Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen Vijfheerenlanden 2023-2026

Risicomanagementproces

Het sturen op en beheersen van risico’s is de spil van het risicomanagementproces. Dit proces wordt binnen Vijfheerenlanden jaarlijks in een zestal stappen doorlopen, wat uiteindelijk resulteert in een resterend risico dat wordt afgedekt via de beschikbare weerstandscapaciteit. De zes stappen zijn:

1Doelen bepalen

2Risico’s en kansen identificeren

3Risico’s en kansen classificeren

4Maatregelen bepalen en implementeren

5Maatregelen evalueren

6Communiceren en rapportage

Stap 1: Doelen bepalen

Bij deze stap worden de beoogde doelen in beeld gebracht. De beoogde doelen kunnen allerlei zijn: van strategische beleidsdoelen, kernwaarden, operationele teamdoelen tot projectresultaten. Voorbeelden van doelstellingen bij de gemeente zijn: beleidsdoelstellingen in de programma’s bij de begroting; binnen de afgesproken budgetten blijven; realiseren van projecten; rechtmatig handelen bij uitvoering van beleid etc. Zonder een duidelijke doelstelling is het moeilijk risico’s te bepalen.

Vijfheerenlanden heeft grote ambities op allerlei terreinen, zoals woningbouw, sociale participatie van alle inwoners, veiligheid etc. Deze grote ambities brengt ook grote uitgaven met zich mee en daarmee (financiële) risico’s.

Ook wordt in deze stap gekeken naar de omgeving waarin de gemeente opereert. Deze omgeving is dynamisch, complex, ambigu waardoor gemeenten in toenemende mate met onzekerheden te maken krijgen. De context is van invloed op de risico’s die de gemeente loopt. Het gaat bij stap 1 om vragen als: welke doelstellingen wil de gemeente behalen? Waar staat de gemeente nu? Wat is de maatschappelijke en economische omgeving? Hoeveel risico zijn we bereid om te nemen? Het inzichtelijk maken van deze context maakt het eenvoudiger om in stappen 2 en 3 de risico’s en kansen te identificeren en te classificeren.

Stap 2: Identificatie van risico’s en kansen.

Bij het identificeren van risico’s en kansen gaat het om het in kaart brengen van:

•Factoren die de realisatie van de bestaande beleidsdoelstellingen in de weg kunnen staan (bedreigingen) of versterken (kansen). Risico’s kunnen hierbij zowel het beleid als de uitvoering daarvan betreffen.

•Nieuwe ontwikkelingen die op de gemeente af komen (bijvoorbeeld nieuwe/gewijzigde wetgeving).

Risicomanagement is hiermee nadrukkelijk gekoppeld aan het beleid dat de gemeente voert of in de toekomst gaat voeren. Logischerwijs is risicomanagement daarmee ook gekoppeld aan de verantwoordelijke organisatieonderdelen (teams, projecten). Daar worden immers het beleid en de plannen ontwikkeld, voorbereid en uitgevoerd. Bij risico’s gaat het overigens altijd om onzekere gebeurtenissen. Gebeurtenissen waarvan op basis van ervaringen op voorhand bekend is dat ze zullen optreden, dus niet onzeker zijn, worden bij de identificatie niet meegenomen. Voorbeelden zijn planschades en nadeelcompensatie. Dergelijke kosten dienen integraal onderdeel te zijn van besluitvorming.

Identificatie: focus op risico’s met nadelige financiële gevolgen.

De focus bij de identificatie ligt ook in deze bijgestelde nota in eerste instantie op de risico’s met mogelijke negatieve financiële gevolgen voor de gemeente. Mogelijke gebeurtenissen met louter niet-financiële schade (zoals imagoschade, vertraging, kwaliteitsverlies e.d.) worden niet meegeteld bij de bepaling van de benodigde weerstandsbehoefte.

Het is echter wel van belang om dergelijke risico’s te inventariseren en vast te leggen. Dergelijke risico’s kunnen op termijn wel nadelige financiële gevolgen hebben.

Ook kansen identificeren en vastleggen.

Onzekere gebeurtenissen kunnen ook positieve (financiële) gevolgen hebben. Dergelijke ‘kansen’ moeten ook geïdentificeerd worden. Dergelijke kansen zijn in het kader van risicomanagement belangrijk. Vanuit het voorzichtigheidsprincipe (“winsten” mogen pas ingeboekt worden als deze daadwerkelijk zijn gerealiseerd) mogen dergelijke kansen voor de bepaling van de benodigde weerstandscapaciteit niet meegenomen worden. Het is wel van belang om dergelijke kansen te inventariseren en in de Naris GRC applicatie vast te leggen en aan een risico-eigenaar toe te wijzen.

Stap 3: Risico’s en kansen classificeren

Bij stap 3 dienen de verantwoordelijke teams en projecten allereerst de in kaart gebrachte risico’s te classificeren. Daartoe moeten de geïnventariseerde risico’s op basis van een nadere analyse worden gecategoriseerd naar mate van beïnvloedbaarheid. Hiervoor is een door de verantwoordelijke teams in te vullen format ontwikkeld (bijlage 2 bij deze nota). Uiteindelijk levert dit een aanzienlijke lijst met vele tientallen aan geïdentificeerde en geclassificeerde risico’s en kansen op. Dit zijn er teveel om optimaal te beheersen. Er moet dan ook een ordening en prioritering in de lijst met risico’s aangebracht worden, zodat de verantwoordelijke organisatieonderdelen de meeste tijd en energie steken in de beheersing van en sturing op de risico’s die de grootste impact kunnen hebben op de organisatie en de gestelde doelstellingen. Deze ordening wordt gerealiseerd door de risico’s financieel te kwantificeren.

