3. Opzet mandaatbesluit
Artikel 1 Begripsbepalingen
In het kader van het Mandaatbesluit griffie gemeente Veenendaal wordt verstaan onder:
a.Mandaat:
de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;
b.Bestuursorgaan:
de raad of de burgemeester;
c.Werkgeverscommissie:
de commissie ingesteld door de raad ter behartiging van werkgeverszaken voor de griffier
d.Griffier:
de door de raad op grond van artikel 107 Gemeentewet benoemde griffier;
d.Mandaatbesluit:
besluit van een bestuursorgaan mandaat te verlenen;
e.Mandaatgever:
het bestuursorgaan dat mandaat verleent;
f.Gemandateerde:
de functionaris die het mandaat uitoefent;
g.Ondermandaat:
de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan namens de gemandateerde besluiten te nemen;
Artikel 2 Mandaat en ondermandaat
1Aan de werkgeverscommissie en de griffier wordt mandaat, volmacht en machtiging verleend tot het, namens en onder verantwoordelijkheid van de raad, het college dan wel de burgemeester, nemen van besluiten en het ondertekenen van die besluiten ter uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in bijlage II.
2Voor zover van toepassing, omvat de bevoegdheid om krachtens mandaat besluiten te nemen tevens de bevoegdheid tot het stellen van voorschriften.
3De werkgeverscommissie of de griffier kan ter uitoefening van de krachtens dit Reglement aan de werkgeverscommissie of de griffier gemandateerde bevoegdheden, schriftelijk rechtstreeks ondermandaat verlenen, tenzij uit bijlage II blijkt dat dit niet is toegestaan, tot het nemen van besluiten en het ondertekenen daarvan aan de griffier en de medewerkers van de griffie.
4Elk verleend ondermandaat wordt aangetekend op een als zodanig gewaarmerkte ondermandaatregister.
Artikel 3 Reikwijdte (onder)mandaat
Het mandaat of ondermandaat, strekt niet verder dan de uitoefening van die bevoegdheden die tot het takenpakket van de (onder)gemandateerde behoort.
Artikel 4 Algemene regels, uitzonderingen
1.De (onder)gemandateerde is niet bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld onder bijlage II wanneer zich de volgende situaties voordoen:
a.de bevoegdheid betreft het vaststellen van verordeningen, andere regelingen of nadere regels;
b.advies is nodig van een ander(e) afdeling/instelling/commissie en dit advies en het eigen standpunt sluiten niet op elkaar aan dan wel leiden niet tot dezelfde conclusie;
c.de raad, de voorzitter, de werkgeverscommissie of het college geeft te kennen het voorstel aan de raad c.q. het college ter besluitvorming te willen voorleggen;
d.het besluit impliceert een afwijking van beleidsregels, richtlijnen, voorschriften, en dergelijke;
e.het besluit leidt tot overschrijding van budgetten of kredieten;
f.de gemandateerde heeft een persoonlijk belang bij het uitoefenen van de bevoegdheid;
g.het besluit betreft een weigering, een afwijzing, een intrekking, een terugvordering, het opleggen van een maatregel of een anderszins negatief besluit en in de bijlage II is expliciet opgenomen dat de (onder)gemandateerde tot dat besluit niet bevoegd is;
h.het besluit betreft een voor de geadresseerde negatiefbesluit en in de bijlage II is expliciet opgenomen dat de (onder)gemandateerde tot dat besluit niet bevoegd is;
Doet zich één van de onder a t/m h omschreven situaties voor, dan wordt het nemen van het besluit voorgelegd aan het oorspronkelijk bevoegde bestuursorgaan.
2.De uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen van de vastgestelde taken en met inachtneming van het terzake geldende recht alsmede de geldende beleids- en uitvoeringsregels.
Artikel 5 Informatieverstrekking
1De (onder)gemandateerden leggen verantwoording aan de raad, het college en de burgemeester af over de wijze waarop zij van hun mandaat gebruik hebben gemaakt door middel van een jaarverslag.
