Reglement van orde voor vergaderingen van het college van B&W

Artikel 1. Definities

Dit reglement verstaat onder:

-college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vaals;

-gemeentesecretaris: de functionaris bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet van de gemeente Vaals of de door het college op grond van artikel 106, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen vervanger;

-raad: de gemeenteraad van de gemeente Vaals;

-voorzitter: de burgemeester van de gemeente Vaals of de door het college op grond van artikel 77, eerste lid, van de Gemeentewet aangewezen waarnemer.

Artikel 2. Verdeling werkzaamheden en vervanging

1Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2Het college regelt de vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de andere leden van het college.

Artikel 3. Dag en plaats van de vergaderingen

1Het college vergadert in de regel elke dinsdag vanaf 9.00 uur als die dag geen algemeen erkende feestdag is. De vergadering vindt plaats in het gemeentehuis.

2Het college kan besluiten een vergadering op een andere dag, tijdstip of plaats te laten plaatsvinden of een vergadering niet door te laten gaan.

Artikel 4. Extra vergaderingen

1Een extra vergadering van het college vindt plaats als de voorzitter dit nodig acht of als een van de andere leden van het college daarom verzoekt en aangeeft wat het bespreekpunt is.

2De voorzitter roept de extra vergadering zo spoedig mogelijk bijeen en geeft daarbij aan wat tijdens de extra vergadering het bespreekpunt is.

Artikel 5. Opnieuw belegde vergaderingen

1Als de voorzitter vanwege het gebrek aan het aantal vereiste leden (minimaal vereiste aantal is de helft van het aantal collegeleden, minus secretaris en eventuele ondersteuning) een nieuwe vergadering belegt, start deze vergadering minstens 24 uur na het tijdstip van de oorspronkelijke vergadering.

2De gemeentesecretaris zorgt voor een oproep voor deze vergadering en stuurt die uiterlijk 24 uur vóór de vergadering aan de leden van het college.

Artikel 6. Verhindering en ontstentenis

1Bij verhindering of ontstentenis van:

a.de voorzitter, informeert de voorzitter diens waarnemer en de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

b.een ander lid van het college, informeert het lid de gemeentesecretaris daar zo spoedig mogelijk over;

c.de gemeentesecretaris, informeert de gemeentesecretaris diens vervanger en de voorzitter daar zo spoedig mogelijk over.

2In aanvulling op het eerste lid, onder b, informeert een ander lid van het college ook de voorzitter zo spoedig mogelijk over zijn ontstentenis.

Artikel 7. Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergaderingen

1De gemeentesecretaris zorgt, binnen de hem opgedragen taak, voor een vlot verloop van de vergaderingen van het college.

2Naast de gemeentesecretaris neemt ook de directeur Operationeel Beleid deel aan de (beraadslaging tijdens de) collegevergadering.

3Het college kan besluiten derden voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 8. Aanlevering van voorstellen en andere stukken

1Voorstellen en andere stukken die voor een vergadering worden geagendeerd, moeten uiterlijk op vrijdag 12.00 uur voorafgaand aan de vergadering bij de gemeentesecretaris zijn aangeleverd.

2De voorstellen en andere stukken moeten zijn afgestemd met het verantwoordelijke lid van het college alsmede van het MT.

3De voorstellen en andere stukken moeten worden aangeleverd via het daarvoor bestemde zaakssysteem.

Artikel 9. Agenda

1Voor elke vergadering zorgt de gemeentesecretaris ervoor dat uiterlijk maandag 12.00 uur voorafgaand aan de vergadering de (voorlopige) agenda in het daarvoor bestemde zaaksysteem gereed staat voor de leden van het college.

2Bij een extra vergadering als bedoeld in artikel 4, eerste lid, stuurt de gemeentesecretaris een (voorlopige) agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk aan de leden van het college.

Artikel 10. Stemmingen

1Een voorstel wordt zonder stemming aangenomen, tenzij een van de leden van het college bij het nemen van een besluit om een stemming vraagt.

2Als een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van toepassing is.

3Als een lid van het college dat vraagt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van één of meer personen, gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

4Als de stemmen staken dan telt de stem van de burgemeester voor 2. Dat geldt niet voor degene die de burgemeester bij afwezigheid als loco-burgemeester vervangt. In dat geval komt het onderwerp terug in een volgende vergadering, totdat er een meerderheid van stemmen volgt.

Artikel 11. Besluiten buiten de vergadering

1Het college kan in spoedeisende gevallen buiten een vergadering van het college om besluiten nemen in de vorm van een beraadslaging/standpunten-uitwisseling via de email aan elkaar en aan de gemeentesecretaris.

2Daarbij krijgen alle leden van het college voldoende ruimte om kennis te nemen van het voorstel en de mogelijkheid om alsnog bespreking en stemming over het voorstel in een vergadering te vragen.

3De gemeentesecretaris brengt de buiten de vergadering om gevoerde beraadslaging en besluitvorming tot uitdrukking in de notulen van de eerstvolgende vergadering van het college.

Artikel 12. Verslag

1De gemeentesecretaris zorgt voor het verslag van de vergaderingen van het college.

2In het verslag staan in ieder geval:

a.de naam van de voorzitter, de andere leden van het college die aanwezig waren en de gemeentesecretaris;

b.een aantekening van de leden van het college die afwezig waren;

c.bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van degene die op grond van artikel 7, tweede lid, aanwezig was; en

d.een formulering van de door het college genomen besluiten.

3Stemverhoudingen worden in het verslag vermeld als een lid van het college hierom vraagt.

4Tevens wordt melding gemaakt in het verslag als een collegelid niet heeft deelgenomen aan de beraadslaging en besluitvorming, met vermelding van de reden.

5Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 13. Besluitenlijst

1De gemeentesecretaris stelt aan de hand van het verslag een besluitenlijst van de vergaderingen van het college op.

2Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daar niet tegen verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk via de griffie aan de raad gestuurd.

3Nadat de besluitenlijst aan de raad is gestuurd, wordt deze openbaar gemaakt en op de website van de gemeente geplaatst.

Artikel 14. Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.

Artikel 15. Intrekking oude reglement

Het Reglement van orde voor de collegevergaderingen van 15 november 1993 wordt hierbij ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op 6 januari 2026.

2Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van B&W van de gemeente Vaals.