Beide deelstappen worden hierna uitgebreider beschreven.

Deelstap 3.1 Risico’s en kansen categoriseren

Risico’s worden gecategoriseerd om o.a. vergelijkbare risico’s die binnen verschillende organisatieonderdelen spelen in kaart te brengen. Ook helpt categorisering bij het maken van afspraken over hoe met verschillende typen risico’s wordt omgegaan. Dit doen we door de geïnventariseerde risico’s op basis van de mate van beïnvloedbaarheid te verdelen over de volgende drie groepen: 1. externe risico’s, 2. strategische risico’s en 3. interne risico’s (risico’s op de normale bedrijfsvoering).

1.Externe risico’s

Het gaat hier om bedreigingen en kansen die ontstaan vanuit vrijwel onbeïnvloedbare ‘externe ontwikkelingen’. De volgende drie caterorieën worden onderscheiden: a. economisch/markt, b. politiek/maatschappelijk en c. natuur/demografisch.

Bij deze drie categoriëen externe risico’s liggen de oorzaken buiten de invloedssfeer van de gemeente. Dit betekent echter niet zonder meer dat de gemeente ook geen bijsturingsmogelijkheden heeft. Door middel van het temporiseren van projecten, het strak sturen op uitgaven en andere operationele maatregelen kunnen de gevolgen over het algemeen wel beperkt worden.

1aEconomisch/markt

Onder de categorie ‘economisch/markt’ vallen risico’s die verband houden met macro economische ontwikkelingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van de economie (recessie), fluctuaties in de rentestand, de ontwikkeling van de werkloosheid; de ontwikkeling van de vastgoedmarkt en krapte op de arbeidsmarkt.

1bPolitiek/maatschappelijk

Onder de categorie ‘politiek/maatschappelijk’ vallen risico’s die verband houden met beleid en besluitvorming van hogere overheden (de provincie, het Rijk, de Europese Unie) en gemeenschappelijke regelingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gevolgen van (nieuwe) wetgeving. Onder deze categorie vallen ook risico’s die verband houden met ontwikkelingen in de maatschappij, zoals bijvoorbeeld terrorisme dreiging en gevolgen van sociale onrust. Gebeurtenissen en ontwikkelingen bij regionale samenwerkings-verbanden en leveranciers vallen ook onder deze categorie.

1cNatuur/demografisch

Onder de categorie ‘natuur/demografisch’ vallen risico’s die verband houden met zaken als het weer, het klimaat, de aarde, bevolkingssamenstelling, besmettelijke ziekten onder mensen (zoals het Coronavirus en de Mexicaanse griep), dieren (zoals de Q-koorts) en planten (zoals de kastanjeziekte).

2.Strategische risico’s

Onder de categorie ‘strategisch’ vallen de risico’s die verband houden met grote projecten, grondexploitaties e.d. waarmee de gemeente het maximale uit haar beleid wil halen. Deze beleidsmatige risico’s vragen om een adequate beheersing omdat dergelijke projecten veelal een verwachte grote financiële impact, complexiteit en politieke gevoeligheid speciale aandacht vanuit risicomanagement verdienen.

Bijvoorbeeld in het geval van een grote investering, project, grondexploitatie e.d. moet altijd afgewacht worden of deze daadwerkelijk de verwachte resultaten op gaat leveren. Hetzelfde geldt voor beleidsmatige besluiten. Risico’s inzake grondexploitaties en grote projecten vragen om een adequate beheersing en krijgen om die reden extra aandacht.’

3.Interne Risico’s (risico’s op de normale bedrijfsvoering)

Dit zijn risico’s die samenhangen met het reguliere dagelijkse werk van de gemeente. Handelingen van het ambtelijk apparaat en bestuurders of het juist het uitblijven daarvan vallen onder deze categorie.

Deze bedrijfsvoeringrisico’s kunnen nader worden nader gesplitst in oorzaken voor de risico’s: a. organisatie, b. bestuur, c. uitvoering, d. middelen, e. personeel, f. juridisch.

Deze bedrijfsvoeringrisico’s zijn ook te categoriseren als ‘te voorkomen risico’s’.

De gevolgen van de risico’s zijn meestal beperkt en doorgaans ook goed beheersbaar. Maar juist dat zorgt ervoor dat ze veel emotie en media-aandacht kunnen oproepen. ‘Zoiets had toch makkelijk voorkomen kunnen worden!’ is dan een veelgehoorde reactie.

3aOrganisatorisch

Onder de interne categorie ‘organisatorisch’ vallen risico’s die verband houden met de wijze waarop de gemeentelijke organisatie is ingericht en de afspraken (richtlijnen, regelgeving, spelregels, administratieve organisatie, interne controle, gedragscodes, protocollen etc.) die we met elkaar gemaakt hebben over hoe we dingen doen.

Het gaat hierbij om risico’s die veroorzaakt worden doordat dergelijke zaken verouderd, onvolledig, onjuist zijn. Risico’s die verbonden zijn aan ‘het niet houden’ aan vallen onder de categorie ‘uitvoering’ dan wel ‘personeel’ (zie de omschrijvingen aldaar).

3bPolitiek/bestuurlijk (inclusief compliance)

Onder de interne categorie ‘politiek/bestuurlijk’ vallen risico’s die verband houden met de lokale politiek en het lokale bestuur en het gekozen beleid. Hieronder vallen ook de zogenaamde compliance risico’s: risico’s vanwege het niet voldoen aan wet- en regelgeving door besluitvorming in strijd met wet- en regelgeving, onbevoegde besluitvorming en strijdige gemeentelijke regelgeving.