2De (onder)gemandateerden stellen het bestuursorgaan onverwijld in kennis van krachtens (onder) mandaat genomen besluiten waarvan zij redelijkerwijs moeten aannemen dat kennisneming door dit orgaan van belang is.
Artikel 6 Wijzen van ondertekening
1.De krachtens mandaat genomen besluiten worden als volgt ondertekend:
De raad van Veenendaal,
namens deze,
……. (handtekening, naam, functie gemandateerde)
of
Het college van burgemeester en wethouders van Veenendaal
namens deze
……. (handtekening, naam, functie gemandateerde)
of
De burgemeester van Veenendaal,
namens deze,
……..(handtekening, naam, functie gemandateerde)
2.Ingeval de uitoefening van een bevoegdheid is ondergemandateerd worden de genomen besluiten en overige stukken als volgt ondertekend:
De raad van Veenendaal,
namens dezen,
...................... (handtekening, naam en functie ondergemandateerde)
of
Het college van burgemeester en wethouders van Veenendaal
namens deze
……. (handtekening, naam, functie gemandateerde)
of
De burgemeester van Veenendaal,
namens deze,
...................... (handtekening, naam en functie ondergemandateerde)
Artikel 7 afwezigheid ondergemandateerde
Bij afwezigheid van een ondergemandateerde, zijnde een medewerker van de griffie neemt de gemandateerde, zijnde de griffier, het besluit tenzij in bijlage II anders is bepaald.
Artikel 8 Inwerkingtreding
Dit Reglement treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Artikel 9 Citeertitel
Dit Reglement kan worden aangehaald als: Reglement Mandaatbesluit griffie Veenendaal 2015
Bijlage II
Mandaatbesluit raad en burgemeester
Verklaring gebruikte afkortingen
raad: gemeenteraad van Veenendaal
B&W: college van burgemeester en wethouders van Veenendaal
B: burgemeester
WGC: werkgeverscommissie
GR: griffier
MW: Medewerker griffie
*: Ondermandaat kan in voorkomende gevallen worden verleend aan de griffier of een medewerker van de griffie. Dit ondermandaat wordt schriftelijk verleend onder mededeling aan het wettelijk bevoegde orgaan. Waar sprake is van ondermandaat aan een specifieke functionaris is dat in het overzicht expliciet vermeld.
Griffie
Algemene bevoegdheden
· Daar waar WGC staat, betreft het bevoegdheden die samenhangen met het werkgeverschap jegens de griffier.
· Daar waar GR staat, betreft het bevoegdheden die samenhangen met het werkgeverschap jegens medewerkers van de griffie en andere taken van de griffier.
· De (onder)gemandateerde kan ten aanzien van zichzelf geen bevoegdheden in mandaat uitoefenen (bevoegdheid gaat naar hiërarchisch hogere niveau).
Nr
Omschrijving bevoegdheid
Wettelijk
toege-kend aan
Mandaat
Onder-
Mandaat
Bijzondere voorwaarden
1.1.
Correspondentie die uitsluitend mededelingen, inlichtingen of feitelijke informatie bevat.
raad
WGC/GR
*
2.2.
Correspondentie die vooraf gaat aan het te nemen besluit.
raad
WGC/GR
*
3.3.
Ontvangstbevestigingen en tussenberichten.
raad
WGC/GR
*
4.5.
Verweerschriften inzake beroep of hoger beroep.
raad
WGC/GR
Aanvragen van offertes.
raad
GR
*
6.12.
Behandelen van verzoeken om inlichtingen op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur.
raad
GR
*
Wet bescherming persoonsgegevens
Nr
Omschrijving bevoegdheid
Wettelijk
toege-kend aan
Mandaat
Onder-
Mandaat
Bijzondere voorwaarden
1.
