Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1.1 Taak
De vertrouwenscommissie (hierna: de commissie) heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel 1.2 Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit maximaal tien leden, één lid per fractie, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
2Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.
3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 1.3 Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
2De plaatsvervangend griffier kan bij vervulling van de in artikel 1 genoemde taak als plaatsvervangend secretaris aan de commissie worden toegevoegd.
3De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
4De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 1.4 Adviseur
1De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur.
2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
3De adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.
Artikel 1.5 Geheimhouding
1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge artikel 61c van de Gemeentewet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” verzonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
4De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Hoofdstuk II bepaling inzake werkwijze commissie
Artikel 2.1 Vergaderingen
1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of een absolute meerderheid van het aantal leden dit noodzakelijk achten.
2De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en plaats van de vergadering.
3De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan:
a.de leden van de commissie;
b.indien van toepassing, de adviseur(s);
c.indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
4De commissie vergadert niet als niet een absolute meerderheid van het aantal leden aanwezig is.
Artikel 2.2 Stemming
1De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft.
2De commissie streeft naar unanimiteit. De opvattingen van de minderheid worden desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.
3Bij het staken van de stemmen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen van de leden in het verslag opgenomen.
Artikel 2.3 Archivering
1De secretaris draagt er zorg voor dat na afronding van de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden worden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2De secretaris draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
Artikel 2.4 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure
1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
2Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ”persoonlijk en vertrouwelijk” op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter, gezonden aan de secretaris en door de secretaris bewaard tot het moment van archivering.
3Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en door de secretaris verzonden.
Artikel 2.5 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
1De commissie verschaft zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.
2De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.
Artikel 2.6 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
1De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.
2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
3Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.
Artikel 2.7 Verslag (her)benoemingsprocedure
1De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
b.een concept aanbeveling met gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoeming wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd;
c.aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie. Bij het uitblijven van unanimiteit worden de opvattingen van de minderheid vermeld.
2Het verslag heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
a.bij benoeming: de conceptaanbeveling van twee personen;
b.bij herbenoeming: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.
Hoofdstuk III Ontbinding van de commissie
Artikel 3.1 Ontbinding van de commissie
1De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
2De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.
3Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is benoemd.
4Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.
Hoofdstuk IV Klanbordgesprekken functioneren burgemeester
Artikel 4.1 Taak bij klankbordgesprekken
1De commissie heeft als taak om gedurende de benoemingstermijn van de burgemeester namens de raad klankborden over het functioneren van de burgemeester in zijn diverse rollen binnen de kaders van de profielschets en eventuele aanvullende aandachtspunten bij de aanbeveling voor herbenoeming.
2Bij de uitvoering van deze taak brengt de commissie relevante signalen vanuit de raad, derden en/of de samenleving ter attentie van de burgemeester.
Artikel 4.2 Samenstelling gedurende de benoemingstermijn
1Voor de uitvoering van de taak als bedoeld in artikel 4.1 bestaat de commissie uit twee leden, te benoemen door de raad. Deze leden hebben bij voorkeur zitting gehad in de commissie gedurende de benoeming en/of herbenoeming van de burgemeester.
2Ten aanzien van informatie en het behandelde in de commissie gedurende de benoemingstermijn is artikel 5 van deze verordening van overeenkomstige toepassing.
Artikel 4.3 Aantal gesprekken
1De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren van de burgemeester.
2Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
Artikel 4.4 Voorbereiding en inhoud
1De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
2De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
3De commissie informeert de raad op hoofdlijnen over de voorbereiding en het te lopen proces.
4De secretaris treedt op als contactpersoon voor de commissie gedurende de benoemingstermijn van de burgemeester.
5Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ”persoonlijk en vertrouwelijk” op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de commissie, gezonden naar de secretaris en door de secretaris bewaard tot het moment van archivering.
Artikel 4.5 Verslaglegging klankbordgesprekken
1Van de gesprekken als bedoeld in artikel 4.3 wordt per gesprek een verslag opgesteld. Het opstellen van het verslag gebeurt onder verantwoordelijkheid van de secretaris.
2Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept. Indien de burgemeester niet akkoord is, maakt de reactie deel uit van het verslag.
3Het verslag wordt getekend door alle deelnemers van het gesprek.
4Het verslag wordt niet openbaar gemaakt en ligt alleen ter inzage bij de secretaris voor de leden van de commissie, de burgemeester en leden van de raad. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
Hoofdstuk V Overige bepalingen
Artikel 5.1 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 5.2 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.