3cUitvoering

Onder deze categorie vallen risico’s die verband houden met de uitvoering van gemeentelijk beleid. Hieronder vallen zowel activiteiten in de exploitatie- als de investeringssfeer. Denk bijvoorbeeld aan onjuiste ramingen of aannames waardoor de uitvoering afwijkt van de planning, het bewust (opzettelijk) of onbewust (niet opzettelijk) niet houden aan richtlijnen e.d. (zie interne categorie ‘organisatorisch’), het veroorzaken van bodemverontreiniging, bedrijfsongevallen en risico’s rond documentaire informatievoorziening (archivering en dergelijke).

3dMiddelen

Onder de interne categorie ‘middelen’ vallen de risico’s die verband houden met de bedrijfsmiddelen en de eigendommen van de gemeente. Het gaat dan om bijvoorbeeld de financiële middelen, ICT, wagenpark, machines, inventaris en gebouwen die in eigendom of beheer zijn van de gemeente. Het personeel valt hier juist niet onder.

Gemeentelijke eigendommen kunnen tegelijkertijd bedrijfsmiddelen zijn en omgekeerd. Dit hoeft echter niet, vandaar dat beide apart genoemd worden. Bij gemeentelijke eigendommen gaat het bijvoorbeeld om investeringen in de openbare ruimte, panden en gronden, aandelen en deelnemingen.

Denk bij risico’s rond bedrijfsmiddelen bijvoorbeeld aan onvolledige, ontbrekende of onjuiste administratie, open eind situaties bij financiering, subsidies en participaties (zoals gemeenschappelijke regelingen), het uitvallen van de ICT en schade toegebracht aan/met het gemeentelijk wagenpark.

Denk bij risico’s rond gemeentelijke eigendommen bijvoorbeeld aan risico’s rond verbonden partijen, gevolgschade van achterstallig onderhoud en brand.

3ePersoneel

Onder de interne categorie ‘personeel’ vallen risico’s die de werknemers van de gemeente betreffen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan onvoldoende gekwalificeerd personeel (dat wil zeggen onvoldoende opgeleid, getraind voor de betreffende taken), integriteit, staking en onvoldoende capaciteit door bijvoorbeeld een hoog ziekteverzuim.

3fJuridisch

Onder de interne categorie ‘juridisch’ vallen risico’s die verband houden met juridische procedures of de mogelijkheid daartoe. Denk hierbij bijvoorbeeld aan aansprakelijkheid uit (on)rechtmatige overheidsdaad (door een handeling dan wel het nalaten van een handeling), bezwaar en beroep en de gevolgen daarvan voor beschikkingen en (tariefs)verordeningen en contracten (lacunes in contractvorming, contractbreuk, ontbreken van contracten).

Stap 3.2 : kwantificeren risico’s

Om ordening en prioritering in de lijst met risico’s aan te brengen, worden de risico’s financieel gekwantificeerd. Daartoe dienen de teams en projecten via het in te vullen format de navolgende vragen te beantwoorden:

-A) Wat is de mogelijk omvang (netto gevolgschade) van het risico?

-B) hoe groot is de waarschijnlijkheid (kans) dat het risico realiteit worden?

Op basis van de antwoorden op vragen A en B wordt de impact van risico’s (C) bepaald door de scores op A en B te vermenigvuldigen. Dit levert als antwoord de risicoscore op.

A.Netto verwachte omvang risico (netto gevolgschade)

Bij het bepalen van de omvang van de financiële impact van een risico wordt uitgegaan van een situatie dat het risico zich daadwerkelijk voordoet. Dan wordt een zo goed mogelijke schatting gemaakt. Als het bedrag niet goed te schatten valt, dan wordt het bedrag dat de gemeente ten minste kwijt is (de ondergrens) en ten hoogste (bovengrens) kwijt is, opgenomen.

Voor het schatten van de omvang van de gevolgschade passen we de methode van intersubjectiviteit toe. De keuze wordt hierbij gebaseerd op consensus binnen een groep van medewerkers die goed op de hoogte is van het betreffende onderwerp.’’

De risico’s worden op basis van de verwachte omvang ingedeeld in risicoklassen. Deze indeling in klassen is bedoeld voor ordening van de risico’s en prioritering van te nemen maatregelen. De netto gevolgschade van het risico (het restrisico) wordt bepaald via navolgende berekening:

Bruto bedrag gevolg van een risico: + € ……………

-/- reductie door genomen beheersmaatregelen (zie hierna): -/- €…………….

-/- compensatie door derden (verzekering, Rijk, Provincie e.d.): -/- €…………….

-/- reeds gedekt/voorzien (reserve, voorziening, stelpost etc.) -/- € ……………

Netto gevolg (= nog te dekken restrisico): €………….

Vervolgens worden de risico’s op basis van het netto gevolg ingedeeld in een van de volgende risicoklassen. Voor risico’s met structurele gevolgen telt de verwachte omvang in een aflopend percentage mee, namelijk 100% in het eerste jaar, 67% in het tweede jaar, 33% in het derde jaar en 0% in het vierde jaar (totaal 200% ofwel factor X2).

Dit op basis van het uitgangspunt dat de gevolgen van het structurele risico zijn geminimaliseerd en binnen een periode van 4 jaar volledig worden opgevangen binnen de begroting.

Risico-

Klasse

omvang

Netto verwachte omvang (gevolgschade)

Risicoscore

op omvang

1

€ 50.000 < X > € 100.000

1

2

€ 100.000 < X > € 250.000

2

3

€ 250.000 < X > € 500.000

3

4

€ 500.000 < X > € 1.000.000

4

5

X > € 1.000.000

5

B.Waarschijnlijkheid/kans dat een risico zich voordoet

Na bepaling van de netto gevolgschade dient een inschatting gemaakt te worden van de waarschijnlijkheid dat het risico zich daadwerkelijk zal voordoen. Indien nodig, wordt ook voor het inschatten van de waarschijnlijkheid van het risico ook hiervoor al beschreven methode van intersubjectiviteit gehanteerd. De keuze wordt dan gebaseerd op consensus binnen een groep van medewerkers die goed op de hoogte is van het betreffende onderwerp.