Verwerking van persoonsgegevens in een geautomatiseerd bestand op grond van art. 2.
raad
GR
*
Aanleggen van een nieuw bestand wordt niet ondergemandateerd.
Algemene wet bestuursrecht
Deze bevoegdheden hangen samen met de bevoegdheid tot het beslissen op een Wob verzoek. Derhalve is de functionaris die het mandaat c.q. het ondermandaat heeft om te beslissen op een Wob verzoek ook degene die deze (samenhangende) bevoegdheden in mandaat c.q. ondermandaat kan uitoefenen.
Nr
Omschrijving bevoegdheid
Wettelijk
toege-kend aan
Mandaat
Onder-
Mandaat
Bijzondere voorwaarden
1.2.
Doorzenden of terugzenden van geschriften bestemd voor een ander bestuursorgaan - artikel 2:3
raad
GR
*
2.8.
Bekendmaking besluiten aan geadresseerde en aanvrager – artikel 3:41
raad
GR
*
3.9.
Besluit aanvraag niet te behandelen conform artikel 4:5
raad
GR
*
4.10.
Besluit hernieuwde aanvraag niet te behandelen conform artikel 4:6 lid 2
raad
GR
*
Het aan de aanvrager meedelen dat binnen de wettelijke termijn niet een beschikking kan worden gegeven en het noemen van een redelijke termijn binnen welke de beschikking wel tegemoet kan worden gezien.
raad
GR
*
De aanvrager medelen dat de termijn voor het geven van een beschikking wordt opgeschort met ingang van de dag na die waarop het bestuursorgaan voor de beschikking op de aanvraag redelijkerwijs noodzakelijke informatie aan een buitenlandse instantie heeft gevraagd, tot de dag waarop deze informatie is ontvangen of verder uitstel niet meer redelijk is op grond van art. 4:15 lid 1 sub b
raad
GR
*
In geval van overmacht zo spoedig mogelijk aan de aanvrager medelen dat de beslistermijn is opgeschort, alsmede binnen welke termijn de beschikking wel tegemoet kan worden gezien op grond van art. 4:15 lid 3
raad
GR
*
Zo spoedig mogelijk mededeling doen aan de aanvrager indien de opschorting eindigt, bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, of het tweede lid, onderdelen b en c van artikel 4:15 onder vermelding van de termijn binnen welke de beschikking alsnog moet worden gegeven
raad
GR
*
De verschuldigdheid en de hoogte van de dwangsom bij beschikking vaststellen binnen twee weken na de laatste dag waarover de dwangsom verschuldigd was op grond van art. 4:18.
raad
GR
*
Het terugvorderen van onverschuldigd betaalde dwangsommen voor zover na de dag waarop de beschikking, bedoeld in artikel 4:18 is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken op grond van art. 4:20.
raad
GR
*
Bevoegdheid tot het aangaan van verwerkersovereenkomsten
[werkt terug tot en met 1 januari 2019]
•Deze overeenkomst hangt vaak samen met een overeenkomst tot levering van een dienst
Nr.
Omschrijving bevoegdheid
Wettelijk
toege-kend aan
Mandaat/
Ondermandaat
1Besluiten op grond van artikel 160 Gemeentewet tot het aangaan van overeenkomsten voor de bewerking van gegevens
B & W
GR/ secretaris rekenkamercommissie
1Ondertekenen o.g.v. art. 171 Gemeentewet bovenstaande overeenkomsten
B
GR/ secretaris rekenkamercommissie
Bevoegdheid tot het aangaan van bepaalde overeenkomsten – (deel)budgethouder – facturen
[werkt terug tot en met 1 januari 2019]
Nr.
Omschrijving bevoegdheid
Wettelijk
Toege-kend aan
Mandaat
Besluiten op grond van artikel 160 Gemeentewet tot het aangaan van overeenkomsten voor de levering van goederen en diensten of werken voor zover daartoe reeds een toereikend bedrag op de begroting van baten en lasten is opgenomen.
