Verordening Auditcommissie gemeenteraad Veenendaal 2015

Artikel 1 Instelling en begripsbepaling

1Er is een auditcommissie ingesteld op grond van het bepaalde in artikel 84 Gemeentewet.

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.raad gemeenteraad;

b.college college van burgemeester en wethouders;

c.commissie auditcommissie;

d.wet Gemeentewet;

e.accountant de in de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal bedoelde accountant die belast is met de controle op de jaarrekening als bedoeld in artikel 197 van de wet;

f.griffier de op grond van artikel 107wet door de raad benoemde functionaris;

Artikel 2 Doel

1De commissie geeft uitvoering aan de taken omschreven in artikel 3.

2De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Taken

De commissie is belast met:

a.het voorbereiden van de aanbesteding van de accountantscontrole;

b.het voeren van afstemmingsoverleg als bedoeld in artikel 1, onder g. van de Verordening voor de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Veenendaal;

c.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting raad over de opzet, coördinatie en uitvoering van de accountantscontrole;

d.het aandragen van onderzoeksonderwerpen, zogenaamde speerpunten, ten behoeve van de interim controle door de accountant;

e.het voeren van technisch overleg met de accountant over de boardletter, de jaarrekening en het rapport van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;

f.het adviseren van de raad over de wijze van behandeling van de rapportages van de accountant;

g.het adviseren van de raad over de uitvoering en de door het college voorbereide aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a wet;

h.het evalueren van de werkzaamheden van de accountant.

Artikel 4 Samenstelling van de commissie

1De commissie bestaat uit minimaal drie (schaduw-)raadsleden en maximaal vijf, waarbij een evenwichtige verdeling gehanteerd wordt over de collegedragende – en niet college dragende fracties en waarbij de voorkeur uit gaat naar raadsleden.

2De leden worden voorgedragen en door de raad benoemd.

3Leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

4De commissie wijst uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

5De griffier is de vaste adviseur.

6De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

7Als interne c.q. externe adviseurs worden in ieder geval aangemerkt: de portefeuillehouder Financiën, de gemeentesecretaris en de accountant.

Artikel 5 Zittingsduur

1De leden van de commissie worden voor de duur van een raadsperiode benoemd. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

2Het (schaduw-)raadslid kan één keer worden herbenoemd voor eenzelfde periode.

3Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van (schaduw-)raadslid, door ontslagname, of door een door de raad met redenen omkleed besluit.

4In tussentijds in de commissie opengevallen plaatsen, wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

Artikel 6 Voorzitter en secretaris

1De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden.

2De commissie wordt ondersteund door een secretaris. Dit is een raadsadviseur vanuit de griffie, die de voorzitter ondersteunt bij de taken genoemd onder lid 1, de commissie inhoudelijk voorbereidt en verslaglegging faciliteert.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert tenminste drie maal per jaar en voorts zo vaak als de voorzitter of twee van haar leden dit noodzakelijk achten.

2De voorzitter deelt tenminste een week tevoren aan de leden mee dat een vergadering wordt gehouden.

3De commissie vergadert niet als niet tenminste de drie van de leden aanwezig zijn.

4De commissie besluit bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. Bij het staken van stemmen wordt het ontbrekende commissielid verzocht schriftelijk een stem uit te brengen.

5De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

6Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie en ter kennisname aangeboden aan de raad(scommissie).

7De verslagen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

8Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen ligt voor de raad en het college ter inzage op de griffie.

Artikel 8 Informeren raad

Op verzoek van de raadscommissie geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een commissievergadering.

Artikel 9 Inwerkingtreden en citeertitel

1Op de datum genoemd onder lid 3 van dit artikel vervalt het reglement Auditcommissie dat is vastgesteld door de commissie op 23 juni 2010.

2De verordening wordt aangehaald als “Verordening Auditcommissie gemeenteraad Veenendaal 2015”.

3Deze verordening treedt in werking op de dag 1 januari 2015.