Ook voor de mate van waarschijnlijkheid worden vijf klassen gehanteerd:

Risico-

Klasse

kans

waarschijnlijkheid

Risicoscore

op kans

1

Zeer klein (10%)

1

2

Klein (25%)

2

3

50/50

3

4

Groot (75%)

4

5

Zeer groot (90%)

5

Toelichting op de klassen:

Zeer klein: dit wordt gehanteerd voor risico’s waarvan het onwaarschijnlijk is dat ze zich in het komende jaar daadwerkelijk zich voor zullen doen. Het zijn risico’s die – op basis van ervaringscijfers- slechts 1 keer in de 20 jaar voordoen of aan risico’s waarvan de kans op optreden erg laag is (vuistregel 5 tot 10%). Hierbij werd tot op heden het voorbeeld van een grootschalige uitbraak van de Q-koorts als voorbeeld aangehaald. Gelet op de uitbraak van het Coronavirus is nu eigenlijk wel de vraag of een dergelijke pandemie niet thuis hoort in klasse 2 Klein.

Klein: dit wordt gehanteerd voor risico’s waarvan het onwaarschijnlijk is dat ze zich in het komende jaar daadwerkelijk zich voor zullen doen. Het zijn risico’s die – op basis van ervaringscijfers- slechts 1 keer in de 4/5 jaar voordoen of aan risico’s waarvan de kans op optreden erg laag is (vuistregel 25%). Hierbij kan gedacht worden aan het uitvallen van een verkeerscomputer.

50/50: wordt gehanteerd voor risico’s die beide kanten op kunnen. Het kan zijn dat het risico zich komend jaar voordoet, het kan ook zijn van niet. Denk hierbij aan risico’s die zich op basis van ervaringscijfers eens in de twee jaar voordoen of aan risico’s waarvan de kans van optreden gemiddeld is, ofwel 50%, denk bijvoorbeeld aan ontwikkelingen van de rentestand.

Groot: dit wordt gehanteerd voor risico’s waarvan het waarschijnlijk is dat ze zich in het komende jaar daadwerkelijk zich voor zullen doen. Het zijn risico’s die – op basis van ervaringscijfers- jaarlijks voordoen of aan risico’s waarvan de kans op optreden groot is (vuistregel 75%). Denk bijvoorbeeld aan tegenvallende inkomsten uit kaartverkoop in tijden van economische recessie. Bij dergelijke risico’s met 75% kans van optreden dient te worden bezien of hiervoor een voorziening kan worden gevormd.

Zeer groot: deze categorisering wordt gebruikt voor risico’s waarvan het zeer waarschijnlijk is dat ze zich in het komende jaar daadwerkelijk zich voor zullen doen. Het zijn risico’s die – op basis van ervaringscijfers-meerdere keren per jaar voordoen of aan risico’s waarvan de kans op optreden zeer groot is (vuistregel 90%).

Denk bijvoorbeeld aan lagere inkomsten uit het gemeentefonds in tijden van landelijke bezuinigingen. Risico’s die in deze klasse vallen, dienen als claim ten laste van de exploitatie of een gevormde voorziening worden gebracht. Deze risico’s komen daardoor niet in het risicoprofiel meer voor.

Uit de toelichting van de klassen blijkt dat risico’s zich vaak over de tijd ontwikkelen. Vaak afhankelijk of we in een recessie of in periode van economische groei bevinden. Risico’s kunnen hierdoor verschuiven tussen de verschillende klassen. Minimaal eens per jaar moet de indeling weer worden nagelopen.

C.Impact van de risico’s (de risicoscore)

Door het vermenigvuldigen van de scores op netto verwachte omvang en waarschijnlijkheid kan per risico een risicoscore worden uitgerekend. Een risico met een financieel gevolg van € 375.000 (klasse 3) en een kans van optreden van 75% (klasse 4) krijgt een risicoscore van 12 (= 3 x 4). Elk risico krijgt zo een relatieve omvang tussen 1 en 25. Waarbij een risico met score 1 minder belangrijk is dan een risico met een score van 25.

Op basis van deze risicoscores, kunnen risico’s worden gerangschikt. Hoe hoger de risicoscore, hoe belangrijker het is om het risico aan te pakken. Hoe donkerder de kleur in onderstaande kaart, hoe groter de potentiële impact en hoe hogere prioriteit de aanpak van het risico heeft.

Matrix 1: Risicokaart (scores)

Risico’s met een score van 10 en hoger meldt het College van B&W via de cyclische producten altijd aan de raad (via de auditcommissie). Risico’s met een score van 5 punten of hoger meldt de Directie te allen tijde aan het College van B&W.

De overige risico’s worden ambtelijk afgehandeld, waarbij de gebruikelijke regels bij mandaat van toepassing zijn. Dat wil zeggen: het verantwoordelijk team maakt een inschatting, koppelt dit terug aan bestuurder, die vervolgens afweegt of het College van B&W al dan niet geïnformeerd moet worden.

Dit kan betekenen dat vanuit politiek-bestuurlijke gevoeligheid, financieel kleine risico’s toch aan B&W moeten worden voorgelegd. Vanzelfsprekend dienen integrale risico-overzichten te allen tijde beschikbaar te zijn voor College van B&W en gemeenteraad.

