Reglement van orde van de rekenkamer Veenendaal

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Veenendaal;

b.voorzitter: de voorzitter van de rekenkamer;

c.secretaris: de ambtelijk secretaris van de rekenkamer;

d.leden: de door de gemeenteraad benoemde leden van de rekenkamer;

e.onderzoek: een onderzoek als bedoeld in artikel 81o Gemeentewet.

Artikel 2 Frequentie, tijd en plaats van vergaderingen

1De Rekenkamer vergadert in de regel maandelijks,

2In het laatste kwartaal stelt de Rekenkamer het vergaderschema voor het daaropvolgende jaar vast.

3Vergaderingen kunnen fysiek, hybride of digitaal plaatsvinden.

4De voorzitter kan extra vergaderingen uitschrijven indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven.

5Extra vergaderingen worden, behoudens spoedeisende gevallen, minimaal twee weken vooraf aangekondigd.

Artikel 3 Oproep en vergaderstukken

1De leden ontvangen een digitale uitnodiging met vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering, minimaal zeven dagen voorafgaand aan de vergadering.

2In spoedeisende gevallen kan van deze termijn worden afgeweken.

3De (voorlopige) agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijk met de uitnodiging verzonden.

4De voorzitter kan besluiten aanvullende stukken toe te zenden.

Artikel 4 Agenda

1De voorzitter stelt bij aanvang van de vergadering de agenda vast.

2Leden kunnen onderwerpen ter agendering aandragen.

3De voorzitter kan de volgorde van behandeling wijzigen.

4Indien een onderwerp onvoldoende is voorbereid, bepalen de leden van de rekenkamer gezamenlijk wanneer het opnieuw wordt geagendeerd.

Artikel 5 Aan- en afwezigheid vergaderingen

1Leden melden verlate aanwezigheid of vroegtijdig vertrek vooraf aan de secretaris.

2Afwezigheid worden zo spoedig mogelijk gemeld.

3De voorzitter bepaalt of de vergadering doorgang kan vinden.

4Bij afwezigheid van meer dan de helft van de leden wordt de vergadering verplaatst.

5Bij langdurige afwezigheid van de secretaris draagt de griffie, in overleg met de voorzitter, zorg voor vervanging.

6Bij afwezigheid van de voorzitter treedt de aangewezen 1e respectievelijk de 2e plaatsvervanger op als plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 6 Rechtsgeldigheid van vergaderingen

1Besluiten kunnen slechts rechtsgeldig worden genomen indien ten minste twee leden van de Rekenkamer aanwezig zijn.

2De Rekenkamer kan besluiten nemen buiten vergadering indien: a. alle leden schriftelijk of digitaal hun stem uitbrengen; en b. het besluit unaniem wordt genomen.

3Schriftelijke besluitvorming is toegestaan voor alle besluiten van de Rekenkamer.

Artikel 7 Besluitvorming

1Besluiten worden bij voorkeur op basis van consensus genomen.

2Indien consensus ontbreekt, wordt besloten bij meerderheid van stemmen.

3Bij staken van stemmen wordt de stemming uitgesteld tot de volgende vergadering.

4Indien uitstel niet mogelijk is, is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

5Voor de vaststelling van rapporten geldt dat leden hun oordeel schriftelijk of in vergadering kenbaar maken.

Artikel 8 Verslaglegging

1De secretaris zorgt voor een actie/besluitenlijst van de vergadering.

2De actie/besluitenlijst wordt binnen één week na de vergadering aan de rekenkamerleden verzonden.

Artikel 9 Deelname van derden

De voorzitter kan, na overleg met de leden, derden uitnodigen om (een deel van) de vergadering als toehoorder of adviseur bij te wonen.

Artikel 10 Geheimhouding en bescherming van gevoelige informatie

1De leden, secretaris en overige aanwezigen zijn gehouden aan geheimhouding over hetgeen in vergaderingen wordt besproken.

2Vergaderingen van de Rekenkamer zijn besloten, tenzij de Rekenkamer anders besluit.

3De rapporten die de Rekenkamer uitbrengt, alsmede het onderzoeksplan en jaarverslag, zijn openbaar.

4Communicatie over lopende onderzoeken verloopt, tenzij anders afgesproken, via de voorzitter.

Artikel 11 Integriteit en belangenverstrengeling

1Leden, voorzitter en secretaris vermijden belangenverstrengeling en de schijn daarvan.

2Mogelijke risico’s worden direct gemeld en besproken.

3Indien sprake is van (mogelijke) belangenverstrengeling, neemt het betreffende lid geen deel aan het onderzoek of de beraadslaging.

4Politiek of persoonlijk gedrag dat het gezag van de Rekenkamer kan schaden wordt vermeden.

Artikel 12 Werkwijze en onderzoeksprotocol

1De Rekenkamer bepaalt haar eigen werkwijze en legt deze vast in dit Reglement van orde en in een afzonderlijk onderzoeksprotocol.

2De Rekenkamer hanteert een onderzoeksprotocol, waarin ten minste is opgenomen:

o objectiviteit en onafhankelijkheid; hoor en wederhoor; dossiervorming; concept- en eindrapportage; communicatie met onderzochte organisaties.

3Het onderzoeksprotocol wordt gepubliceerd op de website van de Rekenkamer.

Artikel 13 Onderzoeksplan

1De Rekenkamer stelt jaarlijks een onderzoeksplan vast.

2Het plan bevat een prioritering van onderzoeksonderwerpen en een raming van uitvoeringsbudgetten.

3Het plan wordt ter kennisneming aan de raad aangeboden.

4De Rekenkamer kan het onderzoeksplan gedurende het jaar aanpassen.

Artikel 14 Budget en financiële verantwoordelijkheid

1De Rekenkamer is bevoegd over haar eigen budget, conform de Verordening Rekenkamer.

2De secretaris is budgethouder namens de Rekenkamer.

3Verantwoording vindt plaats via de reguliere planning- en controlcyclus van de gemeente Veenendaal.

4De rekenkamer werkt met een vier-ogen-principe als het gaat om goedkeuring van budget bij onderzoek in eigen beheer en goedkeuring op declaratie-uitbetaling achteraf.

Artikel 15 Samenwerking met de Klankbordgroep

1De klankbordgroep fungeert namens de raad als klankbord voor het functioneren van de Rekenkamer.

2De klankbordfunctie omvat ten minste: a. afstemming over onderzoeksplanning; b. overleg over werving van leden; c. bespreking van jaarverslag en onderzoeksplan.

3De Klankbordgroep heeft geen inzage in vertrouwelijke onderzoeksinformatie.

4Minimaal één keer per jaar vindt overleg plaats onder voorzitterschap van de voorzitter van de Klankbordgroep.

Artikel 16 Evaluatie

1De Rekenkamer voert eens per drie jaar een interne evaluatie uit van haar functioneren en samenwerking.

2Eens per vier jaar vindt een externe evaluatie plaats door een onafhankelijke partij.

3De resultaten worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 17 Wijziging van het Reglement van orde

1De Rekenkamer kan dit reglement wijzigen met meerderheid van stemmen binnen de rekenkamer.

2Wijzigingen worden gepubliceerd en ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 18 Slotbepaling

1In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de Rekenkamer.

2Dit reglement treedt in werking op de dag na vaststelling.