Richtlijn veelschrijvers gemeente Veldhoven

Tekst

Uitgangspunten correspondentie

1Uitgangspunt is dat de gemeente zorgvuldig, correct en tijdig reageert op correspondentie van en met burgers.

2Een burger mag nooit in zijn rechtsbeschermingsmogelijkheden en in zijn mogelijkheden zich schriftelijk te uiten naar de gemeente beperkt worden. Dat individuele belang van een burger blijft gewaarborgd.

Criteria veelschrijver

3Wanneer een burger (als zijnde persoon of namens een bedrijf) zich buitensporig veel tot de gemeente richt en daarbij een onevenredig groot beslag legt op de bestuurlijke en/of ambtelijke organisatie kan sprake zijn van ‘veelschrijven’.

Van een ‘onevenredig groot beslag’ is in ieder geval sprake als van de gemeente een inspanning nodig is die buitensporig afwijkt van hetgeen van een dienstverlenende overheidsinstantie mag worden verwacht.

4Bij veelschrijven gaat het om sturen van:

a.informele berichten zoals informatieve mededelingen, vragen, op- en aanmerkingen over gemeentelijke voorstellen en gemeentelijk beleid; en

b.formele berichten zoals klachten, bezwaren, verzoeken om informatie op grond van de Wet open overheid, handhavingsverzoeken en het aanvragen van een beschikking.

Voortraject

5De gemeente voert, voordat een burger wordt aangewezen als veelschrijver, een gesprek met hem over het buitensporig veel corresponderen met de gemeente. Dit gesprek kan onder meer bijdragen aan herstel van vertrouwen, aan waarheidsvinding en kan mogelijk leiden tot het maken van (werk)afspraken.

6Indien nodig wordt de burger (ook) schriftelijk geinformeerd over het buitensporig veel corresponderen met de gemeente en de mogelijke gevolgen daarvan.

7Als het bepaalde onder 5 niet leidt tot het gewenste resultaat wordt een ‘stopgesprek’ gevoerd. De burger krijgt tijdens dit gesprek een laatste mogelijkheid aangeboden om zijn gedrag, met betrekking tot het corresponderen, te veranderen. Ook wordt hij gewezen op de mogelijkheid tot aanwijzing als veelschrijver. Indien het voeren van een gesprek niet mogelijk blijkt, wordt het bovenstaande schriftelijk medegedeeld.

Aanwijzing veelschrijver en werking richtlijn

8Het college is bevoegd een burger, conform deze richtlijn, als veelschrijver aan te wijzen.

9Wanneer het college een burger heeft aangemerkt als veelschrijver wordt deze hiervan schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gebracht. Ook wordt toegelicht wat hiervan de gevolgen zijn.

10Aan de veelschrijver wordt verzocht alleen nog schriftelijk of via gemeente@veldhoven.nl te corresponderen.

11Om de correspondentie met een veelschrijver in goede banen te leiden, wordt in overleg met de gemeentescretaris een werkwijze afgesproken en kunnen een of meer ambtelijk contactpersonen worden aangewezen.

12De inhoud van de correspondentie wordt ambtelijk beoordeeld.

a.Als sprake is van een informeel bericht wordt, uit een oogpunt van zorgvuldigheid, hierop kort gereageerd met de mededeling dat de correspondentie in goede orde is ontvangen en dat niet meer inhoudelijk wordt gereageerd.

b.Formele berichten zoals klachten, bezwaren, verzoeken om informatie op grond van de Wet open overheid, handhavingsverzoeken en het aanvragen van een beschikking worden wél in behandeling genomen.

13Als de correspondentie beledigend van toonzetting is wordt volstaan met de mededeling dat (in het vervolg) niet (meer) wordt gereageerd.

14In individuele gevallen kan, na overleg met de portefeuillehouder, van deze richtlijn worden afgeweken

15Het college kan, indien wenselijk, aanvullende maatregelen opleggen.

16Het college besluit tot het opheffen van de aanwijzing als veelschrijver.