Verordening op de raadscommissie

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

-commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

-commissielid: lid van een raadscommissie;

-commissievoorzitter: voorzitter van de raadscommissie of diens plaatsvervanger;

-griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

-wet: Gemeentewet.

-fractie: fractie als bedoeld in het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Venray;

-agendacommissie: agendacommissie als bedoeld in het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Venray;

Artikel 2. Instelling raadscommissie

Er is een raadscommissie bestemd voor de voorbereiding van door de raad te nemen besluiten en voor het voeren van overleg met het college en de burgemeester.

Artikel 3. Taken

De raadscommissie:

a.brengt advies uit aan de raad over voorlopig geagendeerde raadsvoorstellen;

b.kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a, en

c.voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen, bedoeld onder a.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

1De raadscommissie bestaat uit leden, niet zijnde raadsleden, of raadsleden.

2a. De raadsleden zijn automatisch lid van de commissie voor de duur van hun zittingsperiode als raadslid;

b.De commissieleden, niet zijnde raadsleden, worden door de agendacommissie op voordracht van de fracties benoemd;

3De artikelen 10, 11, 12, 13 en 14 van de wet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

4In afwijking van het bepaalde in artikel 10, lid 1, van de Gemeentewet wordt de minimumleeftijd voor het lidmaatschap van een raadscommissie bepaald op 16 jaar.

5Er is een pool van commissievoorzitters die op voordracht van de agendacommissie door de raad worden benoemd. De agendacommissie beslist voor verzending van de schriftelijke oproep wie het voorzitterschap van een vergadering uitoefent.

6In de vergaderingen van de raadscommissie is elke fractie met maximaal 3 leden vertegenwoordigd. De fracties zijn bevoegd de samenstelling te wisselen met dien verstande dat tijdens de behandeling van een agendapunt geen wisseling plaatsvindt. Wisseling vindt plaats na afronding van een in artikel 8 lid 4 bedoeld cluster.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

1De zittingsperiode van een commissielid en commissievoorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

2Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

3De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

4De raad kan de commissievoorzitters ontslaan.

5Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de agendacommissie.

6Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

7Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

1De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van de raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar aan.

2De commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.

3Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar. De raadsgriffier kan in iedere vergadering de commissiegriffier vervangen.

4Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Artikel 7. Vergaderfrequentie

1De raadscommissie vergadert in de regel twee weken voorafgaand aan de raadsvergadering op dinsdag, woensdag en donderdag. De agendacommissie bepaalt het aantal benodigde vergaderdagen per vergadercyclus. De vergaderingen van de raadscommissie vangen aan om 19.30 uur en vinden plaats in het gemeentehuis.

2De raadscommissie vergadert voorts indien de agendacommissie het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

3De voorzitter kan in bijzondere gevallen een ander aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

Artikel 8. Oproep en agenda

1De commissievoorzitter zendt ten minste 14 dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken.

2In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

3Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 9, tweede lid, van toepassing.

4Bij het opstellen van de voorlopige agenda’s worden onderwerpen die betrekking hebben op hetzelfde programma als bedoeld in de begroting in dezelfde vergadering geagendeerd. Onderwerpen worden per programma geclusterd.

5De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van het bepaalde onder lid 4.

6Een lid van de commissie kan verzoeken om een onderwerp, geplaatst op de lijst ingekomen stukken, te agenderen voor de eerstvolgende commissievergadering. Het lid dient ten minste 7 dagen voor de eerstvolgende vergadering van de agendacommissie een korte notitie te maken, waarin wordt weergegeven wat hij graag wil bespreken.

7De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

1Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep op de raadsinformatiewebsite beschikbaar gesteld. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken beschikbaar worden gesteld, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving.

2Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

1De vergadering wordt tegelijkertijd met de oproep door aankondiging in de gemeentelijke informatierubriek van een lokaal blad en zodra mogelijk door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

2De openbare kennisgeving vermeldt de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering.