Stap 4: Maatregelen bepalen en implementeren

Tijdens het eerste deel van stap 4 wordt bepaald welke reactie volgt op een geïdentificeerd risico. Bij stap 3 zijn de risico’s gekwantificeerd en aan de hand van de risicoscore ingedeeld in risicoklassen. Hoe hoger de risicoscore, hoe urgenter gereageerd moet worden.

Periodiek (3 x per jaar) dient overwogen te worden om een ambtelijke stuurgroep risicomanagement aangevuld met de wethouder Financiën bij elkaar te laten komen om een selectie te maken uit de risico’s met de grootste impact en/of urgentie waarvoor (aanvullende) maatregelen ontworpen moeten worden.

De volgende reacties/maatregelen zijn mogelijk:

•Het risico reduceren: beheersing van het risico door de kosten te verminderen, budgetten te herverdelen, processen te herontwerpen en AO/IC maatregelen te treffen.

•Het risico delen: een risico kan verzekerd worden, outsourcen, contracten kunnen gesloten worden en/of een partnerschap kan worden aangegaan.

•Het risico accepteren: het risico is laag dus aanvaardbaar. In de nota is daartoe een grens van € 50.000 of lager opgenomen. Risico’s lager dan dit bedrag worden geaccepteerd. Mochten deze risico’s zich toch voordoen, dan komen deze ten laste van de exploitatie of desnoods ten laste van het weerstandsvermogen.

•Het risico vermijden: dit kan door het stoppen van de activiteit of door (enkele) doelstellingen te veranderen. Kernwoorden hierbij zijn afstoten en verandering. Risico’s zijn te vermijden door drastische maatregelen te treffen: bijvoorbeeld bij brandgevaar al het houten meubilair te vervangen door staal.

De rubricering van risico’s in interne en externe risico’s is hier vooral van belang. Op interne risico’s zijn door de gemeente over het algemeen bijsturingsmaatregelen te nemen. Dit neemt niet weg dat ook bij externe risico’s bijsturingsmaatregelen getroffen kunnen worden. Deze beperken zich vaak enkel tot allerlei operationele maatregelen. Bijvoorbeeld door het temporiseren van projecten, strak sturen op uitgaven en andere operationele maatregelen om de gevolgen te beperken.

Dit moet zich niet beperken tot alleen hard controls (procedures, verzekeren, verwerken in de begroting, handboeken, gedragscodes etc.) maar ook soft controls (risicobewustzijn, integriteit en vertrouwen) moeten meegenomen worden.

Wel belangrijk is om altijd een kosten/baten analyse te maken. De maatregelen moeten niet kostbaarder zijn dan de gevolgen van het risico zelf.

Voor het uiteindelijk netto van materiële betekenis zijnde restrisico zal het weerstandsvermogen ingezet moeten worden. Het weerstandsvermogen is dan het sluitstuk (vangnet) van het risicomanagement.

Nadat de maatregelen zijn bepaald, dienen deze natuurlijk ook geimplementeerd te worden. Voor de urgente geselecteerde risico’s wordt in het tweede deel van deze stap een beheerstrategie (PLAN) bepaald en uitgevoerd (DO). Daarbij worden taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toegewezen, wordt functiescheiding toegepast en wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de aangeschafte applicatie Naris GRC.

Het risicomanagement wordt zodoende geïntegreerd in de bedrijfsprocessen. Wanneer deze processen nageleefd worden, kunnen vele risico’s worden uitgesloten of worden verminderd.

Processen dienen wel regelmatig geactualiseerd te worden en dient er enig toezicht te zijn. Wanneer een nieuw project wordt opgezet, is het van belang dat er een procedure beschikbaar is waardoor medewerkers bewust kijken naar de risico’s die hierbij spelen.

Stap 5 Evaluatie maatregelen

In deze stap evalueren we het proces en de uitkomsten daarvan. Op basis van de evaluatie wordt er bijgestuurd en start het cyclisch proces van risicomanagement opnieuw. Stap 5 bestaat uit het beoordelen van de effectiviteit van de beheersmaatregelen (CHECK) en deze zonodig bijstellen om geconstateerde afwijkingen te herstellen en voor de toekomst te voorkomen (ACT). We evalueren ook welke risico’s zich daadwerkelijk hebben voorgedaan en welke onverwachte nadelen we in bestuursrapportages zien, waarvoor we geen risico geïdentificeerd hadden. Dit geeft weer input voor de nieuwe cyclus.

Stap 6 Communicatie en rapporteren.

Stap 6 is als laatste stap van het proces van risicomanagement opgenomen, maar wordt eigenlijk continu toegepast door relevante informatie te identificeren, op te slaan en te communiceren op een wijze die betrokkenen in staat stelt om hun werkzaamheden uit te voeren.

Hiervoor wordt gebruikt gemaakt van de bij stap 3 gemaakte indeling in 5 risicoklassen die ook het meldingsniveau bepalen:

Risico’s met een minimale en lage risicoscore (van 0 tot 5 punten) worden enkel binnen de interne organisatie en Directie gerapporteerd. Risico’s met een gemiddelde score (tot aan 10 punten) worden richting College gerapporteerd. De risico’s met een hoge of urgente risicoscore (de maximaal 30 toprisico’s) worden aan de gemeenteraad gerapporteerd. De budgetcyclus gebruiken we hiervoor als vaste risicocommunicatiestructuur.

Communicatie Risicomanagement in de budgetcyclus.

Twee maal per jaar, in de begroting en jaarrekening, is een verplichte paragraaf weerstandsvermogen opgenomen waarin de grootste risico’s worden weergegeven. Daarnaast worden in andere verplichte paragrafen (grondbeleid, onderhoud kapitaalgoederen en verbonden partijen) nog enkele risico’s beschreven. Door het toevoegen van het onderdeel risico’s aan de bestuursrapportage wordt de raad actiever geïnformeerd over de risico’s die de gemeente Vijfheerenlanden loopt.

