Aanhef
INLEIDING
In de gemeente Vaals geloven we in verbinding. Door samen kansen te benutten en problemen op te lossen zorgen we ervoor dat de gemeente een fijne plek blijft om te wonen en te werken. We vinden het belangrijk dat iedereen - inwoners, organisaties, ondernemers en andere belanghebbenden – betrokken is bij de leefomgeving. En zich gehoord voelt. Het vertrouwen van de samenleving in de gemeente is belangrijk voor het goed functioneren van onze lokale democratie. Dit vertrouwen groeit wanneer de gemeente op een respectvolle en transparante manier samenwerkt met de samenleving, weet wat er speelt en waar mogelijk de touwtjes uit handen durft te geven. Op veel onderwerpen werkt de gemeente Vaals al samen met inwoners en belanghebbenden. Denk aan de straathoeksessies, plan-bijeenkomsten, klankbordgroepen, de samenwerking met Krijtland Wonen, Envida en bewoners voor een gezonde toekomst van Vallisveld en aan de samenwerking met Vaals Verbindt. Als gemeente gaan we ons inzetten om nog meer verschillende doelgroepen te bereiken, participatietrajecten nog beter vorm te geven, actief burgerschap te stimuleren en te leren van wat goed en minder goed gaat. En dit alles op een manier die past bij Vaals – kleinschalig en persoonlijk. Onze kijk op participatie en onze ambities staan in deze participatievisie.
Wat is participatie?
Participatie is het proces waarbij inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke organisaties betrokken zijn of worden bij maatschappelijke onderwerpen die hen aangaan. Er zijn verschillende vormen van participatie:
•Burgerparticipatie: de overheid betrekt inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke organisaties bij het ontwikkelen van plannen en besluiten. De gemeente is eigenaar van het proces en neemt het besluit.
•Overheidsparticipatie: inwoners, ondernemers, verenigingen of maatschappelijke organisaties stappen met een initiatief naar de gemeente en vragen om samenwerking of betrokkenheid. De initiatiefnemer(s) is/zijn eigenaar van het proces en nemen het besluit.
•De omgevingsdialoog zoals bedoeld in de Omgevingswet: een inwoner of ondernemer heeft zelf plannen om iets te veranderen in de omgeving (bijvoorbeeld door een verbouwing). De initiatiefnemer wordt binnen de Omgevingswet sterk aangeraden – en in sommige gevallen verplicht - om participatie uit te voeren met buren en andere belanghebbenden. De initiatiefnemer is eigenaar van het proces.
Er zit verschil tussen burgerparticipatie, overheidsparticipatie en participatie tussen inwoners. De verschillende vormen worden in deze visie elk in een eigen hoofdstuk toegelicht.
Wat staat er in deze visie?
Deze visie is opgedeeld in drie delen: burgerparticipatie, overheidsparticipatie en participatie tussen inwoners. Elk deel begint met een antwoord op de vraag waarom deze vorm van participatie belangrijk is. Daarna wordt de visie op de vorm van participatie toegelicht. Ook komt de rolverdeling aan bod. Omdat de gemeente eigenaar is van het proces binnen burgerparticipatie, zijn hier twee extra punten toegevoegd: de ambities die de gemeente heeft om burgerparticipatie te verbeteren, en in de bijlage een stappenplan voor burgerparticipatie in Vaals.
BIJLAGE 1 STAPPENPLAN VOOR BURGERPARTICIPATIE IN VAALS
1Is het vraagstuk geschikt voor burgerparticipatie?
1.1. Is er inhoudelijke en juridische ruimte voor inbreng?
1.2. Heeft het vraagstuk betrekking op de directe woon- en leefomgeving en/of is de maatschappelijke impact ervan groot en/of hebben belanghebbenden belangrijke (ervarings)kennis rondom het vraagstuk?
Participatie is tijdrovend, voor de gemeente én voor inwoners en belanghebbenden. We vragen inwoners, ondernemers, verenigingen en maatschappelijke organisaties daarom alleen om hun tijd en inbreng als daar ook echt ruimte voor is. Zo niet – bijvoorbeeld door juridische obstakels of wanneer de uitkomst eigenlijk al vastligt – kiezen we ervoor om niet te participeren, maar om alleen te communiceren. Hiermee voorkomen we teleurstelling van deelnemers, wat kan leiden tot minder deelnemers aan participatietrajecten in de toekomst.