3In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Artikel 11. Presentielijst

1De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

2Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

1Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties met ten minste één woordvoerder aanwezig is.

2Als op grond van het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

3Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. De raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties met ten minste één woordvoerder aanwezig is.

Artikel 13. Advies; geen stemmingen

1Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

2In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en leden.

3In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 14. Aantal spreektermijnen

1Over een aanhangig onderwerp voert per fractie één lid het woord.

2Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

3Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

4Commissieleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.

5Bij de bepaling hoeveel keer een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen

De raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 16. Handhaving orde en schorsing

1De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

2Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

3Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

4Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan de voorzitter bovendien de agendacommissie verzoeken het commissielid voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 17. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Artikel 18. Verslag

1Een commissiegriffier draagt zorg voor de verslaglegging van de commissievergaderingen, bestaande uit een beeld- en geluidopname en een besluitenlijst.

2Uit de besluitenlijst blijkt in ieder geval:

a.de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

b.een aantekening van welke fracties afwezig waren;

c.een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

d.een samenvatting van het advies, dan wel het besluit van de raadscommissie;

e.bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 15 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

3Een conceptbesluitenlijst wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop hij betrekking heeft.

4Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

5Elektronisch beschikbare opnames en besluitenlijsten worden op de raadsinformatiewebsite geplaatst.

Artikel 19. Vragenuur

1Tijdens elke commissievergadering is er een vragenuur voor vragen aan het college over niet-geagendeerde, actuele onderwerpen. Het vragenuur vervalt indien er bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan de voorzitter bepalen dat het vragenuur op een ander tijdstip wordt gehouden.

2Het lid van de raadscommissie dat tijdens het vragenuur vragen wil stellen, meldt deze vragen schriftelijk onder aanduiding van het onderwerp door tussenkomst van de commissiegriffier bij de voorzitter. Het onderwerp en de vragen dienen uiterlijk om 09.00 uur op de werkdag voorafgaande aan de dag waarop in die week de eerste commissievergadering plaatsvindt te worden ingediend.

3De voorzitter kan na overleg met de vragensteller weigeren een onderwerp tijdens het vragenuur aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht aangegeven of het onderwerp in de commissievergadering op diezelfde dag aan de orde komt, dan wel de vraag beter (eerst) via de commissiegriffier aan de gemeentelijke organisatie kan worden voorgelegd.

4De voorzitter brengt het onderwerp waarover vragen gesteld zullen worden uiterlijk 1 werkdag voor aanvang van de vergadering ter kennis van de overige commissieleden en de betrokken collegeleden.

5De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenuur aan de orde worden gesteld. Indien er meerdere vergaderingen in één week plaatsvinden, kan de commissievoorzitter beslissen dat de vragen in een andere vergadering aan de orde komen.

6De voorzitter bepaalt per onderwerp de spreektijd voor de vragensteller, voor de betrokken collegeleden en voor de overige leden van de raadscommissie.

7Na de beantwoording door de collegeleden krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen. Vervolgens kan de voorzitter aan andere leden van de raadscommissie het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan de collegeleden vragen te stellen over hetzelfde onderwerp.

8Tijdens het vragenuur worden geen interrupties toegelaten.

Artikel 20. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 21. Verslag besloten vergadering

1Conceptbesluitenlijsten van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

2Deze besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op de besluitenlijst.

3De vastgestelde besluitenlijsten worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 22. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Artikel 23. Toehoorders en pers

1Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

2Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

3De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

4Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Artikel 25. Gebruik mobiele telefoons en andere communicatiemiddelen

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen toegestaan, onder voorwaarde dat deze geen inbreuk maken op de orde van de vergadering, ter beoordeling van de voorzitter.

Artikel 26. Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de raadscommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 27. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening op de raadscommissie”.

2Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van de bekendmaking van dit besluit.

3De “Verordening op de raadscommissies” vastgesteld bij raadsbesluit van 27 juni 2024 wordt ingetrokken met ingang van de in het tweede lid bepaalde datum.