten boven het Drempelbedrag van € 750.000, - (artikel 2.38 en 2.39 Aanbestedingswet). Bij sociale en specifieke Diensten onder de Drempelwaarde moet in het inkoopdossier gemotiveerd worden vastgelegd waarom voor een bepaalde procedure is gekozen. Hierbij moet rekening worden gehouden met de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht en de Gids Proportionaliteit Sociale en specifieke Diensten.

5.5 Subsidie versus Inkoop

Onderscheid tussen subsidies en (overheids)opdrachten is niet alleen juridisch relevant voor het van toepassing zijnde rechtskader, maar ook inkooptechnisch belangrijk. Bijvoorbeeld bij de vormgeving van stimuleringsmaatregelen.

1Op het moment dat een subsidie zich kwalificeert als een overheidsopdracht, is in principe de aanbestedingsrichtlijn van toepassing en dient de opdracht (Europees) aanbesteed te worden.

2Indien een concrete rechtsverhouding geen overheidsopdracht maar louter een zuivere subsidie met zich meebrengt, zijn met name de Europese staatssteunregels en (de subsidietitel van) de Algemene wet bestuursrecht (Awb) relevant

Overheidsopdracht (richtlijn 2014/18)

Subsidie (AWB)

Schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel

Aanspraak op financiële middelen

Tussen ≥ 1 Ondernemers en ≥ 1 aanbestedende Diensten gesloten

Door een bestuursorgaan verstrekt

Die betrekking heeft op de uitvoering van Werken, de Levering van producten of het verlenen van Diensten

Met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager

Anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of Diensten

5.6 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor (de uitvoering van) het inkoop- en aanbestedingsbeleid.