B & W
GR / secretaris rekenkamercommissie
Ondertekenen o.g.v. art. 171 Gemeentewet bovenstaande overeenkomsten
B
GR / secretaris rekenkamercommissie
Fiatteren facturen aangaande bovenstaande overeenkomsten
B & W
GR
Bijzondere voorwaarden (t.a.v. zowel bevoegdheid 1 als bevoegdheid 2 en 3)
a.Het uitoefenen van het mandaat is beperkt tot een maximumbedrag
b.De besluiten van de gemandateerde moeten passen binnen de door B&W of directie vastgestelde kaders (zoals toereikend budget, inkoop- een aanbestedingsregels, rechtmatigheid etc).
c.Rapportage over de uitoefening van het mandaat, is gekoppeld aan de verantwoording over het gevoerde beleid en beheer via het jaarverslag.
d.Geen overeenkomsten worden aangegaan die een beleidswijziging kunnen inhouden of die in de toekomst kunnen leiden tot een groter beslag op de financiële middelen.
e.De gemandateerde is verantwoordelijk voor het op juiste wijze aangaan en het schriftelijk vastleggen van overeenkomsten.
f.In het geval van een telefonische bestelling wordt de overeenkomst achteraf schriftelijk/ digitaal vastgelegd.
g.De schriftelijke overeenkomsten worden door de gemandateerde zodanig gearchiveerd dat deze voor controle doeleinden tenminste twee jaar beschikbaar zijn.
h.Overeenkomsten die uitgaan boven € 25.000,- maar minder bedragen dan € 100.000,- (bij levering en diensten) of € 150.000,- (bij werken) kunnen slechts op basis van de beoordeling van minimaal drie offertes van verschillende leveranciers aangegaan worden.
i.De gemandateerde maakt een keuze uit de offertes.
j.De uitgebrachte offertes worden door de gemandateerde zodanig gearchiveerd dat deze voor controle doeleinden tenminste twee jaar beschikbaar zijn.
Financiële limieten voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen of diensten
gemandateerde
Maximumbedrag
Toelichting
GR
€ 207.000
Maximumbedrag exclusief BTW, daarboven is Europese aanbesteding verplicht en vindt besluitvorming plaats door het college.
Boven een bedrag van € 100.000,- is nationale openbare aanbesteding verplicht.
Financiële limiet voor het fiatteren van facturen
gemandateerde
Maximumbedrag bij levering goederen en diensten (excl. BTW)
GR
€ 207.000
Cao Gemeenten, personeelshandboek (lokale regelingen), Burgerlijk Wetboek
[werkt terug tot en met 1 januari 2020]
Algemene opmerkingen:
•Daar waar WGC staat, betreft het bevoegdheden die samenhangen met het werkgeverschap jegens de griffier.
•Daar waar GR staat, betreft het bevoegdheden die samenhangen met het werkgeverschap jegens medewerkers van de griffie.
•De gemandateerde kan ten aanzien van zichzelf geen bevoegdheden in mandaat uitoefenen (bevoegdheid gaat naar hiërarchisch hogere niveau).