Niet alle onderwerpen lenen zich voor participatie. Daarom zetten we ook niet bij elk onderwerp in op burgerparticipatie. Participatie levert het meest op wanneer het vraagstuk betrekking heeft op de directe woon- en leefomgeving. Belanghebbenden voelen zich dan meer betrokken, waardoor de kans groter is dat ze meedoen met het participatietraject en waardevolle inbreng leveren. En participatie levert veel op wanneer belanghebbenden zinvolle kennis en/of ervaring hebben met het vraagstuk. In dat geval kan de gemeente daar gebruik van maken. Bij thema’s die ver van huis voelen, is de betrokkenheid vaak laag. Dit zorgt voor een minder goede opbrengst uit het traject. Daarom kiezen we er in die gevallen voor om niet te participeren, maar te communiceren. Tenzij er een zwaarwegende reden is om dit toch te doen, bijvoorbeeld wanneer het thema erg belangrijk of ingrijpend is voor de samenleving.
2Zijn randvoorwaarden vervuld?
2.1 Is er voldoende tijd, capaciteit en middelen?
Goede participatietrajecten kosten tijd, capaciteit en middelen. We organiseren liever één goed participatietraject dan drie teleurstellende. Als er niet genoeg tijd, capaciteit en middelen zijn of kunnen worden vrijgemaakt, wordt er niet geparticipeerd. Of wordt het participatietraject – en het bijbehorende beleidstraject - uitgesteld tot wanneer de tijd, capaciteit en middelen er wél zijn. Als er wordt geparticipeerd, is het belangrijk om tijdig te beginnen zodat belanghebbende in een vroeg stadium betrokken worden
2.2. Is er bestuurlijk commitment?
Het is belangrijk om het college van burgemeesters en wethouders vanaf het begin te betrekken bij het participatietraject. En hen op te hoogte te houden van ontwikkelingen. Dit zorgt voor meer duidelijkheid en vertrouwen. En het helpt ervoor te zorgen dat de beslissingen die uit de participatie komen worden gedragen.
3Waarom in gesprek?
3.1 Wat is het doel van het participatietraject?
Voordat je gaat participeren is het belangrijk om na te denken over wat je wil ophalen. Bijvoorbeeld een overzicht van verschillende invalshoeken of een uitgewerkt plan dat door inwoners is geschreven. Hou hierbij ook rekening met de fase waarin het vraagstuk zich bevindt. Wanneer het beleidsonderwerp nog in de vroege fase zit, is een inventarisatie van alle belangen en standpunten bijvoorbeeld vaak beter dan een al helemaal uitgewerkt plan.
3.2 Wat is de rol van de belanghebbende?
Binnen participatie kunnen deelnemers op verschillende niveaus invloed uitoefenen. Deze niveaus variëren van informeren tot meebeslissen (zie de participatieladder in figuur 1). Welke mate van invloed passend is hangt vooral af van:
•de fase waarin het proces zich bevindt;
•het gewicht van het thema;
•de beschikbare ruimte voor inbreng;
We streven ernaar om betrokkenen het hoogst haalbare niveau van invloed te geven. Daarnaast blijft informeren/communiceren een vereiste binnen elk niveau van invloed. Voor meer informatie over de treden in de burgerparticipatieladder, zie uitgangspunt 5 van de participatievisie.
4Waarover in gesprek?
4.1. Wat is de participatievraag?
Om met inwoners en belanghebbenden het juiste gesprek te voeren, is een heldere participatievraag belangrijk. Denk na over welke vraag je tijdens het participatiemoment centraal wil stellen en formuleer deze zo eenvoudig mogelijk. Zorg er ook voor dat je de vraag zo breed mogelijk maakt. In plaats van “wat moet er op dit lege grasveldje komen?” vraag je “wat is ervoor nodig dat de inwoners op deze locatie fijn kunnen wonen?” Zo voorkom je dat inwoners met ideeën komen die op het eerste gezicht leuk lijken (een speeltuin op het grasveldje) maar de onderliggende uitdaging niet oplossen (er wonen maar weinig kinderen en eigenlijk is er meer behoefte aan een ontmoetingsruimte in het gebouw náást het grasveldje).
4.2. Welke kaders horen hierbij?
Vaak is van tevoren al duidelijk dat niet alle oplossingen voor een probleem mogelijk zijn. Of dat er een beperkt budget is. Wanneer deze kaders helder zijn, kunnen deelnemers beter hun inbreng leveren en worden ze niet achteraf teleurgesteld. En kunnen bestuurders ook makkelijker meegaan in de wensen van de samenleving. Het is belangrijk om deze kaders met de deelnemers bij de start van het proces te delen. Om de kaders helder te krijgen, is afstemming met de wethouder en het college belangrijk.
5Met wie in gesprek?