De “risico-eigenaar” dient voor deze rapportage per risico aan te geven wat de laatste stand van zaken is. Daarnaast moeten nieuwe risico’s worden benoemd. Met toevoeging van deze derde rapportagemoment wordt de actualiteit van het risicoprofiel gewaarborgd. Binnen de jaarlijkse P&C-cyclus zijn er dus vanaf het jaar 2023 dan drie momenten waarin de risico’s worden beschreven:

Mei

Jaar-

stukken

Vorig boekjaar

-Welke materiële risico’s hebben zich voorgedaan?

-Welke risico’s lopen we? (alleen belangrijkste risico’s)

-Actualiseren van de risico’s (risicoscore verhogen of verlagen)

Juli/augustus

Bestuurs-

rapportage

Lopend boekjaar

-Welke risico’s lopen we? (alleen belangrijkste risico’s)

-Terugkijkend; Welke materiële risico’s hebben zich voorgedaan?

-Welke risico’s lopen door in het volgend boekjaar?

November

Begroting

Volgend boekjaar

-Welke risico’s uit lopend jaar lopen door naar het volgend jaar?

-Welke nieuwe risico’s worden volgend jaar verwacht?

-Actualiseren van de risico’s (risicoscore verhogen of verlagen)

Deze rapportages geschieden via de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Aandachtspunten bij rapportages:

Bij het rapporteren dient aanvullend wel rekening te worden gehouden met enkele specifieke aandachtspunten:

➢ Vertrouwelijkheid

➢ Zogenaamde “Zwarte zwanen”

➢ Ingrijpende projecten

Vertrouwelijkheid.

Niet alle risico’s zijn openbaar. Sommige dienen als geheim aangemerkt te worden. Dit is afhankelijk van de aard van het risico. Dergelijke risico’s worden dan onder geheimhouding met de gemeenteraad gedeeld.

Zwarte zwanen risico (‘tail risks’)

De hiervoor beschreven toe te passen methodiek zorgt er helaas voor dat de zogenaamde ‘zwarte-zwaan risico’s’ buiten beeld blijven. Zwarte-zwaan risico’s hebben namelijk veelal een groot gevolg, maar een kleine waarschijnlijkheid.

Bijvoorbeeld: een aannemer dreigt met een claim van € 10 miljoen, maar de kans van optreden wordt ingeschat op 5%. Volgens de tabel is de risicoscore dan 5 (immers: gevolgklasse 5, kansklasse 1). Daarmee is het een College-risico en hoeft de gemeenteraad niet op de hoogte te worden gesteld. Dit is onwenselijk. Daarom zal er aan risicorapportages dergelijke ‘zwarte-zwaan risico’s’ worden toegevoegd. Daartoe dient de raad te worden geïnformeerd over risico’s met een gevolg groter dan € 2,5 miljoen, ongeacht de kans van optreden.

Ingrijpende projecten.

De risicobeheersing bij grote grondexploitaties, investeringen en overige ruimtelijke en sociale projecten vraagt extra aandacht. De impact van risico’s van dergelijke projecten is vaak ingrijpend, niet alleen financieel maar ook qua imago.

Investeringen, grondexploitaties en andere projecten kunnen als ingrijpend project worden aangemerkt als het voldoet aan het merendeel van de onderstaande indicatoren:

•Budget van € 1 miljoen of meer

•Grote impact op gemeentelijke bedrijfsvoering en/of samenleving

•Lange doorlooptijd, organisatorisch complex

•Betrokkenheid van meerdere externe partijen

•Politieke gevoeligheid

•Toepassing nieuwe technologieën of financieringsconstructies

•Substantiële gemeentelijke verantwoordelijkheid.

Het College neemt het besluit om een project als ingrijpend aan te merken waardoor dit project onder deze regeling valt en afzonderlijk in de cyclische rapportages moet worden toegelicht. De gemeenteraad kan dit op eigen initiatief ook van toepassing verklaren. De gemeentesecretaris en de concerncontroller kunnen in elke fase van het project het college adviseren om het etiket ‘ingrijpend project’ toe te passen.

Per risico wordt minimaal vastgelegd:

•Het programma en de doelstelling waarop het risico betrekking heeft.

•Een korte omschrijving/toelichting van het risico.

•De risicocategorie. De keuzemogelijkheden hierbij zijn:

1Extern:

■ Economisch/markt (recessie, fluctuaties in rentestand, ontwikkeling werkloosheid, ontwikkeling vastgoedmarkt, krapte arbeidsmarkt)

■ Maatschappelijk (nieuw beleid/wetgeving hogere overheden, terrorisme dreiging, sociale onrust, gebeurtenissen bij regionale partners/leveranciers)

■ Natuur (klimaat, aarde, het weer, besmettelijke ziekten)

2Strategisch:

■ Nieuw beleid

■ Grote investeringen

■ Projecten

3Intern:

■ Organisatorisch (inrichting van organisatie, procedures)

■ Politiek/bestuurlijk (besluitvorming al of niet in strijd met de wet)

■ Uitvoering (onjuiste aannames, niet houden aan richtlijnen, bedrijfsongevallen)

■ Middelen (gemeentelijke eigendommen/bedrijfsmiddelen)

■ Personeel (werkdruk, ziekte, opleidingsniveau, integriteit)

■ Juridisch (aansprakelijkheid, bezwaar en beroep, contracten)

•De minimale, verwachte en maximale omvang (bruto bedragen) en of de gevolgschade incidenteel of structureel is.