nr,
Omschrijving bevoegdheid
Wettelijk
toege-kend aan
Mandaat
Bijzondere voorwaarden
1Afwijzen van interne sollicitanten
Raad
WGC/GR
2Afwijzen van externe sollicitanten
Raad
WGC/GR
3Aangaan, wijzigen en beëindigen van een arbeidsovereenkomst voor (on)bepaalde tijd
Raad/ B
WGC/GR
Basis: Nota werving en selectie
Aangaan en beëindiging van arbeidsovereenkomst van de griffier vindt plaats door de raad
4Aangaan van een vaststellingsovereenkomst
Raad/ B
WGC/GR
5Het aangaan, wijzigen en beëindigen van een detacheringsovereenkomst/stage-overeenkomst werkervaringsplaatsovereenkomst/ vakantiekrachtovereenkomst/ vrijwilligersovereenkomst
Raad/ B
WGC/GR
6Aangaan van een contract voor inhuurkracht/ intermediair/ uitzendkracht
Raad/ B
GR
7Het besluiten met betrekking tot salaris, salaristoelagen, vergoedingen en flexibele beloning o.g.v. H3/ H7
Raad
WGC/GR
8Het toekennen van een voorschot op het salaris of Individueel Keuzebudget (IKB)
Raad
WGC/GR
9Afgeven werkgeversverklaring
Raad
GR
MW team P&O van de afdeling Middelen levert aan
10Beslissen op verzoek verkoop bovenwettelijke vakantie-uren o.g.v. H6
Raad
WGC/GR
11Besluiten op verzoeken met betrekking tot vakantie, verlof, calamiteitenverlof en ander kort verzuimverlof o.g.v. H6 en de Wet arbeid en zorg
Raad
WGC/GR
Zoals:
•Vakantieverlof
•Kortdurend zorgverlof
•Langdurend zorgverlof
•Buitengewoon verlof (betaald of onbetaald)
•Ouderschapsverlof
•Adoptie- en pleegzorgverlof
•Onbetaald verlof
•Zwangerschap- en bevallingsverlof
12Toekenning uitkering o.g.v. H10
Raad
WGC/GR
Zoals:
•Aanvullende uitkering
•Na-wettelijke uitkering
•Overlijdensuitkering
•Bijzondere uitkering
13Het aanwijzen van een werknemer voor het verrichten van andere werkzaamheden in buitengewone omstandigheden/werkzaamheden te verrichten in het kader van de Wet veiligheidsregio’s o.g.v. H11
Raad
WGC/GR
14Het beslissen op een opleidingsverzoek/ verzoek om loopbaanadvies o.g.v. H8
Raad
WGC/GR
15Het vastleggen van afspraken in een persoonlijk ontwikkelingsplan o.g.v. H8
Raad
WGC/GR
16Het vaststellen van een griffieopleidingsplan o.g.v. H8
Raad
GR
17Uitvoeren van formatie- en bezettingswijzigingen
Raad
WGC/GR
18Het opstellen van beoordelingen
Raad
WGC/GR
19Het schorsen als ordemaatregel
Raad
WGC/GR
20Het opleggen van een sanctie
Raad
WGC/GR
21Het vaststellen van een generieke functiebeschrijving o.g.v. Regeling functiebeschrijven en –waarderen
Raad
WGC/GR
22Het indelen van een werknemer in generiek profiel o.g.v. Regeling functiebeschrijven en –waarderen
Raad
WGC/GR
Ambtenarenwet 2017/ Gedragscode ambtelijke integriteit
[werkt terug tot en met 1 januari 2020]
Nr.
Omschrijving bevoegdheid
Wettelijk
toege-kend aan
Mandaat
Uitzonderingen/ Bijzondere voorwaarden
1Het opleggen van voorwaarden/een verbod tot het verrichten van nevenwerkzaamheden
Raad
WGC/GR
Gemeentewet
[werkt terug tot en met 1 januari 2020]
Nr.
Omschrijving bevoegdheid
Wettelijk
toege-kend aan
Mandaat
Uitzonderingen/ Bijzondere voorwaarden
1Regels vast te stellen over de organisatie van de griffie voor wat betreft:
a.organisatiestructuur;
b.inrichtingsplan;
c.formatieplan;
d.herschikking van taken;
o.g.v. art. 170a Gemeentewet jo artikel 1:3 Sociaal Statuut
Raad
GR
De regels worden vastgesteld na:
•overleg met de raad bij majeure wijzigingen;
•advisering of instemming van de OR; en,
•indien het GO van mening is dat aanvullende afspraken moeten worden gemaakt, overeenstemming in het GO is bereikt over het door de raad opgestelde Sociaal Plan.
2Het vaststellen en wijzigen van het personeelshandboek (lokale regelingen).
Raad
WGC