5.1. Worden de juiste doelgroepen betrokken?
Elk participatietraject heeft specifieke doelgroepen en belanghebbenden die relevant zijn voor het proces. In plaats van gewoonweg “de inwoner” uit te nodigen, is het belangrijk om na te denken over de vraag welke groepen binnen de samenleving bij het proces betrokken moeten worden. We zorgen ervoor dat we een actieve rol aannemen en ernaar streeft om alle relevante doelgroepen (die in de voorbereiding van het traject worden geïdentificeerd) op de hoogte te brengen van hun mogelijkheid om mee te doen.
De gemeente Vaals kent verschillende moeilijk bereikbare doelgroepen. Beperkte toegang tot digitale middelen en extra druk door financiële zorgen en tijdsgebrek maken deelname moeilijker. Daarnaast gaan de digitale ontwikkelingen te snel voor ouderen en mensen met een beperking, wat hun kans op participatie verkleint. Als organisator is het belangrijk om extra inspanningen te doen om deze verschillende doelgroepen toch te bereiken. Bijvoorbeeld door het aanbieden van een digitaal participatiemoment of door meerdere tijdstippen aan te bieden.
6Hoe in gesprek?
6.1. Welke vorm kiezen we voor je participatietraject?
Elk participatietraject is anders en vergt een specifieke aanpak. De doelgroep verschilt per traject en er zijn meer dan honderd verschillende manieren om een participatiebijeenkomst vorm te geven. Het is belangrijk dat de vorm goed aansluit bij onze doelen, de doelgroep en de participatievraag. Voor een overzicht van mogelijke participatievormen verwijzen we op deze plaats naar de participatiebox van ‘Relevant Gesprek’.
6.2. Is het participatieproces inclusief?
Als gemeente streven we ernaar om een inclusief participatieproces te creëren. Bij fysieke bijeenkomsten streven we ernaar dat deze voor elke doelgroep bereikbaar zijn. Op deze manier krijgen meer mensen de kans om hun stem te laten horen. Daarnaast streven we naar toegankelijke communicatie en informatie, zodat deelnemers op hun eigen niveau geïnformeerd worden en op gelijke voet kunnen deelnemen aan het traject. Voor een organisator is het belangrijk om hier rekening mee te houden en om inclusieve opties aan te bieden. Dit kan bijvoorbeeld met het aanbieden van diverse participatievormen, zowel online als offline, zodat verschillende doelgroepen kunnen deelnemen op een manier die bij hen past. En door het aanbieden van informatie op B1 niveau.
7Het participatiemoment voorbereiden
7.1. Wordt de doelgroep uitgenodigd op een manier die hen ook bereikt?
Het op een passende manier uitnodigen van deelnemers is heel belangrijk. Zonder deelnemers kunnen we immers niets ophalen. Niet iedereen ontvangt een boodschap via dezelfde kanalen. Jongeren hebben vaak een voorkeur voor (bepaalde) digitale communicatiekanalen, ouderen lezen vaak nog graag op papier, en mensen met kinderen zijn soms het best via een poster dicht bij het schoolplein te bereiken. Bovendien is een persoonlijke uitnodiging nog altijd erg krachtig.
7.2. Ontvangen alle deelnemers dezelfde en volledige informatie?
Het is belangrijk om deelnemers, wanneer relevant, vroegtijdig en volledig te informeren. Zo gaan zij met de juiste verwachtingen van hun rol en de ruimte voor inbreng het proces in. Op die manier kunnen zij zich voorbereiden en een waardevolle inbreng leveren in het participatietraject. Het is van belang dat organisatoren ervoor zorgen dat alle deelnemers op tijd de volledige informatie krijgen die zij nodig hebben om aan het proces deel te nemen.
8Tijdens het proces
8.1. Is de communicatie transparant?
Bij de organisator van een participatieproces ligt de verantwoordelijkheid om (potentiële) deelnemers regelmatig over de voortgang van het proces te informeren. En om deelnemers op de hoogte te houden van eventuele vertragingen, uitstel, of wijzigingen in de plannen. Wanneer er tussentijds beslissingen worden genomen, is het belangrijk om deze zorgvuldig toe te lichten, met aandacht voor de invloed die belanghebbenden gehad hebben op de beslissing. Daarnaast is het van groot belang om tijdens het participatieproces de inbreng van deelnemers op te schrijven, zodat hier een verslag van kan worden gemaakt. De inbreng wordt zo veel mogelijk opgeschreven in de woorden van de deelnemers. Het verslag wordt binnen een afgesproken termijn teruggekoppeld naar de deelnemers aan het participatieproces.