•Risicoscore op omvang. De vijf keuzemogelijkheden zijn:

1€ 50.000 tot € 100.000 (score = 1)

2€ 100.000 tot € 250.000 (score = 2)

3€ 250.000 tot € 500.000 (score = 3)

4€ 500.000 tot € 1 miljoen (score = 4)

5> € 1 miljoen (score = 5)

•Risicoscore op waarschijnlijkheid. De vijf keuzemogelijkheden zijn:

1Zeer klein (10%); 1 x in de 20 jaar (score = 1)

2Klein (25%) 1 x 4/5 jaar (score = 2)

3Mogelijk (50%): 1 x per 2 jaar (score = 3)

4Groot (75); 1 x per jaar (score = 4)

5Zeer groot (90%); meerdere x per jaar (score = 5)

•Risicoscore op impact: dit is de vermenigvuldiging van de score op opvang en de score op waarschijnlijkheid.

•De gekozen aanpak om te sturen op het risico. De keuzemogelijkheden zijn:

■ Vermijden

■ Verminderen

■ Overdragen

■ Accepteren

•Een toelichting op de genomen maatregelen. Welke acties zijn concreet genomen c.q. zullen nog worden ondernomen.

•Het effect van de genomen maatregelen c.q. van de voorgenomen maatregelen.

•De netto verwachte omvang = bruto omvang minus effect (voor)genomen maatregelen.

•De ontwikkeling van het risico over de tijd.

•Is het risico geheim?

Actor

Taken en verantwoordelijkheden

Wanneer

Gemeenteraad

Vaststellen kaders risicobeleid

(nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen)

Eens in de 4 jaar bij nieuw raadsperiode (volgende 2026)

Vaststellen en jaarlijks updaten normen financiële kengetallen

Jaarlijks bij begroting

Vaststellen paragraaf weerstandsvermogen

Tweemaal per jaar (bij begroting en jaarrekening)

Actor

Taken en verantwoordelijkheden

Wanneer

College van B&W

Opstellen nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen

Eens in de 4 jaar bij nieuwe raadsperiode (volgende 2026)

Risicoscan toevoegen aan beleidsnota’s en voorstellen

Continu

Bepalen van toprisico’s, gemeenteraad informeren over toprisico’s en ontwikkeling en effectiviteit maatregelen

Tweemaal per jaar (bij begroting en jaarrekening)

Actor

Taken en verantwoordelijkheden

Wanneer

Directie (incl. concerncontroller)

Op afroep: netwerkmanager/

businesscontrol

Verantwoordelijk voor behalen doelstellingen risicomanagement

Continu

Prioritering risico’s

Elk halfjaar

Monitoren risicoprofiel

Minimaal elk kwartaal

Rapporteren aan college over gemeentebrede toprisico’s met een risicoscore > 8 (zie bijlage 1)

Via cyclische rapportages

Actor

Taken en verantwoordelijkheden

Wanneer

Netwerk van Teams (directeur, netwerkmanagers en business-controller)

Op afroep: teamcontroller

Doorlopen risicomanagementproces

Minimaal elk kwartaal

Risicoprofiel rapporteren aan Directie en bijwerken in applicatie (bv NARIS)

Elk kwartaal

Team Control/concerncontroller

Actor

Taken en verantwoordelijkheden

Wanneer

Team (concern) Control

Toetsen werking risicomanagement proces en opstellen paragraaf Weerstandsvermogen

Twee keer per jaar (bij begroting en jaarrekening)

Onderstaand worden allereerst de zes verplicht in de begroting en jaarstukken op te nemen financiële kengetallen beschreven. In een afzonderlijke notitie omtrent de houdbaarheid van onze gemeentefinanciën stellen we voor om deze kengetallen met een nieuw kengetal uit te breiden: de houdbaarheidsquote.

1.Netto schuldquote

Dit cijfer geeft inzicht in het niveau van de gemeentelijke schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft dus een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Een laag percentage is gunstig.

2.Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen.

Omdat bij door de gemeente verstrekte leningen onzekerheid kan bestaan of ze allemaal worden terugbetaald, wordt dit kengetal zowel berekend inclusief als exclusief de doorgeleende gelden. Zo wordt duidelijk wat het aandeel van de verstrekte leningen in de exploitatie is en wat dit betekent voor de schuldenlast. Hoe lager de percentages, hoe beter.

3.Solvabiliteit

Dit cijfer geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger dit percentage, hoe gunstiger dit is voor de financiële weerbaarheid van de gemeente. Dit cijfer geeft dus een soort toekomstvisie weer.

4.Grondexploitatie

De boekwaarde van de voorraden grond moet worden terugverdiend bij de verkoop. Kenmerkend voor grondexploitaties is dat de looptijd meerdere jaren is. Naarmate de inkomsten verder in de toekomst liggen, brengt dit meer rentekosten en risico’s met zich mee.

5.Structurele exploitatieruimte

Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is. Daartoe worden de structurele baten en lasten vergeleken met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van de leningen) te dekken.

6.Belastingcapaciteit

Dit cijfer geeft inzicht in hoe de belastingdruk in de gemeente zich verhoudt ten opzichte van het landelijk gemiddelde. Als dit percentage hoog ligt, betekent het dat de gemeente meer inkomsten uit belastingen zou kunnen verwerven. Of dit wel of niet gebeurt, is een beleidskeuze.

Aanvullen

Verhogen van de beschikbare weerstandscapaciteit zodat het

weerstandsvermogen weer voldoende wordt

Aanwezige weerstandscapaciteit

Het aandeel van de beschikbare weerstandscapaciteit dat daadwerkelijk aanwezig is op de balans of in de exploitatie

Afromen

Verlagen van de beschikbare weerstandscapaciteit zodat het weerstandsvermogen niet groter is dan noodzakelijk.

