Aanhef
De raad van de gemeente Veenendaal;
overwegende dat
de gemeenteraad in het kader van de herbenoemingsprocedure van de burgemeester een vertrouwenscommissie moet instellen;
gelezen
het voorstel van de vertrouwenscommissie i.o. van 4 april 2024; nummer 2166148;
gelet op
•de artikelen 61a en 61c van de Gemeentewet, de artikelen 12 en 15 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
•gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van 1 oktober 2017;
besluit
De Verordening op de vertrouwenscommissie inzake de herbenoeming van de burgemeester vast te stellen
Artikel 1 Taak
De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel 2 Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit maximaal 10 leden, door de raad uit zijn midden benoemd, waarbij ieder in de gemeenteraad vertegenwoordigde fractie een raadslid kan voordragen.
2Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.
3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
2De raad kan bepalen dat de plaatsvervangend griffier ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd.
Artikel 4 Vergaderingen
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
2De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
a.de leden van de commissie;
b.de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.
3De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste drie dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping ten minste vierentwintig uren voorafgaand aan de vergadering.
Artikel 5 Stemming
De commissie besluit over de vaststelling van een conceptaanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 6 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel 6 Verslag
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
b.een conceptaanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.
Artikel 7 Geheimhouding
1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
4Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
5De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
6De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel 8 Archivering
1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de herbenoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
3Alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden onmiddellijk vernietigd.
Artikel 9 Adviseur
1De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.
2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 4, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.
3De adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 10 Informatie over en gesprek met de burgemeester
1De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
Artikel 11 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging
1Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.
2Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
Artikel 12 Ontbinding
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.
Hoofdstuk 3 Slotbepalingen
Artikel 13 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 14 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie
1De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
2De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.
Artikel 15 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.