8.2. Zijn de wederzijdse verwachtingen duidelijk?
De organisator geeft op een zo vroeg mogelijke en transparante manier aan wat deelnemers kunnen verwachten. Zo voorkomen we teleurstelling achteraf. Het is niet de bedoeling dat deelnemers verwachten dat hun wensenlijstje wordt afgewerkt. Participatie is niet “u vraagt, wij draaien” maar een proces waarin de belangen en oplossingen worden verzameld en afgewogen. Tegengestelde belangen tussen deelnemers kunnen zorgen voor teleurstellingen. Als organisator is het daarom belangrijk om eerlijk te communiceren dat niet iedereen zijn zin zal krijgen. Daarnaast is het belangrijk om oprechte interesse in de bijdragen van deelnemers te tonen. Alleen dan kunnen we ook van deelnemers verwachten dat zij op een constructieve manier bijdragen aan het proces en respectvol reageren.
8.3. Hoe halen we op wat de deelnemers van het proces vonden?
Aan het eind van elk participatiemoment is het noodzakelijk om op te halen wat deelnemers van het proces vonden. Dit kan mondeling, via een kleine vragenlijst of via een mail achteraf. Het is belangrijk om deelnemers de kans te geven om hun feedback te geven. En de feedback kan worden gebruikt om participatietrajecten in de toekomst nog beter te maken.
9Na afloop
9.1. Hoe schrijven we de inbreng op?
Om de inbreng van het participatiemoment vast te leggen is het verslag cruciaal. Met het verslag laten we aan deelnemers, bestuurders en beslissers zien wat er tijdens het participatietraject is opgehaald. Het verslag wordt zo veel mogelijk in de woorden van de deelnemers opgeschreven waarbij we niet al op voorhand interpreteren. Het is goed om het concept verslag na afloop naar de deelnemers te sturen, zodat zij dit nog eens kunnen lezen, mogelijke foutjes eruit kunnen halen en hun akkoord op de tekst kunnen geven. Daarvoor spreken we met de deelnemers een termijn af.
9.2. Welke terugkoppeling geven we?
De terugkoppeling zorgt voor duidelijkheid bij de deelnemers welke inbreng is opgehaald en hoe deze wordt meegenomen in de besluitvorming. Met een eerste terugkoppeling sturen we de deelnemers na het participatiemoment het verslag. Het is goed om deelnemers de kans te geven om op het verslag te reageren voordat de definitieve versie van het verslag wordt vastgesteld. Met de tweede terugkoppeling informeren we deelnemers over de besluitvorming over het beleidsstuk of besluit waarvoor het participatietraject werd uitgevoerd. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer dit wordt vastgesteld door het college of de gemeenteraad. Het is waardevol voor deelnemers om te zien welke invloed hun inbreng heeft gehad op het beleidsstuk. Op deze manier sluiten we het proces transparant en met respect voor de bijdrage van de deelnemers af. De weging in het te nemen besluit van de inbreng van de deelnemers aan het participatieproces, vormt een vast onderdeel in het ambtelijk voorstel aan het college of de gemeenteraad. Natuurlijk kunnen er tussen de eerste en tweede terugkoppeling nog tussentijdse terugkoppelingen worden gedaan om deelnemers van de voortgang op de hoogte te houden.
9.3. Hoe leggen we verantwoording af?
Verantwoording voor het goed verloop van het traject is belangrijk. Aan de hand van dit stappenplan voor burgerparticipatie legt de organisator van een participatietraject verantwoording voor het burgerparticipatieproces af in voorstellen voor het college en gemeenteraad.
10Evalueren en leren
10.1. Wat hebben we van het proces geleerd?
Aan het einde van elk participatiemoment schrijft de organisator een evaluatie uit om te leren van onze ervaringen. Deze evaluatie helpt de hele organisatie om succesfactoren te identificeren en te benutten bij toekomstige participatieprocessen. Door voortdurend te evalueren en te verbeteren, kunnen we het participatieproces steeds beter afstemmen op de behoeften van alle betrokkenen en de effectiviteit ervan verhogen.
10.2. Wat leren we van de participatietrajecten in het verleden?
Om onze voortgang vast te houden, wordt elke twee jaar een evaluatieverslag opgesteld. Dit verslag wordt gedeeld met zowel het college als de gemeenteraad om transparantie te garanderen en hen te informeren over de bevindingen en verbeterpunten. Op basis van dit verslag kunnen verbeterpunten worden geformuleerd. Daarnaast is het belangrijk dat de organisatoren actief deelnemen aan interne bijeenkomsten over participatie, zoals intervisies of kennisuitwisselingen.