Balans

Overzicht van de bezittingen en schulden van de gemeente op een bepaald moment.

Belastingen

Gemeentelijke heffingen die geen rechtstreeks verband houden met de door de gemeente geleverde producten en diensten.

De gemeente mag de tarieven zelf bepalen (met uitzondering van de tarieven onroerende-zaakbelastingen).

Nog niet ingevulde begrotingsruimte

Middelen die in de begroting nog niet bestemd zijn voor specifieke doeleinden, maar zijn ingezet voor een algemeen risicoband.

Omvang/gevolg

Een inschatting van de in geld uitgedrukte gevolgen van eenrisico op het moment dat het risico zich daadwerkelijk voordoet. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen:

➢ Minimale omvang/gevolg: inschatting welke financiële gevolgen het risico (als het zich echt voordoet) in ieder geval heeft

➢ Verwachte omvang/gevolg: inschatting welke financiële gevolgen het risico (als het zich echt voordoet) waarschijnlijk heeft

➢ Maximale omvang/gevolg: inschatting welke financiële gevolgen het risico (als het zich echt voordoet) ten hoogste heeft.

Ook wordt onderscheid gemaakt tussen:

➢ Bruto omvang: inschatting welke financiële gevolgen het risico heeft (als het zich echt voordoet), zonder dat rekening gehouden wordt met maatregelen die al getroffen zijn om deze gevolgen af te dekken

➢ Netto omvang: inschatting welke financiële gevolgen het risico heeft (als het zich echt voordoet), waarbij gecorrigeerd is voor de maatregelen die al getroffen zijn om deze gevolgen af te dekken. De netto verwachte omvang is de basis voor de bepaling van het benodigde weerstandsvermogen.

Onbenutte belastingcapaciteit

Het verschil tussen de werkelijke inkomsten uit belastingen en retributies en de mogelijke inkomsten.

Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

Onderdeel van de programmabegroting en –verantwoording, waarin ingegaan wordt op het weerstandsvermogen en de risico’s.

Post onvoorzien

Middelen die in de begroting nog niet zijn bestemd voor specifieke doeleinden, maar beschikbaar zijn voor onvoorziene uitgaven. De post onvoorzien maakt deel uit van het programma algemene uitgaven en inkomsten.

Potentiële weerstandscapaciteit

Het aandeel van de beschikbare weerstandscapaciteit dat in potentie beschikbaar is. De middelen kunnen pas ingezet worden voor het opvangen van risico’s, nadat hiervoor eerst besluitvorming heeft plaatsgevonden en/of aanvullende acties zijn genomen. De ‘onbenutte belastingcapaciteit OZB’ is hier een voorbeeld van.

Reserves

De reserves zijn een onderdeel van de balans. Reserves behoren tot het eigen vermogen van de gemeente, wat wil zeggen dat gemeenten in beginsel zelf mogen bepalen waaraan dit geld uitgegeven wordt.

Retributies

Gemeentelijke heffingen die rechtstreeks verband houden met door de gemeente geleverde producten of diensten. De opbrengsten mogen de kosten niet overstijgen.

Risico

Een onzekere gebeurtenis met oorzaken, een kans van optreden en effecten op de doelstellingen.

Risicomanagement

Het geheel aan activiteiten en maatregelen gericht op het expliciet en systematisch omgaan met en het beheersen van risico’s.

Risicoscore

Score van het individuele risico op basis van de netto verwachte omvang en waarschijnlijkheid: score op impact = score op omvang x score op waarschijnlijkheid

Risicosimulatie

Computersimulatie waarin wordt onderzocht wat de op basis van statische technieken de verwachte gevolgen zijn van alle geïnventariseerde risico’s samen in een willekeurig jaar.

Stille reserves

Het verschil tussen de marktwaarde van gemeentelijke bezittingen (panden, aandelen e.d.) en de waarde waarvoor deze op de balans zijn opgenomen. Hierop komt in mindering de gederfde toekomstige exploitatieresultaten (zoals wegvallend dividend).

Verwachte impact

Mate waarin het risico meetelt voor de bepaling van het benodigde weerstandsvermogen: verwachte impact = netto verwachte omvang/gevolg x waarschijnlijkheid.

Waarschijnlijkheid

Inschatting van de kans dat het risico zich zal voordoen.

Weerstandsbehoefte (risicobedrag)

De hoeveelheid middelen die benodigd zijn om risico’s op te kunnen vangen.

Weerstandsvermogen Weerstandsratio)

Het weerstandsvermogen (weerstandsratio) is de mate waarin de gemeente in staat is om de gevolgen van risico’s op te vangen, zonder dat het beleid of de uitvoering daarvan in gevaar komt. De maatstaf wordt als volgt berekend:

Weerstandsvermogen = aanwezige weerstandcapaciteit

(weerstandsratio) weerstandsbehoefte

De term weerstandsvermogen verwijst (in tegenstelling tot de term weerstandscapaciteit) niet naar geld, maar is een kengetal/ waarderingscijfer van <0,4 (slecht) tot >2,0 (uitstekend). O.b.v. het Coalitieakkoord 2022-2026 wordt een weerstandsratio van 2,5 als norm gehanteerd.

Bij bepaling van dit kengetal kijken we naar de situatie op basis van het huidig beleid. Om die reden nemen wij alleen de daadwerkelijk aanwezige weerstandscapaciteit mee.

De potentiële weerstandscapaciteit (door onbenutte belastingcapaciteit of stille reserves) nemen we niet mee omdat hiervoor besluitvorming door de gemeenteraad benodigd is of pas bij verkoop gerealiseerd wordt.